short paper

M o d u le O n e : P r o je c t M a n a g e m e n t a n d t h e R o le o f t h e P r o je c t

M a n a g e r

N ew co n stru ctio n p ro jects are a fam iliar sig h t in D u b ai, U A E

C opyright © 2014 M indE dge Inc. A ll rights reserved. D uplication prohibited. M o d u le O n e : P r o je c t M a n a g e m e n t a n d t h e R o le o f t h e P r o je c t

M a n a g e r

P ro je c t m a n a g e m e n t is b o th a n a rt a n d a sc ie n c e . T o e ffe c tiv e ly m a n a g e p ro je c ts, p ra c titio n e rs

n e e d a u n iq u e c o m b in a tio n o f sk ills, e x p e rtise , a n d k n o w le d g e , to h e lp te a m s b rin g th e ir

p ro je c ts to c o m p le tio n in th e m o st p ro d u c tiv e a n d e ffic ie n t w a y p o ssib le . A ta le n te d p ro je c t

m a n a g e r w h o c a n e m p lo y th e c o n c re te to o ls, te c h n iq u e s, a n d m e th o d o lo g ie s— a s w e ll a s th e

le ss-c o n c re te "so ft sk ills"— c a n b e th e d iffe re n c e b e tw e e n a su c c e ssfu l p ro je c t a n d a n

u n m itig a te d d isa ste r.

T h is c o u rse w ill h e lp y o u e x p lo re b o th th e th e o ry a n d th e p ra c tic e n e c e ssa ry to su c c e ssfu lly

u n d e rsta n d a n d m a n a g e p ro je c ts. A s y o u p ro g re ss th ro u g h th e c o u rse , y o u 'll le a rn th e

te rm in o lo g y , p ro c e sse s, a n d k e y c o n c e p ts th a t a re e sse n tia l to e ffe c tiv e p ro je c t m a n a g e m e n t.

Y o u 'll e x p lo re th e fiv e sta g e s o f a p ro je c t's life c y c le , a n d y o u 'll e x a m in e im p o rta n t p ro je c t

e le m e n ts— su c h a s in te g ra tio n m a n a g e m e n t, sc h e d u lin g , c o stin g , q u a lity , c o n tro l, risk

m a n a g e m e n t, p ro c u re m e n t, a n d sta k e h o ld e r e n g a g e m e n t— th a t m u st b e m o n ito re d , e v a lu a te d ,

a n d e x e c u te d th ro u g h o u t a p ro je c t. Y o u 'll a lso id e n tify th e ro le s th a t p ro je c t m a n a g e rs a n d

sta k e h o ld e rs p la y in d e v e lo p in g a n d m a n a g in g e ffic ie n t p ro je c ts in th e ir o rg a n iz a tio n , to

e n su re th a t th e y w ill m e e t re q u ire m e n ts a n d re a c h a su c c e ssfu l c o n c lu sio n .

L e a r n in g O b je c t iv e s

A fte r c o m p le tin g th is m o d u le , y o u sh o u ld b e a b le to :

1 . E x a m in e th e c o n c e p t o f a p ro je c t m a n a g e m e n t o ffic e

2 . D iffe re n tia te c o m m o n o rg a n iz a tio n a l stru c tu re s a n d e x p la in h o w th e stru c tu re o f th e

o rg a n iz a tio n c a n a ffe c t p ro je c t p ro c e sse s a n d a c tiv itie s

3 . Id e n tify p ro je c t sta k e h o ld e rs a n d re c o g n iz e th e n e e d to e n g a g e sta k e h o ld e rs th ro u g h o u t

th e p ro je c t life c y c le

4 . E x a m in e th e se le c tio n p ro c e ss a n d k e y a ttrib u te s o f a su c c e ssfu l p ro je c t m a n a g e r

5 . D e sc rib e th e c h a ra c te ristic s a n d d y n a m ic s o f h ig h -p e rfo rm in g te a m s

6 . D e sc rib e th e m e th o d s fo r c o n flic t re so lu tio n e m p lo y e d b y p ro je c t m a n a g e rs

U n d e r s t a n d in g P r o je c t s a n d P r o je c t M a n a g e m e n t

P ra c titio n e rs o fte n ta lk a b o u t c o m p le tin g p ro je c ts a n d e m p lo y in g p ro je c t m a n a g e m e n t, b u t

o rg a n iz a tio n s m a y d e fin e th e se te rm s d iffe re n tly , b a se d o n th e ir siz e , c o m p le x ity , o r c o rp o ra te

c u ltu re . T o e n su re th a t w e a re d e fin in g th e se te rm s sim ila rly , le t's ta k e a c lo se r lo o k a t th e m

b e fo re w e m o v e fo rw a rd .

W h a t is a P r o je c t?

A p ro je c t is a se rie s o f c a re fu lly p la n n e d a c tiv itie s th a t c re a te s a u n iq u e e n d re su lt. A

p ro je c t is n o t a n o n g o in g p ro c e ss— e a c h p ro je c t h a s a d e fin e d b e g in n in g a n d e n d . T h e re is

a sp e c ifie d b u d g e t a n d sc h e d u le fo r th e p ro je c t a n d e a c h p ro je c t is d e sig n e d w ith a

sp e c ific o u tp u t in m in d . P ro je c ts a re e x e c u te d w ith in a n o rg a n iz a tio n a l se ttin g a n d , a s su c h , m u st fit in to th e

m a n a g e m e n t stru c tu re o f th e o rg a n iz a tio n . T o b e o f v a lu e , p ro je c ts m u st fit w ith in b o th

ta c tic a l (sh o rt-te rm ) a n d stra te g ic (lo n g -te rm ) c o rp o ra te g o a ls. In d iv id u a l p ro je c ts

g e n e ra lly re p re se n t o n ly p a rt o f th e g re a te r w h o le o f a n o rg a n iz a tio n 's sh o rt- o r lo n g -te rm

p la n s. W h ile a p ro je c t m a y b e im p o rta n t o n its o w n m e rits, it is n o t m o re im p o rta n t th a n

th e o rg a n iz a tio n 's stra te g ic m issio n a n d o v e ra ll g o a ls.

W h a t is P r o je c t M a n a g e m e n t?

P ro je c t m a n a g e m e n t is th e a p p lic a tio n o f re so u rc e s a n d th e a d m in istra tio n o f k n o w le d g e ,

to o ls, a n d sk ills to m e e t p ro je c t o b je c tiv e s.

T o b e a n e ffe c tiv e p ro je c t p ra c titio n e r, y o u 'll n e e d

to re c o g n iz e th a t n e ith e r tim e n o r o th e r re so u rc e s

a re in fin ite , so th e y m u st b e m a n a g e d c a re fu lly .

T h e a rt o f p ro je c t m a n a g e m e n t is in re a liz in g th a t

a p ro je c t's c o n stra in ts a re c o n n e c te d a n d m u st b e

a d d re sse d to g e th e r to e n su re su c c e ss.

T ra d itio n a lly , p ro je c t m a n a g e m e n t p ra c titio n e rs

h a v e ta lk e d o f a trip le c o n stra in t, to g u a ra n te e th a t

th e in te rp la y o f sc o p e , tim e , a n d c o st a re ta k e n in to

c o n sid e ra tio n w h e n p ro je c ts a re m a n a g e d . M o re

re c e n tly , a d d itio n a l c o n stra in ts— in c lu d in g q u a lity ,

re so u rc e s, risk , a n d o th e r p ro je c t p a ra m e te rs— h a v e b e e n in c lu d e d in th is list to b ro a d e n

th e p ra c titio n e r's v ie w o f fa c to rs th a t n e e d to b e c lo se ly in te g ra te d a n d m o n ito re d to m e e t

p ro je c t o b je c tiv e s.

C h a n g in g o n e c o n stra in t w ill m o st lik e ly a ffe c t o th e r c o n stra in ts, w h ic h c o u ld b e n e fit o r

h in d e r th e p ro g re ss o f y o u r p ro je c t.

W h a t is a P r o je c t M a n a g e r ?

A p ro je c t m a n a g e r is th e p e rso n a ssig n e d b y th e a p p ro p ria te e n titie s to su c c e ssfu lly g u id e

th e p ro je c t to m e e t its o b je c tiv e s. T h is p e rso n is u ltim a te ly re sp o n sib le fo r a ll a sp e c ts o f

th e p ro je c t a s h e o r sh e o v e rse e s e a c h p ro je c t sta g e . T h e p ro je c t m a n a g e r h a s a lso b e e n

a u th o riz e d to a p p ly th e n e c e ssa ry re so u rc e s to e n su re p ro je c t c o m p le tio n .

A n e ffe c tiv e p ro je c t m a n a g e r k n o w s w h a t ro le h is o r h e r p ro je c t p la y s in th e b ro a d e r

o rg a n iz a tio n a l c o n te x t. E a c h p ro je c t w ill b e su b je c t to p rio ritiz a tio n w ith in its

o rg a n iz a tio n ; th e fo rc e s (p ro b le m s, o p p o rtu n itie s, a n d re q u ire m e n ts) th a t d riv e th e

o rg a n iz a tio n w ill h e lp d e te rm in e th e in v e stm e n t, tim in g , a n d e m p h a sis th a t w ill b e p la c e d

o n a g iv e n p ro je c t.

T h e re a re se v e ra l o th e r d e fin itio n s th a t w e sh o u ld c o v e r, to fa m ilia riz e y o u w ith th e te rm s

w e 'll u se th ro u g h o u t th is c o u rse . T e r m D e fin itio n

P ro je c t

L ife

C y c le

T h e se rie s o f sta g e s (In itia tin g , P la n n in g , E x e c u tin g , M o n ito rin g a n d

C o n tro llin g , a n d C lo sin g ) n e e d e d to c o m p le te a p ro je c t

S c o p e A n e x p la n a tio n o f th e w o rk in c lu d e d in th e p ro je c t

B a se lin e A to o l u se d to c o m p a re e x p e c te d p e rfo rm a n c e to a c tu a l re su lts. B a se lin e s a re

o fte n c re a te d to m e a su re a p ro je c t's sc o p e , c o st, a n d sc h e d u le p e rfo rm a n c e .

B u d g e t A n a g g re g a tio n o f th e e x p e c te d c o sts to c o m p le te th e p ro je c t

C h a rte r A fo u n d a tio n a l d o c u m e n t th a t se ts th e in itia l e x p e c ta tio n s fo r th e p ro je c t

P ro g ra m A g ro u p o f p ro je c ts th a t, b e c a u se th e y a re re la te d in so m e w a y , c a n b e m a n a g e d

to g e th e r, to re a p b e n e fits th a t w o u ld n o t b e a v a ila b le if th e p ro je c ts w e re

m a n a g e d se p a ra te ly

P o rtfo lio A g ro u p o f p ro je c ts a n d /o r p ro g ra m s th a t a re u n d e rta k e n to m e e t a n

o rg a n iz a tio n 's stra te g ic o b je c tiv e s

P r o je c t S u c c e s s F a c t o r s

F a c to r s th a t C o n tr ib u te to P r o je c t S u c c e s s

T h e re a re m a n y fa c to rs th a t h e lp d e te rm in e w h e th e r a p ro je c t w ill su c c e e d . P ro je c ts n e e d to

b e w e ll-u n d e rsto o d a n d w e ll-su p p o rte d b y th e o rg a n iz a tio n th a t a d m in iste rs th e m . T h e

p ro je c t's o b je c tiv e s o r g o a ls m u st b e c le a rly sta te d , a n d te a m m e m b e rs n e e d to b e e m p o w e re d

to re a c h th e se g o a ls. T e a m m e m b e rs n e e d to c o m m u n ic a te a n d w o rk w e ll to g e th e r, a n d th e y

n e e d to k n o w w h a t is e x p e c te d o f th e m .

T h e ta b le b e lo w c o n ta in s so m e g e n e ra l id e a s a b o u t w h y so m e p ro je c ts fa il a n d w h y so m e

p ro je c ts su c c e e d .

W h y d o s o m e p r o je c ts s u c c e e d ? W h y d o s o m e p r o je c ts fa il?

1 . e x e c u tiv e le v e l su p p o rt a n d fin a n c ia l

b a c k in g

2 . a w e ll-d e fin e d p ro je c t c h a rte r

3 . stro n g p ro je c t m a n a g e m e n t

4 . w o rk in g c h e m istry a m o n g te a m p la y e rs

5 . g o o d d e c isio n -m a k in g stru c tu re

6 . e ffe c tiv e c o m m u n ic a tio n

7 . a lig n m e n t o f te a m m e m b e r g o a ls

1 . la c k o f a lig n m e n t to o rg a n iz a tio n a l

o b je c tiv e s

2 . p o o rly d e fin e d sc o p e

3 . u n re a listic e x p e c ta tio n s

4 . la c k o f e x e c u tiv e su p p o rt a n d fin a n c ia l

b a c k in g

5 . in su ffic ie n t p ro je c t m a n a g e m e n t

6 . te a m m e m b e r p e rso n a lity c o n flic ts

7 . o rg a n iz a tio n a l p o litic s S e e in g t h e B ig g e r P ic t u r e

T o in c re a se th e lik e lih o o d o f su c c e ss, p ro je c ts

m a y b e c o m p ile d in to la rg e r g ro u p s a n d m a n a g e d

in a c o o rd in a te d w a y . B e c a u se in d iv id u a l p ro je c ts

g e n e ra lly re p re se n t o n ly p a rt o f th e g re a te r w h o le

o f th e o rg a n iz a tio n 's sh o rt- o r lo n g -te rm g o a ls,

p ro je c ts m u st fit w ith in b o th ta c tic a l (sh o rt-te rm )

a n d stra te g ic (lo n g -te rm ) c o rp o ra te g o a ls, a n d

sh o u ld b e a lig n e d w ith o rg a n iz a tio n a l stra te g y to

in c re a se th e b u sin e ss v a lu e o f th e o rg a n iz a tio n . T h e a lig n m e n t o f p ro je c ts, p ro g ra m s, a n d

p o rtfo lio s w ith o rg a n iz a tio n a l stra te g ie s h e lp s to e n su re th e ir su c c e ss a n d to a llo w th e

o rg a n iz a tio n to re a liz e its o b je c tiv e s. P ro je c t p ra c titio n e rs sh o u ld c o n tin u a lly m o n ito r th e ir

o rg a n iz a tio n s' stra te g ic p la n s, a n d if c o rp o ra te stra te g ie s c h a n g e , th e y sh o u ld a le rt e x e c u tiv e s

a n d p ro je c t sp o n so rs to su g g e st th a t p ro je c ts b e re a lig n e d to th e n e w o rg a n iz a tio n a l d ire c tio n .

P r o g r a m s

W h e n p ro je c ts a re g ro u p e d to g e th e r in a c o o rd in a te d w a y (b e c a u se th e y h a v e sim ila r

a ttrib u te s o r g o a ls), th e se g ro u p s a re o fte n c h a ra c te riz e d a s p ro g ra m s. A n o rg a n iz a tio n m ig h t

h a v e se v e ra l p ro je c ts th a t a re se p a ra te ly m a n a g e d b u t th a t sh a re th e in te n t o f a d v a n c in g a

c e rta in g o a l, o r p ro g ra m , o f th e o rg a n iz a tio n . T h a t g o a l m ig h t b e to m in im iz e th e

o rg a n iz a tio n 's e n v iro n m e n ta l im p a c t, in w h ic h c a se th e p ro g ra m m ig h t b e b ro k e n d o w n in to

in d iv id u a l p ro je c ts (o r e v e n in to su b -p ro je c ts)— o n e p ro je c t m ig h t a sse ss th e c u rre n t

e n v iro n m e n ta l im p a c t o f th e o rg a n iz a tio n ; a n o th e r m ig h t a sse ss th e c u rre n t a n d p ro je c te d

im p a c ts o f c o m p e tin g o rg a n iz a tio n s; w h ile still a n o th e r p ro je c t m ig h t in c lu d e te stin g n e w

m e th o d s o f m a n u fa c tu re . P o r tfo lio s

P ro g ra m s c a n th e n b e g ro u p e d to g e th e r in to a n o rg a n iz a tio n 's p o rtfo lio o f p ro je c ts. T h e

c o lle c te d p ro g ra m s o n ly n e e d to b e re la te d in th a t th e y m e e t th e stra te g ic b u sin e ss o b je c tiv e s

o f th e o rg a n iz a tio n (lik e in c re a sin g m a rk e t sh a re , o p tim iz in g th e u se o f c o m p a n y re so u rc e s, o r

in c re a sin g su sta in a b ility ). T h e c e n tra liz e d m a n a g e m e n t o f th is c o lle c tio n o f p ro g ra m s o r

p ro je c ts in a n o rg a n iz a tio n is c a lle d p o rtfo lio m a n a g e m e n t.

O r g a n iz a t io n a l S t r u c t u r e s

P ro je c t m a n a g e m e n t su c c e ss o fte n h in g e s o n th e a b ility o f p ro je c t p ra c titio n e rs to fu n c tio n

w ith in a n o rg a n iz a tio n 's e x istin g stru c tu re . T h e re p o rtin g stru c tu re s a n d a u th o rity c h a n n e ls

in h e re n t in c e rta in o rg a n iz a tio n a l stru c tu re s c a n d ra m a tic a lly e n h a n c e — o r h in d e r— th e

m a n a g e m e n t o f p ro je c ts.

S e v e ra l o rg a n iz a tio n a l stru c tu re s a re d e sc rib e d b e lo w , a lo n g w ith th e e ffe c t th a t e a c h

e n v iro n m e n t h a s o n h o w p ro je c ts a re m a n a g e d .

P r o je c tiz e d O r g a n iz a tio n s

In a p ro je c tiz e d o rg a n iz a tio n (o r a p ro je c t-

b a se d o rg a n iz a tio n ), p ro je c t p ra c titio n e rs a n d

sta ff a re a rra n g e d in "se lf-c o n ta in e d " u n its

th a t re p o rt d ire c tly to a p ro je c t m a n a g e r. In a

p ro je c tiz e d o rg a n iz a tio n , a u th o rity m a y b e

sp re a d o u t, a n d ro le s a n d re sp o n sib ilitie s a re

o fte n sh a re d b y p ro je c t te a m m e m b e rs.

B e c a u se p ro je c t sta ff re p o rt d ire c tly to a

p ro je c t m a n a g e r, it is in th is ty p e o f

o rg a n iz a tio n th a t th e p ro je c t m a n a g e r h a s th e m o st a u th o rity . F u n c tio n a l O r g a n iz a tio n s

F u n c tio n a l o rg a n iz a tio n s c o n ta in a to p -d o w n

a n d lin e a r stru c tu re . T h is m e a n s th a t p ro je c ts

a re o fte n lo c a te d w ith in a fu n c tio n lik e

m a n u fa c tu rin g a n d th a t p ro je c t m a n a g e rs sit

w ith in th a t fu n c tio n , re p o rt to a fu n c tio n a l

h e a d , a n d h a v e lim ite d a u th o rity . T h is

o rg a n iz a tio n is th e m o st h ie ra rc h ic a l, a n d

fu n c tio n a l m a n a g e rs o r d e p a rtm e n t h e a d s

h a v e th e m o st a u th o rity in fu n c tio n a l

o rg a n iz a tio n s.

M a tr ix O r g a n iz a tio n s

O fte n o rg a n iz a tio n s a re a b le n d o f th e stru c tu re s liste d a b o v e so th e y a re re fe rre d to a s m a trix

o rg a n iz a tio n s. A m a trix o rg a n iz a tio n c a n fu rth e r b e d e sc rib e d a s o p e ra tin g w ith a w e a k ,

b a la n c e d , o r stro n g m a trix . A w e a k m a trix o rg a n iz a tio n h a s m a n y a sp e c ts o f a fu n c tio n a l

o rg a n iz a tio n : o fte n , th e p ro je c t m a n a g e r a c ts a s a p ro je c t c o o rd in a to r o r e x p e d ito r w ith

lim ite d a u th o rity , a n d te a m m e m b e rs sp e n d m o re tim e o n th e ta sk s in th e ir fu n c tio n a l

d e p a rtm e n ts th a n o n p ro je c t w o rk . A stro n g m a trix o rg a n iz a tio n h a s m a n y a sp e c ts o f a

p ro je c tiz e d o rg a n iz a tio n : th e p ro je c t m a n a g e r h a s c o n sid e ra b le in d e p e n d e n c e a n d a u th o rity ,

a n d te a m m e m b e rs sp e n d m o re o f th e ir tim e w o rk in g d ire c tly o n p ro je c ts. In a b a la n c e d

m a trix , th e ro le o f th e p ro je c t m a n a g e r is still c ritic a l, b u t h is o r h e r p o w e r o v e r a p ro je c t a n d

its b u d g e t a re lim ite d .

A c o m p o site o rg a n iz a tio n te n d s to sh a re

m a n y c h a ra c te ristic s o f a fu n c tio n a l

o rg a n iz a tio n , a lth o u g h it a lso c o n ta in s

sp e c ia l p ro je c t te a m s th a t o p e ra te in a

p ro je c t-b a se d w a y : th e se p ro je c t te a m s w ill

o fte n w o rk u n d e r th e ir o w n se t o f

o p e ra tin g p ro c e d u re s a n d h a v e th e ir o w n

fu ll-tim e sta ff c u lle d fro m d iffe re n t

fu n c tio n a l d e p a rtm e n ts. O r g a n iz a t io n a l A s s e t s a n d E n v ir o n m e n t a l F a c t o r s

P ro je c ts d o n o t o p e ra te in a v a c u u m ; th e y a re su sc e p tib le to th e

m a n y fa c to rs a ro u n d th e m . In a d d itio n , th e y sh o u ld c a p ita liz e o n

k n o w le d g e g a in e d fro m p a st p ro je c ts a n d sh o u ld le a rn fro m th e

su c c e ss a n d m ista k e s o f th o se th a t h a v e p re c e d e d th e m . T h e se

su rro u n d in g e n te rp rise e n v iro n m e n ta l fa c to rs sh o u ld b e a c c o u n te d

fo r, a n d th e in te rn a l o rg a n iz a tio n a l p ro c e ss a sse ts sh o u ld b e

le v e ra g e d to e n su re su c c e ssfu l p ro je c t c o m p le tio n .

E n te r p r is e E n v ir o n m e n ta l F a c to r s

E n te rp rise e n v iro n m e n ta l fa c to rs in c lu d e a n y o r a ll e x te rn a l e n v iro n m e n ta l fa c to rs a s w e ll a s

a ll in te rn a l o rg a n iz a tio n a l e n v iro n m e n ta l fa c to rs th a t m a y in flu e n c e th e p ro je c t's su c c e ss.

E x te rn a l fa c to rs c a n in c lu d e g o v e rn m e n ta l a n d in d u stry sta n d a rd s, m a rk e tp la c e c o n d itio n s,

c o m m e rc ia l d a ta b a se s, a n d th e p o litic a l c lim a te . In te rn a l fa c to rs c a n in c lu d e o rg a n iz a tio n a l

c u ltu re , stru c tu re , in fra stru c tu re , h u m a n re so u rc e s, p e rso n n e l a d m in istra tio n , g o v e rn a n c e

p o lic ie s, a n d p ro je c t m a n a g e m e n t sy ste m s o r so ftw a re .

T h e se fa c to rs m a y a ffe c t a n y o r a ll o f th e e n te rp rise s in v o lv e d in th e p ro je c t so a th o ro u g h

in v e stig a tio n sh o u ld b e c o n d u c te d to e n su re p ro je c t su c c e ss.

O r g a n iz a tio n a l P r o c e s s A s s e ts

O rg a n iz a tio n a l p ro c e ss a sse ts in c lu d e a n y o r a ll p ro c e ss-re la te d a sse ts (fro m a n y o r a ll o f th e

o rg a n iz a tio n s in v o lv e d in th e p ro je c t) th a t a re o r c a n b e u se d to in flu e n c e th e p ro je c t's

su c c e ss. T h e se p ro c e ss a sse ts in c lu d e fo rm a l a n d in fo rm a l p la n s, p o lic ie s, a n d p ro c e d u re s.

T h e p ro c e ss a sse ts a lso in c lu d e a n o rg a n iz a tio n 's k n o w le d g e b a se s su c h a s le sso n s le a rn e d

a n d h isto ric a l in fo rm a tio n .

O n e su c h a sse t m ig h t b e th e c o m p le te d sc h e d u le s fro m a sim ila r, re c e n tly c o m p le te d p ro je c t.

A n o th e r e x a m p le m ig h t b e a fin a n c ia l d a ta b a se th a t c a n b e u se d e ith e r to fin d o u t in fo rm a tio n

o n a p a rtic u la r p ro je c t o r to d ra w c o n c lu sio n s a b o u t a ll th e p ro je c ts o f a c e rta in ty p e .

A p a rtic u la rly h e lp fu l o rg a n iz a tio n a l p ro c e ss a sse t w o u ld b e a c o m p le te d p ro je c t m a n a g e m e n t

p la n fro m a su c c e ssfu lly c o m p le te d p ro je c t, to u se a s a "te m p la te " o r "sa m p le " to p re p a re fo r

a n u p c o m in g p ro je c t.

T h e p ro je c t m a n a g e m e n t p la n is a liv in g d o c u m e n t th a t h e lp s p ro je c t p ra c titio n e rs c o o rd in a te

a n d e x e c u te th e p ro je c t. T h e p ro je c t m a n a g e m e n t p la n h a s a n u m b e r o f su b sid ia ry p la n s,

in c lu d in g th e sc o p e m a n a g e m e n t p la n , th e re q u ire m e n ts m a n a g e m e n t p la n , th e c o st

m a n a g e m e n t p la n , th e sc h e d u le m a n a g e m e n t p la n , th e q u a lity m a n a g e m e n t p la n , th e h u m a n

re so u rc e m a n a g e m e n t p la n , th e risk m a n a g e m e n t p la n , th e p ro c e ss im p ro v e m e n t p la n , th e

c o m m u n ic a tio n s m a n a g e m e n t p la n , th e p ro c u re m e n t m a n a g e m e n t p la n , a n d th e sta k e h o ld e r

m a n a g e m e n t p la n .

It m a y a lso in c lu d e a m ile sto n e list a n d m ile sto n e sc h e d u le , th e re so u rc e list a n d re so u rc e

c a le n d a r, th e risk re g iste r a n d risk b re a k d o w n stru c tu re , th e p ro je c t sc o p e sta te m e n t, th e w o rk

b re a k d o w n stru c tu re , th e c h a n g e c o n tro l sy ste m s, a n d th e c o st, q u a lity , a n d sc h e d u le

b a se lin e s. A n y re so u rc e u se d to m o v e a p ro je c t fo rw a rd m o re sm o o th ly — in c lu d in g th e p ro je c t

m a n a g e m e n t p la n — sh o u ld b e su b je c t to p ro g re ssiv e e la b o ra tio n a n d ro llin g w a v e p la n n in g .

F o r e x a m p le , th e te c h n ic a l re q u ire m e n ts fo r a p ro d u c t m ig h t sh ift a s c u sto m e r fe e d b a c k is

re c e iv e d . T o a llo w fo r re sp o n se to su c h c u sto m e r in p u t (so m e tim e s c a lle d th e V o ic e o f th e

C u sto m e r), a p ro je c t m a n a g e m e n t sy ste m m u st b e fle x ib le , n o t rig id .

P ro je c t m a n a g e m e n t p la n s w ill a lso n e e d to ta k e in to a c c o u n t th e e n te rp rise e n v iro n m e n ta l

fa c to rs o f a ll o th e r o rg a n iz a tio n s in v o lv e d in th e p ro je c t.

T h e P r o je c t M a n a g e m e n t O ffic e

P r o je c t M a n a g e m e n t O ffic e (P M O )

S o w h o m a n a g e s a p ro je c t? T h e e a sy a n sw e r w o u ld b e th a t p ro je c t m a n a g e rs m a n a g e

p ro je c ts. H o w e v e r, th e re a re o fte n m a n y m o re p e o p le in v o lv e d in th e m a n a g e m e n t o f a

p ro je c t th a n ju st th e p ro je c t m a n a g e r.

In so m e o rg a n iz a tio n s, a p ro je c t m a n a g e m e n t o ffic e (P M O ) is c re a te d to c o o rd in a te a n d

o v e rse e p ro je c t a c tiv itie s. T h e P M O m a y b e ta sk e d w ith e sta b lish in g p ro je c t p rio ritie s,

m a n a g in g th e p ro je c t p o rtfo lio , a llo c a tin g p ro je c t re so u rc e s, p ro v id in g p la n s o r fo re c a sts o f

p e rfo rm a n c e , a n d /o r su p p o rtin g th e p ro je c t te a m in its e x e c u tio n .

A P M O c a n e x ist in a n y o rg a n iz a tio n a l stru c tu re , w h e th e r it is a fu n c tio n a l o rg a n iz a tio n , a

m a trix o rg a n iz a tio n , o r a p ro je c tiz e d o rg a n iz a tio n . A s sh o w n in th e fig u re b e lo w , th e

a u th o rity o f th e P M O in c re a se s a s th e o rg a n iz a tio n a l stru c tu re m o v e s fro m a sp e c ia lty -b a se d

(fu n c tio n a l) o rg a n iz a tio n to a p ro je c t-b a se d (p ro je c tiz e d ) o n e . T y p e s o f P M O s

A p ro je c t m a n a g e m e n t o ffic e m a y b e d e sig n a te d a s su p p o rtiv e , c o n tro llin g , o r d ire c tiv e ,

d e p e n d in g o n th e d e g re e o f c o n tro l a n d in flu e n c e a llo w e d b y th e p e rfo rm in g o rg a n iz a tio n a n d

p ro je c t sta k e h o ld e rs.

R e g a rd le ss o f ty p e , th e P M O w ill g e n e ra lly p la y a la rg e p a rt in d e v e lo p in g th e p ro je c t

m a n a g e m e n t sy ste m to h e lp o v e rse e th e p ro je c t. S y ste m s d o n o t h a v e to b e a s c o m p le x a s th e

w o rd m ig h t im p ly ; sy ste m s a re ju st in te g ra te d p ie c e s d e sig n e d fo r a c o m m o n g o a l, su c h a s th e

p ro d u c tio n o f g o o d s (p ro d u c ts m a d e fo r sa le ). F o r e x a m p le , a to o l su c h a s a c o m p u te r

a p p lic a tio n is o n e p a rt o f a sy ste m th a t h e lp s m o v e a p ro je c t fo rw a rd m o re sm o o th ly .

W h e r e D o e s th e P M O F it w ith in th e O r g a n iz a tio n a l H ie r a r c h y ?

N o tic e , in th e o rg a n iz a tio n a l c h a rt b e lo w , th a t th e P M O re sid e s b e n e a th th e e x e c u tiv e

sp o n so rsh ip a n d m a in ta in s c o m m u n ic a tio n w ith a d v iso rs b u t c a n a lso a c t a s a c e n te r o f

e x p e rtise fo r th e v a rio u s d e p a rtm e n ts c o lla b o ra tin g o n a p ro je c t.

P r o je c t M a n a g e m e n t O ffic e s

P M O

T y p e

R o le C o m m o n A c tiv itie s

D e g r e e

o f

C o n tr o l

S u p p o r tiv e C o n su lta n t P ro v id e s te m p la te s a n d tra in in g to p ro je c t

p a rtic ip a n ts

S e rv e s a s a p ro je c t re p o sito ry fo r p ro je c t

in fo rm a tio n

C o o rd in a te s a n d d isse m in a te s b e st p ra c tic e s

a n d le sso n s le a rn e d fro m o th e r p ro je c ts

L o w

C o n tr o llin g C o m p lia n c e

g ro u p

S p e c ifie s to o ls, fo rm s, te m p la te s,

m e th o d o lo g ie s, a n d fra m e w o rk to b e u se d o n

p ro je c ts

E n su re s c o n fo rm ity to p ro je c t re g u la tio n s

a n d g o v e rn a n c e m a n d a te s

M o d e ra te

D ir e c tiv e M a n a g e r P ro v id e s d ire c t m a n a g e m e n t o f p ro je c t

a c tiv itie s

H ig h T h is illu stra te s th e n e e d to e n su re th a t th e P M O c o n tin u e s to se rv e th e "lo w e r" b ra n c h e s o f

th e o rg a n iz a tio n a l c h a rt w h ile still k e e p in g a n e y e o n sa tisfy in g th e re q u e sts a n d re q u ire m e n ts

o f th e "u p p e r" le v e ls o f th e c h a rt a s w e ll.

S t a k e h o ld e r s

T h e re a re m a n y p e o p le w h o c a n in flu e n c e a n d /o r

b e in flu e n c e d b y a p ro je c t. C o lle c tiv e ly , th e se

p e o p le a re k n o w n a s sta k e h o ld e rs.

A sta k e h o ld e r is a n in d iv id u a l, g ro u p , o r

o rg a n iz a tio n (e .g ., c u sto m e r, sp o n so r, p e rfo rm in g

o rg a n iz a tio n , o r th e p u b lic ) w h o m a y a ffe c t, b e

a ffe c te d b y , o r p e rc e iv e itse lf to b e a ffe c te d b y a

d e c isio n , a c tiv ity , o r o u tc o m e o f a p ro je c t.

S ta k e h o ld e r in te re sts m a y b e p o sitiv e ly o r

n e g a tiv e ly a ffe c te d b y e x e c u tio n o r c o m p le tio n o f

th e p ro je c t. A sta k e h o ld e r m a y a lso e x e rt

in flu e n c e o v e r th e p ro je c t a n d its d e liv e ra b le s. E x a m p le s o f so m e o f th e p a rtie s w h o m ig h t b e c o n sid e re d sta k e h o ld e rs o f a p ro je c t in c lu d e :

su p e rv iso rs

sh a re h o ld e rs

th e g o v e rn m e n t

se n io r e x e c u tiv e s

su p p lie rs

tra d e a sso c ia tio n s

c o -w o rk e rs

le n d e rs

th e m e d ia

c u sto m e rs

a n a ly sts

th e p u b lic

p ro sp e c tiv e c lie n ts

fu tu re re c ru its

th e c o m m u n ity

sp o n so rs

th e p ro je c t m a n a g e m e n t te a m

th e p ro je c t m a n a g e r

S ta k e h o ld e rs c a n b e d iv id e d in to tw o g ro u p s: p o sitiv e sta k e h o ld e rs, w h o w ill b e n e fit fro m th e

p ro je c t's su c c e ss, a n d n e g a tiv e sta k e h o ld e rs, w h o v ie w a n e g a tiv e o u tc o m e a s a su c c e ss.

B e c a u se sta k e h o ld e rs m a y b e a b le to e x e rt in flu e n c e o v e r a p ro je c t o r its re su lts, th e ir

in te re sts sh o u ld b e c a re fu lly m o n ito re d to e n su re p o sitiv e p ro je c t c o n c lu sio n s.

T h e P r o je c t T e a m

O n e v e ry im p o rta n t su b g ro u p o f sta k e h o ld e rs in c lu d e s th e p e o p le w h o a re re sp o n sib le fo r th e

su c c e ssfu l c o m p le tio n o f a p ro je c t– n a m e ly , th e p ro je c t te a m .

A p ro je c t te a m m a y in c lu d e th e fo llo w in g p e o p le :

P ro je c t sta ff: th e p e o p le w h o d o th e w o rk o f th e p ro je c t

P ro je c t m a n a g e m e n t sta ff: th e p e o p le w h o m a n a g e th e w o rk o f th e p ro je c t

S u p p o rtin g e x p e rts: th e p e o p le w h o h e lp c re a te a n d d e v e lo p th e p ro je c t m a n a g e m e n t p la n

S e lle rs: th e v e n d o rs, c o n tra c to rs, a n d su p p lie rs w h o h e lp c re a te th e p ro je c t d e liv e ra b le s

U se rs a n d c u sto m e r re p re se n ta tiv e s: th e p e o p le w h o a d v ise th e te a m a n d a c c e p t th e

p ro je c t d e liv e ra b le s

B u sin e ss p a rtn e rs: e x te rn a l c o lla b o ra to rs w h o fu lfill a sp e c ific ro le , p ro v id e sp e c ia l

e x p e rtise , o r h a v e so m e sp e c ia l re la tio n sh ip w ith th e p e rfo rm in g o rg a n iz a tio n

M e m b e rs o f th e p ro je c t te a m m a y b e d e d ic a te d fu ll-tim e to th e p ro je c t o r m a y b e p a rt-tim e

p a rtic ip a n ts. (If te a m m e m b e rs a re p a rt-tim e p a rtic ip a n ts, th e y m a y b e sh a re d w ith o th e r

p ro je c ts o r w ith fu n c tio n a l d e p a rtm e n ts w ith in a n o rg a n iz a tio n .) In so m e c a se s, p ro je c ts m a y

in c lu d e a c o m b in a tio n o f fu ll-tim e d e d ic a te d p a rtic ip a n ts a n d p a rt-tim e te a m m e m b e rs,

w o rk in g to g e th e r a s n e e d e d to fu lfill p ro je c t o b lig a tio n s.

P ro je c t te a m s m a y b e c o -lo c a te d o r m a y e x ist a s a v irtu a l te a m , d e p e n d in g o n p ro je c t n e e d s

a n d th e g e o g ra p h ic d istrib u tio n o f sk ille d c o n trib u to rs. If a v irtu a l c o n fig u ra tio n is n e c e ssa ry ,

p ro je c t m a n a g e rs sh o u ld ta k e sp e c ia l c a re to e n su re p ro p e r c o m m u n ic a tio n a n d in te ra c tio n

a m o n g p a rtic ip a n ts; a d d itio n a l to o ls m a y b e n e e d e d to e n su re sa tisfa c to ry te a m in te ra c tio n ,

a n d a c c o m m o d a tio n s m a y h a v e to b e m a d e to a c c o u n t fo r c u ltu ra l, tim e z o n e , a n d la n g u a g e

d iffe re n c e s. S ta k e h o ld e r E n g a g e m e n t a n d M a n a g e m e n t

S ta k e h o ld e rs c a n m a k e o r b re a k a p ro je c t. F o r e x a m p le , a q u a lity -a ssu ra n c e d ire c to r w h o h a s

n o t a c tiv e ly b e e n fo llo w in g a p ro je c t m a y su d d e n ly fin d h is d e p a rtm e n t o v e r-e x te n d e d w h e n

a sk e d to q u ic k ly a sse ss th e p ro je c t's p e rfo rm a n c e ; b e c a u se h e h a s n o t b e e n a c tiv e ly e n g a g e d

in th e p ro je c t, h e m a y b e c o m e a n g ry a b o u t th e u n e x p e c te d w o rk a n d a c tiv e ly re sist o r in h ib it

p ro je c t p ro g re ss. O r a fin a n c ia l o ffic e r w h o h a s little in te re st in a p ro je c t m a y sim p ly b e

u n in fo rm e d a b o u t its stra te g ic v a lu e to th e o rg a n iz a tio n , a n d so in m e e tin g s w ith a C E O , m a y

tre a t th e p ro je c t a s a b u d g e t lin e ite m th a t sh o u ld b e sc ra tc h e d o ff th e b o o k s. T o a v o id

p ro b le m s lik e th e se , it is im p o rta n t fo r p ro je c t m a n a g e rs to c le a rly id e n tify a ll sta k e h o ld e rs,

e n su re e ffe c tiv e a n d o n g o in g c o m m u n ic a tio n w ith th e m , a n d m o n ito r in te ra c tio n s to e n su re

th a t p ro je c t o b je c tiv e s a re u n d e rsto o d a n d a p p re c ia te d .

S ta k e h o ld e rs sh o u ld b e e n g a g e d th ro u g h o u t th e p ro je c t a n d sta k e h o ld e r e n g a g e m e n t sh o u ld

b e c a re fu lly m a n a g e d a n d n u rtu re d to e n su re th e p ro je c t m e e ts its o b je c tiv e s to th e

sa tisfa c tio n o f a ll in v o lv e d . G e n e ra lly , sta k e h o ld e rs w h o a re re sp e c te d a n d k e p t in fo rm e d

a b o u t a p ro je c t w ill b e th e m o st su p p o rtiv e o f it. T h o se w h o a re ig n o re d o r fo rg o tte n c o u ld

n e g a tiv e ly im p a c t th e p ro je c t a n d q u ic k ly d e ra il its p ro g re ss if th e ir n e e d s a re n o t m e t.

S t a k e h o ld e r P r io r it iz a t io n

T o ru n a p ro je c t e ffe c tiv e ly , p ro je c t p ra c titio n e rs m u st id e n tify k e y sta k e h o ld e rs a n d c o n sid e r

th e ir im p a c t o n th e p ro je c t. If a p ro je c t le a d e r o r p ro je c t m a n a g e r d o e s n o t id e n tify a n d

c o n su lt w ith a h ig h -p o w e r/h ig h -in te re st sta k e h o ld e r e a rly in th e p ro c e ss, h e o r sh e m a y b e

fo rc e d to re sp o n d to p o te n tia lly p ro je c t-c h a n g in g su g g e stio n s la te in th e p ro c e ss, th re a te n in g

p ro je c t d e la y a n d b u d g e ta ry o v e ra g e s. N o t a d e q u a te ly id e n tify in g a n d m a n a g in g a ro u n d

n e g a tiv e sta k e h o ld e rs, w h o m a y b e n e fit fro m th e p ro je c t's fa ilu re , m a y a lso e n d a n g e r th e

p ro je c t. F o r e x a m p le , a p ro je c t m a n a g e r m u st re c o g n iz e th a t c o m p e tin g d e p a rtm e n ts o r

o rg a n iz a tio n s m a y n o t p ro v id e o b je c tiv e in fo rm a tio n o r in p u t, a n d /o r m a y se e k to d e la y o r

b lo c k th e p ro je c t.

P o w e r /A ttitu d e /In te r e s t G r id

Y o u sh o u ld h a v e a c le a r u n d e rsta n d in g o f h o w y o u r

sta k e h o ld e rs fe e l a b o u t y o u r p ro je c t a n d h o w a n d

w h e n to c o m m u n ic a te m o st e ffe c tiv e ly w ith th e m .

E n g a g in g sta k e h o ld e rs in a c o n v e rsa tio n w ill h e lp

y o u g a u g e a n u m b e r o f fa c to rs. F o r in sta n c e , h o w

e m o tio n a l a re th e y a b o u t th e o u tc o m e o f th e p ro je c t?

H o w m u c h in fo rm a tio n d o th e y w a n t fro m y o u ? A re

th e y m o tiv a te d b y a fin a n c ia l e le m e n t o f th e p ro je c t?

D o e s th e ir o p in io n in flu e n c e a n y o th e r sta k e h o ld e rs?

O n c e y o u h a v e a h a n d le o n sta k e h o ld e r o p in io n s, y o u

c a n u se a p rio ritie s g rid (lik e th e o n e sh o w n h e re ) to

su m m a riz e h o w b e st to p ro c e e d . T h e e a sie st w a y to

o rg a n iz e sta k e h o ld e r p rio ritie s is to c re a te a c o d e fo r

e a c h ty p e o f sta k e h o ld e r. T h e c o d e c a n u se c o lo rs o r sh a p e s o r b o th . F o r in sta n c e , in h ib ito r sta k e h o ld e rs c a n b e re p re se n te d b y a re d X , n e u tra l

sta k e h o ld e rs c a n b e re p re se n te d b y y e llo w sq u a re s, a n d su p p o rte rs c a n b e re p re se n te d b y

g re e n c irc le s.

In th e sta k e h o ld e r p o w e r a n d in te re st c h a rt to th e

rig h t, Je ff is a su p p o rte r o f th e p ro je c t a n d h a s a lo t o f

in te re st a n d p o w e r. S a ra h a n d Je re m y a re b lo c k e rs,

a n d b o th n e e d m o n ito rin g . C o n sid e rin g S a ra h 's

p o w e r, p ro je c t le a d e rs sh o u ld b e c o n c e rn e d a b o u t h e r

in flu e n c e s a n d sh o u ld ta k e ste p s to w a rd k e e p in g h e r

sa tisfie d a n d in fo rm e d . D o n a n d M a rg a re t a re n e u tra l

sta k e h o ld e rs b u t b e c a u se M a rg a re t h a s sh o w n h ig h

in te re st in th e p ro je c t, it w o u ld b e b e st to b e p ro a c tiv e

a n d k e e p h e r in fo rm e d a b o u t th e p ro je c t, to a v o id th e

p o te n tia l in te rru p tio n s th a t m a y o c c u r a s sh e lo o k s

fo r p ro je c t in fo rm a tio n .

S a lie n c e M o d e ls

A sa lie n c e m o d e l is a n o th e r to o l p ro je c t p ra c titio n e rs c a n u se to ra n k a n d p rio ritiz e

sta k e h o ld e rs a lo n g th re e d im e n sio n s— th e ir p o w e r, th e u rg e n c y o f th e ir n e e d , a n d th e ir

le g itim a c y o f in v o lv e m e n t.

S a lie n c e m o d e ls a re u su a lly d e p ic te d a s V e n n d ia g ra m s, w ith se v e n z o n e s sp re a d a c ro ss th re e

in te rse c tin g c irc le s. T h o se sta k e h o ld e rs w h o fa ll in to th e in te rse c tin g a re a s o f th e c irc le s n e e d

to b e m o re c lo se ly m o n ito re d a n d th e ir n e e d s sa tisfie d if th e p ro je c t is to b e c o n sid e re d a

su c c e ss. T h o se in d iv id u a ls o r g ro u p s w h o fa ll o u tsid e o f th e c irc le s in th e d ia g ra m a re

c o n sid e re d n o n -sta k e h o ld e rs— in v e stin g tim e a n d /o r re so u rc e s o n th is g ro u p w ill n o t re su lt in

im p ro v e m e n ts o r p ro je c t su c c e ss. S ta k e h o ld e rs in z o n e 7 (th e c e n tra l z o n e ) a re c o n sid e re d c ritic a l sta k e h o ld e rs— th e se p e o p le

(o r o rg a n iz a tio n s) h a v e d e fin itiv e p o w e r, le g itim a c y , a n d u rg e n c y . Z o n e 7 sta k e h o ld e rs h a v e a

v e ste d in te re st in th e p ro je c t, p la c e h ig h d e m a n d s u p o n it, a n d h a v e th e p o w e r to a u th o riz e its

p ro g re ss o r to h a lt it a lto g e th e r; a s su c h , th e y sh o u ld b e a h ig h p rio rity fo r p ro je c t te a m s a n d

sh o u ld b e a c tiv e ly m o n ito re d a n d e n g a g e d to h e lp th e p ro je c t m e e t its o b je c tiv e s.

S ta k e h o ld e rs in z o n e 5 h a v e b o th p o w e r a n d u rg e n c y ; w h e th e r o r n o t th e y a re le g itim a te ly

sta k e h o ld e rs in th e p ro je c t, su c h sta k e h o ld e rs m u st b e sa tisfie d a s to its v a lu e a n d p ro g re ss.

T h e P r o je c t L ife C y c le

T h e P r o je c t L ife C y c le a n d P r o je c t G o v e r n a n c e

P ro je c t p ra c titio n e rs w ill n e e d to u n d e rsta n d th e p ro je c t life c y c le to g u id e th e ir p ro je c t w ith

a p p ro p ria te g o v e rn a n c e . G iv e n th e c o n stra in ts d e fin e d fo r th e p ro je c t, p ro je c t g o v e rn a n c e w ill

re q u ire th a t th e y p ro v id e fo r th e c re a tio n o f c e rta in o u tc o m e s o r o u tp u ts, a s o u tlin e d in th e

illu stra tio n b e lo w .

T h e g o v e rn a n c e p ro v id e d w ill h e lp d e fin e sp e c ific so lu tio n s fo r th e fo llo w in g v a ria b le s in

e a c h p ro je c t:

E a c h sta g e 's te c h n ic a l w o rk

T h e o u tc o m e s o r d e liv e ra b le s d u e to th e c u sto m e r o r sp o n so r

H o w d e liv e ra b le s w ill b e a sse sse d a n d re v ie w e d

W h o is in v o lv e d in e a c h sta g e

H o w e a c h sta g e is c o n tro lle d P r o je c t L ife C y c le A p p r o a c h e s

S e v e ra l a lte rn a tiv e life c y c le a p p ro a c h e s c a n b e u se d to g u id e p ro je c ts to th e ir c o m p le tio n .

T h e se a lte rn a tiv e s c a n b e p la c e d o n a c o n tin u u m , w ith a p re d ic tiv e a p p ro a c h a t o n e e n d o f th e

sp e c tru m a n d a n a d a p tiv e a p p ro a c h o n th e o th e r.

P r e d ic tiv e L ife C y c le s

In a p re d ic tiv e life c y c le a p p ro a c h , a c o m p re h e n siv e p la n is c re a te d a t th e b e g in n in g o f a

p ro je c t a n d a n y c h a n g e s to th e p la n a re c a re fu lly e v a lu a te d a n d c o n tro lle d . (A lth o u g h a n

e x te n siv e p la n is d e v e lo p e d a t p ro je c t in itia tio n , ro llin g w a v e p la n n in g a n d p ro g re ssiv e

e la b o ra tio n a re o fte n e m p lo y e d to a ssist in p ro je c t e x e c u tio n .) S c o p e , tim e , a n d c o st

e stim a te s a re d e te rm in e d e a rly in p ro je c t p la n d e v e lo p m e n t, a n d a se rie s o f se q u e n tia l

sta g e s a re in itia te d , e x e c u te d , a n d m o n ito re d to c o m p le te p ro je c t o b je c tiv e s.

P re d ic tiv e c y c le s te n d to b e d e sc rib e d a s "W a te rfa ll" a p p ro a c h e s b e c a u se o n c e a sta g e is

c o m p le te , p ra c titio n e rs te n d n o t to re v isit th e u n iq u e a c tiv itie s in th a t sta g e a g a in ; th is is

sim ila r to th e id e a th a t, o n c e w a te r th a t tra v e ls o v e r a w a te rfa ll, it is d iffic u lt to b rin g b a c k

u p h ill.

P re d ic tiv e a p p ro a c h e s a re fre q u e n tly u se d w h e n p ro je c t d e liv e ra b le s a re w e ll-u n d e rsto o d

o r w h e n d e liv e ra b le s n e e d to b e c o m p le te ly fin ish e d b e fo re th e y c a n b e u se d b y

sta k e h o ld e rs.

Ite r a tiv e a n d In c r e m e n ta l L ife C y c le s

Ite ra tiv e life c y c le s a n d in c re m e n ta l life c y c le s a re o fte n d e sc rib e d a s "m in i-W a te rfa ll"

a p p ro a c h e s— p ra c titio n e rs u sin g th e se a p p ro a c h e s ru n th ro u g h a ll p ro je c t sta g e s

se q u e n tia lly b u t m a y re p e a t sta g e s se v e ra l tim e s to a d d e n h a n c e m e n ts to a p ro d u c t o r

se rv ic e u n d e r d e v e lo p m e n t. A ru d im e n ta ry v isio n o f th e fin ish e d p ro d u c t is c re a te d a t th e

p ro je c t's in c e p tio n b u t sc o p e d e ta ils a re d e la y e d u n til th e b e g in n in g o f e a c h ite ra tio n .

C h a n g e s to p ro je c t sc o p e c o n tin u e to b e c o n tro lle d , lim itin g th e m o d ific a tio n s a llo w e d

d u rin g p ro je c t e x e c u tio n .

Ite ra tiv e a n d in c re m e n ta l life c y c le s a re o fte n u se d in p ro je c ts w ith c h a n g in g sc o p e

(e sp e c ia lly la rg e o r c o m p le x p ro je c ts) a n d in p ro je c ts w h e re in te rim d e liv e ra b le s c a n b e

d e v e lo p e d th a t sta k e h o ld e rs m a y b e a b le to u se a s fin ish e d p ro d u c ts.

A d a p tiv e L ife C y c le s

A n a d a p tiv e life c y c le is sim ila r to a n ite ra tiv e a n d in c re m e n ta l c y c le in th a t it e n h a n c e s

p ro d u c ts o r se rv ic e s in c re m e n ta lly b u t d o e s so in v e ry sh o rt ite ra tio n s o f fix e d tim e a n d /o r

c o st.

In a n a d a p tiv e life c y c le , a n in itia l h ig h -le v e l list o f re q u ire m e n ts is d e v e lo p e d b y

sta k e h o ld e rs, b u t th e n th e te a m is a llo w e d to c h o o se w h ic h re q u ire m e n ts to w o rk o n in

e a c h ite ra tio n . S ta k e h o ld e rs a re c o n tin u o u sly in v o lv e d in th e re fin e m e n t o f re q u ire m e n ts

a n d th e re v ie w o f d e liv e ra b le s, a n d c h a n g e s a re e m b ra c e d a s in d ic a to rs o f sta k e h o ld e rs'

u p -to -th e -m o m e n t n e e d s. T e a m s u tiliz in g a d a p tiv e life c y c le a p p ro a c h e s te n d to e m p lo y

A g ile m e th o d o lo g ie s b e c a u se th e se te c h n iq u e s a llo w te a m m e m b e rs to a d a p t q u ic k ly to c h a n g in g c u sto m e r re q u ire m e n ts w ith o u t c o m p le te ly d isru p tin g th e ir p ro je c t w o rk .

A d a p tiv e a p p ro a c h e s a re p a rtic u la rly u se fu l in b u sin e ss e n v iro n m e n ts w h e re c u sto m e r

re q u e sts c h a n g e ra p id ly , w h e n th e e n tire sc o p e o f a p ro je c t is d iffic u lt to d e fin e u p fro n t,

o r w h e n d e liv e ra b le s c a n b e c re a te d th a t c a n b e u se d b y c u sto m e rs b e fo re p ro d u c ts a re

c o m p le te ly fin ish e d .

N o te : T h e p ro je c t life c y c le d e p ic te d in th e g ra p h ic a b o v e c a n still b e u se d to illu stra te

A g ile o r a d a p tiv e life c y c le s; it w o u ld ju st b e m o d ifie d to in c lu d e d iffe re n t o u tp u ts a n d

w o u ld h a p p e n in sh o rte r ite ra tio n s a n d tim e fra m e s.

P r o je c t S t a g e s

B e c a u se a ll p ro je c ts a re d iffe re n t, th e re is n o sta n d a rd w a y to m a n a g e a p ro je c t. H o w e v e r

p ro je c ts d o h a v e c e rta in sta g e s in c o m m o n . Id e n tify in g a n d n a m in g th e se p ro je c t sta g e s

m a k e s it p o ssib le to d isc u ss th e a c c u m u la te d k n o w le d g e o f c o u n tle ss p ro je c t m a n a g e rs a n d

p ra c titio n e rs.

S o w h a t e x a c tly is a p ro je c t sta g e ? F o r th e p u rp o se s o f th is c o u rse , w e w ill sa y th a t a p ro je c t

sta g e is a re la te d g ro u p o f a c tiv itie s th a t th e p ro je c t te a m m u st p e rfo rm to re a c h a

p re d e te rm in e d se t o f re su lts, su c h a s th e c re a tio n o f a d e liv e ra b le .

T h e F iv e P r o je c t S ta g e s

P r o je c t S ta g e s

In itia tin g S ta g e : T h e p a rt o f th e p ro je c t th a t fo c u se s o n d e fin in g w h a t th e p ro je c t w ill

a tte m p t to a c c o m p lish

P la n n in g S ta g e : T h e p a rt o f th e p ro je c t w h e re th e p ro je c t m a n a g e r a n d p ro je c t te a m p la n

th e w o rk th a t w ill h e lp th e p ro je c t a c h ie v e its o b je c tiv e s

E x e c u tin g S ta g e : T h e p a rt o f th e p ro je c t w h e re th e "a c tu a l w o rk " is d o n e

M o n ito r in g a n d C o n tr o llin g S ta g e : T h e p a rt o f th e p ro je c t w h e re w o rk is c o m p a re d to

e x p e c ta tio n s to e n su re it is p ro c e e d in g a s e x p e c te d

C lo sin g S ta g e : T h e p a rt o f th e p ro je c t w h e re th e p ro je c t m a n a g e r a n d p ro je c t te a m fin a liz e

a ll a c tiv itie s a n d fo rm a lly c lo se th e p ro je c t

W ith e a c h o f th e se sta g e s, th e c o m p le tio n o f a d e liv e ra b le (o r d e liv e ra b le s) m a rk s th e e n d o f

th e c u rre n t sta g e , a llo w in g y o u to p ro c e e d to th e n e x t sta g e . T h e In t e r a c t io n o f P r o je c t S t a g e s

A lth o u g h th e sta g e s m u st b e p e rfo rm e d in so m e se q u e n c e , th e y u su a lly o v e rla p a n d ite ra te .

T h e o u tp u ts fo r o n e sta g e w ill b e c o m e th e in p u t fo r a n o th e r.

In itia tin g

T h e In itia tin g sta g e la u n c h e s a p ro je c t. It is o fte n p e rfo rm e d b y a n o rg a n iz a tio n o r

p ro g ra m — lik e a sp o n so r o r se n io r m a n a g e m e n t— th a t is o u tsid e o f th e p ro je c t.

F e a sib ility stu d ie s m a y b e c o n d u c te d . D o c u m e n ta tio n th a t o u tlin e s th e p ro je c t's

o b je c tiv e s a n d h o w th e y re la te to th o se o f th e o rg a n iz a tio n a t la rg e sh o u ld e m e rg e . A n d

th e re so u rc e s n e e d e d fo r th e p ro je c t a re id e n tifie d .

A p ro je c t m a n a g e r is a ssig n e d a n d a n y a p p lic a b le o rg a n iz a tio n a l a sse ts, su c h a s

p ro c e d u re s, g u id e lin e s, sta n d a rd s, a n d te m p la te s u se d o n p re v io u s p ro je c ts, w ill b e

a sse sse d fo r th e ir re le v a n c y a n d u se fu ln e ss to th e p ro je c t.

T h e p ro je c t c h a rte r is a p p ro v e d , sig n a lin g th e fo rm a l a u th o riz a tio n o f th e p ro je c t.

In itia tin g

P la n n in g

E x e c u tin g M o n ito rin g

a n d

C o n tro llin g

C lo sin g P la n n in g

O n c e a p ro je c t is fo rm a lly a u th o riz e d a n d its sc o p e a n d o b je c tiv e s a re b ro a d ly d e fin e d , a

d e ta ile d b re a k d o w n o f th e p ro je c t w ill n e e d to b e c re a te d .

T h is b re a k d o w n b e g in s w ith a p ro je c t p la n . T h e p ro je c t p la n is a su m m a ry o r d e ta ile d

e x p la n a tio n o f:

T h e p ro je c t life c y c le

T h e p ro c e sse s th a t w ill b e u se d a n d h o w th e y w ill b e u se d

T h e to o ls a n d te c h n iq u e s to a c c o m p lish th e p ro je c t

P la n s to d e a l w ith risk a n d c h a n g e

T h e p ro c e ss fo r m a in ta in in g th e in te g rity o f th e p ro d u c t a n d th e p ro je c t

In stru c tio n s fo r c o n d u c tin g m a n a g e m e n t re v ie w s

E x e c u tin g

E x e c u tin g e sse n tia lly e n c o m p a sse s a n y a c tio n s n e c e ssa ry to d o th e w o rk o f th e p ro je c t.

E x e c u tin g p ro c e sse s in c lu d e p e rfo rm in g q u a lity c h e c k s, a ssistin g a n d d e v e lo p in g th e

p ro je c t te a m , c o m m u n ic a tin g , a n d in te ra c tin g w ith se lle rs o r p o te n tia l se lle rs.

T h is is th e sta g e w h e re th e m a jo rity o f th e p ro je c t b u d g e t w ill b e u se d a n d th e

d e liv e ra b le s th a t sa tisfy th e p ro je c t o b je c tiv e s w ill b e c re a te d .

M o n ito rin g a n d C o n tro llin g

M o n ito rin g a n d C o n tro llin g o c c u rs th ro u g h o u t th e p ro je c t.T h is sta g e in v o lv e s c h e c k in g

p e rfo rm a n c e w ith a n e y e to w a rd e ffe c tiv e c h a n g e m a n a g e m e n t a n d a n a tte n tio n to d e ta il.

In M o n ito rin g a n d C o n tro llin g , in fo rm a tio n o n p e rfo rm a n c e a n d p ro g re ss is c o lle c te d

a n d d istrib u te d . C h a n g e s, su c h a s a lte ra tio n s to sc o p e a n d sc h e d u le s, a re a lso id e n tifie d

a n d m a n a g e d .

M o n ito rin g a n d C o n tro llin g p ro c e sse s a lso in v o lv e m a n a g in g sta k e h o ld e r e x p e c ta tio n s,

tra c k in g a n d re a c tin g to risk , a n d m o n ito rin g c o n tra c ts b e tw e e n b u y e rs a n d se lle rs.

C lo sin g

C lo sin g is th e fin a l sta g e . It is o fte n d iv id e d in to a c o n tra c t c lo su re p ro c e d u re (se ttlin g

a ll c o n tra c t te rm s a n d c o n d itio n s) a n d a n a d m in istra tiv e c lo su re p ro c e d u re (c a p tu rin g ,

a n a ly z in g , a n d a rc h iv in g re c o rd s, su c h a s le sso n s le a rn e d ).

T h e P r o je c t L ife C y c le : C h a n g e a n d C o s t

A s a p ro je c t p ro g re sse s fro m b e g in n in g to e n d , th e c o st o f c h a n g e s in c re a se s, w h ile th e

in flu e n c e o f th e sta k e h o ld e rs d e c re a se s. T h e risk s o f a p ro je c t fa ilin g a re a lso g re a te st a t th e

b e g in n in g o f th e p ro je c t, w ith a p ro g re ssiv e ly h ig h e r lik e lih o o d o f c o m p le tio n a s th e p ro je c t

p ro c e e d s. T h e c o st a n d sta ffin g le v e ls o v e r th e p ro je c t life c y c le a re illu stra te d in th e im a g e b e lo w .

In th e in itia l sta g e s o f a p ro je c t, c o st a n d sta ffin g le v e ls a re lo w . N o tic e h o w th e y tre n d

u p w a rd a s th e p ro je c t a p p ro a c h e s its m id d le a n d th e n d e c re a se a s th e p ro je c t n e a rs

c o m p le tio n .

P r o je c t P h a s e s

It is im p o rta n t to b e c le a r th a t th e se fiv e sta g e s a re n o t sy n o n y m o u s w ith p ro je c t p h a se s

b e c a u se th e y d o n o t e x a c tly c o in c id e w ith th e p h a se s o f a p ro je c t. P ro je c ts m a y h a v e m u ltip le

p h a se s— a d e sig n p h a se , a d e v e lo p m e n t p h a se , a te stin g p h a se , e tc .— a n d e a c h o f th e se p h a se s

m a y h a v e its o w n in itia tin g , p la n n in g , e x e c u tin g , m o n ito rin g a n d c o n tro llin g , a n d c lo sin g

p ro c e sse s.

T h e b o u n d a ry b e tw e e n p h a se s is u su a lly se t a t th e p o in t w h e n d iffe re n t o rg a n iz a tio n s o r

d iffe re n t sk ills se ts a re re q u ire d to c o n trib u te to a p ro je c t, a n d th e e n d o f a p h a se is u su a lly

m a rk e d b y th e p ro d u c tio n o f a d e liv e ra b le .

C o m m o n p ro b le m s in m a n a g in g p h a se s o f a p ro je c t in c lu d e :

S ta rtin g a p ro je c t w ith th e w ro n g o b je c tiv e

C o m p le tin g a p h a se p re m a tu re ly

L in g e rin g o n o n e p h a se fo r to o lo n g

N o t c o n d u c tin g a fin a l-sta g e "le sso n s le a rn e d " p ro je c t re v ie w

N o t in c o rp o ra tin g le sso n s le a rn e d fro m p re v io u s p h a se s o r p ro je c ts in to c u rre n t w o rk

A p ro je c t w ill o fte n b e a sse sse d b e fo re th e n e x t p h a se b e g in s. A sse ssm e n t a llo w s p ra c titio n e rs

to d isc o v e r p ro b le m s o r e rro rs in th e p ro je c t w h ile th e se p ro b le m s a re still c o m p a ra tiv e ly

in e x p e n siv e to fix . If th e p ro je c t w a s d e sig n e d to fu lfill o b je c tiv e s th a t a re n o lo n g e r re q u ire d ,

o r if th e risk in c o n tin u in g is to o g re a t, th e n e x t p h a se m ig h t n o t re c e iv e a u th o riz a tio n . S e le c t in g a P r o je c t M a n a g e r

B e c a u se p ro je c t m a n a g e rs a re so im p o rta n t to th e m a n a g e m e n t o f p ro je c ts, th e a b ilitie s, sk ill,

a n d in te g rity o f th e p ro je c t le a d e r o r p ro je c t m a n a g e r m a y b e th e m o st im p o rta n t fa c to rs to

e n su re p ro je c t su c c e ss.

In fa c t, in a 2 0 0 4 re se a rc h stu d y fro m P o rtla n d S ta te U n iv e rsity in O re g o n c a lle d C rite ria fo r

P ro je c t A ssig n m e n ts in M u ltip le -P ro je c t E n v iro n m e n ts, th e c re d ib ility o f th e p ro je c t m a n a g e r

w a s v ie w e d a s th e n u m b e r o n e c o n stra in t o f a p ro je c t. L o o k in g a t th is c o n c lu sio n in v e rse ly ,

th is m e a n s th a t p e o p le p e rc e iv e tru st in th e p ro je c t m a n a g e r a s c ritic a l to p ro je c t su c c e ss.

S e le c tin g a p ro je c t m a n a g e r is a c ritic a l d e c isio n . A s a lo g istic a l ste p , it's im p o rta n t to a sk fo r

re c o m m e n d a tio n s o n p e o p le w h o w o u ld m a k e a n e ffe c tiv e p ro je c t m a n a g e r o r to lo o k fo r

o rg a n iz a tio n s th a t c o u ld m a k e su c h re c o m m e n d a tio n s. O n c e c a n d id a te s a re se le c te d a n d /o r

in te rv ie w e d , it is im p o rta n t to c h e c k re fe re n c e s a sk in g : W o u ld y o u e m p lo y th is p e rso n a g a in ?

W h y o r w h y n o t?

It is im p o rta n t to re c o g n iz e th a t a c a n d id a te w h o h a s liste d th e p ro je c t m a n a g e r ro le o n h is o r

h e r re su m e m a y n o t b e n e c e ssa rily rig h t fo r th e jo b . R a th e r, m a n y e x p e rts su g g e st se le c tin g

c a n d id a te s w ith th e fo llo w in g c h a ra c te ristic s:

d e m o n stra te d le a d e rsh ip sk ills— id e a lly so m e o n e w h o h a s sh o w n h o n e sty a n d

a c c o u n ta b ility fo r a p ro je c t o f re la ta b le siz e a n d sc o p e

a so lid u n d e rsta n d in g o f h o w to p ro a c tiv e ly p la n , e stim a te , a n d b u d g e t fro m th e

b e g in n in g o f a p ro je c t

e x p e rie n c e in b u ild in g w o rk p la n s a n d d e m o n stra te d p ro fic ie n c y in a t le a st o n e p ro je c t

m a n a g e m e n t to o l

th e a b ility to a rtic u la te p ro c e sse s fo r m a n a g in g risk , sc o p e , c o m m u n ic a tio n , a n d q u a lity

a re c o g n itio n th a t a p ro je c t m a n a g e r d o e s n o t "o w n " th e p ro je c t a n d a w illin g n e ss to

sp re a d a n d sh a re re sp o n sib ility

e v id e n c e o f a p titu d e in d e c isio n -m a k in g , n e g o tia tin g , p ro b le m -so lv in g , g o a l-se ttin g , a n d

m o tiv a tin g /c o a c h in g o th e rs

stro n g o ra l a n d w ritte n c o m m u n ic a tio n sk ills

It's c le a r fro m th is list th a t g o o d p ro je c t m a n a g e m e n t re q u ire s m a n y g e n e ra l m a n a g e m e n t

sk ills.

K e y C o m p e te n c ie s

A n o th e r w a y to lo o k fo r th e o p tim a l tra its a n d c h a ra c te ristic s o f p ro je c t m a n a g e rs is to re v ie w

th e P o rtla n d S ta te R e se a rc h fin d in g s o n th e im p a c t o f p ro je c t m a n a g e r c o m p e te n c ie s o n

p ro je c t su c c e ss. In th a t stu d y , a n e x p e rt p a n e l w a s a sk e d to e v a lu a te th e re la tiv e im p o rta n c e o f

p ro je c t m a n a g e rs' c o m p e te n c ie s to th e su c c e ss o f n e w p ro d u c t d e v e lo p m e n t p ro je c ts.

C o m p e te n c ie s w e re ra n k e d in six a re a s: a d m in istra tiv e , b u sin e ss/stra te g ic , m u ltip le p ro je c t

m a n a g e m e n t, in te rp e rso n a l, in tra p e rso n a l, a n d te c h n ic a l. (T h e p a n e l a ssu m e d th a t th e p ro je c ts

to o k p la c e in a m u lti-p ro je c t e n v iro n m e n t.) T h e to p c o m p e te n c ie s fo r e a c h o f th e se six a re a s w e re :

A d m in istr a tiv e : M o n ito rin g /c o n tro l

B u sin e ss/str a te g ic : B u sin e ss se n se

M u ltip le p r o je c t m a n a g e m e n t: E x p e rie n c e

In te r p e r so n a l: L e a d e rsh ip

In tr a p e r so n a l: O rg a n iz a tio n a n d d isc ip lin e

T e c h n ic a l: K n o w le d g e o f p ro d u c t a p p lic a tio n s

In se le c tin g a p ro je c t m a n a g e r, it is h e lp fu l to first c o n sid e r th e n a tu re o f th e p ro je c t a n d

w h ic h c o m p e te n c ie s a n d sk ills a re lik e ly to b e re q u ire d . T h e n try to fin d c a n d id a te s w ith th e

d e sire d e x p e rie n c e a n d sk ills.

B e s t P r a c t ic e s : P r o je c t T e a m L e a d e r s h ip

E ffe c tiv e p ro je c t m a n a g e rs e m p o w e r te a m m e m b e rs to c o m p le te p ro je c t ta sk s, b u t te a m s still

n e e d stro n g le a d e rsh ip fro m p ro je c t le a d e rs to h e lp th e m c o m p le te p ro je c t o b je c tiv e s. W ith o u t

so lid le a d e rsh ip , te a m s o fte n stru g g le to re m a in fo c u se d o n c u sto m e r re q u ire m e n ts a n d fa il to

e v o lv e a n d d e v e lo p n e w sk ills.

B y in te g ra tin g th e fo llo w in g id e a s in to y o u r le a d e rsh ip p ra c tic e s, y o u c a n e ffe c tiv e ly le a d

y o u r te a m s to su c c e ssfu lly a c c o m p lish p ro je c t g o a ls:

P r o v id e a c c o u n ta b ility a n d te a m g u id a n c e

M a in ta in a b a la n c e b e tw e e n a lo n g -ra n g e , stra te g ic a p p ro a c h a n d sh o rt-te rm ta c tic a l

d e c isio n s. W o rk w ith th e te a m to a c h ie v e im m e d ia te re su lts, b u t re m e m b e r to a lso k e e p

a n e y e o n lo n g -te rm p ro b le m -so lv in g a n d d e c isio n -m a k in g issu e s.

H e lp th e te a m u n d e rsta n d th e p ro je c t's p u rp o se a n d g o a ls. C le a rly sta te th e o rg a n iz a tio n 's

e x p e c ta tio n s o f th e te a m , a n d c o n tin u a lly re in fo rc e th e p ro je c t's sta te d in te n tio n a n d

su c c e ss c rite ria .

D o n 't e v a d e y o u r re sp o n sib ility a s a p ro je c t le a d e r a n d p ro je c t m a n a g e r. E m p o w e r th e

te a m to m a k e th e d e c isio n s th a t a re w ith in th e ir c o n tro l, b u t d o n 't sid e ste p y o u r d u tie s.

D o n 't le a v e te a m m e m b e rs to m a k e d e c isio n s w h e re th e y la c k a p p ro p ria te a u th o rity o r

d o n 't h a v e th e p ro p e r c o n te x t.

M a in ta in a c o n s ta n t flo w o f in fo r m a tio n

U se g ra p h ic v isu a l d isp la y s to su m m a riz e th e te a m 's w o rk a n d k e e p sta k e h o ld e rs a w a re o f

te a m p ro g re ss. (T h is w ill re lie v e th e te a m fro m c o n sta n tly h a v in g to a n sw e r q u e stio n s.)

R e g u la rly u p d a te th e se d isp la y s so th a t th e m o st-re c e n t in fo rm a tio n is a v a ila b le to

e v e ry o n e a t a ll tim e s.

U se d ire c t, u n a m b ig u o u s la n g u a g e to p re se n t in fo rm a tio n a n d to c le a rly e x p re ss y o u r

th o u g h ts a n d id e a s.

E n c o u ra g e p a rtic ip a tio n in th e d e c isio n -m a k in g p ro c e ss. V a lu e th e in p u t o f o th e rs b y

c o lle c tin g id e a s a n d o p in io n s b e fo re m a k in g d e c isio n s. S e t p r o je c t b o u n d a r ie s b u t a llo w th e w o r k to a d a p t

S e t b o u n d a rie s fo r th e p ro je c t b u t a llo w p ra c tic e s to e v o lv e w ith in th o se b o u n d a rie s.

R e m o v e re d u n d a n c y a n d w a ste , a n d re v ie w p ra c tic e s re g u la rly to e n su re th a t th e y re m a in

e ffic ie n t a n d e ffe c tiv e .

M a k e su re th a t th e te a m o b je c tiv e s a re a lig n e d w ith p ro je c t re q u ire m e n ts. K e e p th e te a m

fo c u se d o n m e e tin g o b je c tiv e s a n d sa tisfy in g c u sto m e r n e e d s.

E n fo rc e a d isc ip lin e d p ro je c t a p p ro a c h . M a k e su re th a t th e te a m fo llo w s p ro je c t

g u id e lin e s a n d p ra c tic e s to m e e t g o a ls a n d o b je c tiv e s.

D e v e lo p th e te a m

M a k e su re te a m m e m b e rs c o n tin u e to le a rn n e w sk ills, a p p ly n e w to o ls a n d te c h n iq u e s,

a n d im p ro v e in d iv id u a l a n d te a m c o m p e te n c ie s. P ro v id e tra in in g o p p o rtu n itie s a n d

e n c o u ra g e e x p lo ra tio n a n d c o n tin u o u s im p ro v e m e n t.

E x p re ss a b e lie f in y o u r te a m m e m b e rs' a b ilitie s to so lv e p ro b le m s a n d d e v e lo p so lu tio n s.

E n c o u ra g e a u to n o m y so te a m m e m b e rs e x e rc ise th e ir o w n ju d g m e n t (w h ile th e y sta y

w ith in p ro je c t b o u n d a rie s), a n d e x p re ss tru st in te a m d e c isio n s.

M o tiv a te th e te a m

E sta b lish h ig h e x p e c ta tio n s fo r y o u rse lf a n d y o u r te a m . E x p e c t te a m m e m b e rs to a d o p t a

b e lie f th a t th e y w ill c o n tin u e to a c h ie v e g o a ls a n d p ro d u c e su c c e ssfu l o u tc o m e s e a c h tim e

th e y ta k e o n n e w c h a lle n g e s.

K e e p te a m m e m b e rs e n g a g e d . E x h ib it e n th u sia sm a n d e x c ite m e n t fo r te a m p ro g re ss a n d

c e le b ra te th e te a m 's su c c e sse s.

A d ju s t y o u r le a d e r s h ip s ty le a s th e te a m m a tu r e s

R e c o g n iz e th a t "c o m m a n d -a n d -c o n tro l" p o lic ie s a n d p ra c tic e s w ill h a m p e r te a m p ro g re ss.

R e m e m b e r th a t y o u a re p ro v id in g in fo rm a tio n a n d h e lp in g th e te a m to sh a p e p ro c e sse s to

a c h ie v e re su lts— y o u a re n o t m ic ro -m a n a g in g th e ir ta sk s.

A s p ro c e sse s b e c o m e p a rt o f a te a m 's d a ily p ra c tic e , a d ju st y o u r le a d e rsh ip sty le fro m o n e

th a t "g u id e s a n d te a c h e s" to o n e th a t "sh a re s a n d in te ra c ts." W h e n y o u sp e n d le ss tim e

te a c h in g th e te a m h o w to w o rk , y o u c a n sp e n d m o re tim e im m e rsin g y o u rse lf in th e w o rk

itse lf.

D o n 't try to so lv e th e te a m 's p ro b le m s. E x p o se p ro b le m s a n d h e lp th e te a m d e v e lo p

so lu tio n s a s th e y se e fit.

B y fo c u sin g o n su p p o rtin g a n d e n a b lin g th e te a m , e ffe c tiv e p ro je c t le a d e rs e lim in a te

d istra c tio n s a n d p ro v id e a fra m e w o rk w ith in w h ic h th e te a m c a n d o w h a t th e y d o b e st— c re a te

p ro d u c ts th a t m e e t re q u ire m e n ts. M a n a g in g S t a k e h o ld e r E x p e c t a t io n s

O n a n y p ro je c t, e x p e c ta tio n s— a b o u t w h a t th e p ro je c t is fo r, h o w it sh o u ld b e ru n , a n d w h a t

th e e n d re su lt sh o u ld lo o k lik e — w ill in e v ita b ly b e m a d e b y th e p e o p le in a n d a ro u n d th e

p ro je c t. W h ile e ffe c tiv e p ro je c t m a n a g e rs w o rk to e n su re th a t th e se sta k e h o ld e r a n d

p a rtic ip a n t e x p e c ta tio n s w ill b e m e t, th e y a lso n e e d to m a n a g e th o se e x p e c ta tio n s to k e e p

th e m a lig n e d w ith a n y c h a n g e s to th e p ro je c t's g o a ls o r o b je c tiv e s. T h e y n e e d to c o n tin u a lly

c o m m u n ic a te a n d w o rk w ith sta k e h o ld e rs, to g u a ra n te e th a t e x p e c ta tio n s re m a in re a listic a n d

th a t n o tio n s o f su c c e ss a re b a se d o n th e e v o lv in g p ro je c t o b je c tiv e s. C h a n g in g p la n s w ill n e e d

to b e d isc u sse d w ith a ffe c te d p a rtie s, a n d th e p ro je c t m a n a g e r m a y b e c a lle d u p o n to h e lp

th e se g ro u p s a d ju st a n d re so lv e a n y issu e s th a t o c c u r a s e x p e c ta tio n s a re re fa sh io n e d .

T h e Is s u e L o g

A s c h a n g e s a re d isc u sse d w ith sta k e h o ld e rs, th e se c o n v e rsa tio n s m a y u n c o v e r n e w issu e s th a t

n e e d to b e in v e stig a te d a n d a d d re sse d . A s w ith a ll o th e r issu e s o n th e p ro je c t, th e se issu e s

sh o u ld b e d o c u m e n te d in a n issu e lo g .

T h e issu e lo g h e lp s th e p ro je c t m a n a g e r a n d p ro je c t m a n a g e m e n t te a m d e c id e h o w th e y w ill

fo c u s th e ir e ffo rts a n d k e e p th e p ro je c t o n tra c k . A n y tim e a n issu e is d isc o v e re d , th e p ro je c t

m a n a g e r (o r a p p ro p ria te te a m m e m b e r) w ill n e e d to u p d a te th e issu e lo g w ith a ll p e rtin e n t

in fo rm a tio n , w h ic h w ill th e n a llo w th e p ro je c t m a n a g e m e n t te a m to p rio ritiz e a n d p la n fo r th e

issu e 's re so lu tio n . E a c h issu e sh o u ld b e a ssig n e d a n o w n e r w h o is re sp o n sib le fo r

c o m m u n ic a tin g a b o u t th e issu e w ith th e a p p ro p ria te p a rtie s, a n d fo r tra c k in g a n d re so lv in g th e

issu e b y a se t ta rg e t d a te . D o c u m e n tin g (a n d c o n tin u a lly u p d a tin g ) a ll issu e s w ill e n su re th a t a

sh a re d u n d e rsta n d in g o f e a c h issu e e x ists a n d th a t p la n s fo r h o w it w ill b e a d d re sse d a n d

re so lv e d h a v e b e e n th o u g h t th ro u g h .

R e s o lv in g Is s u e s

W h e n a n issu e is u n c o v e re d , th e p ro je c t te a m c a n re sp o n d w ith a ra n g e o f re sp o n se s th a t w ill

d e p e n d o n th e issu e itse lf a n d o n th e a b ilitie s o f th e p e o p le o n th e te a m . T h e re sp o n se w ill

n e e d to ta k e in to a c c o u n t sta k e h o ld e r m a n a g e m e n t stra te g ie s, b u t g e n e ra lly , th e issu e sh o u ld

b e a d d re sse d w ith sta k e h o ld e rs p ro m p tly a n d sin c e re ly .

If th e p ro je c t's b u d g e t in c lu d e s m a n a g e m e n t re se rv e s se t a sid e fo r p o te n tia l issu e s, th e p ro je c t

m a n a g e m e n t te a m m a y n e e d a p p ro v a l to a p p ly th e se re se rv e s to re so lv e th e issu e . C h a n g e s to

th e p ro je c t a c tiv itie s m a y a lso n e e d to b e m a d e , a n d w h ile a c h a n g e sh o u ld n o t b e

im p le m e n te d w ith o u t c o n sid e rin g th e im p a c ts o n th e p ro je c t's b a se lin e s a n d th e w o rk o f th e

p ro je c t te a m , p ro je c t m a n a g e rs sh o u ld n o t b e re sista n t to c h a n g e o u t o f p rin c ip le o r

stu b b o rn n e ss. It is a ll to o c o m m o n fo r p ro je c t m a n a g e rs to b e c o m e so in v e ste d in th e ir id e a s

a b o u t h o w p ro je c ts sh o u ld b e ru n th a t th e y a re re sista n t to c h a n g e s n e c e ssa ry to b rin g th e

p ro je c t to su c c e ss.

If p la n n e d p ro je c t a c tiv itie s d o n e e d to b e c h a n g e d to e n su re th a t th e p ro je c t m e e ts a c c e p ta n c e

c rite ria , c h a n g e re q u e sts m a y n e e d to b e su b m itte d a n d p ro je c t d o c u m e n ts m a y n e e d to b e

u p d a te d . R e g a rd le ss o f th e sp e c ific m a n a g e m e n t d e c isio n s m a d e , th e issu e lo g w ill n e e d to b e

u p d a te d to re fle c t th e issu e 's re so lu tio n . T h is u p d a te d issu e lo g w ill b e c o m e a n im p o rta n t

d o c u m e n t fo r fu tu re p ro je c ts, a s th e le sso n s le a rn e d fro m re so lv in g th e issu e s c a n h e lp o th e r

te a m s a v o id sim ila r p ro b le m s o r u se th e re le v a n t in fo rm a tio n to re so lv e th e ir o w n p ro b le m s. S a tis fy in g S ta k e h o ld e r s

T h e sa tisfa c tio n o f sta k e h o ld e rs w ill re ly o n th e in te rp e rso n a l sk ills o f th e p ro je c t m a n a g e r,

w h o m a y n e e d to u se d e c isio n -m a k in g , n e g o tia tio n , o r c o n flic t m a n a g e m e n t sk ills to e n su re

p ro je c t su c c e ss. T h e se sk ills m a y h e lp so o th e sta k e h o ld e rs a n d a ssu re th e m th a t th e p ro je c t

re m a in s o n tra c k to m e e t th e c o n tra c te d p ro je c t c rite ria . W h ile n o t e v e ry issu e th a t a rise s

n e e d s to b e a d d re sse d , th o se th a t d o w ill n e e d to b e c a re fu lly c o n sid e re d to p re v e n t p ro je c t

d e la y s o r in c o m p le te re q u ire m e n ts th a t m a y u p se t o r a n g e r sta k e h o ld e rs.

F o r m in g t h e P r o je c t T e a m

T o c o m p le te a p ro je c t su c c e ssfu lly , th e p ro je c t m a n a g e r w ill n e e d to c o m p ile a p ro je c t te a m .

B u t th e p ro c e ss o f p u ttin g to g e th e r a te a m m a y n o t b e e a sy — h u m a n re so u rc e s, lik e m o st

o th e r re so u rc e s o n a p ro je c t, a re lim ite d a n d m a y h a v e to b e sh a re d w ith o th e r d e p a rtm e n ts o r

p ro je c ts. In a d d itio n , te a m m e m b e rs m a y n o t p o sse ss th e n e c e ssa ry sk ills to c o m p le te n e e d e d

a c tiv itie s so th o se sk ills w ill n e e d to b e p ro c u re d o r a c q u ire d in so m e fo rm . B u t fo r th e p ro je c t

to b e c o m p le te d su c c e ssfu lly , th e p ro je c t m a n a g e r w ill h a v e to e n su re th a t a n e ffe c tiv e te a m

c a n b e c re a te d , w ith p e o p le w h o se sk ills a n d a b ilitie s w ill c o n trib u te th e m o st to a c h ie v in g th e

p ro je c t's g o a ls.

S ta ffin g th e P r o je c t

P u ttin g to g e th e r a n d m a n a g in g a p ro je c t te a m is a m u ltid im e n sio n a l a c tiv ity . It in v o lv e s:

re c ru itin g th e te a m

a sse ssin g th e ir sk ill se ts a n d in te re st in th e p ro je c t

e n su rin g th a t th o se p e o p le w ith th e a p p ro p ria te sk ill se ts w ill b e a v a ila b le w h e n n e e d e d

d e v e lo p in g , m o tiv a tin g , c o a c h in g , a n d e v a lu a tin g te a m m e m b e rs

p e rso n a lly m o d e lin g th e b e h a v io rs o f a n id e a l te a m p la y e r, in c lu d in g e x h ib itin g re sp e c t

fo r o th e rs a n d re so lv in g c o n flic ts w h e n th e y o c c u r

In a d d itio n , th e re a re c o n stra in ts th a t w ill a ffe c t th e p ro je c t a n d its ro le s a n d re sp o n sib ilitie s.

F o r e x a m p le , a w e a k m a trix o rg a n iz a tio n m a y g ra n t th e p ro je c t m a n a g e r le ss a u th o rity ; th e re

m a y b e u n io n c o n tra c ts th a t c a n h a m p e r o r lim it sta ffin g c h o ic e s; o r b u d g e ta ry c o n stra in ts

m a y lim it tra v e l o r sta ffin g . A ll o f th e se fa c to rs w ill n e e d to b e ta k e n in to a c c o u n t a s th e

p ro je c t m a n a g e r c o m p le te s th e p ro je c t ro ste r.

N e g o tia tin g fo r S e r v ic e s

E v e n a fte r d e c id in g w h o h e o r sh e w o u ld lik e to h a v e o n th e te a m , th e p ro je c t m a n a g e r m a y

n e e d to n e g o tia te fo r th e ir se rv ic e s— w ith fu n c tio n a l m a n a g e rs (in a fu n c tio n a l o rg a n iz a tio n )

o r o th e r p ro je c t m a n a g e rs (in p ro je c tiz e d o rg a n iz a tio n s). T h is n e g o tia tio n sh o u ld id e a lly b e

d o n e fa c e -to -fa c e , w ith a c o p y o f im p o rta n t p ro je c t d o c u m e n ts (lik e th e p ro je c t c h a rte r) se n t

to th e o th e r n e g o tia tin g p a rty in a d v a n c e . (A n e m a il su m m a riz in g th e p ro je c t's sp o n so r, in te n t,

o b je c tiv e s, d u ra tio n , a n d tim e fra m e c a n a lso b e u se d .) T h e p ro je c t m a n a g e r m ig h t a lso

sp e c ify th e n a m e (s) o f p o te n tia l te a m c a n d id a te (s) o r th e ir re q u ire d sk ill se ts. N e g o tia tio n s

sh o u ld b e d o n e in g o o d fa ith , w ith a w in -w in re su lt a s th e g o a l o f b o th p a rtie s. If th e o th e r p a rty in th e n e g o tia tio n re sp o n d s u n e n th u sia stic a lly to th e re q u e st, th e p ro je c t m a n a g e r m a y

w a n t to stra te g iz e p o ssib le c o m p ro m ise s, in c lu d in g th e re p la c e m e n t o f a n e m p lo y e e p u lle d

a w a y , o r so m e o th e r c o m p e n sa to ry m e c h a n ism .

V ir tu a l T e a m s

In so m e in sta n c e s, it m a y b e p o ssib le to c re a te a v irtu a l te a m to c o m p le te p ro je c t a c tiv itie s.

V irtu a l te a m s a re g ro u p s o f p e o p le w ith a sh a re d g o a l w h o fu lfill p ro je c t o b lig a tio n s w ith

little o r n o tim e sp e n t m e e tin g fa c e -to -fa c e . V irtu a l te a m s c a n m a k e so m e p ro je c ts (th a t m ig h t

o th e rw ise h a v e b e e n p o stp o n e d o r c a n c e le d d u e to tra v e l e x p e n se s) p o ssib le o r e a sie r to

c o m p le te . A v irtu a l te a m m a y a lso b e m o re p ro d u c tiv e b e c a u se it m a y b rin g to g e th e r:

p e o p le fro m d iv e rse g e o g ra p h ic a re a s, w ith d iffe rin g id e a s o r v ie w p o in ts

a n e x p e rt w h o is c ru c ia l to p ro je c t su c c e ss b u t c a n n o t b e c o -lo c a te d w ith th e re st o f th e

te a m

e m p lo y e e s w ith n e c e ssa ry sk ills w h o w o rk fro m h o m e o ffic e s o r re m o te lo c a tio n s

T h e lim ita tio n s th a t u se d to p re v e n t th e se in d iv id u a ls fro m c o lla b o ra tin g a re n o w m o o t

b e c a u se a d v a n c e s in te c h n o lo g y h a v e , in e ffe c t, sh o rte n e d th e d ista n c e b e tw e e n th e se p e o p le .

It is im p o rta n t to re m e m b e r, h o w e v e r, th a t n e w te c h n o lo g ie s re q u ire n e w m a n a g e m e n t

c o m p e te n c ie s. In v irtu a l e n v iro n m e n ts, th e p ro je c t m a n a g e r sh o u ld g iv e sp e c ia l c o n sid e ra tio n

to th e w a y th a t c o m m u n ic a tio n is p la n n e d a n d e x e c u te d , a s so m e c o m m u n ic a tio n s m a y

re q u ire m o re tim e a n d e m p h a sis b e c a u se o f c u ltu ra l d iffe re n c e s a n d th e re d u c e d fa c e tim e

sh a re d b e tw e e n m a n a g e rs a n d th e p ro je c t te a m .

T r a in in g th e S ta ff

If te a m m e m b e rs h a v e so m e b u t n o t a ll o f th e n e c e ssa ry sk ills fo r th e p ro je c t, th e p ro je c t

m a n a g e r m a y n e e d to p ro v id e a p p ro p ria te tra in in g to b u ild c o m p e te n c ie s, o r to a ssig n th e m to

w o rk w ith a se n io r p ro je c t te a m m e m b e r to g a in th e n e e d e d sk ills. T ra in in g m a y b e fo rm a l

(su c h a s c la ssro o m -, o n lin e -, o r c o m p u te r-b a se d tra in in g ) o r it m a y b e in fo rm a l c o a c h in g ,

m e n to rin g , o r jo b sh a d o w in g . If m e n to rin g o r jo b sh a d o w in g is u se d , th e tim e sp e n t o n th e se

a c tiv itie s sh o u ld b e fa c to re d in to ro le a n d re sp o n sib ility d e sc rip tio n s a n d tim e e stim a te s.

B u ild in g a H ig h -p e r fo r m in g T e a m

D e v e lo p in g a T e a m , R a th e r th a n a G r o u p

In m a n y p ro je c ts, a n e m p o w e re d o r h ig h -p e rfo rm in g te a m w ill g re a tly in c re a se th e p o ssib ility

o f p ro je c t su c c e ss, so o n e k e y re sp o n sib ility o f th e p ro je c t m a n a g e r is to d e v e lo p th is h ig h ly

fu n c tio n in g te a m o u t o f a c o lle c tio n o f p e o p le .

E m p o w e re d o r h ig h -p e rfo rm in g te a m s c o m m u n ic a te fre e ly , e x c h a n g e in p u t a n d fe e d b a c k , a n d

d isc u ss id e a s o p e n ly . T h e se te a m m e m b e rs w o rk e ffe c tiv e ly to g e th e r, a re m o re e n th u sia stic

a n d c o m m itte d , a n d re so lv e c o n flic ts m o re q u ic k ly w ith o u t in te rv e n tio n . A n d w o rk in g o n

th e se ty p e s o f te a m s e n c o u ra g e s p e o p le to in te rn a liz e th e te a m s' g o a ls a n d b e m o re h ig h ly

m o tiv a te d , m o re e x c ite d , m o re c re a tiv e , a n d h a rd e r w o rk in g . A n y h ig h -p e rfo rm in g te a m p o sse sse s fo u r c o m m o n c h a ra c te ristic s: c o m p le m e n ta ry sk ills;

p u rsu it o f a c o m m o n g o a l; a sh a re d a p p ro a c h a n d p e rfo rm a n c e m e a su re m e n ts; a n d m u tu a l

a c c o u n ta b ility . E a c h o f th e se c h a ra c te ristic s is d e sc rib e d in m o re d e ta il in th e p re se n ta tio n

b e lo w : C h a lle n g e s

T h e re a re , h o w e v e r, c h a lle n g e s to w o rk in g w ith su c h te a m s. A lth o u g h a te a m le a d e r/m a n a g e r

d o e s n o t p la y a tra d itio n a l su p e rv iso ry ro le w h e n w o rk in g w ith a n e m p o w e re d te a m , sh e d o e s

h a v e a c ritic a l ro le to p la y in la y in g th e g ro u n d w o rk fo r th e te a m 's su c c e ss. In d e e d , a te a m

le a d e r c a n h e lp w o rk e rs c o lla b o ra te su c c e ssfu lly a s a n e m p o w e re d te a m in th re e p rim a ry

w a y s.

W o rk e rs w h o a re n o t u se d to b e in g o n a n e m p o w e re d te a m m a y in itia lly b e u n c o m fo rta b le

w ith th e in c re a se d a c c o u n ta b ility th a t c o m e s fro m w o rk in g o n su c h a te a m a n d th e y m a y b e

u n e a sy d e p e n d in g o n th e ir c o lle a g u e s to su c h a g re a t d e g re e . A te a m le a d e r sh o u ld re c o g n iz e

th is c h a lle n g e a n d h e lp e m p lo y e e s d e a l w ith th e stre ss o f it.

E m p lo y e e s n e w to a n e m p o w e re d te a m e n v iro n m e n t m a y a lso fin d it d iffic u lt to to le ra te

c o n stru c tiv e c ritic ism fro m c o w o rk e rs w h o a re n o t th e ir su p e rv iso rs. M o re o v e r, w o rk e rs m a y

b e u n a c c u sto m e d to g iv in g c o n stru c tiv e c ritic ism to th e ir p e e rs. A le a d e r c a n u se te a m -

b u ild in g a n d tra in in g e x e rc ise s to a d d re ss th e issu e .

F in a lly , c o m m u n ic a tio n is e sse n tia l to th e su c c e ss o f a n e m p o w e re d te a m . W h ile te a m

m e m b e rs m a y h a v e little d iffic u lty e x p re ssin g th e ir o w n o p in io n s, th e y o fte n fa il to liste n

c a re fu lly to th e o p in io n s a n d id e a s o f o th e r te a m m e m b e rs. A te a m le a d e r c a n u se tra in in g

e x e rc ise s to in still th e sk ill o f c a re fu l liste n in g .

S ig n s o f D y s fu n c tio n

P ro je c t m a n a g e rs m u st a lso b e c o m e c o m fo rta b le id e n tify in g sig n s th a t th e ir te a m is b re a k in g

d o w n . O fte n tim e s, c h ro n ic c o m p la in in g a b o u t p ro g re ss o r w o rk lo a d to o n e a n o th e r o r to th e

p ro je c t m a n a g e r, a p a th y , p o o r c o m m u n ic a tio n , a n d m isse d d e a d lin e s a re re d fla g s. W h e n a

p ro je c t m a n a g e r in te rv e n e s in su c h a situ a tio n , it is o fte n h e lp fu l to c a ll a m e e tin g w h e re te a m

m e m b e rs c a n a ir th e ir c o n c e rn s, a n d th e p ro je c t m a n a g e m e n t te a m c a n g a th e r in fo rm a tio n to d e c id e o n a c o u rse o f a c tio n , w h ic h m ig h t b e a d d itio n a l tra in in g th a t w ill a llo w sta ff to

c o m p le te w o rk w ith le ss fru stra tio n , o r th e p ro je c t m a n a g e m e n t te a m m ig h t d e c id e to u se

o th e r te a m d e v e lo p m e n t te c h n iq u e s. W h a te v e r in te rv e n tio n te c h n iq u e is c h o se n , it sh o u ld b e

im p le m e n te d q u ic k ly to a d d re ss th e p ro b le m b e fo re it a d v e rse ly a ffe c ts th e p ro je c t.

T e a m B u ild in g a n d T e a m D y n a m ic s

A s a p ro je c t te a m le a d e r e m b a rk s o n m a n a g in g a g ro u p , h e o r sh e sh o u ld b e a w a re o f c e rta in

c o m m o n te a m d y n a m ic s. B ru c e T u c k m a n 's m o d e l o f g ro u p d e v e lo p m e n t is a g o o d fra m e w o rk

to a p p ly . T h is m o d e l su g g e sts th a t e v e ry te a m g o e s (in o rd e r) th ro u g h th e sta g e s o f fo rm in g ,

sto rm in g , n o rm in g , p e rfo rm in g , a n d a d jo u rn in g .

F o r m in g

In th e e a rly sta g e s o f a te a m 's d e v e lo p m e n t, th e fo rm in g o f th e g ro u p ta k e s p la c e . F ro m a

w o rk p e rsp e c tiv e , th e g ro u p m e e ts, le a rn s a b o u t th e p ro je c t, a g re e s o n g o a ls, a n d th e n

b e g in s w o rk in g o n ta sk s. F ro m a b e h a v io ra l p e rsp e c tiv e , th e te a m m e m b e rs te n d to a c t

in d e p e n d e n tly a n d a re o n th e ir b e st b e h a v io r. T h is sta g e is im p o rta n t b e c a u se th e g ro u p

g e ts to k n o w o n e a n o th e r a n d g ro w s m o re frie n d ly .

B e c a u se te a m m e m b e rs a re ju st g e ttin g a d ju ste d to n e w p ro je c t ta sk s a n d n e w c o w o rk e rs,

th e te a m le a d e r n e e d s to b e d ire c tiv e d u rin g th e F o rm in g sta g e .

S to r m in g

A fte r le a v in g th e F o rm in g sta g e , te a m s e n te r th e S to rm in g sta g e . In th is sta g e , d iffe re n t

id e a s a n d /o r a p p ro a c h e s c o m p e te fo r c o n sid e ra tio n b y th e g ro u p . T h e te a m m e m b e rs fe e l

m o re o p e n w ith o n e a n o th e r a n d c o n fro n t d iffe re n t id e a s a n d p e rsp e c tiv e s. D u rin g

S to rm in g , te a m m e m b e rs d e a l w ith q u e stio n s th a t in c lu d e h o w th e te a m w ill fu n c tio n

in d e p e n d e n tly a n d c o lle c tiv e ly , a s w e ll a s w h a t le a d e rsh ip m o d e l w ill b e a d o p te d . T h e

le n g th o f th e S to rm in g sta g e v a rie s b y te a m . T h e m a tu rity o f th e g ro u p m e m b e rs ty p ic a lly

d e te rm in e s w h e n th e te a m m o v e s o u t o f th is sta g e .

D u rin g th e S to rm in g sta g e , th e te a m le a d e r sh o u ld fo c u s o n tw o a re a s:

E m p h a siz in g to le ra n c e o f te a m m e m b e rs a n d th e ir d iffe re n c e s

C o n tin u in g to b e d ire c tiv e in g u id in g d e c isio n -m a k in g

N o r m in g

A fte r th e S to rm in g sta g e c o n c lu d e s, te a m s e n te r th e N o rm in g sta g e . A fte r w e a th e rin g th e

c o n flic t o f S to rm in g , te a m m e m b e rs m o d ify th e ir b e h a v io r a s th e y d e v e lo p te a m -o rie n te d

w o rk h a b its. T h is re su lts in m o re n a tu ra l te a m w o rk . T h e g ro u p b e g in s to b u ild in te rn a l

tru st, a n d m o tiv a tio n in c re a se s a s th e te a m b e c o m e s m o re c o m fo rta b le w ith th e p ro je c t.

T h e te a m le a d e r p la y s a m o re p a rtic ip a tiv e ro le th a n in th e e a rlie r sta g e s. W ith th e g ro u p

m e m b e rs w o rk in g m o re c o o p e ra tiv e ly a n d e ffe c tiv e ly , th e y c a n b e e x p e c te d to ta k e m o re

re sp o n sib ility fo r d e c isio n -m a k in g . P e r fo r m in g

H ig h -p e rfo rm in g te a m s re a c h w h a t is c a lle d th e P e rfo rm in g sta g e , w h e n a te a m fin d s

w a y s to a c c o m p lish its w o rk e ffe c tiv e ly w ith o u t in a p p ro p ria te c o n flic t o r th e n e e d fo r

e x te rn a l su p e rv isio n . T e a m m e m b e rs b e c o m e in te rd e p e n d e n t. C o n flic t is h a n d le d th ro u g h

m e a n s th a t a re a c c e p ta b le to th e te a m .

T h e te a m le a d e r p la y s a p a rtic ip a tiv e ro le d u rin g th e P e rfo rm in g sta g e , sin c e th e te a m

m a k e s m o st o f th e n e c e ssa ry d e c isio n s.

A d jo u r n in g

A s th e p ro je c t c o m e s to a c lo se , te a m s e n te r a n A d jo u rn in g sta g e th a t o ffe rs a se n se o f

c lo su re fo r th e c u rre n t p ro je c t a n d a c ts a s a ste p p in g -o ff p o in t fo r fu tu re p ro je c ts. T h is

c o m p le tio n sta g e g iv e s te a m m e m b e rs a c h a n c e to re c o g n iz e th e ir a c h ie v e m e n ts a n d sa y

g o o d b y e to e a c h o th e r b e fo re th e y m o v e o n to n e w ro le s a n d a c tiv itie s. T h is c a n b e a

d iffic u lt tim e fo r so m e te a m m e m b e rs b e c a u se th e re la tio n sh ip s th a t h a v e d e v e lo p e d

d u rin g th e p ro je c t a re c o m in g to a n e n d a n d p ra c titio n e rs m a y b e b e g in n in g n e w

a ssig n m e n ts th a t a re n o t w e ll-d e fin e d .

In th e A d jo u rn in g sta g e , te a m le a d e rs m a y n e e d to re ly o n th e ir "so ft sk ills" to a lle v ia te

c o n c e rn s a n d e n a b le te a m m e m b e rs to a p p ro p ria te ly sh ift th e ir fo c u s to th e ir n e w

a c tiv itie s. L e a d e rs m a y b e c a lle d u p o n to p ro v id e g u id a n c e to g ro u p m e m b e rs a n d to

a ssist in th e se tra n sitio n s, to re d u c e u n c e rta in ty a n d e n su re a sm o o th p ro g re ssio n to

su b se q u e n t w o rk .

P ro je c t m a n a g e rs n e e d to u n d e rsta n d th a t te a m s w ill p ro g re ss th ro u g h th e se sta g e s a t d iffe re n t

ra te s— so m e te a m s m a y p ro g re ss q u ic k ly w h ile o th e rs m o v e m o re slo w ly th ro u g h th e sta g e s.

A n d te a m s m a y a lso b e c o m e "stu c k " in c e rta in sta g e s a n d w ill n e e d e n c o u ra g e m e n t a n d

tra in in g b e fo re th e y c a n p ro g re ss to th e n e x t sta g e .

B a r r ie r s t o L e a d in g a H ig h -P e r fo r m in g T e a m

W h a t b a rrie rs c a n p re v e n t a te a m le a d e r a n d h is h ig h -p e rfo rm in g te a m fro m su c c e e d in g ?

T h e re a re fiv e fa c to rs th a t te a m le a d e rs m u st a d d re ss, o r th e y m a y fin d te a m p e rfo rm a n c e

su ffe rin g . T h e y a re :

1 . C o m p a n y c u ltu re tru m p s p e rso n a l le a d e rsh ip sty le .

2 . O rg a n iz a tio n a l stru c tu re m a y lim it le a d e rsh ip a u th o rity .

3 . T e a m d e v e lo p m e n t sta g e s a ffe c t p ro je c t o u tp u t.

4 . D iffe re n t le a d e rsh ip sty le s a re n e e d e d fo r d iffe re n t te a m d e v e lo p m e n t sta g e s.

5 . T e a m s m u st b e c u ltiv a te d .