Effective Communication and Training in Implementing a Performance Management System

M a n a g in g  P e rfo rm a n ce  fo r R e su lts

M o d u le  10 : E ffe c tiv e  C o m m u n ic a tio n  a n d  T ra in in g  in  Im p le m e n tin g  a

P e rfo rm a n c e  M a n a g e m e n t S y ste m

M o d u le  I n tr o d u c tio n

R e a d in g s

R eq u ired

C hapter 7 in Perform ance M anagem ent

C h ap ter 7 P o w erP o in t (m ed ia/agu in is_ p m 3_ p p t_ 0 7.p p t) slides –  Perform ance

M anagem ent

B ecker, K ., A ntuar, N ., &  E verett, C . (2011). Im p lem en tin g a p erfo rm an ce m an agem en t

system  in  a n o n p ro fit o rgan izatio n  (h ttp s://search ­eb sco h o st­

co m .csu glo b al.id m .o clc.o rg/lo gin .asp x?

d irect= tru e& d b = b u h & A N = 59 318 9 4 8 & site= eh o st­live). N onprofit M anagem ent and

Leadership, 21(3), 255­271.

R eco m m en d ed

Zare, F., Shorini, S. K ., &  M ehrabi, J. (2014). P ath o lo gical stu d y o f im p lem en tin g a

p erfo rm an ce m an agem en t system  b ased  o n  D e W all an d  M ied em a M o d el: A  case

stu d y o f regio n al w ater co m p an y in  Q azvin  (h ttp s://csu glo b al.id m .o clc.o rg/lo gin ?

u rl= h ttp ://search .p ro q u est.co m .csu glo b al.id m .o clc.o rg/d o cview /156 4 4 32 12 9 ?

acco u n tid = 38 56 9 ). K uw ait C hapter of the A rabian Journal of B usiness and M anagem ent

R eview , 4(1), 483­494.

F o r Y o u r S u cce ss

In this m odule, w e w ill discuss the process of PM S im plem entation and related com m unication.

R em em ber, this w eek you have a graded D iscussion Q uestion, a graded Q uiz, and required readings.

The prim ary graded D iscussion Q uestion m ust be posted by m idnight W ednesday for full credit; the

additional postings m ust be posted by m idnight Saturday. The graded Q uiz m ust be com pleted by

m idnight Saturday. There is also a Live Session this w eek. Your faculty w ill provide further details about this event.

L earn in g O u tco m es

1. C om prehend and analyze the role of a com m unication plan in perform ance m anagem ent system s.

2. E valuate the factors and training that im pact the quality of perform ance inform ation.

Com m unication Training Appeals

1 . P e r fo r m a n c e  M a n a g e m e n t I m p le m e n ta tio n

P r e p a r a tio n

H ow  a perform ance m anagem ent system  (PM S) is im plem ented can have trem endous im pact on its

effectiveness. A t the m inim um , leadership m ust do the follow ing to ensure a sm ooth

im plem entation. C heck out the steps to ensure a sm ooth im plem entation process:

E stablish tw o­w ay com m unication w ith w orkers about the purpose and im portance of the PM S

and its process.

Presenting the PM S concept early in the prelaunch phase and supporting it through training can

help address negative attitudes and the circulation of m isinform ation about the PM S. A

co m m u n icatio n  p lan  is a vital part of this, helping to generate a realistic view  of the PM S and

show ing em ployees not only its value to the organization but also the value of it to their ow n

organizational developm ent. A dditionally, providing inform ation outlined in w ritten docum ents can

also help m itigate m isunderstanding and resistance.

(Source: http://www.tbs­sct.gc.ca/tou/pmc­dgr/1

0­steps­etapes­eng.asp)

Click to Enlarge also help m itigate m isunderstanding and resistance.

A s such, the com m unication plan for a PM S should address three prim ary areas. K ey questions that

should be asked w hen developing a com m unication plan include:

1. W hat is perform ance m anagem ent and how  does it fit into the organization?

2. H ow  does a PM S affect and benefit individual w orkers?

3. H ow  do the system  and processes actually w ork?

Perform ance m anagem ent facilitates alignm ent of w ork w ith o rgan izatio n al go als. It also focuses

and defines m easurem ents of hum an resource productivity, and creates a docum ented procedure

for m ultidim ensional evaluation of w orker contribution. If developed properly, the PM S can

m inim ize negative im pact of ordinary appraisal system s w hile providing support for w orker

developm ent. The “w hat’s in it for m e” elem ents should also be addressed in the com m unication

process. A ll participating parties should be inform ed how  the PM S contributes to roadm aps for

training and professional developm ent, how  accurate assessm ents can facilitate individual grow th

and organizational goal achievem ent, and how  the required PM S interaction betw een w orkers and

m anagers can strengthen relationships and m utual understanding.

A s noted throughout this m odule, through education and training, em ployees can also gain a deeper

understanding of the PM S process.  C onsider this exam ple of A ccounting, Inc. from  your reading: U ltim ately, the goal is tran sp aren cy— to help em ployees see a com plete picture of the PM S

process w here effective com m unication is essential to this goal.

A s for raters, w ho are also an “audience” of the com m unication plan, training can fam iliarize them

w ith the various perform ance dim ensions; behavioral observation training can show  raters how  to

retain inform ation to provide standardized perform ance observations. Self­leadership training can

also assist raters’ confidence in their ability to m anage perform ance and their role in the PM S.

T h e  Im p o rta n ce  o f th e  A p p e a ls P ro ce ss

The understanding that PM S feed b ack  can be challenged is a key elem ent of the com m unication

plan.

For exam ple, if an em ployee w ere to receive w hat he or she perceived as a negative review , there

m ust be an established, and clearly com m unicated, process that w ould allow  the em ployee recourse.

The em ployee likely w ill first file an appeal w ith the hum an resources departm ent for m ediation

betw een the em ployee and rating supervisor. If satisfaction is not received at that level, the

T o p ic fo r R eflectio n

C onsider your last appraisal and the person(s) w ho conducted the

evaluation. W hat rater biases do you think im pacted your appraisal? A s

a leader in your organization, consider w hat processes or requirem ents

you w ould establish to reduce rater bias. betw een the em ployee and rating supervisor. If satisfaction is not received at that level, the

em ployee should be able to appeal to a panel of peers and other m anagers or even to an outside

arbitrator w ho is brought in to hear the argum ents on both sides.

K now ing that there is a form al process for appealing an evaluation can reinforce that the PM S is an

organizational tool that w orks to the best interests of both the w orker and the organization.

S tra te g ic C o m m u n ica tio n  P la n n in g

B efore a perform ance m anagem ent system  is launched, a successful com m unication plan m ust be

im plem ented. C om m unication planning has tw o com ponents:

1. T h e elem en tal stru ctu re o f th e p lan  serves as the roadm ap that provides direction and course

correction throughout plan im plem entation.

2. T h e m essages b ein g co m m u n icated  are im portant in generating system  acceptance. 

D iscover m ore about the elem ents of a strategic com m unication plan:

D eterm ine Goal

W hat is the ideal outcom e of the plan? W hat is the com m unication supposed to accom plish?

Identify and Profile Audience

W ho is the intended audience of the m essages? W hy do they need this inform ation?

D evelop M essages W hat inform ation is to be com m unicated? W hat questions should the inform ation address?

PM S m essages should include answ ers to the follow ing questions:

1. W hat is perform ance m anagem ent?

2. H ow  does perform ance m anagem ent fit into our strategy?

3. W hat’s in it for m e?

4. H ow  does it w ork?

5. W hat are m y responsibilities?

6. H ow  is perform ance m anagem ent related to other initiatives? (A guinis, 2013, p. 170)

Select Com m unication Channels

H ow  is the inform ation to be transm itted? W hat channels w ill be used for varying audiences?

Choose Activities and M aterials

W hat activities and m aterials w ill be used to express the m essage? H ow  w ill activities and

m aterials vary by audience?

Establish Partnerships

W hat stakeholders can partner in sharing the m essage? W hat groups w ill take ow nership of the

inform ation?

Im plem ent the Plan

C om m unicate, com m unicate, com m unicate.

Evaluate and M ake M id­course Corrections

H ow  w ill it be know n if the m essage w as received as intended? W hat feedback loops w ill be used

to m ake m id­course corrections? (W . K . K ellogg Foundation, 2006, p. 1)

E ffective com m unication is an im portant part of im plem enting a perform ance m anagem ent system

because it creates system  know ledge, acceptance, and support. N o one likes to be surprised at perform ance appraisal tim e, so it is critical to understand the system , how  it w orks, and how  it w ill

affect em ployees.  In closing, view  this video from  E uropean C enter for D evelopm ent Policy

M anagem ent (E C D PM ) that provides a helpful synopsis.

(Source: https://www.youtube.com/watch?v=OuYXIYW pqMM)

A  Prezi presentation w ith voice over from  E C D PM 's head of com m unications M . Julian.

H o w  to  D evelo p  an d  Im p lem en t a C o m m u n icatio n s S trategy

D eterm ine w hich of the follow ing item s are “m essages”

and w hich are “elem ents” of a strategic

com m unication plan by organizing them  into the

correct colum n. C lick on the item s in the left­hand

colum n to m ove them  into the right­hand colum n. C lick

on the item  again to m ove it back to the left colum n.

W hen finished, click “Subm it” to check your w ork.

C h eck  Y o u r U n d erstan d in g W hen finished, click “Subm it” to check your w ork.

C lick H ere to B egin

R e fe re n ce s

A guinis, H . (2013). Perform ance m anagem ent (3rd ed.). U pper Saddle R iver, N J: Prentice H all.

W . K . K ellogg Foundation. (2006). Tem plate for strategic com m unications plan. R etrieved from

https://w w w .w kkf.org/resource­directory/resource/2006/01/tem plate­for­strategic­

com m unications­plan