Fund Raising Project Selection

7 /1 5/2 017 U niv ers ity  o f P hoenix : P ro je ct M anagem ent: T he M anageria l P ro cess h ttp s://p hoenix .v ita ls ourc e.c om /# /b ooks/1 259822338/c fi/6 /2 6!/4 /3 42/1 02/2 /4 @ 0:0 1 /5 2 P ag e 2 4 P R IN TED  B Y: lttle m nta te @ em ail.p hoen ix .e d u. P rin tin g is  f o r p erso nal, p riv ate  u se  o nly . N o p art o f th is  b ook m ay  b e   r e p ro duced  o r tr a n sm itte d  w ith out p ublis h er's  p rio r p erm is sio n. V io la to rs w ill b e p ro se cu te d .

C H APT ER  T W O O rg an iz atio n S tr a te g y a n d P ro je ct S ele ctio n O rg aniz a tio n S tr a te g y a nd P ro je ct S ele ctio n T he S tr a te g ic  M an ag em en t P ro cess: A n O verv ie w T he N eed  f o r a  P ro je ct P ortf o lio  M an ag em en t S yste m A  P ortf o lio  M an ag em en t S yste m S ele ctio n C rite ria A pply in g a  S ele ctio n M odel M an ag in g th e P ortf o lio  S yste m S um mary A ppen dix  2 .1 : R eq uest f o r P ro posal ( R FP) 7 /1 5/2 017 U niv ers ity  o f P hoenix : P ro je ct M anagem ent: T he M anageria l P ro cess h ttp s://p hoenix .v ita ls ourc e.c om /# /b ooks/1 259822338/c fi/6 /2 6!/4 /3 42/1 02/2 /4 @ 0:0 2 /5 2 P ag e 2 5 P R IN TED  B Y: lttle m nta te @ em ail.p hoen ix .e d u. P rin tin g is  f o r p erso nal, p riv ate  u se  o nly . N o p art o f th is  b ook m ay  b e   r e p ro duced  o r tr a n sm itte d  w ith out p ublis h er's  p rio r p erm is sio n. V io la to rs w ill b e p ro se cu te d .   S tr a te g y i s  i m ple m en te d  t h ro ugh p ro je cts . E very  p ro je ct s h ould  h ave a  c le a r l in k t o  t h e o rg aniz a tio n's s tr a te g y.

S tr a te g y is  fu ndam en ta lly  d ecid in g h ow  th e o rg an iz atio n w ill  c o m pete .  O rg an iz atio ns u se  p ro je cts  to  c o nvert s tr a te g y in to  n ew  p ro ducts ,  s e rv ic es,  a n d p ro cesse s n eed ed  fo r  s u ccess.  F or  e x am ple ,  In te l's  m ajo r  s tr a te g y is o ne o f d if f e re n tia tio n.  I ts  p ro je cts  ta rg et  in novatio n a n d tim e to  m ark et.  C urre n tly ,  I n te l  is  d ir e ctin g its  s tr a te g y t o w ard  sp ecia lty  c h ip s  fo r  p ro ducts   o th er  th an  c o m pute rs ,  su ch  a s  a u to s,  se cu rity ,  c ell  p hones,  a ir   c o ntr o ls .

A noth er g o al i s  t o  r e d uce p ro je ct c y cle  t im es.  I n te l,  N EC ,  G en era l E le ctr ic ,  a n d A T& T h av e r e d uced  t h eir  c y cle t im es b y 2 0–50 p erc en t.  P ro je cts  a n d p ro je ct  m an ag em en t  p la y  th e k ey  r o le  in  s u pportin g s tr a te g ic  g oals .  I t  is v ita l f o r p ro je ct m an ag ers  t o  t h in k a n d a ct s tr a te g ic ally A lig nin g p ro je cts  w ith  th e s tr a te g ic  g oals  o f th e o rg an iz atio n is  c ru cia l  f o r p ro je ct  s u ccess.  T oday 's  e co nom ic c lim ate  is  u npre ced en te d  b y r a p id  c h an g es in  te ch nolo gy,  g lo bal  c o m petitio n,  a n d f in an cia l  u ncerta in ty .  T hese c o nditio ns m ak e s tr a te g y/p ro je ct  a lig nm en t  e v en  m ore  e sse n tia l  f o r s u ccess.  E nsu rin g a  s tr o ng lin k b etw een  th e s tr a te g ic  p la n  a n d p ro je cts  i s  a  d if f ic u lt t a sk  t h at d em an ds c o nsta n t a tte n tio n f ro m  t o p a n d m id dle  m an ag em en t. T he la rg er  a n d m ore  d iv ers e  a n  o rg an iz atio n,  th e m ore  d if f ic u lt  it  is  to  c re ate  a n d m ain ta in  th is  s tr o ng lin k. C om pan ie s to day  a re  u nder e n orm ous p re ssu re  to  m an ag e a  p ro cess th at  c le arly  a lig ns p ro je cts  to  o rg an iz atio n s tr a te g y.  A m ple  e v id en ce s till s u ggests  t h at m an y o rg an iz atio ns h av e n ot d ev elo ped  a  p ro cess t h at c le arly  a lig ns p ro je ct  se le ctio n to  th e str a te g ic  p la n .  T he re su lt  is   p oor  u tiliz atio n o f  th e o rg an iz atio n's   re so urc es— peo ple , m oney,  e q uip m en t,  a n d c o re  c o m pete n cie s.  C onvers e ly ,  o rg an iz atio ns th at  h av e a  c o here n t  lin k o f  p ro je cts  to s tr a te g y h av e m ore  c o opera tio n a cro ss t h e o rg an iz atio n, p erfo rm  b ette r o n p ro je cts , a n d h av e f e w er p ro je cts . H ow  c an  a n  o rg an iz atio n e n su re  t h is  l in k a n d a lig nm en t?  T he a n sw er r e q uir e s i n te g ra tio n o f p ro je cts  w ith  t h e s tr a te g ic  p la n .  In te g ra tio n a ssu m es th e e x is te n ce o f  a  s tr a te g ic  p la n  a n d a  p ro cess fo r  p rio ritiz in g p ro je cts  b y t h eir  c o ntr ib utio n to  th e p la n .  A  c ru cia l  f a cto r to  e n su re  th e s u ccess o f in te g ra tin g th e p la n  w ith  p ro je cts  lie s in t h e c re atio n o f  a  p ro cess th at  is  o pen  a n d tr a n sp are n t  fo r  a ll  p artic ip an ts  to  re v ie w .  T his  c h ap te r  p re se n ts  a n o verv ie w  o f  th e  im porta n ce  o f  str a te g ic   p la n nin g an d th e  p ro cess  fo r  d ev elo pin g a  str a te g ic   p la n .  T ypic al p ro ble m s e n co unte re d  w hen  s tr a te g y a n d p ro je cts  a re  n ot  lin ked  a re  n ote d .  A  g en eric  m eth odolo gy th at  e n su re s i n te g ra tio n b y cre atin g v ery  str o ng lin kag es  o f  p ro je ct  se le ctio n an d p rio rity  to  th e  str a te g ic   p la n  is   th en d is c u sse d .  T he  in te n ded  o utc o m es  are   cle ar  o rg an iz atio n fo cu s,  b est  u se   o f  sc arc e  o rg an iz atio n re so urc es ( p eo ple , e q uip m en t, c ap ita l) , a n d i m pro ved  c o m munic atio n a cro ss p ro je cts  a n d d ep artm en ts . 7 /1 5/2 017 U niv ers ity  o f P hoenix : P ro je ct M anagem ent: T he M anageria l P ro cess h ttp s://p hoenix .v ita ls ourc e.c om /# /b ooks/1 259822338/c fi/6 /2 6!/4 /3 42/1 02/2 /4 @ 0:0 3 /5 2 P ag e 2 6 P R IN TED  B Y: lttle m nta te @ em ail.p hoen ix .e d u. P rin tin g is  f o r p erso nal, p riv ate  u se  o nly . N o p art o f th is  b ook m ay  b e   r e p ro duced  o r tr a n sm itte d  w ith out p ublis h er's  p rio r p erm is sio n. V io la to rs w ill b e p ro se cu te d .

W hy P ro je ct M an agers N eed  t o  U ndersta n d S tr a te g y P ro je ct  m an ag em en t  h is to ric ally  h as b een  p re o ccu pie d  s o le ly  w ith  th e p la n nin g  a n d e x ecu tio n o f p ro je cts .  S tr a te g y w as c o nsid ere d  to  b e u nder th e p urv ie w  o f s e n io r m an ag em en t.  T his  is  o ld ­s c h ool  th in kin g.

N ew ­s c h ool  th in kin g  re co gniz es  th at  p ro je ct  m an ag em en t  is   at  th e  ap ex  o f  str a te g y an d o pera tio ns.  A aro n S hen har s p eak s to  th is  is su e w hen  h e s ta te s,  “ …  it  is  tim e to  e x pan d th e tr a d itio nal  r o le  o f th e p ro je ct  m an ag er f ro m  a n  o pera tio nal t o  a  m ore  s tr a te g ic  p ers p ectiv e.  I n  t h e m odern  e v olv in g o rg an iz atio n,  p ro je ct m an ag ers  w ill b e f o cu se d  o n b usin ess a sp ects ,  a n d th eir  r o le  w ill  e x pan d f ro m  g ettin g th e jo b  d one to  a ch ie v in g th e b usin ess r e su lts  a n d w in nin g i n  t h e m ark et p la ce.” 1 T here   are   tw o m ain  re aso ns  w hy p ro je ct  m an ag ers   n eed  to  u nders ta n d th eir   o rg an iz atio n's   m is sio n an d s tr a te g y.  T he f ir s t r e aso n i s  s o  t h ey  c an  m ak e a p pro pria te  d ecis io ns a n d a d ju stm en ts .  F or e x am ple ,  h ow  a  p ro je ct m an ag er  w ould  re sp ond to  a  s u ggestio n to  m odif y  th e d esig n o f  a  p ro duct  to  e n han ce p erfo rm an ce w ill  v ary d ep en din g  upon  w heth er  his   co m pan y  str iv es  to   be  a  pro duct  le ad er  th ro ugh  in novatio n  or  to   ach ie v e o pera tio nal  e x celle n ce th ro ugh lo w  c o st  s o lu tio ns.  S im ila rly ,  h ow  a  p ro je ct  m an ag er  w ould  re sp ond to  d ela y s m ay  v ary  d ep en din g u pon s tr a te g ic  c o ncern s.  A  p ro je ct  m an ag er  w ill  a u th oriz e o vertim e if   h er  fir m  p la ces a p re m iu m  o n g ettin g t o  t h e m ark et f ir s t. A noth er p ro je ct m an ag er w ill a ccep t t h e d ela y  i f  s p eed  i s  n ot e sse n tia l. T he  se co n d re aso n p ro je ct  m an ag ers   n eed  to  u nders ta n d th eir   o rg an iz atio n's   str a te g y is   so  th ey  can  b e e ff e ctiv e p ro je ct  a d vo cate s.  P ro je ct  m an ag ers  h av e to  b e a b le  to  d em onstr a te  to  s e n io r  m an ag em en t  h ow  th eir p ro je ct  c o ntr ib ute s  to  th eir   fir m 's   m is sio n.  P ro te ctio n a n d c o ntin ued  su pport  c o m e fro m  b ein g a lig ned  w ith c o rp ora te  o bje ctiv es.  P ro je ct  m an ag ers  a ls o  n eed  to  b e a b le  to  e x pla in  to  te am  m em bers  a n d o th er s ta k eh old ers w hy c erta in  p ro je ct o bje ctiv es a n d p rio ritie s a re  c ritic al. T his  i s  e sse n tia l f o r g ettin g b uy­in  o n c o nte n tio us t r a d e­ o ff  d ecis io ns. F or  th ese   re aso ns  pro je ct  m an ag ers   w ill  fin d  it  valu ab le   to   hav e  a  keen   unders ta n din g  of  str a te g ic m an ag em en t a n d p ro je ct s e le ctio n p ro cesse s, w hic h  a re  d is c u sse d  n ex t.

T he S tr a te g ic  M an ag em en t P ro cess: A n O verv ie w S tr a te g ic  m an ag em en t  is  th e p ro cess o f a ssessin g “ w hat  w e a re ” a n d d ecid in g a n d im ple m en tin g “ w hat  w e in te n d to  b e a n d h o w  w e a re  g oin g to  g et  th ere .”  S tr a te g y d escrib es h ow  a n  o rg an iz atio n in te n ds to  c o m pete  w ith  th e re so urc es a v aila b le  in  th e e x is tin g a n d p erc eiv ed  f u tu re  e n vir o nm en t. T w o m ajo r  d im en sio ns  o f  str a te g ic  m an ag em en t  a re  re sp ondin g to  c h an ges  in  th e e x te rn al  e n vir o nm en t  a n d a llo catin g s c arc e re so urc es o f  th e fir m  to  im pro ve its  c o m petitiv e p ositio n.  C on sta n t  s c an nin g o f  th e e x te rn al e n vir o nm en t f o r c h an ges i s  a  m ajo r r e q uir e m en t f o r s u rv iv al i n  a  d ynam ic  c o m petitiv e e n vir o nm en t.  T he s e co nd d im en sio n is  th e in te rn al  r e sp onse s to  n ew  a ctio n p ro gra m s a im ed  a t  e n han cin g th e c o m petitiv e p ositio n o f th e f ir m .  T he n atu re  o f th e r e sp onse s d ep en ds o n th e ty pe o f b usin ess,  e n vir o nm en t  v ola tility ,  c o m petitio n,  a n d th e o rg an iz atio nal c u ltu re . S tr a te g ic  m an ag em en t  p ro vid es th e th em e a n d fo cu s o f  th e fu tu re  d ir e ctio n o f  th e o rg an iz atio n.  It  s u pports c o nsis te n cy  o f a ctio n a t  e v ery  le v el  o f th e o rg an iz atio n.  I t  e n co ura g es in te g ra ti o n b ecau se  e ff o rt  a n d r e so urc es a re  c o m mitte d  to  c o m mon g oals  a n d s tr a te g ie s.  S ee S nap sh ot  fro m  P ra ctic e:  D oes IB M 's  W ats o n's  J e o pard y P ro je ct  R ep re se n t  a  C han ge in  S tr a te g y? I t  is  a  c o ntin uous,  ite ra tiv e p ro cess a im ed  a t  d ev elo pin g a n  in te g ra te d a n d c o ord in ate d  lo ng­te rm  p la n  o f  a ctio n .  S tr a te g ic  m an ag em en t  p ositio ns th e o rg an iz atio n to  m eet  th e n eed s a n d r e q uir e m en ts  o f its  c u sto m ers  f o r th e lo ng te rm .  W ith  th e lo ng­te rm  p ositio n id en tif ie d ,  o bje ctiv es a re  s e t, a n d s tr a te g ie s a re  d ev elo ped  to  a ch ie v e o bje ctiv es a n d th en  tr a n sla te d  in to  a ctio ns b y im ple m en tin g p ro je cts .

S tr a te g y c a n  d ecid e th e s u rv iv al  o f a n  o rg an iz atio n.  M ost  o rg an iz atio ns a re  s u ccessfu l  in   f o rm ula tin g   s tr a te g ie s f o r w hat  c o urs e (s ) th ey  s h ould  p urs u e.  H ow ev er,  th e p ro ble m  in  m an y o rg an iz atio ns is   i m ple m en tin g   s tr a te g ie s — th at i s , m ak in g t h em  h ap pen . I n te g ra tio n o f s tr a te g y f o rm ula tio n a n d i m ple m en ta tio n o fte n  d oes n ot e x is t. 7 /1 5/2 017 U niv ers ity  o f P hoenix : P ro je ct M anagem ent: T he M anageria l P ro cess h ttp s://p hoenix .v ita ls ourc e.c om /# /b ooks/1 259822338/c fi/6 /2 6!/4 /3 42/1 02/2 /4 @ 0:0 4 /5 2 P ag e 2 7 P R IN TED  B Y: lttle m nta te @ em ail.p hoen ix .e d u. P rin tin g is  f o r p erso nal, p riv ate  u se  o nly . N o p art o f th is  b ook m ay  b e   r e p ro duced  o r tr a n sm itte d  w ith out p ublis h er's  p rio r p erm is sio n. V io la to rs w ill b e p ro se cu te d .   S N APSH OT F R O M  P R A CTIC E   D oes I B M 's  W ats o n's  J e o pard y P ro je ct R ep re se n t a  C han ge i n  S tr a te g y? * I B M 's  in ves tm en t  in  a rtif ic ia l  in te llig en ce p aid  o ff .  I n  F eb ru ary  2 010,  m illio ns o f p eo ple  w ere  g lu ed  to  th eir  te le v is io n s ets  to  w atc h  I B M 's  W ats o n o utc la ss tw o f o rm er c h am pio n c o nte sta n ts  o n th e J eo pard y q uiz  s h ow .  W ats o n p erfo rm ed a t h um an  e x pert le v els  in  te rm s o f p re cis io n, c o nfid en ce, a n d s p eed  d urin g th e J eo pard y q uiz  s h ow . D oes W ats o n  r e p re sen t  a  n ew  s tr a te g ic  d ir e cti o n f o r I B M ? N ot  r e ally .  T he W ats o n p ro je ct  is  s im ply  a  m an if e sta tio n o f th e m ove f ro m  c o m pute r h ard w are  to  a  s erv ic e s tr a te g y o ver a  d ecad e a g o.

W AT SO N P R O JE CT D ESC RIP T IO N A rtif ic ia l  in te llig en ce  has  ad van ced   sig nif ic an tly   in   re cen t  years .  W ats o n  goes  bey ond  IB M 's   ch ess­p la y in g s u perc o m pute r  o f  th e la te  1 990s.  C hess is  fin ite ,  lo gic al,  a n d re d uced  e asily  to  m ath em atic s.  W ats o n's  s p ace is  ill­ d efin ed  a n d in volv es d ealin g w ith  a b str a ctio n a n d th e c ir c u m sta n tia l  n atu re  o f  la n guag e.  S in ce W ats o n's  s y ste m  c an u nders ta n d n atu ra l la n guag e, it c an  e x te n d th e w ay  p eo ple  in te ra ct w ith  c o m pute rs . T he IB M  W ats o n p ro je ct  to ok th re e in te n se y ears  o f  re searc h  a n d d ev elo pm en t  b y a  c o re  te am  o f  a b out  2 0.  E ig ht u niv ers ity  te am s w ork in g o n s p ecif ic  c h alle n ge a re as a u gm en te d  th ese r e searc h ers . W ats o n d ep en ds o n o ver  2 00 m illio n p ag es o f  s tr u ctu re d  a n d u nstr u ctu re d  d ata  a n d a  p ro gra m  c ap ab le  o f  ru nnin g t r illio ns o f o pera tio ns p er s eco nd.  W ith  th is  in fo rm atio n b ack up,  it  a tta ck s a  J eo pard y q uestio n b y p ars in g th e q uestio n i n to  s m all  p ie ces.  W ith  th e q uestio n p ars ed ,  th e p ro gra m  th en  s earc h es f o r r e le v an t  d ata .  U sin g h undre d s o f d ecis io n r u le s,  th e p ro gra m  g en era te s p ossib le  a n sw ers .  T hese a n sw ers  a re  a ssig ned  a  c o nfid en ce s co re  to  d ecid e if   W ats o n s h ould  r is k  o ff e rin g a n  a n sw er a n d h ow  m uch  to  b et.

W HAT 'S  N EXT?

N ow  th at  th e h ype is  o ver,  I B M  is  p urs u in g th eir  s erv ic e s tr a te g y a n d th e k now le d ge g ain ed  f ro m  th e W ats o n p ro je ct t o   re al  busin ess  ap plic atio ns.  W ats o n's   artif ic ia l  in te llig en ce  desig n  is   fle x ib le   an d  su ggests   a  w id e  varie ty   of o pportu nitie s in  in dustr ie s s u ch  a s f in an ce, m ed ic in e, la w  e n fo rc em en t, d efe n se. F urth er e x te n sio ns to  h an dheld  m obile a p plic atio ns th at  ta p  in to  W ats o n's  s erv ers  a ls o  h old  g re at  p ote n tia l.  I B M  id en tif ie d  th e o bvio us lo w est  h an gin g a p ple s o n th e tr e e a s p ro vid in g h ealth care  s o lu tio ns a n d h as b eg un d esig n o f s u ch  a  p ro gra m .

©  S ean  G allu p/G etty  I m ag es 7 /1 5/2 017 U niv ers ity  o f P hoenix : P ro je ct M anagem ent: T he M anageria l P ro cess h ttp s://p hoenix .v ita ls ourc e.c om /# /b ooks/1 259822338/c fi/6 /2 6!/4 /3 42/1 02/2 /4 @ 0:0 5 /5 2 T o c re ate  a  “ d octo r's  c o nsu lta n t”  p ro gra m  w ould  lik ely  f o llo w  a  d esig n p la tf o rm  s im ila r to  W ats o n's .  F or e x am ple , i t w ould  b e a b le  to : D ata  m in e c u rre n t m ed ic al d ocu m en ts  to  b uild  a  k now le d ge b ase I n te g ra te  in div id ual p atie n t in fo rm atio n U se s y ste m 's  c o m ple x  a n aly tic s to  s ele ct r e le v an t d ata U se d ecis io n r u le s to  p ro vid e p hysic ia n s w ith  d ia g nostic  o ptio ns R an k o ptio ns w ith  c o nfid en ce le v els  f o r e ach  o ptio n. C re atin g a  d octo r's  c o nsu lta n t  s o lu tio n w ill  n ot  r e p la ce d octo rs .  A lth ough th e s y ste m  h old s tr e m en dous p ote n tia l,  it  is m an m ad e  an d  dep en ds  on  th e  data b ase,  data   an aly tic s,  an d  decis io n  ru le s  to   sele ct  optio ns.  G iv en   th e  docto r's c o nsu lta n t in put, a  tr a in ed  d octo r m ak es th e f in al p atie n t d ia g nosis  to  s u pple m en t p hysic al e x am in atio n a n d e x perie n ce. T he W ats o n p ro je ct  p ro vid es IB M  w ith  a  fle x ib le  c o m ponen t  to  c o ntin ue th eir   d ecad e­o ld  s tr a te g y,  m ovin g IB M f ro m  c o m pute r h ard w are  to  s erv ic e p ro ducts .

*   F erru cci, e t a l. “ B uild in g W ats o n,”  A I M agazin e. v ol. 3 1, n o. 3 . F all 2 010. 7 /1 5/2 017 U niv ers ity  o f P hoenix : P ro je ct M anagem ent: T he M anageria l P ro cess h ttp s://p hoenix .v ita ls ourc e.c om /# /b ooks/1 259822338/c fi/6 /2 6!/4 /3 42/1 02/2 /4 @ 0:0 6 /5 2 P ag e 2 8 P R IN TED  B Y: lttle m nta te @ em ail.p hoen ix .e d u. P rin tin g is  f o r p erso nal, p riv ate  u se  o nly . N o p art o f th is  b ook m ay  b e   r e p ro duced  o r tr a n sm itte d  w ith out p ublis h er's  p rio r p erm is sio n. V io la to rs w ill b e p ro se cu te d . T he  co m po nen ts   o f  str a te g ic   m an ag em en t  are   clo se ly  lin ked ,  an d all  are   d ir e cte d  to w ard  th e f u tu re  su ccess  o f  th e o rg an iz atio n.  S tr a te g ic  m an ag em en t  re q uir e s  str o ng lin ks  a m ong m is sio n, g oals ,  o bje ctiv es,  str a te g y,  an d im ple m en ta tio n.  T he  m is sio n g iv es  th e  g en era l  p urp ose   o f  th e o rg an iz atio n.  G oals  g iv e g lo bal  ta rg ets  w ith in  th e m is sio n.  O bje ctiv es g iv e s p ecif ic  ta rg ets  to  g oals .  O bje ctiv es g iv e ris e  to  fo rm ula tio n o f  str a te g ie s  to  re ach  o bje ctiv es.  F in ally ,  str a te g ie s  re q uir e  a ctio ns  a n d ta sk s  to  b e i m ple m en te d .  In  m ost  c ase s  th e a ctio ns  to  b e ta k en  re p re se n t  p ro je cts .  F ig ure  2 .1   sh ow s  a  sc h em atic  o f  th e s tr a te g ic  m an agem en t p ro cess   a n d m ajo r a ctiv itie s r e q uir e d . F IG URE 2 .1   S tr a te g ic  M an agem en t P ro cess 7 /1 5/2 017 U niv ers ity  o f P hoenix : P ro je ct M anagem ent: T he M anageria l P ro cess h ttp s://p hoenix .v ita ls ourc e.c om /# /b ooks/1 259822338/c fi/6 /2 6!/4 /3 42/1 02/2 /4 @ 0:0 7 /5 2 P ag e 2 9 P R IN TED  B Y: lttle m nta te @ em ail.p hoen ix .e d u. P rin tin g is  f o r p erso nal, p riv ate  u se  o nly . N o p art o f th is  b ook m ay  b e   r e p ro duced  o r tr a n sm itte d  w ith out p ublis h er's  p rio r p erm is sio n. V io la to rs w ill b e p ro se cu te d .

F ou r A ctiv it ie s o f t h e S tr a te g ic  M an agem en t P ro cess T he ty pic al  s e q uen ce o f  a ctiv itie s o f  th e s tr a te g ic  m an ag em en t  p ro cess is  o utlin ed  h ere ;  a  d esc rip tio n o f  e ach a ctiv ity  t h en  f o llo w s: 1 .   R ev ie w  a n d d efin e t h e o rg an iz atio nal m is sio n. 2 .   A naly ze a n d f o rm ula te  s tr a te g ie s. 3 .   S et o bje ctiv es t o  a ch ie v e s tr a te g y. 4 .   I m ple m en t s tr a te g ie s t h ro ugh p ro je cts . R evie w  a n d D efin e t h e O rg an iz a tio n al M is sio n T he m is sio n  i d en tif ie s “ w hat w e w an t t o  b eco m e,”  o r t h e r a is o n d ’ê tr e .  M is sio n s ta te m en ts  i d en tif y  t h e s c o pe o f t h e o rg an iz atio n in  te rm s  o f  its   p ro duct  o r  se rv ic e.  A  w ritte n  m is sio n sta te m en t  p ro vid es  fo cu s  fo r  d ecis io n m ak in g w hen  s h are d  b y o rg an iz atio nal m an ag ers  a n d e m plo yees.  E very one i n  t h e o rg an iz atio n s h ould  b e k een ly a w are  o f  th e o rg an iz atio n's  m is sio n.  F or  e x am ple ,  a t  o ne la rg e c o nsu ltin g fir m ,  p artn ers  w ho fa il  to  re cite  th e m is sio n s ta te m en t o n d em an d a re  r e q uir e d  t o  b uy l u nch .  T he m is sio n s ta te m en t c o m munic ate s a n d i d en tif ie s t h e p urp ose  o f  th e o rg an iz atio n to  a ll  sta k eh old ers .  M is sio n sta te m en ts   c an  b e u se d  fo r  e v alu atin g o rg an iz atio n p erfo rm an ce. T ra d itio nal  c o m ponen ts  fo und in  m is sio n s ta te m en ts  a re  m ajo r  p ro ducts  a n d s e rv ic es,  ta rg et  c u sto m ers  a n d m ark ets ,  a n d g eo gra p hic al  d om ain .  In  a d ditio n,  s ta te m en ts  fre q uen tly  in clu de o rg an iz atio nal  p hilo so phy,  k ey t e ch nolo gie s,  p ublic  im ag e,  a n d c o ntr ib u tio n to  so cie ty .  In clu din g su ch  fa cto rs   in  m is sio n sta te m en ts   re la te s d ir e ctly  t o  b usin ess s u ccess. M is sio n s ta te m en ts  c h an ge in fre q uen tly .  H ow ev er,  w hen  th e n atu re  o f th e b usin ess c h an ges o r s h if ts ,  r e v is e d m is sio n a n d s tr a te g y s ta te m en ts  m ay  b e re q uir e d .  S ee S nap sh ot  fro m  P ra ctic e :  H P's  S tr a te g y R ev is io n a s a n e x am ple  o f a  m is sio n a n d s tr a te g y r e v is io n. M ore  s p ec if ic  m is sio n s ta te m en ts  te n d to  g iv e b ette r  re su lts  b ecau se  o f  a  tig hte r  fo cu s.  M is sio n s ta te m en ts d ecre ase  th e c h an ce o f  fa ls e  d ir e ctio ns b y s ta k eh old ers .  F or  e x am ple ,  c o m pare  th e p hra sin g o f  th e fo llo w in g m is sio n s ta te m en ts : P ro vid e h osp ita l d esig n s e rv ic es.

P ro vid e d ata  m in in g a n d a n aly sis  s e rv ic es.

P ro vid e i n fo rm atio n t e ch nolo gy s e rv ic es.

I n cre ase  s h are h old er v alu e.

P ro vid e h ig h­v alu e p ro ducts  t o  o ur c u sto m er.

C le arly ,  th e f ir s t  tw o s ta te m en ts  le av e le ss c h an ce f o r m is in te rp re ta tio n th an  th e o th ers .  A  r u le ­o f­th um b te st f o r a  m is sio n s ta te m en t i s ,  i f  t h e s ta te m en t c an  b e a n ybody's  m is sio n s ta te m en t,  i t w ill n ot p ro vid e t h e g uid an ce a n d f o cu s i n te n ded . T he m is sio n s e ts  t h e p ara m ete rs  f o r d ev elo pin g o bje ctiv es.

A naly ze  a n d F orm ula te  S tr a te g ie s F orm ula tin g s tr a te g y  a n sw ers  th e q uestio n o f  w hat   n eed s to  b e d one to  re ach  o bje ctiv es.  S tr a te g y fo rm ula tio n i n clu des d ete rm in in g a n d e v alu atin g a lte rn ativ es t h at s u pport t h e o rg an iz atio n's  o bje ctiv es a n d s e le ctin g t h e b est a lte rn ativ e.  T he fir s t  s te p  is  a  re alis tic  e v alu atio n o f  th e p ast  a n d c u rre n t  p osit io n o f  th e e n te rp ris e .  T his  s te p t y pic ally  in clu des a n  a n aly sis  o f “ w ho a re  th e c u sto m ers ”  a n d “ w hat  a re  th eir  n eed s a s th ey  ( th e  c u sto m ers )  s e e t h em .” 7 /1 5/2 017 U niv ers ity  o f P hoenix : P ro je ct M anagem ent: T he M anageria l P ro cess h ttp s://p hoenix .v ita ls ourc e.c om /# /b ooks/1 259822338/c fi/6 /2 6!/4 /3 42/1 02/2 /4 @ 0:0 8 /5 2 P ag e 3 0 P R IN TED  B Y: lttle m nta te @ em ail.p hoen ix .e d u. P rin tin g is  f o r p erso nal, p riv ate  u se  o nly . N o p art o f th is  b ook m ay  b e   r e p ro duced  o r tr a n sm itte d  w ith out p ublis h er's  p rio r p erm is sio n. V io la to rs w ill b e p ro se cu te d .   S N APSH OT F R O M  P R A CTIC E   H P's  S tr a te g y R ev is io n * A ugust  1 8,  2 011 ,  H ew le tt  P ack ard  an nounced  a  d ra m atic   ch an ge  in  str a te g y.  L eo  A po th ek er,  C EO  o f  th e  w orld 's l a rg est  s elle r  o f  p ers o nal  c o m pute rs ,  d ecid ed  to  e x it  th e lo w  m arg in  P C  u nit.  H e w an te d  to  re d ir e ct  H P to   b usin ess s o ftw are ,  n etw orkin g,  a nd s to ra ge,   w hic h  c arry  h ig her  m arg in s.  U nfo rtu nate ly ,  A poth ek er  fa ile d  to  c o m munic ate  th e s tr a te g ic  c h an ge e ff e ctiv ely ,  lo st  c re d ib ility ,  a n d w as d is m is sed .  H e w as r e p la ced  b y M eg  W hitm an ,  w hile  c o ntr o vers y o ver th e c o m pan y's  h ap hazard  d ir e ctio n c o ntin ued .

T H E P C  M ARK ET F undam en ta lly ,  th e P C  h as b eco m e a  c o m modity .  A lth ough th e H P p ers o nal  c o m pute r u n it  r e p re sen ts  n early  a  th ir d  o f t o ta l  re v en ue a n d a b out  1 9 p erc en t  o f  H P's  p ro fit,  g ro w th  a n d p ro fits  a re  s lo w in g.  In cre ased  c o m petitio n fro m  A sia , f o r e x am ple ,  L en ovo,  w ill  c o ntin ue to  e ro de m arg in s.  M ore  im porta n tly ,  in cre asin g u se o f s m artp hones a n d ta b le ts  is a lr e ad y c an nib aliz in g th e P C  m ark et.

F U TURE M ARK ETS I n  H P's   w ord s,  th eir   n ew  co rp ora te w id e  m is sio n  i s   to  p ro vid e  sea m le ss,  secu re ,  co nte xt­ a w are   exp erie n ces  fo r  a c o nnecte d  w orld . *   B usin ess s o ftw are ,  n etw ork in g,  a n d s to ra g e c an  b e n ic ely  c o nnecte d  f o r a  g ra n d c o rp ora te  s tr a te g y t o  m eet th e n ew  m is sio n. I B M ,  G oogle ,  O ra cle ,  a n d M ic ro so ft  a lr e ad y d om in ate  th e s o ftw are  in dustr y .  T hey  a n d o th ers  a re  a ll  m ovin g to c o lle ct a n d u se u nstr u ctu re d  d ata  to  e n han ce d ecis io n m ak in g a n d/o r c lie n t r e q uests  a cro ss n um ero us in dustr ie s. A ll a re d ev elo pin g b ette r  searc h  en gin es to  so rt  th ro ugh an y m an ner  o f  d ata  fo r  in fo rm atio n re le v an t  to  th e searc h .  T hese d om in an t p la y ers  le av e H P in  a  c atc h ­u p m ode. H P's  p la n  to  c o m pete  r e q uir e s q uic k  a ctio n. E xecu tin g th e s o ftw are  s tr a te g y w ill r e q uir e  p urc h asin g s m alle r f ir m s o r d ev elo pin g c o lla b ora tiv e re la tio nsh ip s to  a cq uir e  s p ecif ic  e x pertis e.  H P h as m ad e tw o p u rc h ases to  b uttr e ss th e n ew s tr a te g y.  A uto nom y C orp ora tio n,  U K,  w ill  c o ncen tr a te  o n m in in g a n d s earc h in g la rg e s tr u ctu re d  a n d u nstr u ctu re d  d ata .

T heir  p urc h ase o f V ertic a p ro vid es a n  a n aly tic s p la tf o rm  f o r la rg e s tr u ctu re d  a n d u nstr u ctu re d  d ata .  W e c an  e x pect  to s ee m ore  p urc h ases th at  c o nnect  s o ftw are ,  s to ra g e,  a n d n etw ork in g,  w hic h  w ill  c o m ple m en t  H P's  c u rre n t  e x pertis e in t h e s erv er b usin ess.

E XECUTIN G  S T RAT EG Y H P f a ces r is k s.  H P h as b et  th e f a rm  o n th is  r e v is ed  s tr a te g y th at  lo oks s im ila r to  w hat  I B M  s ta rte d  o ver a  d ecad e a g o.

I B M  h as s p en t  b illio ns a n d te n  y ears  o f d ev elo pm en t  to  p erfe ct  th eir  s y ste m s ( s ee p re v io us W ats o n S nap sh ot) .  H P is i n  a  “ fo llo w er”  p ositio n.  T his  m ean s g ain in g m ark et  s h are  f ro m  to ugh r iv als  s u ch  a s I B M ,  A pple ,  G oogle ,  O ra cle ,  a n d C is co .  C an  H P a ff o rd  to  g o f a ce­to ­fa ce w it h  o th ers  in  s tr o nger c ash  p ositio ns? C an  H P s ell  o ff  its  P C  d iv is io n a t  a r e aso nab le  p ric e? H P m ust  m ove q uic k ly  to  c atc h  u p.  E xecu tin g th e n ew  m is sio n s ta te m en t  p re sen ts  n um ero us le ad ers h ip  c h alle n ges. T he c h an ges in  H P s tr a te g ie s o ver th e la st  1 5 y ears  h av e c au sed  c o nfu sio n a n d a  lo ss o f e m plo yee lo yalty .  A dditio nal c h an ges  in  o rg an iz atio nal  cu ltu re ,  alo ng w ith  m an y n ew  m is sio n critic al  p ro je cts ,  w ill   p la ce  fu rth er  str e ss  o n th e o rg an iz atio n.  H P m ust  b e v ig ila n t  in  s ele ctin g,  p rio ritiz in g,  a n d b ala n cin g o rg an iz atio nal  r is k  f o r a ll  p ro je cts .  H P n eed s t o  c o m munic ate  a  c o here n t s tr a te g y th at c an  b e e x ecu te d  c o nsis te n tly  o ver tim e. A lth ough th ere  a re  o uts id ers  w ho h av e p ra is ed  o r c ritic iz ed  th e n ew  s tr a te g y,  w e m ust  w ait  a n d s ee h ow  th e d eta ils u nfo ld . H P's  s tr a te g ic  m oves w ill m ak e in te re stin g c ase s tu die s f o r y ears  to  c o m e.

*   H P w ebsite ,   H P n ew sro om . 7 /1 5/2 017 U niv ers ity  o f P hoenix : P ro je ct M anagem ent: T he M anageria l P ro cess h ttp s://p hoenix .v ita ls ourc e.c om /# /b ooks/1 259822338/c fi/6 /2 6!/4 /3 42/1 02/2 /4 @ 0:0 9 /5 2 T he n ex t  s te p  is  a n  a sse ssm en t  o f th e in te rn al  a n d e x te rn al  e n vir o nm en ts .  W hat  a re  th e in te rn al  s tr e n gth s a n d w eak nesse s o f th e e n te rp ris e ? E xam ple s o f in te rn al  s tr e n gth s o r w eak nesse s c o uld  b e c o re  c o m pete n cie s,  s u ch a s te ch nolo gy,  p ro duct  q uality ,  m an ag em en t  ta le n t,  lo w  d eb t,  a n d d eale r n etw ork s.  M an ag ers  c an  a lte r in te rn al s tr e n gth s  an d w eak nesse s.  O pportu nitie s  an d th re ats   usu ally  re p re se n t  ex te rn al  fo rc es  fo r  ch an ge  su ch  as t e ch nolo gy,  in dustr y  s tr u ctu re ,  a n d c o m petitio n.  C om petitiv e b en ch m ark in g to ols  a re  s o m etim es u se d  h ere  to a sse ss c u rre n t  a n d f u tu re  d ir e ctio ns.  O pportu nitie s a n d th re ats  a re  th e f lip  s id es o f e ach  o th er.  T hat  is ,  a  th re at c an  b e p erc eiv ed  a s a n  o pportu nity ,  o r v ic e v ers a .  E xam ple s o f p erc eiv ed  e x te rn al  th re ats  c o uld  b e a  s lo w in g o f t h e e co nom y, a  m atu rin g l if e  c y cle , 7 /1 5/2 017 U niv ers ity  o f P hoenix : P ro je ct M anagem ent: T he M anageria l P ro cess h ttp s://p hoenix .v ita ls ourc e.c om /# /b ooks/1 259822338/c fi/6 /2 6!/4 /3 42/1 02/2 /4 @ 0:0 1 0/5 2 P ag e 3 1 P R IN TED  B Y: lttle m nta te @ em ail.p hoen ix .e d u. P rin tin g is  f o r p erso nal, p riv ate  u se  o nly . N o p art o f th is  b ook m ay  b e   r e p ro duced  o r tr a n sm itte d  w ith out p ublis h er's  p rio r p erm is sio n. V io la to rs w ill b e p ro se cu te d . e x ch an ge  ra te s,  or  govern m en t  re g u la tio n.  Typic al  opportu nitie s  are   in cre asin g  dem an d, e m erg in g m ark ets ,  a n d d em ogra p hic s.  M an ag ers  o r in div id ual  f ir m s h av e lim it e d  o pportu nitie s to i n flu en ce s u ch  e x te rn al  e n vir o nm en ta l  fa cto rs ;  h ow ev er,  in  re cen t  y ears  n ota b le  e x cep tio ns h av e b een  n ew  t e ch nolo gie s s u ch  a s A pple  u sin g t h e i P od t o  c re ate  a  m ark et t o  s e ll m usic .  T he k ey s a re  t o  a tte m pt t o f o re cast  f u ndam en ta l  in dustr y  c h an ges a n d s ta y  in  a  p ro activ e m ode r a th er th an  a  r e activ e o ne.  T his  a sse ssm en t o f t h e e x te rn al a n d i n te rn al e n vir o nm en ts  i s  k now n a s t h e S W OT a n aly sis  ( s tr e n g th s,  w eak nesse s,  o pportu nitie s, a n d t h re ats ). F ro m  th is  a n aly sis ,  c ritic al  is su es a n d s tr a te g ic  a lte rn ativ es a re  id en tif ie d .  C ritic al  a n aly sis  o f  th e s tr a te g ie s i n clu des a sk in g q uestio ns: D oes t h e s tr a te g y t a k e a d van ta g e o f o ur c o re  c o m pete n cie s?  D oes t h e s tr a te g y e x plo it o ur c o m petitiv e a d v an ta g e? D oes t h e s tr a te g y m ax im iz e m eetin g c u sto m ers ’ n ee d s?  D oes t h e s tr a te g y f it w ith in o ur  a ccep ta b le  ris k  ra n ge? T hese  s tr a te g ic  a lte rn ativ es a re  w in now ed  d ow n to  a  c ritic al  fe w  th at  s u pport  th e b asic  m is sio n. S tr a te g y f o rm ula tio n  e n ds w ith  c asc ad in g o bje ctiv es o r p ro je cts  a ssig ned  to  lo w er d iv is io ns,  d ep artm en ts ,  o r i n div id uals .  F orm ula tin g str a te g y m ig ht  ra n ge a ro und 2 0 p erc en t  o f  m an ag em en t's   e ff o rt,  w hile  d ete rm in in g h ow   s tr a te g y w ill b e i m ple m en te d  m ig ht c o nsu m e 8 0 p erc en t. S et O bje ctiv es t o  A ch ie ve S tr a te g ie s O bje ctiv es  tr a n sla te   th e  org an iz atio n  str a te g y  in to   sp ecif ic ,  co ncre te ,  m easu ra b le   te rm s.  O rg an iz atio nal o bje ctiv es s e t  ta rg ets  fo r  a ll  le v els  o f  th e o rg an iz atio n.  O bje ctiv es p in poin t  th e d ir e ctio n m an ag ers  b elie v e th e o rg an iz atio n s h ould  m ove t o w ard . O bje ctiv es a n sw er i n  d eta il  w here   a  f ir m  i s  h ead ed  a n d  w hen   i t i s  g oin g t o  g et t h ere .  T ypic ally ,  o bje ctiv es  fo r  th e  o rg an iz atio n co ver  m ark ets ,  p ro ducts ,  in n ovatio n,  p ro ductiv ity ,  q uality , f in an ce,  p ro fita b ility ,  e m plo yees,  a n d c o nsu m ers .  I n  e v ery  c ase ,  o bje ctiv es s h ould  b e a s o pera tio nal  a s p ossib le .

T hat  is ,  o bje ctiv es s h ould  in clu de a  tim e f ra m e,  b e m easu ra b le ,  b e a n  id en tif ia b le  s ta te ,  a n d b e r e alis tic .  D ora n c re ate d  t h e m em ory  d ev ic e s h ow n i n   E xhib it 2 .1 ,  w hic h  i s  u se fu l w hen  w ritin g o bje ctiv es. 2 E ach  le v el  b elo w  th e o rg an iz atio nal  o bje ctiv es s h ould  s u pport  th e h ig her­ le v el  o bje ctiv es in  m ore  d eta il;  th is i s  f re q uen tly  c alle d  c asc ad in g o f o bje ctiv es.  F or e x am ple ,  if  a  f ir m  m ak in g le ath er lu ggag e s e ts  a n  o bje ctiv e o f a ch ie v in g a  4 0 p erc e n t  in cre ase  in  s a le s th ro ugh a  r e se arc h  a n d d ev elo pm en t  s tr a te g y,  th is  c h arg e is  p asse d  to t h e m ark etin g,  p ro ductio n,  a n d R & D d ep artm en ts .  T he R & D d ep artm en t  a ccep ts   th e fir m 's   str a te g y a s  th eir o bje ctiv e,  a n d th eir   str a te g y b eco m es  th e d esig n a n d d ev elo pm en t  o f  a  n ew  “ p ull­ ty pe lu ggag e w ith  h id den r e tr a cta b le  w heels .”  A t t h is  p oin t t h e o bje ctiv e b eco m es a  p ro je ct t o  b e i m ple m en te d — to  d ev elo p t h e r e tr a cta b le w heel l u ggag e f o r m ark et w ith in  s ix  m onth s w ith in  a  b udget o f $ 200,0 00. I n  s u m mary , o rg an iz atio nal o bje ctiv es d riv e y our p ro je cts .

E X H IB IT  2 .1   C hara cte ris tic s o f O bje ctiv es 7 /1 5/2 017 U niv ers ity  o f P hoenix : P ro je ct M anagem ent: T he M anageria l P ro cess h ttp s://p hoenix .v ita ls ourc e.c om /# /b ooks/1 259822338/c fi/6 /2 6!/4 /3 42/1 02/2 /4 @ 0:0 1 1 /5 2 P ag e 3 2 P R IN TED  B Y: lttle m nta te @ em ail.p hoen ix .e d u. P rin tin g is  f o r p erso nal, p riv ate  u se  o nly . N o p art o f th is  b ook m ay  b e   r e p ro duced  o r tr a n sm itte d  w ith out p ublis h er's  p rio r p erm is sio n. V io la to rs w ill b e p ro se cu te d .

I m ple m en t S tr a te g ie s t h ro u gh  P ro je c ts I m ple m en ta tio n a n sw ers  th e q uestio n o f  h ow   s tr a te g ie s w ill  b e r e a liz ed ,  g iv en  a v aila b le  r e so urc es. T he c o ncep tu al  fra m ew ork  fo r  str a te g y im ple m en ta tio n la ck s  th e str u ctu re  a n d d is c ip lin e fo und in  str a te g y f o rm ula tio n.  I m ple m en ta tio n r e q uir e s a ctio n a n d c o m ple tin g ta sk s;  th e la tte r f re q uen tly  m ean s m is sio n­c ritic al p ro je cts . T here fo re , i m ple m en ta tio n m ust i n clu de a tte n tio n t o  s e v era l k ey  a re as. F ir s t,  co m ple tin g  ta sk s  re q uir e s  allo catio n  of  re so urc es.  R eso urc es  ty pic ally   re p re se n t  fu nds,  peo ple , m an ag em en t t a le n ts ,  t e ch nolo gic al s k ills ,  a n d e q uip m en t.  F re q uen tly ,  i m ple m en ta tio n o f p ro je cts  i s  t r e ate d  a s a n “ ad den dum ” ra th er  th an  a n  in te g ra l  p art  o f  th e str a te g ic  m an ag em en t  p ro cess.  H ow ev er,  m ultip le  o bje ctiv es p la ce c o nflic tin g d em an ds o n o rg an iz atio nal  r e so urc es.  S eco nd,  im ple m en ta tio n r e q uir e s a  f o rm al  a n d in fo rm al o rg an iz atio n t h at c o m ple m en ts  a n d s u ppo rts  s tr a te g y a n d p ro je cts .  A uth ority ,  r e sp onsib ility ,  a n d p erfo rm an ce a ll d ep en d o n o rg an iz atio n s tr u ctu re  a n d c u ltu re .  T hir d ,  p la n nin g a n d c o ntr o l s y ste m s m ust b e i n  p la ce t o  b e c erta in p ro je ct  ac tiv itie s  necessa ry   to   en su re   str a te g ie s  are   eff e ctiv ely   perfo rm ed .  Fourth ,  m otiv atin g  pro je ct c o ntr ib uto rs   w ill  b e a  m ajo r  fa cto r  fo r  a ch ie v in g p ro je ct  su ccess.  F in ally ,  a re as  re ceiv in g m ore  a tte n tio n in r e cen t  y ears  a re  p ortf o lio  m an ag em en t  a n d p rio ritiz in g p ro je cts .  A lth ough th e s tr a te g y im ple m en ta tio n p ro cess i s  n ot  a s c le ar a s s tr a te g y f o rm ula tio n,  a ll  m an ag ers  r e aliz e th at,  w ith out  im ple m en ta tio n,  s u ccess is  im possib le .

A lth ough th e fo ur  m ajo r  ste p s  o f  str a te g ic  m an ag em en t  p ro cess  h av e n ot  b een  a lte re d  sig nif ic an tly  o ver  th e y ears ,  th e v ie w  o f th e tim e h oriz o n in  th e s tr a te g y f o rm ula tio n p ro cess h as b een  a lte re d  r a d ic ally  in  th e la st  tw o d ecad es.  G lo bal  c o m petitio n a n d ra p id  in novatio n re q uir e  b ein g h ig hly  a d ap ti v e to  sh ort­ ru n c h an ges  w hile b ein g c o nsis te n t i n  t h e l o nger r u n.

T he N eed  f o r a  P ro je ct P ortf o lio  M an ag em en t S yste m I m ple m en ta tio n o f p ro je cts  w ith out  a  s tr o ng  p rio rit y  s y ste m   lin ked  to  s tr a te g y c re ate s p ro ble m s.  T hre e o f th e m ost  o bvio us p ro ble m s a re  d is c u sse d  b elo w .  A   p ro je ct p ortfo lio   s y ste m  c an  g o a  lo ng w ay  to  r e d uce,  o r e v en e lim in ate , t h e i m pact o f t h ese  p ro ble m s.

P ro b le m  1 : T he I m ple m en ta tio n  G ap I n  o rg an iz atio ns w ith  s h ort  p ro duct  lif e  c y cle s,  it  is  in te re stin g to  n ote  th at  f re q uen tly  p artic ip atio n in  s tr a te g ic p la n nin g a n d im ple m en ta tio n in clu des p artic ip an ts  f ro m  a ll  le v els  w ith in  th e o rg an iz atio n.  H ow ev er,  in  p erh ap s 8 0 p erc en t o f t h e r e m ain in g p ro duct a n d s e rv ic e o rg an iz atio ns,  t o p m an ag em en t p re tty  m uch  f o rm ula te s s tr a te g y a n d le av es  str a te g y im ple m en ta tio n to  fu nctio nal  m an ag ers .  W ith in  th ese   b ro ad  co nstr a in ts ,  m ore   d eta ile d s tr a te g ie s a n d o bje ctiv es a re  d ev elo ped  b y t h e f u nctio nal m an ag ers .  T he f a ct t h at t h ese  o bje ctiv es a n d s tr a te g ie s a re   m ad e  i n dep en den tly   at  dif f e re n t  le v els   by  fu nctio nal  gro u ps  w ith in   th e  org an iz atio n  hie ra rc h y  cau se s m an if o ld  p ro ble m s. S om e sy m pto m s  o f  o rg an iz atio ns  str u gglin g w ith  str a te g y d is c o nnect  a n d u ncle ar  p rio ritie s  a re  p re se n te d h ere . C onflic ts  f re q uen tly  o ccu r a m ong f u nctio nal m an ag ers  a n d c au se  l a ck  o f t r u st.

F re q uen t m eetin gs a re  c alle d  t o  e sta b lis h  o r r e n eg otia te  p rio ritie s.

P eo ple  f re q uen tly  s h if t f ro m  o ne p ro je ct t o  a n oth er, d ep en din g o n c u rre n t p rio rity . E m plo yees a re c o nfu se d  a b out w hic h  p ro je cts  a re  i m porta n t.

P eo ple  a re  w ork in g o n m ultip le  p ro je cts  a n d f e el i n eff ic ie n t. 7 /1 5/2 017 U niv ers ity  o f P hoenix : P ro je ct M anagem ent: T he M anageria l P ro cess h ttp s://p hoenix .v ita ls ourc e.c om /# /b ooks/1 259822338/c fi/6 /2 6!/4 /3 42/1 02/2 /4 @ 0:0 1 2/5 2 P ag e 3 3 P R IN TED  B Y: lttle m nta te @ em ail.p hoen ix .e d u. P rin tin g is  f o r p erso nal, p riv ate  u se  o nly . N o p art o f th is  b ook m ay   b e r e p ro duced  o r tr a n sm itte d  w ith out p ublis h er's  p rio r p erm is sio n. V io la to rs w ill b e p ro se cu te d . R eso urc es a re  n ot a d eq uate . B ecau se   cle ar  lin kag es  do  not  ex is t,  th e  org an iz atio nal  en vir o nm en t  beco m es  dysfu nctio nal, c o nfu se d ,  an d  rip e  fo r  in eff e ctiv e  im ple m en ta tio n  of  org an iz atio n  str a te g y   an d,  th us,  of  pro je cts .  The i m ple m en ta tio n  g ap   r e fe rs  to  th e la ck  o f u nders ta n din g a n d c o nse n su s o f o rg an iz atio n s tr a te g y a m on g to p a n d m id dle ­le v el m an ag ers . A  s c en ario  t h e a u th ors  h av e s e en  r e p eate d  s e v era l t im es f o llo w s.  T op m an ag em en t p ic k s t h eir  t o p 2 0 p ro je cts f o r  th e n ex t  p la n nin g p erio d,  w ith out  p rio ritie s.  E ach  fu nctio nal  d ep artm en t— mark etin g,  fin an ce,  o pera tio ns, e n gin eerin g,  in fo rm atio n  te ch nolo gy,  an d  hum an   re so urc es— se le cts   pro je cts   fro m  th e  lis t.  U nfo rtu nate ly , i n dep en den t  d ep artm en t  p rio ritie s  acro ss  p ro je cts   are   n ot  h om ogen ous.  A  p ro je ct  th at  ra te s  fir s t  in  th e  IT d ep artm en t  can  ra te   1 0th  in  th e  fin an ce   d ep artm en t.  Im ple m en ta tio n o f  th e  p ro je cts   re p re se n ts   co nflic ts   o f i n te re st w ith  a n im ositie s d ev elo pin g o ver o rg an iz atio n r e so urc es. I f  th is  c o nditio n e x is ts ,  h ow  is  it  p ossib le  to  e ff e ctiv ely  im ple m en t  s tr a te g y? T he p ro ble m  is  s e rio us.  O ne s tu dy f o und t h at o nly  a b out 2 5 p erc en t o f  F ortu ne 5 00   e x ecu tiv es b elie v e th ere  is  a  s tr o ng lin kag e,  c o nsis te n cy, a n d/o r  ag re em en t  b etw een  th e  str a te g ie s  th ey  fo rm ula te   an d im ple m en ta tio n.  In  an oth er  stu dy o f  D elo itte C onsu ltin g,  J e ff   M acIn ty re  re p orts ,  “ O nly  2 3 p erc en t  o f  n early  1 50 g lo bal  e x ecu tiv es c o nsid ere d  th eir   p ro je ct p ortf o lio s a lig ned  w ith  t h e c o re  b usin ess .” 3   M id dle  m an ag ers  c o nsid ere d  o rg an iz atio nal s tr a te g y t o  b e u nder t h e p urv ie w  o f o th ers  o r n ot i n  t h eir  r e alm  o f i n flu en ce.  I t i s  t h e r e sp onsib ility  o f s e n io r m an ag em en t t o  s e t p olic ie s t h at  sh ow  a  d is tin ct  lin k b etw een  o rg an iz atio nal  str a te g y a n d o bje ctiv es  a n d  p ro je cts   th at  im ple m en t  th ose s tr a te g ie s.  T he r e se arc h  o f F usc o  s u ggests  th e im ple m en ta tio n g ap  a n d p rio ritiz in g p ro je cts  a re  s till  o verlo oked b y m an y o rg an iz atio ns.  H e s u rv ey ed  2 80 p ro je ct  m an ag ers  a n d f o und th at  2 4 p erc en t  o f th eir  o rg an iz atio ns d id n ot  e v en  p ublis h  o r c ir c u la te  th eir  o bje ctiv es;  in  a d ditio n,  4 0 p erc en t  o f th e r e sp onden ts  r e p orte d  th at  p rio ritie s a m ong c o m petin g p ro je cts  w ere  n ot c le ar, w hile  o nly  1 7 p erc en t r e p orte d  c le ar p rio ritie s. 4 P ro b le m  2 : O rg an iz a tio n  P olit ic s P olitic s e x is t  in  e v ery  o rg an iz atio n a n d c an  h av e a  s ig nif ic an t  in flu en ce o n w hic h  p ro je cts  r e ceiv e f u ndin g a n d h ig h p rio rity .  T his  is  e sp ecia lly  tr u e w hen  th e c rite ria  a n d p ro cess f o r s e le ctin g p ro je cts  a re  ill­ d efin ed  a n d n ot a lig ned  w ith  th e m is s io n o f th e f ir m .  P ro je ct  s e le ctio n m ay  b e b ase d  n ot  s o  m uch  o n f a cts  a n d s o und r e aso nin g, b ut r a th er o n t h e p ers u asiv en ess a n d p ow er o f p eo ple  a d vocatin g p ro je cts . T he te rm   “ sa cre d  c o w ”   is  o fte n  u se d  to  d en ote  a  p ro je ct  th at  a  p ow erfu l,  h ig h­ra n kin g o ff ic ia l  is  a d vocatin g. C ase  in  p oin t,  a  m ark etin g c o nsu lta n t  c o nfid ed  th at  h e w as o nce h ir e d  b y th e m ark etin g d ir e cto r o f a  la rg e f ir m t o  c o nduct  a n  in dep en den t,  e x te rn al  m ark et  a n aly sis  fo r  a  n ew  p ro duct  th e fir m  w as in te re ste d  in  d ev elo pin g.

H is   ex te n siv e  re se arc h  in dic ate d  th at  th ere   w as  in su ff ic ie n t  d em an d to  w arra n t  th e  fin an cin g o f  th is   n ew p ro duct.  T he m ark etin g d ir e cto r  c h ose  to  b ury  th e re p ort  a n d m ad e th e c o nsu lta n t  p ro m is e  n ev er  to  s h are  th is i n fo rm atio n w ith  a n yone. T he d ir e cto r e x pla in ed  t h at t h is  n ew  p ro duct w as t h e “ p et i d ea” o f t h e n ew 7 /1 5/2 017 U niv ers ity  o f P hoenix : P ro je ct M anagem ent: T he M anageria l P ro cess h ttp s://p hoenix .v ita ls ourc e.c om /# /b ooks/1 259822338/c fi/6 /2 6!/4 /3 42/1 02/2 /4 @ 0:0 1 3/5 2 P ag e 3 4 P R IN TED  B Y: lttle m nta te @ em ail.p hoen ix .e d u. P rin tin g is  f o r p erso nal, p riv ate  u se  o nly . N o p art o f th is  b ook m ay  b e   r e p ro duced  o r tr a n sm itte d  w ith out p ublis h er's  p rio r p erm is sio n. V io la to rs w ill b e p ro se cu te d . C EO ,  w ho s a w  it  a s h is  le g acy  to  th e f ir m .  H e w en t  o n to  d esc rib e th e C EO 's  ir ra tio nal  o bse ssio n w ith  th e p ro je ct  a n d h ow  h e r e fe rre d  to  it  a s h is  “ n ew  b ab y.”  L ik e a  p are n t  f ie rc ely  p ro te ctin g h is c h ild ,  th e m ark etin g d ir e cto r  b elie v ed  th at  h e w ould  lo se  h is  jo b if   s u ch  c ritic al  in fo rm atio n e v er b ecam e k now n. P ro je ct  s p onso rs  p la y  a  s ig nif ic an t  r o le  in  th e s e le ctio n a n d s u ccessfu l  im ple m en ta tio n o f p ro duct  in novatio n p ro je cts .  P ro je ct  s p onso rs  a re  ty pic ally  h ig h­ra n kin g m an ag ers  w ho e n dors e  a n d le n d p olitic al  s u pport  fo r  th e c o m ple tio n o f a  s p ec if ic  p ro je ct.  T hey  a re  in str u m en ta l  in  w in nin g a p pro val  o f th e p ro je ct  a n d in  p ro te ctin g th e p ro je ct  d urin g th e c ritic al  d ev elo pm en t  s ta g e.  T he im porta n ce o f  p ro je ct  s p onso rs  s h ould  n ot  b e ta k en  lig htly .

F or  e x am ple ,  a  P M I  g lo bal  s u rv ey  o f  o ver  1 ,0 00 p ro je ct  p ra ctitio ners  a n d le ad ers  o ver  a  v arie ty  o f  in dustr ie s f o und th ose   o rg an iz atio ns  h av in g activ e  sp onso rs   o n at  le ast  8 0 p erc en t  o f  th eir   p ro je cts /p ro gra m s  h av e  a s u ccess r a te  o f 7 5 p erc en t,  e le v en  p erc en ta g e p oin ts  a b ove th e s u rv ey  a v era g e o f 6 4 p erc en t.  M an y p ro m is in g p ro je cts  h av e f a ile d  t o  s u cceed  d ue t o  l a ck  o f s tr o ng s p onso rs h ip . 5 T he s ig nif ic an ce o f c o rp ora te  p olitic s c an  b e s e en  i n  t h e i ll­ fa te d  A LT O  c o m pute r p ro je ct a t X ero x d urin g t h e m id ­1 970s. 6   T he p ro je ct  w as a  tr e m en dous te ch nolo gic al  s u ccess;  it  d ev elo ped  th e fir s t  w ork ab le  m ouse ,  th e f ir s t  la se r  p rin te r,  th e fir s t  u se r­ frie n dly  s o ftw are ,  a n d th e fir s t  lo cal  a re a n etw ork .  A ll  o f  th ese  d ev elo pm en ts w ere  fiv e y ears  a h ead  o f  th eir   n eare st  c o m petito r.  O ver  th e n ex t  fiv e y ears  th is  o pportu nity  to  d om in ate  th e n asc en t p ers o nal c o m pute r m ark et w as s q uan dere d  b ecau se  o f i n te rn al i n ­fig htin g a t X ero x a n d t h e a b se n ce o f a s tr o ng p ro je ct s p onso r. ( A pple 's  M acIn to sh  c o m pute r w as i n sp ir e d  b y m an y o f t h ese  d ev elo pm en ts .) P olitic s c an  p la y  a  ro le  n ot  o nly  in  p ro je ct  s e le ctio n b ut  a ls o  in  th e a sp ir a tio ns b eh in d p ro je cts .  In div id uals c an  e n han ce th eir   p ow er  w ith in  a n  o rg an iz atio n b y m an ag in g e x tr a o rd in ary  a n d c ritic al  p ro je cts .  P ow er  a n d s ta tu s n atu ra lly  a ccru e to  s u ccessfu l  in novato rs  a n d r is k  ta k ers  r a th er th an  to  s te ad y p ro ducers .  M an y a m bitio us m an ag ers  p urs u e h ig h­p ro file  p ro je cts  a s a  m ean s f o r m ovin g q uic k ly  u p t h e c o rp ora te  l a d der. M an y w ould  a rg ue th at  p olitic s a n d p ro je ct  m an ag em en t  s h ould  n ot  m ix .  A  m ore  p ro activ e r e sp onse  is  th at p ro je cts  a n d  p olitic s in varia b ly  m ix  a n d th at  e ff e ctiv e p ro je ct  m an ag ers  re co gniz e th at  a n y s ig nif ic an t  p ro je ct h as p olitic a l  r a m if ic a tio ns.  L ik ew is e ,  to p m an ag em en t  n eed s to  d ev elo p a  s y ste m  f o r id en tif y in g a n d s e le ctin g p ro je cts  t h at r e d uces t h e i m pact o f i n te rn al p olitic s a n d f o ste rs  t h e s e le ctio n o f t h e b est p ro je cts  f o r a ch ie v in g t h e m is sio n a n d s tr a te g y o f t h e f ir m .

P ro b le m  3 : R eso u rc e C on flic ts  a n d M ult it a sk in g M ost  p ro je ct  o rg an iz atio ns  ex is t  in  a  m ultip ro je ct  en vir o nm en t.  T his   en vir o nm en t  cre ate s  th e  p ro ble m s  o f p ro je ct  in te rd ep en den cy  a n d th e n eed  to  s h are  r e so urc es.  F or e x am ple ,  w hat  w ould  b e th e im pact  o n th e la b or r e so urc e p o ol  o f a  c o nstr u ctio n c o m pan y if  it  s h ould  w in  a  c o ntr a ct  it  w ould  lik e to  b id  o n? W ill  e x is tin g la b or b e a d eq uate  to  d eal  w ith  th e n ew  p ro je ct— giv en  th e c o m ple tio n d ate ? W ill  c u rre n t  p ro je cts  b e d ela y ed ? W ill s u bco ntr a ctin g  help ?  W hic h   pro je cts   w ill  hav e  prio rity ?  C om petitio n  am ong  pro je ct  m an ag ers   can   be c o nte n tio us.  A ll  p ro je ct  m an ag ers   se ek  to  h av e th e b est  p eo ple  fo r  th eir   p ro je cts .  T he p ro ble m s  o f  sh arin g r e so urc es a n d s c h ed ulin g r e so urc es a cro ss p ro je cts  g ro w  e x ponen tia lly  a s t h e 7 /1 5/2 017 U niv ers ity  o f P hoenix : P ro je ct M anagem ent: T he M anageria l P ro cess h ttp s://p hoenix .v ita ls ourc e.c om /# /b ooks/1 259822338/c fi/6 /2 6!/4 /3 42/1 02/2 /4 @ 0:0 1 4/5 2 P ag e 3 5 P R IN TED  B Y: lttle m nta te @ em ail.p hoen ix .e d u. P rin tin g is  f o r p erso nal, p riv ate  u se  o nly . N o p art o f th is  b ook m ay  b e   r e p ro duced  o r tr a n sm itte d  w ith out p ublis h er's  p rio r p erm is sio n. V io la to rs w ill b e p ro se cu te d . n um ber  o f  p ro je cts  ris e s.  In  m ultip ro je c t  e n vir o nm en ts  th e s ta k es a re  h ig her  a n d th e b en efits  o r p en altie s fo r  g ood o r  b ad  re so urc e s c h ed ulin g b eco m e e v en  m ore  s ig nif ic an t  th an  in  m ost  s in gle p ro je cts . R eso urc e s h arin g a ls o  le ad s to  m ultita sk in g.  M ultita sk in g in volv es s ta rtin g a n d s to ppin g w ork  o n o ne ta sk  to g o a n d  w ork  o n a n oth er p ro je ct,  a n d th en  r e tu rn in g to  th e w ork  o n th e o rig in al  ta sk .  P eo ple  w ork in g o n s e v era l t a sk s  co ncu rre n tly  are   fa r  le ss  eff ic ie n t,  esp ecia lly  w here   co ncep tu al  o r  p hysic al  sh utd ow n an d sta rtu p are s ig nif ic an t.  M ultita sk in g a d ds  to  d ela y s  a n d c o sts .  C han gin g p rio ritie s  e x acerb ate  th e m ultita sk in g p ro ble m s e v en   m ore .  L ik ew is e ,  m ultita sk in g  is   m ore   ev id en t  in   org an iz atio ns  th at  hav e  to o  m an y  pro je cts   fo r  th e r e so urc es t h ey  c o m man d. T he n um ber o f s m all a n d l a rg e p ro je cts  i n  a  p ortf o lio  a lm ost a lw ay s e x ceed s t h e a v aila b le  r e so urc es ( ty pic ally b y a  f a cto r o f th re e to  f o ur tim es th e a v aila b le  r e so urc es).  T his  c ap acity  o verlo ad  in ev ita b ly  le ad s to  c o nfu sio n a n d in eff ic ie n t  u se   o f  sc arc e  o rg an iz atio nal  re so urc es.  T he  p re se n ce  o f  an  im ple m en ta tio n g ap ,  o f  p ow er p olitic s,  a n d o f  m ultita sk in g a d ds  to  th e p ro ble m  o f  w hic h  p ro je cts   a re  a llo cate d  re so urc es  fir s t.  E m plo yee m ora le  a n d c o nfid en ce su ff e r  b ecau se  it  is   d if f ic u lt  to  m ak e se n se  o f  a n  a m big uous  sy ste m .  A  m ultip ro je ct o rg an iz atio n e n vir o nm en t  f a ces m ajo r p ro ble m s w ith out  a  p rio rity  s y ste m  th at  is  c le arly  lin ked  to  th e s tr a te g ic p la n . I n   esse n ce,  to   th is   poin t  w e  hav e  su ggeste d   th at  m an y  org an iz atio ns  hav e  no  m ean in gfu l  pro cess  fo r a d dre ssin g th e p ro ble m s w e h av e d esc rib ed .  T he fir s t  a n d m ost  im porta n t  c h an ge th at  w ill  g o a  lo ng w ay  in a d dre ssin g th ese  a n d o th er  p ro ble m s is  th e d ev elo pm en t  a n d u se  o f  a  m ean in gfu l  p ro je ct  p rio rity  p ro cess fo r p ro je ct s e le ctio n. H ow  can   th e  im ple m en ta tio n  gap   be  narro w ed   so   th at  unders ta n din g  an d  co nse n su s  of  org an iz atio nal s tr a te g ie s  ru n th ro ugh a ll  le v els   o f  m an ag em en t?  H ow  c an  p ow er  p olitic s  b e m in im iz ed ? C an  a  p ro cess  b e d ev elo ped  in  w hic h  p ro je cts  a re  c o nsis te n tly  p rio ritiz ed  to  s u pport  o rg an iz atio nal  s tr a te g ie s?  C an  th e p rio ritiz ed p ro je cts  b e u se d  to  a llo cate  s c arc e o rg an iz atio nal  r e so urc es— fo r e x am ple ,  p eo ple ,  e q uip m en t?  C an  th e p ro cess e n co ura g e b otto m ­u p i n itia tio n o f p ro je cts  t h at s u pport c le ar o rg an iz atio nal t a rg ets ? W hat  is  n eed ed  is  a  s e t  o f in te g ra tiv e c rite ria  a n d a  p ro cess f o r e v alu atin g a n d s e le ctin g p ro je cts  th at  s u pport h ig her­ le v el  s tr a te g ie s a n d o bje ctiv es.  A  s in gle ­p ro je ct  p rio rity  s y ste m  th at  r a n ks p ro je cts  b y th eir  c o ntr ib utio n t o  th e s tr a te g ic  p la n  w ould  m ak e lif e  e asie r.  E asily  s a id ,  b ut  d if f ic u lt  to  a cco m plis h  in  p ra ctic e.  O rg an iz atio ns t h at  m an ag ed  in dep en den t  p ro je cts   a n d a llo cate d  re so urc es  a d  h oc h av e sh if te d  fo cu s  to  se le ctin g th e rig ht p ortf o lio   of  pro je cts   to   ach ie v e  th eir   str a te g ic   obje ctiv es.  T his   is   a  quic k en in g  tr e n d.  T he  ad van ta g es  of s u ccessfu l  p ro je ct  p ortf o lio  s y ste m s a re  b eco m in g w ell  r e co gniz ed  in  p ro je ct­ d riv en  o rg an iz atio ns.  S ee  E xhib it 2 .2 ,  w hic h  l is ts  a  f e w  k ey  b en efits ; t h e l is t c o uld  e asily  b e e x te n ded .

A  p ro je ct p ortf o lio  s y ste m  i s  d is c u sse d  n ex t w ith  e m phasis  o n s e le ctio n c rite ria ,  w hic h  i s  w here  t h e p ow er o f t h e p ortf o lio  s y ste m  i s  e sta b lis h ed .

E X H IB IT  2 .2   B en efit s  o f P ro je ct P ortfo lio  M anagem en t B uild s d is c ip lin e i n to  p ro je ct s e le ctio n p ro cess.

L in ks p ro je ct s e le ctio n t o  s tr a te g ic  m etr ic s.

P rio ritiz es p ro je ct p ro posa ls  a cro ss a  c o m mon s e t o f c rite ria , r a th er t h an  o n p olitic s o r e m otio n.

A llo cate s r e so urc es t o  p ro je cts  t h at a lig n w ith  s tr a te g ic  d ir e ctio n.

B ala n ces r is k  a cro ss a ll p ro je cts .

J u stif ie s k illin g p ro je cts  t h at d o n ot s u pport o rg an iz atio n s tr a te g y.

I m pro ves c o m munic atio n a n d s u pports  a g re em en t o n p ro je ct g oals . 7 /1 5/2 017 U niv ers ity  o f P hoenix : P ro je ct M anagem ent: T he M anageria l P ro cess h ttp s://p hoenix .v ita ls ourc e.c om /# /b ooks/1 259822338/c fi/6 /2 6!/4 /3 42/1 02/2 /4 @ 0:0 1 5/5 2 P ag e 3 6 P R IN TED  B Y: lttle m nta te @ em ail.p hoen ix .e d u. P rin tin g is  f o r p erso nal, p riv ate  u se  o nly . N o p art o f th is  b ook m ay  b e   r e p ro duced  o r tr a n sm itte d  w ith out p ublis h er's  p rio r p erm is sio n. V io la to rs w ill b e p ro se cu te d .

A  P ortf o lio  M an ag em en t S yste m S uccin ctly  p ut,  th e a im  o f p ortf o lio  m an ag em en t  is  to  e n su re  th at  p ro je cts  a re  a lig ned  w ith  s tr a te g ic  g oals  a n d p rio ritiz ed  a p pro pria te ly .  A s F oti p oin ts  o ut,  p ortf o lio  m an ag em en t a sk s “ W hat i s  s tr a te g ic  t o  o ur o rg an iz atio n?” ( 2 002) P ortf o lio  m an ag em en t  p ro vid es in fo rm atio n th at  a llo w s p eo ple  to  m ak e b ette r b usin ess d ecis io ns.  S in ce p ro je cts  c la m orin g fo r  fu ndin g a n d p eo ple  u su ally  o utn um ber  a v aila b le  re so urc es,  it  is  im porta n t  to  fo llo w  a l o gic al a n d d efin ed  p ro cess f o r s e le ctin g t h e p ro je cts  t o  i m ple m en t. D esig n o f  a  p ro je ct  p ortf o lio  s y ste m  s h ould  in clu de c la ssif ic atio n o f  a  p ro je ct,  s e le ctio n c rite ria  d ep en din g u pon c la ssif ic atio n, s o urc es o f p ro posa ls , e v alu atin g p ro posa ls , a n d m an ag in g t h e p ortf o lio  o f p ro je cts .

C la ssif ic a tio n  o f t h e P ro je ct M an y o rg an iz atio ns fin d th ey  h av e th re e b asic  k in ds o f  p ro je cts  in  th eir   p ortf o lio :  c o m plia nce   (e m erg en cy — m ust  d o),  o pera tio nal,   a n d  s tr a te g ic   p ro je cts .  ( S ee  F ig ure  2 .2 . )  C om plia n ce p ro je cts  a re  ty pic ally  th ose  n eed ed t o  m eet  re g ula to ry  co nditio ns  re q uir e d  to  o pera te   in  a  re g io n;  h en ce,  th ey  are   calle d  “m ust  d o”  p ro je cts .

E m erg en cy  p ro je cts ,  s u ch  a s b uild in g a n  a u to  p arts  fa cto ry  d estr o yed  b y ts u nam i,  is  a n  e x am ple  o f  a  m ust­ d o p ro je ct.  C om plia n ce  a n d e m erg en cy  p ro je cts  u su ally  h av e p en altie s if   th ey  a re  n ot  im ple m en te d .  O pera tio nal p ro je cts   are   th ose   th at  are   n eed ed  to  su pport  cu rre n t  o pera tio ns.  T hese   p ro je cts   are   d esig ned  to  im pro ve e ff ic ie n cy  o f d eliv ery  s y ste m s,  r e d uce p ro duct  c o sts ,  a n d im pro ve p erfo rm an ce.  S om e o f th ese  p ro je cts ,  g iv en t h eir  lim ite d  s c o pe a n d c o st,  r e q uir e  o nly  im med ia te  m an ag er a p pro val,  w hile  b ig ger,  m ore  e x pen siv e p ro je cts n eed  e x te n siv e r e v ie w .  C hoosin g to  in sta ll  a  n ew  p ie ce o f e q uip m en t  w ould  b e a n  e x am ple  o f th e la tte r w hile m odif y in g a  p ro ductio n p ro cess w ould  b e a n  e x am ple  o f th e f o rm er.  T ota l  q uali ty  m an ag em en t  ( T Q M ) p ro je cts a re  e x am ple s o f o pera tio nal  p ro je cts .  F in ally ,  s tr a te g ic  p ro je cts  a re  th ose  th at  d ir e ctly  s u pport  th e o rg an iz atio n's l o ng­ru n  m is sio n.  T hey   fre q uen tly   are   dir e cte d   to w ard   in cre asin g  re v en ue  or  m ark et  sh are .  E xam ple s  of s tr a te g ic   pro je cts   are   new  pro ducts ,  re se arc h ,  an d  dev elo pm en t.  For  a  good,  co m ple te   dis c u ssio n  on c la ssif ic atio n s c h em es f o und i n  p ra ctic e, s e e C ra w fo rd , H obbs, a n d T urn e. F re q uen tly ,  th ese  th re e c la ssif ic atio ns  a re  fu rth er  d eco m pose d  b y p ro duct  ty pe,  o rg an iz atio n d iv is io ns  a n d f u nctio ns th at  w ill  r e q uir e  d if f e re n t  c rite ria  f o r p ro je ct  s e le ctio n.  F or e x am ple ,  th e s a m e c rite ria  f o r th e f in an ce o r le g al  d iv is io n w ould  n ot  a p ply  to  th e I T  ( in fo rm atio n te ch nolo gy) d ep artm en t.  T his  o fte n  r e q uir e s d if f e re n t p ro je ct s e le ctio n c rite ria  w ith in  t h e b asic  t h re e c la ssif ic atio ns o f s tr a te g ic , o pera tio nal, a n d c o m plia n ce p ro je cts .

F IG URE 2 .2   P ortfo lio  o f P ro je cts b y T yp e 7 /1 5/2 017 U niv ers ity  o f P hoenix : P ro je ct M anagem ent: T he M anageria l P ro cess h ttp s://p hoenix .v ita ls ourc e.c om /# /b ooks/1 259822338/c fi/6 /2 6!/4 /3 42/1 02/2 /4 @ 0:0 1 6/5 2 P ag e 3 7 P R IN TED  B Y: lttle m nta te @ em ail.p hoen ix .e d u. P rin tin g is  f o r p erso nal, p riv ate  u se  o nly . N o p art o f th is  b ook m ay  b e   r e p ro duced  o r tr a n sm itte d  w ith out p ublis h er's  p rio r p erm is sio n. V io la to rs w ill b e p ro se cu te d .

S ele ctio n C rite ria A lth ough t h ere  a re  m an y c rite ria  f o r s e le c tin g p ro je cts ,  s e le ctio n c rite ria  a re  t y pic ally  i d en tif ie d  a s  f in ancia l   a n d n onfin ancia l .  A  s h ort d esc rip tio n o f e ach  i s  g iv en  n ex t, f o llo w ed  b y a  d is c u ssio n o f t h eir  u se  i n  p ra ctic e. F in an cia l C rit e ria F in an cia l  M odels   F or  m ost  m an ag ers  fin an cia l  c rite ria  a re  th e p re fe rre d  m eth od to  e v alu ate  p ro je cts .  T hese m odels  a re  a p pro pria te  w hen  th ere  is  a  h ig h le v el  o f c o nfid en ce a sso cia te d  w ith  e stim ate s o f f u tu re  c ash  f lo w s.

T w o m odels  a n d e x am ple s a re  d em onstr a te d  h ere — p ayb ack   a n d  n et p re se n t v alu e   ( N PV ). P ro je ct A   h as a n  i n itia l i n vestm en t o f $ 700,0 00 a n d p ro je cte d  c ash  i n flo w s o f $ 225,0 00 f o r 5  y ears . P ro je ct B   h as a n  i n itia l i n vestm en t o f $ 400,0 00 a n d p ro je cte d  c ash  i n flo w s o f $ 11 0,0 00 f o r 5  y ears . 1 .  T he p ay back  m odel  m easu re s th e tim e it  w ill  ta k e to  r e co ver th e p ro je ct  in vestm en t.  S horte r p ay back s a re m ore  d esir a b le .  P ay back  is  th e s im ple st  a n d m ost  w id ely  u se d  m odel.  P ay back  e m phasiz es c ash  flo w s,  a  k ey f a cto r  in  b usin ess.  S om e m an ag ers   u se  th e p ay back  m odel  to  e lim in ate  u nusu ally  ris k y p ro je cts   (th ose  w ith l e n gth y p ay back  p erio ds).  T he m ajo r l im ita tio ns o f p ay back  a re  t h at i t i g nore s t h e t im e v alu e o f m oney,  a ssu m es c ash  in flo w s  fo r  th e in vestm en t  p erio d  (a n d n ot  b ey ond),  a n d d oes  n ot  c o nsid er  p ro fita b ility .  T he p ay back f o rm ula  i s E xhib it  2 .3   c o m pare s th e p ay back  f o r P ro je ct  A  a n d P ro je ct  B .  T he p ay back  f o r P ro je ct  A  is  3 .1  y ears  a n d f o r P ro je ct  B  is   3 .6  y ears .  U sin g th e p ay back  m eth od b oth  p ro je cts   a re  a ccep ta b le  sin ce b oth  re tu rn  th e in itia l i n vestm en t  in  le ss  th an  fiv e  y ears   an d h av e  re tu rn s  o n th e  in vestm en t  o f  3 2 .1  an d 2 7.5  p erc en t.  P ay back p ro vid es  e sp ecia lly  u se fu l  in fo rm atio n fo r  fir m s  c o ncern ed  w ith  liq uid ity  a n d h av in g su ff ic ie n t  re so urc es  to m an ag e t h eir  f in an cia l o blig atio ns. E xhib it 2 .3   A  p re se n ts  t h e n et p re se n t v alu e m odel. 2 .  T he n et  p re se n t  v alu e ( N PV ) m odel  u se s m an ag em en t's  m in im um  d esir e d  r a te ­o f­re tu rn  ( d is c o unt  r a te ,  f o r e x am ple ,  2 0 p erc en t)  to  c o m pute  th e p re se n t  v alu e o f a ll  n et  c ash  in flo w s.  I f th e r e su lt  is  p ositiv e ( th e p ro je ct m eets  th e m in im um  d esir e d  r a te  o f r e tu rn ),  it  is  e lig ib le  f o r f u rth er c o nsid era tio n.  I f th e r e su lt  is  n eg ativ e,  th e p ro je ct i s  r e je cte d . T hus, h ig her p ositiv e N PV 's  a re  d esir a b le . E xcel u se s t h is  f o rm ula I 0   = I n itia l i n vestm en t ( s in ce i t i s  a n  o utf lo w , t h e n um ber w ill b e n eg ativ e) F t   = N et c ash  i n flo w  f o r p erio d  t k   = R eq uir e d  r a te  o f r e tu rn 7 /1 5/2 017 U niv ers ity  o f P hoenix : P ro je ct M anagem ent: T he M anageria l P ro cess h ttp s://p hoenix .v ita ls ourc e.c om /# /b ooks/1 259822338/c fi/6 /2 6!/4 /3 42/1 02/2 /4 @ 0:0 1 7/5 2 P ag e 3 8 P R IN TED  B Y: lttle m nta te @ em ail.p hoen ix .e d u. P rin tin g is  f o r p erso nal, p riv ate  u se  o nly . N o p art o f th is  b ook m ay  b e   r e p ro duced  o r tr a n sm itte d  w ith out p ublis h er's  p rio r p erm is sio n. V io la to rs w ill b e p ro se cu te d .

E X H IB IT  2 .3   E xam ple  C om parin g T w o P ro je cts  U sin g P ayback  a nd N et P re se n t V alu e M eth od E xhib it  2 .3 B   p re se n ts   th e N PV  m odel  u sin g M ic ro so ft  E xcel  so ftw are .  T he N PV  m odel  a ccep ts   p ro je ct  A , w hic h  h as a   p ositiv e   N PV  o f  $ 54,2 35.  P ro je ct  B  is  re je cte d  s in ce th e N PV  is   n eg ativ e   $ 3 1,2 63.  C om pare  th e N PV  r e su lts  w ith  th e p ay back  r e su lts .  T he N PV  m odel  is  m ore  r e alis tic  b ecau se  it  c o nsid ers  th e tim e v alu e o f m oney, c ash  f lo w s, a n d p ro fita b ility . W hen  u sin g th e N PV  m odel,  th e d is c o unt  ra te  (re tu rn  o n in vestm en t  h urd le  ra te )  c an  d if f e r  fo r  d if f e re n t p ro je cts .  F or e x am ple ,  th e e x pecte d  R O I o n s tr a te g ic  p ro je cts  is  f re q uen tly  s e t  h ig her th an  o pera tio nal  p ro je cts .

S im ila rly ,  R O I's  c an  d if f e r f o r r is k ie r v ers u s s a fe r p ro je cts .  T he c rite ria  f o r s e ttin g t h e R O I h urd le  r a te  s h ould  b e c le ar a n d a p plie d  c o nsis te n tly . 7 /1 5/2 017 U niv ers ity  o f P hoenix : P ro je ct M anagem ent: T he M anageria l P ro cess h ttp s://p hoenix .v ita ls ourc e.c om /# /b ooks/1 259822338/c fi/6 /2 6!/4 /3 42/1 02/2 /4 @ 0:0 1 8/5 2 P ag e 3 9 P R IN TED  B Y: lttle m nta te @ em ail.p hoen ix .e d u. P rin tin g is  f o r p erso nal, p riv ate  u se  o nly . N o p art o f th is  b ook m ay  b e   r e p ro duced  o r tr a n sm itte d  w ith out p ublis h er's  p rio r p erm is sio n. V io la to rs w ill b e p ro se cu te d .

U nfo rtu nate ly ,  p ure   fin an cia l  m odels   fa il  to  in clu de  m an y p ro je cts   w here   fin an cia l  re tu rn  is i m possib le  to  m easu re  a n d/o r o th er f a cto rs  a re  v ita l  to  th e a ccep t  o r r e je ct  d ecis io n.  O ne r e se arc h s tu dy b y F oti  s h ow ed  th at  c o m pan ie s u sin g p re d om in an tly  fin an cia l  m odels  to  p rio ritiz e p ro je cts y ie ld ed  u nbala n ced  p ortf o lio s a n d p ro je cts  t h at a re n 't  s tr a te g ic ally  o rie n te d  ( 2 003).

N on fin an cia l C rit e ria F in an cia l  re tu rn ,  w hile  im porta n t,  d oes n ot  a lw ay s re fle ct  s tr a te g ic  im porta n ce .  T he s ix tie s a n d s e v en tie s s a w f ir m s b eco m e o vere x te n ded  b y d iv ers if y in g to o m uch .  N ow  th e p re v ailin g th in kin g is  th at  lo ng­te rm  s u rv iv al  is d ep en den t u pon d ev elo pin g a n d m ain ta in in g c o re  c o m pete n cie s.  C om pan ie s h av e t o  b e d is c ip lin ed  i n  s a y in g n o t o  p o te n tia lly  p ro fita b le  p ro je cts  th at  a re  o uts id e th e r e alm  o f th eir  c o re  m is sio n.  T his  r e q uir e s o th er c rite ria  b e c o nsid ere d  b ey ond d ir e ct f in an cia l r e tu rn .  F or e x am ple ,  a  f ir m  m ay  s u pport p ro je cts  t h at d o n ot h av e h ig h p ro fit m arg in s f o r o th er s tr a te g ic  r e aso ns i n clu din g: T o c ap tu re  l a rg er m ark et s h are T o m ak e i t d if f ic u lt f o r c o m petito rs  t o  e n te r t h e m ark et T o d ev elo p a n  e n ab le r p ro duct, w hic h  b y i ts  i n tr o ductio n w ill i n cre ase  s a le s i n  m ore  p ro fita b le  p ro ducts T o d ev elo p c o re  t e ch nolo gy t h at w ill b e u se d  i n  n ex t­ g en era tio n p ro ducts T o r e d uce d ep en den cy  o n u nre lia b le  s u pplie rs T o p re v en t g overn m en t i n te rv en tio n a n d r e g ula tio n L ess t a n gib le  c rite ria  m ay  a ls o  a p ply .  O rg an iz atio ns m ay  s u pport p ro je cts  t o  r e sto re  c o rp ora te  i m ag e o r e n han ce b ra n d  re co gnitio n.  M an y  org an iz atio ns  are   co m mitte d   to   co rp ora te   citiz en sh ip   an d  su pport  co m munity d ev elo pm en t p ro je cts . S in ce  n o sin gle   crit e rio n can  re fle ct  str a te g ic   sig nif ic an ce,  p ortf o lio  m an ag em en t  re q uir e s  m ulti­ c rite ria s c re en in g m odels .  T hese  m odels  o fte n  w eig ht  in div id ual  c rite ria  s o  th ose  p ro je cts  th at  c o ntr ib ute  to  th e m ost i m porta n t s tr a te g ic  o bje ctiv es a re  g iv en  h ig her c o nsid era tio n.

T w o M ulti­ C rite ria  S ele ctio n  M odels S in ce  no  sin gle   crite rio n  can   re fle ct  str a te g ic   sig nif ic an ce,  portf o lio   m an ag em en t  re q uir e s  m ulti­ c rite ria s c re en in g m odels . T w o m odels , t h e c h eck lis t a n d m ulti­ w eig hte d  s c o rin g m odels , a re  d esc rib ed  n ex t.

C heck lis t M odels   T he m ost f re q uen tly  u se d  m eth od i n  s e le ctin g p ro je cts  h as b een  t h e c h eck lis t.  T his  a p pro ach b asic ally  u se s  a  lis t  o f  q uestio ns  to  re v ie w  p ote n tia l  p ro je cts   a n d to  d ete rm in e th eir   a ccep ta n ce o r  re je ctio n.

S ev era l  o f th e ty pic a l  q uestio ns f o und in  p ra ctic e a re  lis te d  in   E xhib it 2 .4 .   O ne la rg e,  m ultip ro je ct  o rg an iz atio n h as 2 50 d if f e re n t q uestio ns! A  j u stif ic atio n o f c h eck lis t m odels  i s  t h at t h ey  a llo w  g re at f le x ib ility  i n  s e le ctin g a m ong m an y d if f e re n t t y pes o f  p ro je cts  a n d a re  e asily  u se d  a cro ss d if f e re n t  d iv is io ns a n d lo catio ns.  A lth ough m an y p ro je cts  a re  s e le cte d u sin g s o m e v aria tio n o f th e c h eck lis t  a p pro ach ,  th is  a p pro ach  h as s e rio us s h ortc o m in gs.  M ajo r s h ortc o m in gs o f t h is  a p pro ach  a re  t h at i t f a ils  t o  a n sw er t h e r e la tiv e i m porta n ce o r v alu e o f a  p ote n tia l p ro je ct t o  t h e o rg an iz atio n a n d f a ils  t o  a llo w  f o r c o m paris o n w ith  o th er p ote n tia l p ro je cts .  E ach  p ote n tia l p ro je ct w ill h av e a  d if f e re n t s e t o f p ositiv e a n d n eg ativ e a n sw ers .  H ow  d o y ou c o m pare ? R an kin g a n d p rio ritiz in g p ro je cts  b y th eir  im porta n ce is d if f ic u lt,  i f  n ot i m possib le .  T his  a p pro ac h  a ls o  l e av es t h e d oor o pen  t o  t h e p ote n tia l o pportu nity  f o r p ow er p la y s, p olitic s,  a n d o th er f o rm s o f m an ip ula tio n.  T o o verc o m e th ese  s e rio us s h ortc o m in gs e x perts  r e co m men d th e u se o f a  m ulti­ w eig hte d  s c o rin g m odel t o  s e le ct p ro je cts , w hic h  i s  e x am in ed  n ex t. 7 /1 5/2 017 U niv ers ity  o f P hoenix : P ro je ct M anagem ent: T he M anageria l P ro cess h ttp s://p hoenix .v ita ls ourc e.c om /# /b ooks/1 259822338/c fi/6 /2 6!/4 /3 42/1 02/2 /4 @ 0:0 1 9/5 2 P ag e 4 0 P R IN TED  B Y: lttle m nta te @ em ail.p hoen ix .e d u. P rin tin g is  f o r p erso nal, p riv ate  u se  o nly . N o p art o f th is  b ook m ay  b e   r e p ro duced  o r tr a n sm itte d  w ith out p ublis h er's  p rio r p erm is sio n. V io la to rs w ill b e p ro se cu te d .

E X H IB IT  2 .4   S am ple  S ele ctio n Q uestio ns U se d  in  P ra ctic e T op ic Q uestio n S tr a te g y/a lig nm en t W hat s p ecif ic  o rg an iz atio n s tr a te g y d oes t h is  p ro je ct a lig n w ith ? D riv er W hat b usin ess p ro ble m  d oes t h e p ro je ct s o lv e? S uccess m etr ic s H ow  w ill w e m easu re  s u ccess? S ponso rsh ip W ho i s  t h e p ro je ct s p onso r? R is k W hat i s  t h e i m pact o f n ot d oin g t h is  p ro je ct? R is k W hat i s  t h e p ro je ct r is k  t o  o ur o rg an iz atio n? R is k W here  d oes t h e p ro pose d  p ro je ct f it i n  o ur r is k  p ro file ? B en efits , v alu e, R O I W hat i s  t h e v alu e o f t h e p ro je ct t o  t h is  o rg an iz a tio n? B en efits , v alu e, R O I W hen  w ill t h e p ro je ct s h ow  r e su lts ? O bje ctiv es W hat a re  t h e p ro je ct o bje ctiv es? O rg an iz atio n c u ltu re I s o ur o rg an iz atio n c u ltu re  r ig ht f o r t h is  t y pe o f p ro je ct? R eso urc es W ill i n te rn al r e so urc es b e a v aila b le  f o r t h is  p ro je ct? A ppro ach W ill w e b uild  o r b uy? S ch ed ule H ow  l o ng w ill t h is  p ro je ct t a k e? S ch ed ule I s t h e t im e l in e r e alis tic ? T ra in in g/r e so urc es W ill s ta ff  t r a in in g b e r e q uir e d ? F in an ce/p ortf o lio W hat i s  t h e e stim ate d  c o st o f t h e p ro je ct? P ortf o lio I s t h is  a  n ew  i n itia tiv e o r p art o f a n  e x is tin g i n itia tiv e? P ortf o lio H ow  d oes t h is  p ro je ct i n te ra ct w ith  c u rre n t p ro je cts ? T ech nolo gy I s t h e t e ch nolo gy a v aila b le  o r n ew ? M ulti­ W eig h te d  S co rin g M odels   A  w eig hte d  s c o rin g m odel  ty pic ally  u se s s e v era l  w eig hte d  s e le ctio n c rite ria t o  e v alu ate  p ro je ct  p ro posa ls .  W eig hte d  s c o rin g m odels  w ill  g en era lly  in clu de q ualita tiv e a n d/o r  q uan tita tiv e c rite ria .  E ach  se le ctio n c rite rio n is   a sssig ned  a  w eig ht.  S co re s  a re  a ssig ned  to  e ach  c rite rio n fo r  th e p ro je ct, b ase d  o n its  im porta n ce to  th e p ro je ct  b ein g e v alu ate d .  T he w eig hts  a n d s c o re s a re  m ultip lie d  to  g et  a  to ta l w eig hte d  s c o re  f o r th e p ro je ct.  U sin g th ese  m ultip le  s c re en in g c rite ria ,  p ro je cts  c an  th en  b e c o m pare d  u sin g th e w eig hte d  s c o re . P ro je cts  w ith  h ig her w eig hte d  s c o re s a re  c o nsid ere d  b ette r. S ele ctio n c rite ria  n eed  to  m ir ro r th e c ritic al  s u ccess f a cto rs  o f a n  o rg an iz atio n.  F or e x am ple ,  3 M  s e t  a  ta rg et t h at 2 5 p erc en t o f t h e c o m pan y's  s a le s w ould  c o m e f ro m  p ro ducts  f e w er t h an  f o ur y ears  o ld  v ers u s t h e o ld  t a rg et o f  2 0 p erc en t.  T heir   p rio rity  s y ste m  fo r  p ro je ct  s e le ctio n s tr o ngly  re fle cts  th is  n ew  ta rg et.  O n th e o th er  h an d, f a ilu re  to  p ic k  th e rig ht  fa cto rs  w ill  re n der  th e s c re en in g p ro cess “ u se le ss”  in  s h ort  o rd er.  S ee S nap sh ot  fro m P ra ctic e: C ris is  I T . F ig ure  2 .3   re p re se n ts   a  p ro je ct  sc o rin g m atr ix  u sin g so m e o f  th e fa cto rs   fo und in  p ra cti c e.  T he sc re en in g c rite ria  se le cte d  a re  sh ow n a cro ss  th e to p o f  th e m atr ix  (e .g .,  sta y  w ith in  c o re  c o m pete n cie s  …  R O I  o f  1 8 p erc en t p lu s).  M an ag em en t w eig hts  e ach  c rite rio n ( a  v alu e o f 0  t o  a  h ig h o f,  s a y,  3 ) b y i ts  r e la tiv e i m porta n ce t o t h e o rg an iz atio n's  o bje ctiv es a n d s tr a te g ic  p la n .  P ro je ct  p ro posa ls  a re  th en  s u bm itte d  to  a  p ro je ct  p rio rit y  t e a m o r p ro je ct o ff ic e. 7 /1 5/2 017 U niv ers ity  o f P hoenix : P ro je ct M anagem ent: T he M anageria l P ro cess h ttp s://p hoenix .v ita ls ourc e.c om /# /b ooks/1 259822338/c fi/6 /2 6!/4 /3 42/1 02/2 /4 @ 0:0 2 0/5 2 P ag e 4 1 P R IN TED  B Y: lttle m nta te @ em ail.p hoen ix .e d u. P rin tin g is  f o r p erso nal, p riv ate  u se  o nly . N o p art o f th is  b ook m ay  b e   r e p ro duced  o r tr a n sm itte d  w ith out p ublis h er's  p rio r p erm is sio n. V io la to rs w ill b e p ro se cu te d .   S N APSH OT F R O M  P R A CTIC E   C ris is  I T I n  M ay  2 007,  F ro ntie r A ir lin es H old in gs h ir e d  G erry  C oad y a s c h ie f in fo rm atio n o ff ic er ( C IO ).  N early  a  y ear la te r th e a ir lin e f ile d  f o r b an kru ptc y  u nder  C hap te r 1 1 .   I n  a n  in te rv ie w  C oad y  d escrib es h ow  h e m an ag ed  I T  p ro je cts  d urin g th e b an kru ptc y  a n d r e cessio n c ris is  o f 2 008–2009. F undam en ta lly ,  C oad y  fa ced  a  situ atio n o f  to o m an y p ro je cts   an d to o fe w  re so urc es.  C oad y u sed  a  str a te g y o f f o cu sin g  on   re d ucin g  th e  num ber  of  pro je cts   in   th e  portf o lio .  H e  put  to geth er  a  ste erin g  co m mitte e  of  sen io r m an ag em en t  th at  r e v ie w ed  s ev era l  h undre d  p ro je cts .  T he e n d r e su lt  w as a  r e d uctio n to  le ss th an  3 0 p ro je cts  r e m ain in g i n  th e p ortf o lio .

H ow  C an Y ou G et t o  a  B ack lo g o f o ver 1 00 P ro je cts ?

“ T here   are   nev er  en ough  re so urc es  to   get  ev ery th in g  done.”   B ack lo gs  build   over  tim e.  S acre d   co w  pro je cts   get i n clu ded  in  th e s ele ctio n s y ste m .  P ro je cts  p ro posed  fro m  p eo ple  w ho h av e le ft  th e a ir li n e s till  re sid e in  th e p ro je ct p ortf o lio .  N on­v alu e­a d ded  p ro je cts  s o m eh ow  m ak e th eir   w ay  in to  th e p ro je ct  p ortf o lio .  S oon th e q ueu e g ets  lo nger.

W ith  e v ery one in  I T  w ork in g o n to o m an y p ro je cts  c o ncu rre n tly , p ro je ct c o m ple tio n a n d p ro ductiv ity  a re  s lo w .

W hic h  P ro je cts  R em ain ?

T o c u t  th e n um ber  o f  p ro je cts ,  th e s te erin g c o m mitte e u sed  a  w eig htin g s ch em e th at  re fle cte d  th e a ir lin e's  p rio ritie s, w hic h  w ere :  f ly  s afe ,  g en era te  r e v en ue,  r e d uce c o sts ,  a n d c u sto m er s erv ic e.  T he w eig htin g s ch em e e asily  w eed ed  o ut t h e f lu ff .  C oad y n ote d  th at  “ b y th e tim e y ou g et  to  th e 2 0s th e m arg in  o f d if f e re n tia tio n g ets  n arro w er a n d n arro w er.” O f th e r e m ain in g p ro je cts ,  p ro je ct  s p onso rs  h ad  to  h av e s o lid  ju stif ic atio n w hy th eir  p ro je c t  is  im porta n t.  R ed uctio n o f t h e n um ber o f p ro je cts  p la ces e m phasis  o n h ig h v alu e p ro je cts .

©  P R N ew sF oto /G en esis , I n c.

W hat A dvic e D oes C oady H ave f o r C ris is  M anagem en t?

I n  tim es o f  c ris is ,  it  is  e asie r  to  ta k e b old  s te p s to  m ak e c h an ges.  B ut  y ou n eed  to  h av e a  c le ar  v is io n o f  w hat  y ou s h ould  b e fo cu sin g o n w ith  th e re so urc es a v aila b le .  C oad y s u ggests ,  “ It  c o m es b ack  to  re ally  h av in g a  g ood id ea o f w hat th e in itia l b usin ess c ase f o r a  p ro je ct is  a n d w hat r e so urc es it is  c o nsu m in g, b oth  p eo ple  a n d o th erw is e.” S ou rc e:   W orth en, B ., “ C ris is  I T ,”   T he W all S tr e et J ourn al ,  A pril 2 0, 2 009, p ­R 6. 7 /1 5/2 017 U niv ers ity  o f P hoenix : P ro je ct M anagem ent: T he M anageria l P ro cess h ttp s://p hoenix .v ita ls ourc e.c om /# /b ooks/1 259822338/c fi/6 /2 6!/4 /3 42/1 02/2 /4 @ 0:0 2 1/5 2 F IG URE 2 .3   P ro je ct S cre en in g M atr ix 7 /1 5/2 017 U niv ers ity  o f P hoenix : P ro je ct M anagem ent: T he M anageria l P ro cess h ttp s://p hoenix .v ita ls ourc e.c om /# /b ooks/1 259822338/c fi/6 /2 6!/4 /3 42/1 02/2 /4 @ 0:0 2 2/5 2 P ag e 4 2 P R IN TED  B Y: lttle m nta te @ em ail.p hoen ix .e d u. P rin tin g is  f o r p erso nal, p riv ate  u se  o nly . N o p art o f th is  b ook m ay  b e   r e p ro duced  o r tr a n sm itte d  w ith out p ublis h er's  p rio r p erm is sio n. V io la to rs w ill b e p ro se cu te d .

E ach  p ro je ct  p ro posa l  is  th en  e v alu ate d  b y its  re la tiv e c o ntr ib utio n/v alu e a d ded  to  th e s e le cte d c rite ria .  V alu es  o f  0  to  a  h ig h o f  1 0 a re  a ssig ned  to  e ach  c rite rio n fo r  e ach  p ro je ct.  T his   v alu e r e p re se n ts  th e p ro je ct's  f it  to  th e s p ecif ic  c rite rio n.  F or e x am ple ,  p ro je ct  1  a p pears  to  f it  w ell  w ith t h e s tr a te g y  o f  th e o rg an iz atio n s in ce it  is  g iv en  a  v alu e o f  8 .  C onvers e ly ,  p ro je ct  1  d oes n oth in g to  s u pport r e d ucin g d efe cts   (its   v alu e  is   0 ).  F in ally ,  th is   m odel  ap plie s  th e  m an ag em en t  w eig hts   to  each  crite rio n b y i m porta n ce u sin g a  v alu e o f 1  to  3 .  F or e x am ple ,  R O I a n d s tr a te g ic  f it  h av e a  w eig ht  o f 3 ,  w hile  u rg en cy  a n d c o re  c o m pete n cie s  h av e w eig hts   o f  2 .  A pply in g th e w eig ht  to  e ach  c rite rio n,  th e p rio rity  te am  d eriv es  th e w eig hte d  t o ta l p oin ts  f o r e ach  p ro je ct.  F or e x am ple ,  p ro je ct 5  h as t h e h ig hest v alu e o f 1 02 [ (2  ×  1 ) +  ( 3  ×  1 0) + ( 2  ×  5 ) +  ( 2 .5  ×  1 0) +  ( 1  ×  0 ) +  ( 1  ×  8 ) +  ( 3  ×  9 ) =  1 02] a n d p ro je ct  2  h as a  lo w  v alu e o f 2 7.  I f th e r e so urc es a v aila b le  c re ate  a  c u to ff   th re sh old  o f  5 0  p oin ts ,  th e p rio rity  te am  w ould  e lim in ate  p ro je cts   2  a n d 4 .  (N ote :

P ro je ct 4  a p pears  t o  h av e s o m e u rg en cy, b ut i t i s  n ot c la ssif ie d  a s a  “ m ust”  p ro je ct. T here fo re , i t i s  s c re en ed  w ith a ll  o th er  p ro posa ls .)   P ro je ct  5  w ould  re ceiv e fir s t  p rio rity ,  p ro je ct  n   se co nd,  a n d so  o n.  In  ra re  c ase s  w here r e so urc es a re  s e v ere ly  l im ite d  a n d p ro je ct p ro posa ls  a re  s im ila r i n  w eig hte d  r a n k, i t i s  p ru den t t o  p ic k  t h e p ro je ct p la cin g le ss  d em an d o n re so urc es.  W eig h te d  m ultip le  c rite ria  m odels  s im ila r  to  th is  o ne a re  ra p id ly  b eco m in g t h e d om in an t c h oic e f o r p rio ritiz in g p ro je cts . A t  th is  p oin t  in  th e d is c u ssio n it  is  w is e  to  s to p a n d p ut  th in gs in to  p ers p ectiv e.  W hile  s e le ctio n m odels  lik e t h e o ne a b ove m ay  y ie ld  n um eric al  s o lu tio ns to  p ro je ct  s e le ctio n d ecis io ns,  m odels  s h ould  n ot  m ak e th e fin al d ecis io ns — th e p eo ple  u sin g th e m odels  s h ould .  N o m odel,  n o m atte r  h ow  s o phis tic ate d ,  c an  c ap tu re  th e to ta l r e ality  it  is  m ean t  to  r e p re se n t.  M odels  a re  to ols  f o r g uid in g th e e v alu atio n p ro cess s o  th at  th e d ecis io n­m ak ers w ill c o nsid er r e le v an t i s su es a n d r e ach  a  m eetin g o f t h e m in ds a s t o  w hic h  p ro je cts  s h ould  b e s u pporte d  a n d n ot s u pporte d . T his  i s  a  m uch  m ore  s u bje ctiv e p ro cess t h an  c alc u la tio ns s u ggest.

A pply in g a  S ele ctio n M od el P ro je ct  C la ssif ic a tio n   It  is  n ot  n ecessa ry  to  h av e e x actly  th e s a m e c rite ria  fo r  th e d if f e re n t  ty pes o f  p ro je cts d is c u sse d  a b ove ( s tr a te g ic  a n d o pera tio n s).  H ow ev er,  e x perie n ce s h ow s m ost  o rg an iz atio ns u se  s im ila r c rite ria a cro ss  a ll  ty pes  o f  p ro je cts ,  w ith  p erh ap s  o ne o r  tw o c rite ria  sp ecif ic  to  th e ty pe o f  p ro je ct— e.g .,  str a te g ic b re ak th ro ugh v ers u s o pera tio nal. R eg ard le ss o f c rite ria  d if f e re n ces a m ong  d if f e re n t t y pes o f p ro je cts ,  t h e m ost i m porta n t c rite rio n f o r s e le ctio n i s  th e p ro je ct's  f it  to  th e o rg an iz atio n s tr a te g y.  T here fo re ,  th is  c rite rio n s h ould  b e c o nsis te n t  a cro ss a ll  ty pes o f p ro je cts  a n d  c arry  a  h ig h p rio rity  r e la tiv e to  o th er c rite ria .  T his  u nif o rm ity  a cro ss a ll  p rio rity  m odels  u se d  c an k eep  d ep artm en ts  f ro m  s u boptim iz in g th e u se  o f o rg an iz atio n r e so urc es.  A nyone g en era tin g a  p ro je ct  p ro posa l s h ould  c la ssif y  t h eir  p ro posa l b y t y pe, s o  t h e a p pro pria te  c rite ria  c an  b e u se d  t o  e v alu ate  t h eir  p ro posa l.

S ele ctin g a  M odel   I n  th e p ast,  f in an cia l  c rite ria  w ere  u se d  a lm ost  to  th e e x clu sio n o f o th er c rite ria .  H ow ev er, i n  th e la st  tw o d ecad es  w e h av e w itn esse d  a  d ra m atic  sh if t  to  in clu de m ultip le  c rite ria  in  p ro je ct  se le ctio n.

C oncis e ly  p ut, 7 /1 5/2 017 U niv ers ity  o f P hoenix : P ro je ct M anagem ent: T he M anageria l P ro cess h ttp s://p hoenix .v ita ls ourc e.c om /# /b ooks/1 259822338/c fi/6 /2 6!/4 /3 42/1 02/2 /4 @ 0:0 2 3/5 2 P ag e 4 3 P R IN TED  B Y: lttle m nta te @ em ail.p hoen ix .e d u. P rin tin g is  f o r p erso nal, p riv ate  u se  o nly . N o p art o f th is  b ook m ay  b e   r e p ro duced  o r tr a n sm itte d  w ith out p ublis h er's  p rio r p erm is sio n. V io la to rs w ill b e p ro se cu te d . p ro fita b ility  alo ne  is   sim ply  n ot  an  ad eq uate   m easu re   o f  co ntr ib utio n;  h ow ev er,  it  is   still  an i m porta n t  crite rio n,  esp ecia lly   fo r  pro je cts   th at  en han ce  re v en ue  an d  m ark et  sh are   su ch   as b re ak th ro ugh R & D p ro je cts . T oday,  s e n io r m an ag em en t i s  i n te re ste d  i n  i d en tif y in g t h e p ote n tia l m ix  o f p ro je cts  t h at w ill y ie ld  t h e b est u se o f h um an  a n d c ap ita l  r e so urc es to  m ax im iz e r e tu rn  o n in vestm en t  in  th e lo ng r u n.  F acto rs  s u ch  a s r e se arc h in g n ew  te ch nolo gy,  p ublic  im ag e,  e th ic al  p ositio n,  p ro te ctio n o f th e e n vir o nm en t,  c o re  c o m pete n cie s,  a n d s tr a te g ic f it  m ig ht  b e im porta n t  c rite ria  f o r s e le ctin g p ro je cts .  W eig hte d  s c o rin g c rite ria  s e em  th e b est  a lte rn ativ e to  m eet t h is  n eed . W eig hte d  s c o rin g m odels  re su lt  in  b rin g in g p ro je cts  to  c lo se r  a lig nm en t  w ith  s tr a te g ic  g oals .  If  th e s c o rin g m odel i s  p ublis h ed  a n d a v aila b le  t o  e v ery one i n  t h e o rg an iz atio n,  s o m e d is c ip lin e a n d c re d ib ility  a re  a tta ch ed  t o t h e s e le ctio n o f p ro je cts .  T he n um ber o f w aste fu l p ro je cts  u sin g r e so urc es i s  r e d uced .  P olitic s a n d “ sa cre d  c o w ” p ro je cts  a re  e x pose d .  P ro je ct  g oals  a re  m ore  e asily  id en tif ie d  a n d c o m munic ate d  u sin g th e s e le ctio n c rite ria  a s c o rro bora tio n.  F in ally ,  u sin g a  w eig hte d  s c o rin g a p pro ach  h elp s p ro je ct  m an ag ers  u nders ta n d h ow  th eir  p ro je ct w as  se le cte d ,  h ow  th eir   p ro je ct  c o ntr ib ute s  to  o rg an iz atio n g oals ,  a n d h ow  it  c o m pare s  w ith  o th er  p ro je cts .

P ro je ct s e le ctio n i s  o ne o f t h e m ost i m porta n t d ecis io ns g uid in g t h e f u tu re  s u ccess o f a n  o rg an iz atio n. C rite ria  fo r  p ro je ct  s e le ctio n a re  th e a re a w here  th e p ow er  o f  y our  p ortf o lio  s ta rts  to  m an if e st  its e lf .  N ew p ro je cts  a re  a lig ned  w ith  th e s tr a te g ic  g o als  o f  th e o rg an iz atio n.  W ith  a  c le ar  m eth od fo r  s e le ctin g p ro je cts  in p la ce, p ro je ct p ro posa ls  c an  b e s o lic ite d .

S ou rc es a n d S olic it a tio n  o f P ro je ct P ro p osa ls A s y ou w ould  g uess,  p ro je cts  s h ould  c o m e f ro m  a n yone w ho b elie v es h is  o r h er p ro je ct  w ill  a d d v alu e to  th e o rg an iz atio n.  H ow ev er,  m an y  org an iz atio ns  re str ic t  pro posa ls   fro m  sp ecif ic   le v els   or  gro ups  w ith in   th e o rg an iz atio n.  T his   co uld  b e  an  o pportu nity  lo st.  G ood id eas  are   n ot  lim ite d  to  certa in  ty pes  o r  cla sse s  o f o rg an iz atio n s ta k eh old ers . E nco ura g e a n d k eep  s o lic ita tio ns o pen  t o  a ll s o urc es— in te rn al a n d e x te rn al s p onso rs . F ig ure  2 .4 A   p ro vid es a n  e x am ple  o f a  p ro posa l  f o rm  f o r a n  a u to m atic  v eh ic u la r tr a ck in g ( A uto m atic  V eh ic le L ocatio n)  p ublic  tr a n sp orta tio n p ro je ct.  F ig ure  2 .4 B   p re se n ts  a  p re lim in ary  ris k  a n aly sis  fo r  a  5 00­a cre  w in d f a rm .  M an y  o rg an iz atio ns u se  r is k  a n aly sis  te m pla te s to  g ain  a  q uic k  in sig ht  o f a  p ro je ct's  in here n t  r is k s.  R is k f a cto rs   d ep en d o n th e o rg an iz atio n a n d ty pe o f  p ro je cts .  T his   in fo rm atio n is   u se fu l  in  b ala n cin g th e p ro je ct p ortf o lio  a n d id en tif y in g m ajo r r is k s w hen  e x ecu tin g th e p ro je ct.  P ro je ct  r is k  a n aly sis  is  th e s u bje ct  o f  C hap te r 7 .

I n  s o m e c ase s o rg an iz atio ns w ill  s o lic it  id eas fo r  p ro je cts  w hen  th e k now le d ge re q uir e m en ts  fo r  th e p ro je ct a re  n ot  a v aila b le  in  th e o rg an iz atio n.  T ypic ally ,  th e o rg an iz atio n w ill  is su e a n  R FP (R eq uest  fo r  P ro posa l)   to c o ntr a cto rs /v en dors  w ith  a d eq uate  e x perie n ce t o  i m ple m en t t h e p ro je ct.  I n  o ne e x am ple ,  a  h osp ita l p ublis h ed  a n R FP th at  a sk ed  fo r  a  b id  to  d esig n a n d b uild  a  n ew  o pera tin g ro om  th at  u se s  th e la te st  te ch nolo gy.  S ev era l a rc h ite ctu re  f ir m s s u bm itte d  b id s t o  t h e h osp ita l.  T he b id s f o r t h e p ro je ct w ere  e v alu ate d  i n te rn ally  a g ain st o th er p ote n tia l  p ro je cts .  W hen  th e p ro je ct  w as a ccep te d  a s a  g o,  o th er  c rite ria  w ere  u se d  to  s e le ct  th e b est  q ualif ie d b id der. S ee  A ppen dix  2 .1   o f t h is  c h ap te r f o r a  c o m ple te  d esc rip tio n o f r e q uests  f o r p ro posa l ( R FP). 7 /1 5/2 017 U niv ers ity  o f P hoenix : P ro je ct M anagem ent: T he M anageria l P ro cess h ttp s://p hoenix .v ita ls ourc e.c om /# /b ooks/1 259822338/c fi/6 /2 6!/4 /3 42/1 02/2 /4 @ 0:0 2 4/5 2 P ag e 4 4 P R IN TED  B Y: lttle m nta te @ em ail.p hoen ix .e d u. P rin tin g is  f o r p erso nal, p riv ate  u se  o nly . N o p art o f th is  b ook m ay  b e   r e p ro duced  o r tr a n sm itte d  w ith out p ublis h er's  p rio r p erm is sio n. V io la to rs w ill b e p ro se cu te d .

F IG URE 2 .4 A   A  P ro p osa l F orm  f o r a n  A uto m atic  V eh ic u la r T ra ck in g ( A V L) P ublic  T ra n sp orta tio n P ro je ct.

R an kin g P ro p osa ls  a n d S ele ctio n  o f P ro je cts 7 /1 5/2 017 U niv ers ity  o f P hoenix : P ro je ct M anagem ent: T he M anageria l P ro cess h ttp s://p hoenix .v ita ls ourc e.c om /# /b ooks/1 259822338/c fi/6 /2 6!/4 /3 42/1 02/2 /4 @ 0:0 2 5/5 2 C ullin g th ro ugh so  m an y p ro posa ls   to  id en tif y  th ose  th at  a d d th e m ost  v alu e re q uir e s  a  str u ctu re d  p ro cess.

F ig ure  2 .5   s h o w s a  f lo w  c h art  o f a  s c re en in g p ro cess b eg in nin g w ith  th e c re atio n o f a n  id ea f o r a  p ro je ct.  S ee t e m pla te  f o r e v alu atin g c o ntr a cto rs  i n   A ppen dix  2 .1 . D ata  a n d in fo rm atio n a re  c o lle cte d  to  a sse ss th e v alu e o f  th e p ro pose d  p ro je ct  to  th e o rg an iz atio n a n d fo r f u tu re  b ack up.  I f th e s p onso r d ecid es to  p urs u e th e p ro je ct  o n th e b asis  o f th e c o lle cte d  d ata ,  it  is  f o rw ard ed  to t h e p ro je ct  p rio rity  te am  (o r  th e p ro je ct  o ff ic e).  N ote  th at  th e sp onso r  k now s  w hic h  c rite ria  w ill  b e u se d  to a ccep t o r r e je ct t h e p ro je ct. G iv en  t h e s e le ctio n c rite ria  a n d c u rre n t p ortf o lio  o f p ro je cts , t h e p rio rity  t e am  r e je cts o r a ccep ts  t h e p ro je ct. I f t h e p ro je ct i s  a ccep te d , t h e p rio rity  t e am  s e ts  i m ple m en ta tio n i n  m otio n. 7 /1 5/2 017 U niv ers ity  o f P hoenix : P ro je ct M anagem ent: T he M anageria l P ro cess h ttp s://p hoenix .v ita ls ourc e.c om /# /b ooks/1 259822338/c fi/6 /2 6!/4 /3 42/1 02/2 /4 @ 0:0 2 6/5 2 P ag e 4 5 P R IN TED  B Y: lttle m nta te @ em ail.p hoen ix .e d u. P rin tin g is  f o r p erso nal, p riv ate  u se  o nly . N o p art o f th is  b ook m ay  b e   r e p ro duced  o r tr a n sm itte d  w ith out p ublis h er's  p rio r p erm is sio n. V io la to rs w ill b e p ro se cu te d .

F IG URE 2 .4 B   R is k  A naly sis  f o r a  5 00­A cre  W in d F arm F ig ure  2 .6   is  a  p artia l  e x am ple  o f  a n  e v alu atio n fo rm  u se d  b y a  la rg e c o m pan y to  p rio ritiz e a n d s e le ct  n ew p ro je cts .  T he fo rm  d is tin guis h es  b etw een  m ust  a n d w an t  o bje ctiv es.  If  a  p ro je ct  d oes  n ot  m eet  d esig nate d “ m ust”  o bje ctiv es,  it  is  n ot  c o nsid ere d  a n d re m oved  fro m  c o nsid era tio n.  O rg an iz atio n (o r  d iv is io n)  o bje ctiv es h av e b een  r a n ked  a n d w eig hte d  b y t h eir  r e la tiv e i m porta n ce— fo r e x am ple , “ Im pro ve e x te rn al c u sto m er s e rv ic e” c arrie s a  r e la tiv e w eig ht  o f 8 3 w hen  c o m pare d  to  o th er w an t  o bje ctiv es.  T he w an t  o bje ctiv es a re  d ir e ctly  lin ked t o  o bje ctiv es f o und i n  t h e s tr a te g ic  p la n . I m pact  d efin itio ns re p re se n t  a  fu rth er  re fin em en t  to  th e s c re en in g s y ste m .  T hey  a re  d ev elo ped  to  g au ge th e p re d ic te d  im pact  a  s p ecif ic  p ro je ct  w ould  h av e o n m eetin g a  p artic u la r o bje ctiv e.  A  n um eric  s c h em e is  c re ate d a n d an ch ore d  b y d efin in g crite ria .  T o illu str a te   h ow  th is   w ork s,  le t's   ex am in e  th e  $ 5 m illio n in  n ew  sa le s o bje ctiv e.  A  “ 0 ” is  a ssig ned  if  th e p ro je ct  w ill  h av e n o im pact  o n s a le s o r le ss th an  $ 100,0 00,  a  “ 1 ” is  g iv en  if p re d ic te d  s a le s a re  m ore  th an  $ 100,0 00 b ut  le ss th an  $ 500,0 00,  a  “ 2 ” if   g re ate r  th an  $ 500,0 00.  T hese  im pact a sse ssm en ts   a re  c o m bin ed  w ith  th e re la tiv e im porta n ce o f  e ach  o bje ctiv e to  d ete rm in e th e p re d ic te d  o vera ll c o ntr ib utio n o f  a  p ro je ct  to  str a te g ic  o bje ctiv es.  F or  e x am ple ,  p ro je ct  2 6 c re ate s  a n  o pportu nity  to  fix  fie ld p ro ble m s,  h as n o e ff e ct  o n s a le s,  a n d w ill  h av e m ajo r  im pact  o n c u sto m er  s e rv ic e.  O n th ese  th re e o bje ctiv es, 7 /1 5/2 017 U niv ers ity  o f P hoenix : P ro je ct M anagem ent: T he M anageria l P ro cess h ttp s://p hoenix .v ita ls ourc e.c om /# /b ooks/1 259822338/c fi/6 /2 6!/4 /3 42/1 02/2 /4 @ 0:0 2 7/5 2 p ro je ct  2 6  w ould  re ceiv e a  s c o re  o f  2 65 [9 9 +  0  +  (2  ×  8 3)].  In div id ual  w eig hte d  s c o re s a re  to ta le d  fo r  e ach p ro je ct a n d a re  u se d  t o  p rio ritiz e p ro je cts . 7 /1 5/2 017 U niv ers ity  o f P hoenix : P ro je ct M anagem ent: T he M anageria l P ro cess h ttp s://p hoenix .v ita ls ourc e.c om /# /b ooks/1 259822338/c fi/6 /2 6!/4 /3 42/1 02/2 /4 @ 0:0 2 8/5 2 P ag e 4 6 P R IN TED  B Y: lttle m nta te @ em ail.p hoen ix .e d u. P rin tin g is  f o r p erso nal, p riv ate  u se  o nly . N o p art o f th is  b ook m ay  b e   r e p ro duced  o r tr a n sm itte d  w ith out p ublis h er's  p rio r p erm is sio n. V io la to rs w ill b e p ro se cu te d .

F IG URE 2 .5   P ro je ct S cre en in g P ro cess R esp on sib ility  f o r P rio ritiz in g P rio ritiz in g c an  b e a n  u nco m fo rta b le  e x erc is e  fo r  m an ag ers .  B ut  p rio ritiz in g p ro je cts  is  a  m ajo r  re sp onsib ility f o r  se n io r  m an ag em en t.  Prio ritiz in g  m ean s  dis c ip lin e,  acco unta b ility ,  re sp onsib ility ,  co nstr a in ts ,  re d uced f le x ib ility ,  a n d lo ss o f p ow er.  T op m an ag em en t  c o m mitm en t  m ean s m ore  th an  g iv in g a  b le ssin g to  th e p rio rity s y ste m ; i t m ean s m an ag em en t w ill h av e t o  r a n k a n d w eig h,  i n  c o ncre te  t e rm s,  t h e o bje ctiv es a n d s tr a te g ie s t h ey b elie v e t o  b e m ost c ritic al t o  t h e o rg an iz atio n.  T his  p ublic  d ecla ra tio n o f c o m mitm en t c an  b e r is k y i f  t h e r a n ked o bje ctiv es la te r  p ro ve to  b e p oor  c h oic e s,  b ut  s e ttin g th e c o urs e  fo r  th e o rg an iz atio n is  to p m an ag em en t's  jo b.

T he g ood n ew s is ,  if   m an ag em en t  is  tr u ly  tr y in g to  d ir e ct  th e o rg an iz atio n to  a  s tr o ng fu tu re  p ositio n,  a  g ood p ro je ct  p rio rity  s y ste m  s u pports  th eir   e ff o rts  a n d d ev elo ps a  c u ltu re  in  w hic h  e v ery one is  c o ntr ib utin g to  th e g oals  o f t h e o rg an iz atio n.

M an ag in g t h e P ortf o lio  S yste m M an ag in g th e p ortf o lio  ta k es th e s e le cti o n s y ste m  o ne s te p  h ig her in  th at  th e m erits  o f a  p artic u la r p ro je ct  a re a sse sse d  w ith in  t h e c o nte x t o f e x is tin g p ro je cts .  A t t h e s a m e t im e i t i n volv es m onito rin g a n d a d ju stin g s e le ctio n c rite ria  t o  r e fle ct t h e s tr a te g ic  f o cu s o f t h e o rg an iz atio n.  T his  r e q uir e s c o nsta n t e ff o rt.  T he p rio rity  s y ste m  c an  b e m an ag ed  b y a  s m all  g ro up o f  k ey  e m plo yees in  a  s m all  o rg an iz atio n.  O r,  in  la rg er  o rg an iz atio ns,  th e p rio rity s y ste m  c an  b e m an ag ed  b y t h e p ro je ct o ff ic e o r a  g overn an ce t e am  o f s e n io r m an ag ers . 7 /1 5/2 017 U niv ers ity  o f P hoenix : P ro je ct M anagem ent: T he M anageria l P ro cess h ttp s://p hoenix .v ita ls ourc e.c om /# /b ooks/1 259822338/c fi/6 /2 6!/4 /3 42/1 02/2 /4 @ 0:0 2 9/5 2 P ag e 4 7 P R IN TED  B Y: lttle m nta te @ em ail.p hoen ix .e d u. P rin tin g is  f o r p erso nal, p riv ate  u se  o nly . N o p art o f th is  b ook m ay  b e   r e p ro duced  o r tr a n sm itte d  w ith out p ublis h er's  p rio r p erm is sio n. V io la to rs w ill b e p ro se cu te d .

F IG URE 2 .6   P rio rit y  S cre en in g A naly sis S en io r M an agem en t I n pu t M an ag em en t  of  a  portf o lio   sy ste m  re q uir e s  tw o  m ajo r  in puts   fro m  se n io r  m an ag em en t.  Fir s t,  se n io r m an ag em en t  m ust  pro vid e  guid an ce  in   esta b lis h in g  se le ctio n  crite ria   th at  str o ngly   alig n  w ith   th e  cu rre n t o rg an iz atio n  str a te g ie s.  S eco nd,  se n io r  m an ag em en t  m ust  an nually   decid e  how  th ey   w is h   to   bala n ce  th e a v aila b le  o rg an iz atio n al  re so urc es  (p eo ple  a n d c ap ita l)   a m ong th e d if f e re n t  ty p es  o f  p ro je cts .  A  p re lim in ary d ecis io n o f b ala n ce m ust b e m ad e b y t o p  m an ag em en t ( e .g .,  2 0 p erc en t c o m plia n ce,  5 0 p erc en t s tr a te g ic ,  a n d 3 0 p erc en t  o pera tio nal)   b efo re   p ro je ct  se le ctio n ta k es  p la ce,  alth ough th e  b ala n ce  m ay  b e  ch an ged  w hen  th e p ro je cts  s u bm itte d  a re  r e v ie w ed . G iv en  t h ese  i n puts  t h e p rio rity  t e am  o r p ro je ct o ff ic e c an  c arry  o ut i ts 7 /1 5/2 017 U niv ers ity  o f P hoenix : P ro je ct M anagem ent: T he M anageria l P ro cess h ttp s://p hoenix .v ita ls ourc e.c om /# /b ooks/1 259822338/c fi/6 /2 6!/4 /3 42/1 02/2 /4 @ 0:0 3 0/5 2 P ag e 4 8 P R IN TED  B Y: lttle m nta te @ em ail.p hoen ix .e d u. P rin tin g is  f o r p erso nal, p riv ate  u se  o nly . N o p art o f th is  b ook m ay  b e   r e p ro duced  o r tr a n sm itte d  w ith out p ublis h er's  p rio r p erm is sio n. V io la to rs w ill b e p ro se cu te d . m an y r e sp onsib ilitie s,  w hic h  in clu de s u pportin g p ro je ct  s p onso rs  a n d r e p re se n tin g th e in te re sts  o f t h e t o ta l o rg an iz atio n.

T he G overn an ce T ea m  R esp on sib ilitie s T he g overn an ce te am ,  o r p ro je ct  o ff ic e,  is  r e sp onsib le  f o r p ublis h in g th e p rio rity  o f e v ery  p ro je ct  a n d e n su rin g t h e p ro cess is  o pen  a n d fre e o f  p ow er  p olitic s.  F or  e x am ple ,  m ost  o rg an iz atio ns u sin g a  g overn an ce te am  o r p ro je ct  o ff ic e u se  a n  e le ctr o nic  b ulle tin  b oard  to  d is p ers e  th e c u rre n t  p ortf o lio  o f p ro je cts ,  th e c u rre n t  s ta tu s o f e ach  p ro je c t,  a n d c u rre n t  is su es.  T his  o pen  c o m munic atio n d is c o ura g es p ow er p la y s.  O ver tim e th e g overn an ce t e am  e v alu ate s th e p ro gre ss o f th e p ro je cts  in  th e p ortf o lio .  I f th is  w hole  p ro cess is  m an ag ed  w ell,  it  c an  h av e a p ro fo und i m pact o n t h e s u ccess o f a n  o rg an iz atio n. C onsta n t  s c an nin g o f th e e x te rn al  e n vir o nm en t  to  d ete rm in e if  o rg an iz atio nal  f o cu s a n d/o r s e le ctio n c rite ria n eed  to  b e c h an ged  is  im pera tiv e! P erio d ic  p rio rity  r e v ie w  a n d c h an ges n eed  to  k eep  c u rre n t  w ith  th e c h an gin g e n vir o nm en t  a n d k eep  a  u nif ie d  v is io n o f o rg an iz atio n f o cu s.  R eg ard le ss o f th e c rite ria  u se d  f o r s e le ctio n,  e ach p ro je ct  s h ould  b e e v alu ate d  b y th e s a m e c rite ria .  I f p ro je cts  a re  c la ssif ie d  b y m ust  d o,  o pera tio n,  a n d s tr a te g ic , e ach  p ro je ct i n  i ts  c la ss s h ould  b e e v alu ate d  b y t h e s a m e c rite ria . E nfo rc in g t h e p ro je ct p rio rity  s y ste m  i s  c ru cia l.

K eep in g th e w hole  s y ste m  o pen  a n d a b oveb oard  is  im porta n t  to  m ain ta in in g th e in te g rity  o f  th e s y ste m  a n d k eep in g n ew ,  y oung e x ecu tiv es f ro m  g o in g a ro und t h e s y ste m .  F or e x am ple ,  c o m munic atin g w hic h  p ro je cts  a re a p pro ved , p ro je ct r a n ks, c u rre n t s ta tu s o f i n ­p ro cess p ro je cts , a n d a n y c h an ges i n  p rio rity  c rite ria  w ill d is c o ura g e p eo ple  f ro m  b ypassin g t h e s y ste m .

B ala n cin g t h e P ortfo lio  f o r R is k s a n d T yp es o f P ro je cts A  m ajo r  re sp onsib ility  o f  th e p rio rity  te am  is   to  b ala n ce p ro je cts   b y ty pe,  ris k ,  a n d re so urc e d em an d.  T his r e q uir e s a  to ta l  o rg an iz atio n p ers p ectiv e.  H en ce,  a  p ro pose d  p ro je ct  th at  r a n ks h ig h o n m ost  c rite ria  m ay  n ot  b e s e le cte d  b ecau se  th e o rg an iz atio n p ortf o lio  a lr e ad y in clu des to o m an y p ro je cts  w ith  th e s a m e c h ara cte ris tic s— e .g .,  p ro je ct  ris k  le v el,  u se  o f  k ey  re so urc es,  h ig h c o st,  n onre v en ue p ro ducin g,  lo ng d ura tio ns.  B ala n cin g th e p ortf o lio  o f  p ro je cts  is  a s im porta n t  a s p ro je ct  s e le ctio n.  O rg an iz atio ns n eed  to  e v alu ate  e ach  n ew  p ro je ct  in t e rm s  o f  w hat  it  ad ds  to  th e  p ro je ct  m ix .  S hort­ te rm  n eed s  n eed  to  b e  b ala n ced  w ith  lo ng­te rm  p ote n tia l.

R eso urc e u sa g e n eed s t o  b e o ptim iz ed  a cro ss a ll p ro je cts , n ot j u st t h e m ost i m porta n t p ro je ct. T w o ty pes o f r is k  a re  a sso cia te d  w ith  p ro je cts .  F ir s t  a re  r is k s a sso cia te d  w ith  th e to ta l  p ortf o lio  o f p ro je cts , w hic h  sh ould  re fle ct  th e  o rg an iz atio n's   ris k  p ro file .  S eco nd are   sp ecif ic   p ro je ct  ris k s  th at  can  in hib it  th e e x ecu tio n o f  a  p ro je ct,  su ch  a s  sc h ed ule ,  c o st,  a n d te ch nic al.  In  th is   c h ap te r  w e lo ok o nly  to  b ala n cin g th e o rg an iz atio nal r is k s i n here n t i n  t h e p ro je ct p ortf o lio ,  s u ch  a s m ark et r is k ,  a b ility  t o  e x ecu te ,  t im e t o  m ark et,  a n d t e ch nolo gy a d van ces. P ro je ct­ s p ecif ic  r is k s w ill b e c o vere d  i n  d eta il i n   C hap te r 7 . D av id  a n d J im  M ath eso n s tu die d  R & D o rg an iz atio ns a n d d ev elo ped  a  c la ssif ic atio n s c h em e th at  c o uld  b e u se d  f o r a sse ssin g a  p ro je ct  p ortf o lio . 7   T hey  s e p ara te d  p ro je cts  in  te rm s o f d eg re e o f d if f ic u lty  a n d c o m merc ia l v alu e a n d c am e u p w ith  f o ur b asic  t y pes o f p ro je cts : B re a d a nd b utte r   p ro je cts  a re  r e la tiv ely  e asy  t o  a cco m plis h  a n d p ro duce m odest c o m merc ia l v alu e. T hey t y pic ally  i n volv e e v olu tio nary  i m pro vem en ts  t o 7 /1 5/2 017 U niv ers ity  o f P hoenix : P ro je ct M anagem ent: T he M anageria l P ro cess h ttp s://p hoenix .v ita ls ourc e.c om /# /b ooks/1 259822338/c fi/6 /2 6!/4 /3 42/1 02/2 /4 @ 0:0 3 1/5 2 P ag e 4 9 P R IN TED  B Y: lttle m nta te @ em ail.p hoen ix .e d u. P rin tin g is  f o r p erso nal, p riv ate  u se  o nly . N o p art o f th is  b ook m ay  b e   r e p ro duced  o r tr a n sm itte d  w ith out p ublis h er's  p rio r p erm is sio n. V io la to rs w ill b e p ro se cu te d . c u rre n t p ro ducts  a n d s e rv ic es. E xam ple s i n clu de s o ftw are  u pgra d es a n d m an ufa ctu rin g c o st r e d uctio n e ff o rts .

P ea rls   a re  l o w  r is k  d ev elo pm en t p ro je cts  w ith  h ig h c o m merc ia l p ay off s . T hey  r e p re se n t r e v olu tio nary c o m merc ia l a d van ces u sin g p ro ven  t e ch nolo gy. E xam ple s i n clu de n ex t­ g en era tio n i n te g ra te d  c ir c u it c h ip  a n d s u bsu rfa ce i m ag in g t o  l o cate  o il a n d g as.

O yste rs   a re  h ig h r is k , h ig h v alu e p ro je cts . T hese  p ro je cts  i n volv e t e ch nolo gic al b re ak th ro ughs w ith t r e m en dous, c o m merc ia l p ote n tia l. E xam ple s i n clu de e m bry onic  D NA t r e atm en ts  a n d n ew  k in ds o f m eta l a llo ys.

W hite  e le p hants   a re  p ro je cts  t h at a t o ne t im e s h ow ed  p ro m is e  b ut a re  n o l o nger v ia b le . E xam ple s i n clu de p ro ducts  f o r a  s a tu ra te d  m ark et o r a  p ote n t e n erg y s o urc e w ith  t o xic ­s id e­e ff e cts . T he M ath eso ns r e p ort  th at  o rg an iz atio ns o fte n  h av e to o m an y w hite  e le p han ts  a n d to o f e w  p earls  a n d o yste rs .

T o m ain ta in  s tr a te g ic  a d van ta g e th ey  r e co m men d th at  o rg an iz atio ns c ap ita liz e o n p earls ,  e lim in ate  o r r e p ositio n w hite  e le p h an ts ,  a n d b ala n ce re so urc es d ev ote d  to  b re ad ­a n d­b utte r  a n d o yste r  p ro je cts  to  a ch ie v e a lig nm en t w ith  o vera ll  s tr a te g y.  A lth ough th eir  r e se arc h  c en te rs  o n R & D o rg an iz atio ns,  th eir  o bse rv atio ns a p pear to  h old t r u e f o r a ll t y pes o f p ro je ct o rg an iz atio ns.

S um mary M ultip le  c o m petin g p ro je cts ,  lim ite d  s k ille d  re so urc es,  d is p ers e d  v ir tu al  te am s,  tim e to  m ark et  p re ssu re s,  a n d l im ite d   cap ita l  se rv e  as  fo rc es  fo r  th e  em erg en ce  of  pro je ct  portf o lio   m an ag em en t  th at  pro vid es  th e i n fra str u ctu re  fo r  m an ag in g m ultip le  p ro je cts   a n d lin kin g b usin ess  str a te g y w ith  p ro je ct  se le ctio n.  T he m ost i m porta n t e le m en t o f t h is  s y ste m  i s  t h e c re atio n o f a  r a n kin g s y ste m  t h at u tiliz es m ultip le  c rite ria  t h at r e fle ct t h e m is sio n a n d s tr a te g y o f th e f ir m .  I t  is  c ritic al  to  c o m munic ate  p rio rity  c rite ria  to  a ll  o rg an iz atio nal  s ta k eh old ers s o  t h at t h e c rite ria  c an  b e t h e s o urc e o f i n sp ir a tio n f o r n ew  p ro je ct i d eas. E very  s ig n if ic an t  p ro je ct  s e le cte d  s h ould  b e r a n ked  a n d th e r e su lts  p ublis h ed .  S en io r m an ag em en t  m ust  ta k e a n  a ctiv e ro le  in  s e ttin g p rio ritie s a n d s u pportin g th e p rio rity  s y ste m .  G oin g a ro und th e p rio rity  s y ste m  w ill d estr o y its  e ff e ctiv en ess.  T he p ro je ct  g o vern an ce te am  n eed s to  c o nsis t  o f s e aso ned  m an ag ers  w ho a re  c ap ab le o f a sk in g to ugh q uestio ns a n d d is tin guis h in g f a cts  f ro m  f ic tio n.  R eso urc es ( p eo ple ,  e q uip m en t,  a n d c ap ita l)  f o r m ajo r p ro je cts  m ust b e c le arly  a llo cate d  a n d n ot c o nflic t w ith  d aily  o pera tio ns o r b eco m e a n  o verlo ad  t a sk . T he g o vern an ce t e am  n eed s t o  s c ru tin iz e s ig nif ic an t p ro je cts  i n  t e rm s o f n ot o nly  t h eir  s tr a te g ic  v alu e b ut a ls o t h eir  f it  w ith  th e p ortf o lio  o f p ro je cts  c u rre n tly  b ein g im ple m en te d .  H ig hly  r a n ked  p ro je cts  m ay  b e d efe rre d  o r e v en  tu rn ed  d ow n if   th ey  u pse t  th e c u rre n t  b ala n ce a m ong ris k s,  re so urc es,  a n d str a te g ic  in itia tiv es.  P ro je ct s e le ctio n m ust  b e b ase d  n ot  o nly  o n th e m erits  o f  th e s p ecif ic  p ro je ct  b ut  a ls o  o n w hat  it  c o ntr ib ute s to  th e c u rre n t  p ro je ct  p ortf o lio  m ix .  T his  r e q uir e s a  h olis tic  a p pro ach  to  a lig nin g p ro je cts  w ith  o rg an iz atio nal  s tr a te g y a n d r e so urc es. T he im porta n ce o f a lig nin g p ro je cts  w ith  o rg an iz atio n s tr a te g y c an not  b e o vers ta te d .  W e h av e d is c u sse d  tw o t y pes o f m odels  f o und in  p ra ctic e.  C heck lis t  m odels  a re  e asy  to  d ev elo p a n d a re  ju stif ie d  p rim arily  o n th e b asis o f  fle x ib ility  acro ss  d if f e re n t  d iv is io ns  an d lo catio ns.  U nfo rtu nate ly ,  q uestio nnair e   ch eck lis t  m odels   d o n ot a llo w  co m paris o n  of  th e  re la tiv e  valu e  (ra n k)  of  alte rn ativ e  pro je cts   in   co ntr ib utin g  to w ard   org an iz atio n s tr a te g y. T he l a tte r i s  t h e m ajo r r e aso n 7 /1 5/2 017 U niv ers ity  o f P hoenix : P ro je ct M anagem ent: T he M anageria l P ro cess h ttp s://p hoenix .v ita ls ourc e.c om /# /b ooks/1 259822338/c fi/6 /2 6!/4 /3 42/1 02/2 /4 @ 0:0 3 2/5 2 P ag e 5 0 P R IN TED  B Y: lttle m nta te @ em ail.p hoen ix .e d u. P rin tin g is  f o r p erso nal, p riv ate  u se  o nly . N o p art o f th is  b ook m ay  b e   r e p ro duced  o r tr a n sm itte d  w ith out p ublis h er's  p rio r p erm is sio n. V io la to rs w ill b e p ro se cu te d . t h e  au th ors   p re fe r  m ulti­ w eig hte d  sc o rin g m odels .  T hese   m odels   k eep  p ro je c t  se le ctio n h ig hly f o cu se d  o n  a lig nm en t  w ith  o rg an iz atio n s tr a te g y.  W eig hte d  s c o rin g m odels  r e q u ir e  m ajo r e ff o rt  in e sta b lis h in g t h e c rite ria  a n d w eig hts . K ey  T erm s I m ple m en ta tio n g ap ,  3 3 N et p re se n t v alu e,  3 7 O rg an iz atio n p olitic s,  3 3 P ay back ,  3 7 P rio rity  s y ste m ,  3 2 P rio rity  t e am ,  4 0 P ro je ct p ortf o lio ,  3 2 P ro je ct s c re en in g m atr ix ,  4 1 S acre d  c o w ,  3 3 S tr a te g ic  m an ag em en t p ro cess,  2 8 R ev ie w  Q uestio n s 1 .   D esc rib e t h e m ajo r c o m ponen ts  o f t h e s tr a te g ic  m an ag em en t p ro cess. 2 .   E xpla in  t h e r o le  p ro je cts  p la y  i n  t h e s tr a te g ic  m an ag em en t p ro cess. 3 .   H ow  a re  p ro je cts  l in ked  t o  t h e s tr a te g ic  p la n ? 4 .   T he p ortf o lio  o f p ro je cts  i s  t y pic ally  r e p re se n te d  b y c o m plia n ce, s tr a te g ic , a n d o pera tio ns p ro je cts .

W hat i m pact c an  t h is  c la ssif ic atio n h av e o n p ro je ct s e le ctio n? 5 .   W hy d oes t h e p rio rity  s y ste m  d esc rib ed  i n  t h is  c h ap te r r e q uir e  t h at i t b e o pen  a n d p ublis h ed ? D oes t h e p ro cess e n co ura g e b otto m ­u p i n itia tio n o f p ro je cts ?  D oes i t d is c o ura g e s o m e p ro je cts ?  W hy? 6 .   W hy s h ould  a n  o rg an iz atio n n ot r e ly  o nly  o n R O I t o  s e le ct p ro je cts ? 7 .   D is c u ss t h e p ro s a n d c o ns o f t h e c h eck lis t v ers u s t h e w eig hte d  f a cto r m eth od o f s e le ctin g p ro je cts . E xerc is e s 1 .   Y ou m an ag e a  h ote l r e so rt l o cate d  o n t h e S outh  B each  o n t h e I s la n d o f K au ai i n  H aw aii. Y ou a re s h if tin g t h e f o cu s o f y our r e so rt f ro m  a  t r a d itio nal f u n­in ­th e­s u n d estin atio n t o  e co ­to uris m . ( E co ­ t o uris m  f o cu se s o n e n vir o nm en ta l a w are n ess a n d e d ucatio n.)  H ow  w ould  y ou c la ssif y  t h e f o llo w in g p ro je cts  i n  t e rm s o f c o m plia n ce, s tr a te g ic , a n d o pera tio nal? a .   C onvert t h e p ool h eatin g s y ste m  f ro m  e le ctr ic al t o  s o la r p ow er. b .   B uild  a  4 ­m ile  n atu re  h ik in g t r a il. c .   R en ovate  t h e h ors e  b arn . d .   L au nch  a  n ew  p ro m otio nal c am paig n w ith  H aw aii A ir lin es. e .   C onvert 1 2 a d ja cen t a cre s i n to  a  w ild lif e  p re se rv e. f .   U pdate  a ll t h e b ath ro om s i n  c o ndos t h at a re  1 0 y ears  o ld  o r o ld er. g .   C han ge h ote l b ro ch ure s t o  r e fle ct e co ­to uris m  i m ag e. h .   T est a n d r e v is e  d is a ste r r e sp onse  p la n . i .   I n tr o duce w ir e le ss I n te rn et s e rv ic e i n  c afé  a n d l o unge a re as. H ow  e asy  w as it  to  c la ssif y  th ese  p ro je cts ?  W hat  m ad e s o m e p ro je cts  m ore  d if f ic u lt  th an  o th ers ?

W hat d o y ou t h in k y ou n ow  k now  t h at w ould  b e u se fu l f o r m an ag in g p ro je cts  a t t h e h ote l? 7 /1 5/2 017 U niv ers ity  o f P hoenix : P ro je ct M anagem ent: T he M anageria l P ro cess h ttp s://p hoenix .v ita ls ourc e.c om /# /b ooks/1 259822338/c fi/6 /2 6!/4 /3 42/1 02/2 /4 @ 0:0 3 3/5 2 2 .   *   T w o n ew  s o ftw are  p ro je cts  a re  p ro pose d  t o  a  y oung, s ta rt­ u p c o m pan y. T he A lp ha p ro je ct w ill c o st $ 150,0 00 t o  d ev elo p a n d i s  e x pecte d  t o  h av e a n nual n et c ash  f lo w  o f $ 40,0 00. T he B eta p ro je ct w ill c o st $ 200,0 00 t o  d ev elo p a n d i s  e x pecte d  t o  h av e a n nual n et c ash  f lo w  o f $ 50,0 00.

T he c o m pan y i s  v ery  c o ncern ed  a b out t h eir  c ash  f lo w . U sin g t h e p ay back  p erio d, w hic h  p ro je ct i s b ette r f ro m  a  c ash  f lo w  s ta n dpoin t?  W hy? 3 .   A  f iv e­y ear p ro je ct h as a  p ro je cte d  n et c ash  f lo w  o f $ 15,0 00, $ 25,0 00, $ 30,0 00, $ 20,0 00, a n d $ 15,0 00 i n  t h e n ex t f iv e y ears . I t w ill c o st $ 50,0 00 t o  i m ple m en t t h e p ro je ct. I f t h e r e q uir e d  r a te  o f r e tu rn  i s  2 0 p erc en t, c o nduct a  d is c o unte d  c ash  f lo w  c alc u la tio n t o  d ete rm in e t h e N PV . 7 /1 5/2 017 U niv ers ity  o f P hoenix : P ro je ct M anagem ent: T he M anageria l P ro cess h ttp s://p hoenix .v ita ls ourc e.c om /# /b ooks/1 259822338/c fi/6 /2 6!/4 /3 42/1 02/2 /4 @ 0:0 3 4/5 2 P ag e 5 1 P R IN TED  B Y: lttle m nta te @ em ail.p hoen ix .e d u. P rin tin g is  f o r p erso nal, p riv ate  u se  o nly . N o p art o f th is   b ook m ay  b e r e p ro duced  o r tr a n sm itte d  w ith out p ublis h er's  p rio r p erm is sio n. V io la to rs w ill b e p ro se cu te d . 4 .   Y ou w ork  f o r t h e 3 T  c o m pan y, w hic h  e x pects  t o  e arn  a t l e ast 1 8 p erc en t o n i ts i n vestm en ts . Y ou h av e t o  c h oose  b etw een  t w o s im ila r p ro je cts . B elo w  i s  t h e c ash i n fo rm atio n f o r e ach  p ro je ct. Y our a n aly sts  p re d ic t t h at i n fla tio n r a te  w ill b e a  s ta b le 3  p erc en t o ver t h e n ex t 7  y ears . W hic h  o f t h e t w o p ro je cts  w ould  y ou f u nd i f  t h e d ecis io n i s  b ase d o nly  o n f in an cia l i n fo rm atio n? W hy? 5 .   *   Y ou a re  t h e h ead  o f t h e p ro je ct s e le ctio n t e am  a t S IM SO X. Y our t e am  i s  c o nsid erin g t h re e d if f e re n t p ro je cts . B ase d  o n p ast h is to ry , S IM SO X e x pects  a t l e ast a  r a te  o f r e tu rn  o f 2 0 p erc en t.

Y our f in an cia l a d vis o rs  p re d ic t i n fla tio n t o  r e m ain  a t 3  p erc en t i n to  t h e f o re se eab le  f u tu re . G iv en  th e f o llo w in g  in fo rm atio n f o r e ach  p ro je ct,  w hic h  o ne s h ould  b e S IM SO X f ir s t  p rio rity ? S hould  S IM SO X f u nd a n y o f th e o th er p ro je cts ?  I f s o ,  w hat  s h ould  b e th e o rd er o f p rio rity  b ase d o n r e tu rn  o n i n vestm en t? P ro je ct:  D ust D ev ils P ro je ct:  O sp ry 7 /1 5/2 017 U niv ers ity  o f P hoenix : P ro je ct M anagem ent: T he M anageria l P ro cess h ttp s://p hoenix .v ita ls ourc e.c om /# /b ooks/1 259822338/c fi/6 /2 6!/4 /3 42/1 02/2 /4 @ 0:0 3 5/5 2 P ag e 5 2 P R IN TED  B Y: lttle m nta te @ em ail.p hoen ix .e d u. P rin tin g is  f o r p erso nal, p riv ate  u se  o nly . N o p art o f th is  b ook   m ay  b e r e p ro duced  o r tr a n sm itte d  w ith out p ublis h er's  p rio r p erm is sio n. V io la to rs w ill b e p ro se cu te d . P ro je ct:  V oyagers 6 .   Y ou a re  t h e h ead  o f t h e p ro je ct s e le ctio n t e am  a t B ro ken  A rro w  r e co rd s. Y our t e am  i s  c o nsid erin g t h re e d if f e re n t r e co rd in g p ro je cts . B ase d  o n p ast h is to ry , B ro ken  A rro w  e x pects  a t l e ast a  r a te  o f r e tu rn  o f 2 0 p erc en t. Y our f in an cia l a d vis o rs  p re d ic t i n fla tio n t o  r e m ain  a t 2  p erc en t i n to  t h e f o re se eab le  f u tu re . G iv en  th e fo llo w in g in fo rm atio n fo r  e a ch  p ro je ct,  w hic h  o ne s h ould  b e B ro ken  A rro w 's  fir s t p rio rity ? S hould  B ro ken  A rro w  f u nd a n y  o f th e o th er p ro je cts ?  I f s o ,  w hat  s h ould  b e th e o rd er o f p rio rity  b ase d  o n r e tu rn  o n i n vestm en t? R eco rd in g P ro je ct:  T im e F ad es A w ay R eco rd in g P ro je ct:  O n t h e B ea ch R eco rd in g P ro je ct:  T on ig h t's  t h e N ig h t 7 /1 5/2 017 U niv ers ity  o f P hoenix : P ro je ct M anagem ent: T he M anageria l P ro cess h ttp s://p hoenix .v ita ls ourc e.c om /# /b ooks/1 259822338/c fi/6 /2 6!/4 /3 42/1 02/2 /4 @ 0:0 3 6/5 2 7 .   T he C usto m  B ik e C om pan y h as s e t u p a  w eig hte d  s c o rin g m atr ix  f o r e v alu atio n o f p ote n tia l p ro je cts . B elo w  a re  f iv e p ro je cts  u nder c o nsid era tio n. 7 /1 5/2 017 U niv ers ity  o f P hoenix : P ro je ct M anagem ent: T he M anageria l P ro cess h ttp s://p hoenix .v ita ls ourc e.c om /# /b ooks/1 259822338/c fi/6 /2 6!/4 /3 42/1 02/2 /4 @ 0:0 3 7/5 2 P ag e 5 3 P R IN TED  B Y: lttle m nta te @ em ail.p hoen ix .e d u. P rin tin g is  f o r p erso nal, p riv ate  u se  o nly . N o p art o f th is   b ook m ay  b e r e p ro duced  o r tr a n sm itte d  w ith out p ublis h er's  p rio r p erm is sio n. V io la to rs w ill b e p ro se cu te d . a .   U sin g t h e s c o rin g m atr ix  b elo w , w hic h  p ro je ct w ould  y ou r a te  h ig hest?

L ow est? b .   I f t h e w eig ht f o r “ S tr o ng S ponso r”  i s  c h an ged  f ro m  2 .0  t o  5 .0 , w ill t h e p ro je ct s e le ctio n c h an ge? W hat a re  t h e t h re e h ig hest w eig hte d  p ro je ct s c o re s w ith  t h is  n ew  w eig ht? c .   W hy i s  i t i m porta n t t h at t h e w eig hts  m ir ro r c ritic al s tr a te g ic  f a cto rs ? P ro je ct S cre en in g M atr ix R efe re n ces A dle r, P . S ., e t a l., “ G ettin g t h e M ost O ut o f Y our P ro duct D ev elo pm en t P ro cess,”   H arv a rd  B usin ess R evie w ,   v ol. 7 4 ( 2 ), p p. 1 34–52. B en ko, C ., a n d F . W . M cF arla n ,  C onnectin g t h e D ots : A lig nin g P ro je cts  W ith  O bje ctiv es i n U npre d ic ta ble  T im es   ( B osto n: H arv ard  B usin ess S ch ool P re ss, 2 003). B ig elo w , D ., “ W an t t o  E nsu re  Q uality ? T hin k P ro je ct P ortf o lio  M an ag em en t,”   P M  N etw ork ,   v ol. 1 6 ( 1 ) A pril 2 002, p p. 1 6–17.

B lo om berg  B usin essw eek,   “ IB M  W an ts  t o  P ut W ats o n i n  Y our P ock et,”  S ep te m ber 1 7–23, 2 012, p p. 4 1– 4 2.

B oyer, C ., “ M ak e P ro fit Y our P rio rity ,”   P M  N etw ork ,   v ol. 1 5 ( 1 0) O cto ber 2 003, p p. 3 7–42. C ohen , D ., a n d R . G ra h am ,  T he P ro je ct M anager's  M BA   ( S an  F ra n cis c o : J o sse y ­B ass, 2 001), p p. 5 8– 5 9.

C ra w fo rd , L ., B . H obbs, a n d J . R . T urn e, “ A lig nin g C ap ab ility  w ith  S tr a te g y: C ate g oriz in g o f P ro je cts t o  D o t h e R ig ht P ro je cts  a n d D o T hem  R ig ht,”   P ro je ct M anagem en t J o urn al,   v ol. 3 7 ( 2 ) J u ne 2 006, p p. 3 8–50.

D esc am ps, J . P ., “ M aste rin g t h e D an ce o f C han ge: I n novatio n a s a  W ay  o f L if e ,”   P ris m ,   S eco nd Q uarte r, 1 999, p p. 6 1–67. 7 /1 5/2 017 U niv ers ity  o f P hoenix : P ro je ct M anagem ent: T he M anageria l P ro cess h ttp s://p hoenix .v ita ls ourc e.c om /# /b ooks/1 259822338/c fi/6 /2 6!/4 /3 42/1 02/2 /4 @ 0:0 3 8/5 2 P ag e 5 4 P R IN TED  B Y: lttle m nta te @ em ail.p hoen ix .e d u. P rin tin g is  f o r p erso nal, p riv ate  u se  o nly . N o p art o f th is  b ook   m ay  b e r e p ro duced  o r tr a n sm itte d  w ith out p ublis h er's  p rio r p erm is sio n. V io la to rs w ill b e p ro se cu te d . D ora n , G . T ., “ T here 's  a  S m art W ay  t o  W rite  M an ag em en t G oals  a n d O bje ctiv es,” M anagem en t R evie w ,   N ovem ber 1 981, p p. 3 5–36. F lo yd, S . W ., a n d B . W oolr id ge, “ M an ag in g S tr a te g ic  C onse n su s: T he F oundatio n o f E ff e ctiv en ess I m ple m en ta tio n,”   A ca dem y o f M anagem en t E xecu tiv es,   v ol. 6  ( 4 ) 1 992, p p. 2 7–39. F oti, R ., “ L ouder T han  W ord s,”   P M  N etw ork ,   D ecem ber 2 002, p p. 2 2–29. A ls o  s e e F oti, R ., “ M ak e Y our C ase , N ot A ll P ro je cts  A re  E qual,”   P M  N etw ork ,   v ol. 3 1(7 ) 2 003, p p. 3 5–43. F ra n k, L ., “ O n D em an d,”   P M  N etw ork ,   v ol. 1 8 ( 4 ) A pril 2 004, p p. 5 8–62. F rie d m an , T hom as L .,  H ot, F la t, a nd C ro w ded   ( N ew  Y ork : F arra r, S tr a u s, a n d G ir o ux, 2 008). F usc o , J . C ., “ B ette r P olic ie s P ro vid e t h e K ey  t o  I m ple m en tin g P ro je ct M an ag em en t,”   P ro je ct M anagem en t J o urn al,   v ol. 2 8 ( 3 ) 1 997, p p. 3 8–41. H elm , J ., a n d K . R em in gto n, “ E ff e ctiv e P ro je ct S ponso rs h ip : A n E valu atio n o f t h e E xecu tiv e S ponso r i n C om ple x  I n fra str u ctu re  P ro je cts  b y S en io r P ro je ct M an ag ers ,”   P ro je ct M anagem en t J o urn al,   v ol. 3 6 ( 1 ) S ep te m ber 2 005, p p. 5 1–61.

H utc h en s, G ., “ D oin g t h e N um bers ,”   P M  N etw ork ,   v ol. 1 6 ( 4 ) M arc h  2 002, p . 2 0. J o hnso n, R . E ., “ S cra p  C ap ita l P ro je ct E valu atio ns,”   C hie f F in ancia l O ffic er,   M ay  1 998, p . 1 4. K ap la n , R . S ., a n d D . P . N orto n, “ T he B ala n ced  S co re card — Measu re s T hat D riv e P erfo rm an ce,” H arv a rd  B usin ess R evie w ,   J a n uary –F eb ru ary  1 992, p p. 7 3–79. A ls o  s e e K ap la n , R obert, h ttp ;//b ala n ced sc o re card .o rg . K en ny, J ., “ E ff e ctiv e P ro je ct M an ag em en t f o r S tr a te g ic  I n novatio n a n d C han ge i n  a n  O rg an iz atio nal C onte x t,”   P ro je ct M anagem en t J o urn al,   v ol. 3 4 ( 1 ) 2 003, p p. 4 5–53. K harb an da, O . P ., a n d J . K . P in to ,  W hat M ade G ertie  G allo p: L ea rn in g f r o m  P ro je ct F ailu re s   ( N ew Y ork : V an  N ostr a n d R ein hold , 1 996), p p. 1 06–11 , 2 63–83.

K orte , R . F ., a n d T . J . C herm ack , “ C han gin g O rg an iz atio nal C ultu re  w ith  S cen ario  P la n nin g,”   F utu re s, v ol. 3 9 ( 6 ) A ugust 2 007, p p. 6 45–56.

L eif e r, R ., C . M . M cD erm ott, G . C . O 'C onnor, L . S . P ete rs , M . P ric e, a n d R . W . V ery zer,  R adic a l I n nova tio n: H ow  M atu re  C om panie s C an O uts m art U psta rts   ( B osto n: H arv ard  B usin ess S ch ool P re ss, 2 000).

M acIn ty re , J .,  P M  N etw ork ,   v ol. 2 0 ( 1 1 ) N ovem ber 2 006, p p. 3 2–35. M ag re tta , J o an ,  U ndersta ndin g M ic h ael P orte r: T he E sse n tia l G uid e t o  C om petitio n a nd S tr a te g y ( B osto n: H arv ard  B usin ess P re ss B ook, 2 011 ).

M ath eso n, D ., a n d J . M ath eso n,  T he S m art O rg aniz a tio n   ( B osto n: H arv ard  B usin ess S ch ool P re ss, 1 998), p p. 2 03–09.

M ilo se v ic , D . Z ., a n d S . S riv an nab oon, “ A  T heo re tic al F ra m ew ork  f o r A lig nin g P ro je ct M an ag em en t w ith  B usin ess S tr a te g y,”   P ro je ct M anagem en t J o urn al,   v ol. 3 7 ( 3 ) A ugust 2 006, p p. 9 8–11 0. M orris , P . W ., a n d A . J a m ie so n, “ M ovin g f ro m  C orp ora te  S tr a te g y t o  P ro je ct S tr a te g y,”   P ro je ct M anagem en t J o urn al,   v ol. 3 6 ( 4 ) D ecem ber 2 005, p p. 5 –18. 7 /1 5/2 017 U niv ers ity  o f P hoenix : P ro je ct M anagem ent: T he M anageria l P ro cess h ttp s://p hoenix .v ita ls ourc e.c om /# /b ooks/1 259822338/c fi/6 /2 6!/4 /3 42/1 02/2 /4 @ 0:0 3 9/5 2 P ag e 5 5 P R IN TED  B Y: lttle m nta te @ em ail.p hoen ix .e d u. P rin tin g is  f o r p erso nal, p riv ate  u se  o nly . N o p art o f th is  b ook   m ay  b e r e p ro duced  o r tr a n sm itte d  w ith out p ublis h er's  p rio r p erm is sio n. V io la to rs w ill b e p ro se cu te d . M otta , S ilv a, a n d R ogério  H erm id a Q uin te lla , “ A sse ssm en t o f N on­F in an cia l C rite ria  i n t h e S ele ctio n o f I n vestm en t P ro je cts  f o r S eed  C ap ita l F undin g: T he C ontr ib utio n o f S cie n to m etr ic s a n d P ate n to m etr ic s,”   J o urn al o f T ech nolo gy M anagem en t I n nova tio n,   v ol. 7  ( 3 ) 2 012.

P M I, “ P M I's  P uls e  o f t h e P ro fe ssio n,”  M arc h  2 012, P ro je ct M an ag em en t I n stitu te , p . 7 .

R ask in , P ., e t a l.,  G re a t T ra nsitio ns: T he P ro m is e  a nd L ure  o f t h e T im es A hea d,   r e tr ie v ed  6 ­3 ­0 8. S ee w ww.g tin itia tiv e.o rg /d ocu m en ts /G re a t_ T ra nsitio ns.p df S ch w artz , P ete r, a n d D oug R an dall, “ A n A bru pt C lim ate  C han ge S cen ario  a n d i ts  I m plic atio ns f o r U nite d  S ta te s N atio nal S ecu rity ,”  G lo bal B usin ess N etw ork , I n c., O cto ber 2 003.

S hen har, A ., “ S tr a te g ic  P ro je ct L ead ers h ip : F ocu sin g Y our P ro je ct o n B usin ess S uccess,”   P ro ceed in gs o f t h e P ro je ct M anagem en t I n stitu te  A nnual S em in ars &  S ym posiu m ,   S an  A nto nio , T ex as, O cto ber 3 – 1 0, 2 002, C D . A ls o  s e e S hen har, A aro n,  R ein ven tin g P ro je ct M anagem en t   ( H arv ard  B usin ess S ch ool, 2 007).

S m ith , D . K ., a n d R . C . A le x an der,  F um blin g t h e F utu re : H ow  X ero x I n ven te d , T hen  I g nore d  t h e F ir st P erso nal C om pute r   ( N ew  Y ork : M acm illa n , 1 988). S w an so n, S ., “ A ll T hin gs C onsid ere d ,”   P M  N etw ork ,   v ol. 2 5 ( 2 ) F eb ru ary  2 011 , p p. 3 6–40. W oodw ard , H ., “ W in nin g i n  a  W orld  o f L im ite d  P ro je ct S pen din g,”   P ro ceed in gs o f t h e P ro je ct M anagem en t I n stitu te  G lo bal C ongre ss N orth  A m eric a ,   B altim ore , M ary la n d, S ep te m ber 1 8–12, 2 003, C D .

*   T he s o lu tio n t o  t h ese  e x erc is e s c an  b e f o und i n   A ppen dix  O ne .   C ase H ecto r G am in g C om pan y H ecto r  G am in g  C om pan y  (H GC)  is   an   ed ucatio nal  gam in g  co m pan y  sp ec ia liz in g  in   young  ch ild re n 's e d ucatio nal  g am es.  H GC h as ju st  c o m ple te d  th eir   fo urth  y ear  o f  o pera tio n.  T his  y ear  w as a  b an ner  y ear  fo r H GC.  T he  co m pan y re ceiv ed  a  la rg e  in flu x o f  cap ita l  fo r  g ro w th  b y is su in g sto ck  p riv ate ly  th ro ugh an i n vestm en t b an kin g f ir m .  I t a p pears  t h e r e tu rn  o n i n vestm en t f o r t h is  p ast y ear w ill b e j u st o ver 2 5 p erc en t w ith z ero  d eb t!   T he g ro w th  ra te  fo r  th e la st  tw o y ears  h as b een  a p pro xim ate ly  8 0 p erc en t  e ach  y ear.  P are n ts  a n d g ra n dpare n ts  o f y oung c h ild re n  h av e b een  b uyin g H GC's  p ro ducts  a lm ost  a s f a st  a s th ey  a re  d ev elo ped .  E very m em ber o f t h e 5 6­p ers o n f ir m  i s  e n th usia stic  a n d l o okin g f o rw ard  t o  h elp in g t h e f ir m  g ro w  t o  b e t h e l a rg est a n d b est  e d ucatio nal  g am in g c o m pan y in  th e w orld .  T he fo under  o f  th e fir m ,  S ally  P ete rs ,  h as b een  w ritte n  u p in Y o ung E ntr e p re n eu rs   a s  “ th e y oung e n tr e p re n eu r  to  w atc h .”  S he h as  b een  a b le  to  d ev elo p a n  o rg an iz atio n c u ltu re   in  w hic h  all  sta k eh old ers   are   co m mitte d  to  in novatio n,  co ntin uous  im pro vem en t,  an d o rg an iz atio n l e arn in g. L ast y ear, 1 0 t o p m an ag ers  o f H GC w ork ed  w ith  M cK in le y  C onsu ltin g t o  d ev elo p t h e o rg an iz atio n's  s tr a te g ic p la n . T his  y ear t h e s a m e 1 0 m an ag ers  h ad  a  r e tr e at 7 /1 5/2 017 U niv ers ity  o f P hoenix : P ro je ct M anagem ent: T he M anageria l P ro cess h ttp s://p hoenix .v ita ls ourc e.c om /# /b ooks/1 259822338/c fi/6 /2 6!/4 /3 42/1 02/2 /4 @ 0:0 4 0/5 2 P ag e 5 6 P R IN TED  B Y: lttle m nta te @ em ail.p hoen ix .e d u. P rin tin g is  f o r p erso nal, p riv ate  u se  o nly . N o p art o f th is  b ook m ay  b e   r e p ro duced  o r tr a n sm itte d  w ith out p ublis h er's  p rio r p erm is sio n. V io la to rs w ill b e p ro se cu te d . i n  A ru ba to  fo rm ula te  n ex t  y ear's  s tr a te g ic  p la n  u sin g th e s a m e p ro cess s u ggeste d  b y M cK in le y C onsu ltin g.  M ost  ex ecu tiv es  se em  to  hav e  a  co nse n su s  of  w here   th e  fir m  sh ould  go in  th e i n te rm ed ia te  a n d lo ng te rm .  B ut  th ere  is   little  c o nse n su s  o n h ow  th is   sh ould  b e a cco m plis h ed .

P ete rs ,  n ow  p re sid en t  o f  H GC,  fe els   sh e  m ay  b e  lo sin g co ntr o l.  T he  fre q uen cy  o f  co nflic ts   se em s  to  b e i n cre asin g.  S om e in div id uals  a re  a lw ay s r e q ueste d  f o r a n y n ew  p ro je ct  c re ate d .  W hen  r e so urc e c o nflic ts  o ccu r a m ong p ro je cts ,  e ach  p ro je ct  m an ag er  b elie v es  h is   o r  h er  p ro je ct  is   m ost  im porta n t.  M ore  p ro je cts   a re  n ot m eetin g d ead lin es a n d a re  c o m in g in  o ver  b udget.  Y este rd ay 's  m an ag em en t  m eetin g re v eale d  s o m e to p H GC t a le n t  h av e b een  w ork in g o n a n  in te rn atio nal  b usin ess g am e f o r c o lle g e s tu den ts .  T his  p ro je ct  d oes n ot  f it  th e o rg an iz atio n v is io n o r  m ark et  n ic h e.  A t  tim es  it  se em s  e v ery one is   m arc h in g to  h is   o r  h er  o w n d ru m mer.

S om eh ow  m ore  f o cu s is  n eed ed  to  e n su re  e v ery one a g re es o n  h ow   s tr a te g y s h ould  b e im ple m en te d ,  g iv en  th e r e so urc es a v aila b le  t o  t h e o rg an iz atio n. Y este rd ay 's  m eetin g a la rm ed  P ete rs .  T hese  e m erg in g p ro ble m s a re  c o m in g a t  a  b ad  tim e.  N ex t  w eek  H GC is r a m pin g u p th e s iz e o f th e o rg an iz atio n,  n um ber o f n ew  p ro ducts  p er y ear,  a n d m ark etin g e ff o rts .  F if te en  n ew p eo ple  w ill  jo in  H GC n ex t  m onth .  P ete rs  is  c o ncern ed  th at  p olic ie s b e in  p la ce th at  w ill  e n su re  th e n ew  p eo ple a re  u se d  m ost  p ro ductiv ely .  A n a d ditio nal  p ote n tia l  p ro ble m  lo om s o n th e h oriz o n.  O th er  g am in g c o m pan ie s h av e  n otic ed  th e  su ccess  H GC is   h av in g in  th eir   n ic h e  m ark et;  o ne  co m pan y  tr ie d  to  h ir e   a  k ey  p ro duct d ev elo pm en t e m plo yee a w ay  f ro m  H GC.  P ete rs  w an ts  H GC t o  b e r e ad y t o  m eet a n y p ote n tia l c o m petitio n h ead o n a n d to  d is c o ura g e a n y n ew  e n tr ie s in to  th eir  m ark et.  P ete rs  k now s H GC is  p ro je ct  d riv en ;  h ow ev er,  s h e is n ot  a s c o nfid en t  th at  s h e h as a  g ood h an dle  o n h ow  s u ch  a n  o rg an iz atio n s h ould  b e m an ag ed — esp ecia lly  w ith s u ch  a  fa st  g ro w th  ra te  a n d p ote n tia l  c o m petitio n c lo se r  to  b eco m in g a  re ality .  T he m ag nitu de o f  e m erg in g p ro ble m s d em an ds q uic k  a tte n tio n a n d r e so lu tio n. P ete rs  h as h ir e d  y ou a s a  c o nsu lta n t.  S he h as s u ggeste d  th e fo llo w in g fo rm at  fo r  y our  c o nsu ltin g c o ntr a ct. Y ou a re  f re e t o  u se  a n oth er f o rm at i f  i t w ill i m pro ve t h e e ff e ctiv en ess o f t h e c o nsu ltin g e n gag em en t. W hat i s  o ur m ajo r p ro ble m ?

I d en tif y  s o m e s y m pto m s o f t h e p ro ble m .

W hat i s  t h e m ajo r c au se  o f t h e p ro ble m ? P ro vid e a  d eta ile d  a ctio n p la n  t h at a tta ck s t h e p ro ble m . B e s p ecif ic  a n d p ro vid e e x am ple s t h at r e la te  t o  H GC.   C ase F ilm  P rio rit iz a tio n T he p urp ose  o f  th is   c ase  is   to  g iv e y ou e x perie n ce in  u sin g a  p ro je ct  p rio rity  sy ste m  th at  ra n ks  p ro pose d p ro je cts  b y t h eir  c o ntr ib utio n t o  t h e o rg an iz atio n's  o bje ctiv es a n d s tr a te g ic  p la n .

C O M PA NY P R O FIL E T he  co m pan y is   th e  film  d iv is io n fo r  a  la rg e  en te rta in m en t  co nglo m era te .  T he  m ain  o ff ic e  is   lo cate d  in A nah eim ,  C alif o rn ia .  In  a d ditio n to  th e fe atu re  film  d iv is io n,  th e c o nglo m era te  in clu des th em e p ark s,  h om e v id eo s, a  t e le v is io n c h an nel, 7 /1 5/2 017 U niv ers ity  o f P hoenix : P ro je ct M anagem ent: T he M anageria l P ro cess h ttp s://p hoenix .v ita ls ourc e.c om /# /b ooks/1 259822338/c fi/6 /2 6!/4 /3 42/1 02/2 /4 @ 0:0 4 1/5 2 P ag e 5 7 P R IN TED  B Y: lttle m nta te @ em ail.p hoen ix .e d u. P rin tin g is  f o r p erso nal, p riv ate  u se  o nly . N o p art o f th is  b ook m ay  b e   r e p ro duced  o r tr a n sm itte d  w ith out p ublis h er's  p rio r p erm is sio n. V io la to rs w ill b e p ro se cu te d . i n te ra ctiv e g am es,  a n d t h eatr ic al p ro ductio ns.  T he c o m pan y h as b een  e n jo yin g s te ad y g ro w th  o ver t h e p ast  1 0 y ears .  L ast  y ear to ta l  r e v en ues in cre ase d  b y 1 2 p erc en t  to  $ 21.2  b illio n.  T he c o m pan y i s  e n gag ed  in  n eg otia tio ns to  e x pan d its  th em e p ark  e m pir e  to  m ain la n d C hin a a n d P ola n d.  T he f ilm  d iv is io n g en era te d  $ 274 m illio n in  r e v en ues,  w hic h  w as a n  in cre ase  o f 7  p erc en t  o ver th e p ast  y ear.  P ro fit m arg in  w as d ow n 3  p erc en t  to  1 6 p erc en t  b ecau se  o f th e p oor r e sp onse  to  th re e o f th e f iv e m ajo r f ilm  r e le ase s f o r t h e y ear.

C O M PA NY M IS SIO N T he m is sio n f o r t h e f ir m : O ur o verrid in g o bje ctiv e is  to  c re ate  s h are h old er v alu e b y c o ntin uin g to  b e th e w orld 's  p re m ie r e n te rta in m en t  c o m pan y f ro m  a  c re ativ e, s tr a te g ic , a n d f in an cia l s ta n dpoin t. T he film  d iv is io n s u pports  th is  m is sio n b y p ro ducin g fo ur  to  s ix  h ig h­q uality ,  fa m ily  e n te rta in m en t  film s fo r m ass  d is tr ib utio n e ach  y ear.  In  re cen t  y ears ,  th e C EO  o f  th e c o m pan y h as  a d vocate d  th at  th e fir m  ta k e a l e ad ers h ip  p ositio n i n  c h am pio nin g e n vir o nm en ta l c o ncern s.

C O M PA NY “ M UST ” O BJE C TIV ES E very  p ro je ct  m ust  m eet  th e m ust  o bje ctiv es  a s  d ete rm in ed  b y e x ecu tiv e m an ag em en t.  It  is   im porta n t  th at s e le cte d  f ilm  p ro je cts  n ot v io la te  s u ch  o bje ctiv es o f h ig h s tr a te g ic  p rio rity . T here  a re  t h re e m ust o bje ctiv es: 1 .   A ll p ro je cts  m eet c u rre n t l e g al, s a fe ty , a n d e n vir o nm en ta l s ta n dard s. 2 .   A ll f ilm  p ro je cts  s h ould  r e ceiv e a  P G  o r l o w er a d vis o ry  r a tin g. 3 .   A ll p ro je cts  s h ould  n ot h av e a n  a d vers e  e ff e ct o n c u rre n t o r p la n ned  o pera tio ns w ith in  t h e l a rg er c o m pan y. C O M PA NY “ W ANT” O BJE C TIV ES W an t  obje ctiv es  are   assig ned   w eig hts   fo r  th eir   re la tiv e  im porta n ce.  Top  m an ag em en t  is   re sp onsib le   fo r f o rm ula tin g,  ra n kin g ,  an d w eig htin g o bje ctiv es  to  en su re   th at  p ro je cts   su pport  th e  co m pan y's   str a te g y an d m is sio n. T he f o llo w in g i s  a  l is t o f t h e c o m pan y's  w an t o bje ctiv es: 1 .   B e n om in ate d  f o r a n d w in  a n  a cad em y a w ard  f o r B est A nim ate d  F eatu re  o r B est P ic tu re  o f t h e Y ear. 2 .   G en era te  a d ditio nal m erc h an dis e  r e v en ue ( a ctio n f ig ure s, d olls , i n te ra ctiv e g am es, m usic  C D s). 3 .   R ais e  p ublic  c o nsc io usn ess a b out e n vir o nm en ta l i s su es a n d c o ncern s. 4 .   G en era te  p ro fit i n  e x cess o f 1 8 p erc en t. 5 .   A dvan ce t h e s ta te  o f t h e a rt i n  f ilm  a n im atio n, a n d p re se rv e t h e f ir m 's  r e p uta tio n. 6 .   P ro vid e t h e b asis  f o r t h e d ev elo pm en t o f a  n ew  r id e a t a  c o m pan y­o w ned  t h em e p ark . A SSIG NM EN T Y ou a re  a  m em ber o f th e p rio rity  te am  in  c h arg e o f e v alu atin g a n d s e le ctin g f ilm  p ro posa ls .  U se  th e p ro vid ed e v alu atio n f o rm  to  f o rm ally  e v alu ate  a n d r a n k e ach  p ro posa l.  B e p re p are d  to  r e p ort  y our r a n kin gs a n d ju stif y y our d ecis io ns. 7 /1 5/2 017 U niv ers ity  o f P hoenix : P ro je ct M anagem ent: T he M anageria l P ro cess h ttp s://p hoenix .v ita ls ourc e.c om /# /b ooks/1 259822338/c fi/6 /2 6!/4 /3 42/1 02/2 /4 @ 0:0 4 2/5 2 P ag e 5 8 P R IN TED  B Y: lttle m nta te @ em ail.p hoen ix .e d u. P rin tin g is  f o r p erso nal, p riv ate  u se  o nly . N o p art o f th is  b ook m ay  b e   r e p ro duced  o r tr a n sm itte d  w ith out p ublis h er's  p rio r p erm is sio n. V io la to rs w ill b e p ro se cu te d . A ssu m e  th at  all  o f  th e  p ro je cts   h av e  p asse d  th e  estim ate d  h urd le   ra te   o f  1 4 p erc en t  R O I.  In a d ditio n to  th e b rie f  film  sy nopsis ,  th e p ro posa ls   in clu de th e fo llo w in g fin an cia l  p ro je ctio ns  o f t h eate r  a n d v id eo  sa le s:  8 0 p erc en t  c h an ce o f  R O I,  5 0 p erc en t  c h an ce o f  R O I,  a n d 2 0 p erc en t c h an ce o f R O I. F or e x am ple ,  f o r p ro p osa l  # 1 ( D ala i  L am a) th ere  is  a n  8 0 p erc en t  c h an ce th at  it  w ill  e arn  a t  le ast  8  p erc en t r e tu rn  o n in vestm en t  ( R O I),  a  5 0­5 0 c h an ce th e R O I w ill  b e 1 8 p erc en t,  a n d a  2 0 p erc en t  c h an ce th at  th e R O I w ill b e 2 4 p erc en t.

F IL M  P R O PO SA LS P R O JE C T P R O PO SA L 1 : M Y L IF E  W IT H  D ALA I L A M A A n a n im ate d ,  b io gra p hic al a cco unt o f t h e D ala i L am a's  c h ild hood i n  T ib et b ase d  o n t h e p opula r c h ild re n 's  b ook T a le s fr o m  N ep al.   T he L am a's  lif e  is  to ld  th ro ugh th e e y es o f “ G uoda,”  a  f ie ld  s n ak e,  a n d o th er lo cal  a n im als w ho b efrie n d t h e D ala i a n d h elp  h im  u nders ta n d t h e p rin cip le s o f B uddhis m .

P R O JE C T P R O PO SA L 2 : H EID I A  r e m ak e o f t h e c la ssic  c h ild re n 's  s to ry  w ith  m usic  w ritte n  b y a w ard ­w in nin g c o m pose rs  S ysk le  a n d O bert. T he b ig ­b udget f ilm  w ill f e atu re  t o p­n am e s ta rs  a n d b re ath ta k in g s c en ery  o f t h e S w is s A lp s.

P R O JE C T P R O PO SA L 3 : T H E Y EA R O F T H E E C H O A  lo w ­b ud get  d ocu m en ta ry  th at  c ele b ra te s  th e c are er  o f  o ne o f  th e m ost  in flu en tia l  b an ds  in  ro ck ­a n d­ro ll h is to ry .  T he f ilm  w ill  b e d ir e cte d  b y n ew ­w av e d ir e cto r E llio t  C zn erz y  a n d w ill  c o m bin e c o ncert  f o ota g e a n d b eh in d­th e­s c en es  in te rv ie w s  sp an nin g th e 2 5­y ear  h is to ry  o f  th e ro ck  b an d th e E ch os.  In  a d ditio n to  g re at m usic ,  th e f ilm  w ill  f o cu s o n th e d eath  o f o ne o f th e f o undin g m em bers  f ro m  a  h ero in  o verd ose  a n d r e v eal  th e u nderw orld  o f s e x , l ie s, a n d d ru gs i n  t h e m usic  i n dustr y .

P R O JE C T P R O PO SA L 4 : E SC APE  F R O M  R IO  J A PU NI A n a n im ate d  f e atu re  s e t i n  t h e A m azo n r a in fo re st. T he s to ry  c en te rs  a ro und P ab lo , a  y oung j a g uar w ho a tte m pts t o  c o nvin ce w arrin g j u ngle  a n im als  t h at t h ey  m ust u nite  a n d e sc ap e t h e d ev asta tio n o f l o cal c le ar c u ttin g. 7 /1 5/2 017 U niv ers ity  o f P hoenix : P ro je ct M anagem ent: T he M anageria l P ro cess h ttp s://p hoenix .v ita ls ourc e.c om /# /b ooks/1 259822338/c fi/6 /2 6!/4 /3 42/1 02/2 /4 @ 0:0 4 3/5 2 P ag e 5 9 P R IN TED  B Y: lttle m nta te @ em ail.p hoen ix .e d u. P rin tin g is  f o r p erso nal, p riv ate  u se  o nly . N o p art o f th is  b ook m ay  b e   r e p ro duced  o r tr a n sm itte d  w ith out p ublis h er's  p rio r p erm is sio n. V io la to rs w ill b e p ro se cu te d . P R O JE C T P R O PO SA L 5 : N ADIA !

T he s to ry  o f N ad ia  C om an eci,  th e f a m ous R om an ia n  g ym nast  w ho w on th re e g o ld  m ed als  a t  th e 1 976 S um m er  O ly m pic  G am es.  T he lo w ­b udget  film  w ill  d ocu m en t  h er  lif e  a s a  s m all  c h ild  in  R om an ia  a n d h ow  sh e w as  c h ose n  b y R om an ia n  a u th oritie s  to  jo in  th eir   e lite ,  sta te ­ru n,  a th le tic  p ro gra m .  T he film  w ill h ig hlig ht  h o w  N ad ia  m ain ta in ed  h er  in dep en den t  s p ir it  a n d lo ve fo r  g ym nastic s d esp ite  a  h ars h ,  re g im en te d t r a in in g p ro gra m .

P ro je ct P rio rit y  E valu atio n  F orm 7 /1 5/2 017 U niv ers ity  o f P hoenix : P ro je ct M anagem ent: T he M anageria l P ro cess h ttp s://p hoenix .v ita ls ourc e.c om /# /b ooks/1 259822338/c fi/6 /2 6!/4 /3 42/1 02/2 /4 @ 0:0 4 4/5 2 7 /1 5/2 017 U niv ers ity  o f P hoenix : P ro je ct M anagem ent: T he M anageria l P ro cess h ttp s://p hoenix .v ita ls ourc e.c om /# /b ooks/1 259822338/c fi/6 /2 6!/4 /3 42/1 02/2 /4 @ 0:0 4 5/5 2 P ag e 6 0 P R IN TED  B Y: lttle m nta te @ em ail.p hoen ix .e d u. P rin tin g is  f o r p erso nal, p riv ate  u se  o nly . N o p art o f th is  b ook m ay  b e   r e p ro duced  o r tr a n sm itte d  w ith out p ublis h er's  p rio r p erm is sio n. V io la to rs w ill b e p ro se cu te d . P R O JE C T P R O PO SA L 6 : K EIK O— ONE W HALE O F A  S T O RY T he s to ry  o f K eik o,  th e f a m ous k ille r w hale ,  w ill  b e to ld  b y a n  im ag in ary  o ff s p rin g S eik o,  w ho in t h e d is ta n t  fu tu re  is   te llin g h er  c h ild re n  a b out  th eir   fa m ous  g ra n dfa th er.  T he b ig ­b udget  film  w ill  in te g ra te a ctu al  fo ota g e o f  th e w hale  w ith in  a  re a lis tic  a n im ate d  e n vir o nm en t  u sin g s ta te ­o f­th e­a rt  c o m pute r  im ag ery .

T he s to ry  w ill r e v eal h ow  K eik o r e sp onded  t o  h is  t r e atm en t b y h um an s.

P R O JE C T P R O PO SA L 7 : G RAND I S L A ND T he tr u e s to ry  o f a  g ro up o f ju nio r­ h ig h  b io lo gy s tu den ts  w ho d is c o ver th at  a  f e rtiliz er p la n t  is  d um pin g to xic w aste s in to  a  n earb y r iv er.  T he m odera te ­b udget  f ilm  d ep ic ts  h ow  s tu den ts  o rg an iz e a  g ra ssro ots  c am paig n to f ig ht l o cal b ure au cra cy  a n d u ltim ate ly  f o rc e t h e f e rtiliz er p la n t t o  r e sto re  t h e l o cal e co sy ste m .   C ase F und R ais in g P ro je ct S ele ctio n  c a se T he p u rp ose  o f th is  “ case  e x erc is e ” is  to  p ro vid e y ou w ith  e x perie n ce in  u sin g a  p ro je ct  s e le ctio n p ro cess th at r a n ks p ro pose d  p ro je cts  b y t h eir  c o ntr ib utio n t o  a n  o rg an iz atio n's  m is sio n a n d s tr a te g y.

F U ND R AIS IN G  P R O JE C T A ssu m e y ou a re  a  m em ber o f a  c la ss o n p ro je ct m an ag em en t. E ach  s tu den t w ill j o in  a  t e am  o f 5 –7 s tu den ts  w ho w ill b e r e sp onsib le  f o r c re atin g, p la n nin g a n d e x ecu tin g a  f u nd r a is in g p ro je ct f o r a  d esig nate d  c h arity . T he f u nd r a is in g p ro je ct  h as tw o g oals :  ( 1 ) r a is e  m oney  f o r a  w orth y c au se  a n d ( 2 ) p ro v id e a n  o pportu nity  f o r a ll  te am m em bers  t o  p ra ctic e p ro je ct m an ag em en t s k ills  a n d t e ch niq ues. I n  a d ditio n to  c o m ple tin g th e p ro je ct  a  n um ber  o f  d eliv era b le s  a re  re q uir e d  to  c o m ple te  th is   a ssig nm en t. T hese  d eliv era b le s i n clu de:

a ) P ro je ct P ro posa l b ) I m ple m en ta tio n P la n c ) R is k  M an ag em en t P la n d ) S ta tu s R ep ort e ) P ro je ct R efle ctio ns P re se n ta tio n f ) P ro je ct R etr o sp ectiv e/A udit A ppro ved  p ro je cts  w ill r e ceiv e $ 250 s e ed  m oney  t o  b e r e im burs e d  u pon c o m ple tio n o f t h e p ro je ct. 7 /1 5/2 017 U niv ers ity  o f P hoenix : P ro je ct M anagem ent: T he M anageria l P ro cess h ttp s://p hoenix .v ita ls ourc e.c om /# /b ooks/1 259822338/c fi/6 /2 6!/4 /3 42/1 02/2 /4 @ 0:0 4 6/5 2 “ M UST ” O BJE C TIV ES E very  p ro je ct m ust m eet t h e “ m ust”  o bje ctiv es a s d ete rm in ed  b y t h e i n str u cto r. T here  a re  f o ur m ust o bje ctiv es: 1 .   A ll p ro je cts  m ust b e s a fe , l e g al a n d c o m ply  w ith  u niv ers ity  p olic ie s. 2 .   A ll p ro je cts  m ust b e c ap ab le  o f e arn in g a t l e ast $ 500. 7 /1 5/2 017 U niv ers ity  o f P hoenix : P ro je ct M anagem ent: T he M anageria l P ro cess h ttp s://p hoenix .v ita ls ourc e.c om /# /b ooks/1 259822338/c fi/6 /2 6!/4 /3 42/1 02/2 /4 @ 0:0 4 7/5 2 P ag e 6 1 3 .   P R IN TED  B Y: lttle m nta te @ em ail.p hoen ix .e d u. P rin tin g is  f o r p erso nal, p riv ate  u se  o nly . N o p art o f th is  b ook m ay   b e r e p ro duced  o r tr a n sm itte d  w ith out p ublis h er's  p rio r p erm is sio n. V io la to rs w ill b e p ro se cu te d . A ll p ro je cts  m ust b e a b le  t o  b e c o m ple te d  w ith in  n in e w eek s. 4 .   A ll p ro je cts  m ust p ro vid e a n  o pportu nity  f o r e v ery  m em ber o f t h e p ro je ct t e am  t o  e x perie n ce a n d l e arn  a b out p ro je ct m an ag em en t. A m ong th e fa cto rs  to  c o nsid er  fo r  th e la st  o bje ctiv e w ould  b e th e e x te n t  th ere  is  m ean in gfu l  w ork  fo r  e v ery m em ber o f th e te am ,  th e d eg re e o f c o ord in atio n r e q uir e d ,  th e e x te n t  th e te am  w ill  h av e to  w ork  w ith  e x te rn al s ta k eh old ers , a n d t h e c o m ple x ity  o f t h e p ro je ct.

“ W ANT” O BJE C TIV ES I n  a d ditio n  to  th e m ust  o bje ctiv es,  th ere  a re  “ w an t”  o bje ctiv es th at  th e in str u cto r  w ould  lik e to  a ch ie v e.  T he f o llo w in g i s  a  l is t o f t h ese  o bje ctiv es: 1 .   E arn  m ore  t h an  $ 500 f o r a  c h arity 2 .   I n cre ase  p ublic  a w are n ess o f t h e c h arity 3 .   P ro vid e a  r e su m e w orth y e x perie n ce f o r s tu den ts 4 .   B e f e atu re d  o n l o cal T V  n ew s 5 .   B e f u n t o  d o A SSIG NM EN T Y ou a re  a  m em ber o f th e c la ss p rio rity  te am  in  c h arg e o f e v alu atin g a n d a p pro v in g f u nd r a is in g p ro je cts .  U se t h e p ro vid ed  p ro posa l  e v alu atio n f o rm  to  f o rm ally  e v alu ate  a n d r a n k e ach  p ro posa l.  B e p re p are d  to  r e p ort  y our r a n kin gs a n d ju stif y  y our d ecis io n.  Y ou  s h ould  a ssu m e th at  th ese  p ro je cts  w ould  b e h eld  a t  y our u niv ers ity  o r c o lle g e.

F U ND R AIS IN G  P R O PO SA LS P R O JE C T P R O PO SA L 1 : H OOPS F O R H OPE T he p ro je ct  is  a  th re e­o n­th re e b ask etb all   to urn am en t  to  r a is e  m oney  f o r th e D ow n S yndro m e A sso cia tio n.  T he t o urn am en t  w ill  c o nsis t  o f  th re e b ra ck ets :  C o­e d ,  M ale ,  a n d F em ale  te am s.  T here  w ill  b e a  $ 40 e n tr y  fe e p er t e am  a n d a d ditio nal  f u nds w ill  b e d eriv ed  f ro m  th e s a le  o f c o m mem ora tiv e T ­s h ir ts  ( $ 10).  W in nin g te am s w ill r e ceiv e g if t  b ask ets  c o nsis tin g o f d onatio ns f ro m  lo cal  b usin esse s a n d r e sta u ra n ts .  T he e v en t  w ill  b e h eld  a t  th e u niv ers ity  r e cre atio nal c en te r.

P R O JE C T P R O PO SA L 2 : S IN G IN G  F O R S M IL ES T he p ro je c t w ill h old  a  k ara o ke c o m petitio n w ith  c ele b rity  j u dges a t a  p opula r c am pus n ig ht s p ot.  F unds w ill b e r a is e d  b y $ 5 a d m is sio n a t t h e d oor a n d a  r a ff le  f o r p riz es d onate d  b y l o cal b usin esse s.  F unds w ill b e d onate d  t o S m ile  T ra in ,  a n  in te rn atio nal  o rg an iz atio n th at  p erfo rm s c le ft  lip  s u rg ery  a t  a  c o st  o f $ 250 p er c h ild .  T he e v en t w ill  f e atu re  p ic tu re s o f c h ild re n  b orn  w ith  c le ft  lip s a n d w ith  e v ery  $ 50 e arn ed  a  p ie ce o f a  p ic tu re  p uzzle  w ill b e a d ded  u ntil t h e o rig in al p ic tu re  i s  c o vere d  w ith  a  s m ilin g f a ce.

P R O JE C T P R O PO SA L 3 : H ALO  F O R H ER O ES T he p ro je c t  w ill  b e a  H alo  v id eo  g am e c o m petitio n to  b e h eld  o ver  th e w eek en d u tiliz in g th e C olle g e's  b ig s c re en  e le ctr o nic  c la ssro om s.  T eam s o f 4  p la y ers  w ill  p la y  e ach  o th er in  a  s in gle  e lim in atio n to urn am en t  w ith t h e g ra n d p riz e b ein g a  S ony P la y  S ta tio n 3  d onate d  b y a  l o cal v id eo  g am e s to re . E ntr y  f e e i s  2 4$ p er t e am 7 /1 5/2 017 U niv ers ity  o f P hoenix : P ro je ct M anagem ent: T he M anageria l P ro cess h ttp s://p hoenix .v ita ls ourc e.c om /# /b ooks/1 259822338/c fi/6 /2 6!/4 /3 42/1 02/2 /4 @ 0:0 4 8/5 2 P ag e 6 2 P R IN TED  B Y: lttle m nta te @ em ail.p hoen ix .e d u. P rin tin g is  f o r p erso nal, p riv ate  u se  o nly . N o p art o f th is  b ook m ay  b e   r e p ro duced  o r tr a n sm itte d  w ith out p ublis h er's  p rio r p erm is sio n. V io la to rs w ill b e p ro se cu te d . a n d in div id ual  p la y ers  w ill  b e a b le  to  p la y  in  a  lo se r's  b ra ck et  f o r 5 $.  A ll  p ro ceed s w ill  g o to  th e N atio nal M ilita ry  F am ily  A sso cia tio n.

P R O JE C T P R O PO SA L 4 : R AFFL E F O R L IF E O rg an iz e a  r a ff le  c o nte st.  R aff le  tic k ets  w ill  b e s o ld  f o r 3 $ a  p ie ce w ith  th e w in n in g tic k et  w orth  $ 300.  E ach  o f t h e six  te am  m em bers   w ill  b e re sp onsib le  fo r  se llin g 5 0 ra ff le  tic k ets .  A ll  p ro fits   w ill  g o to  th e A m eric an C an cer S ocie ty .

P R O JE C T P R O PO SA L 5 : H OLD 'E M  F O R H UNG ER O rg an iz e a  T ex as H old 'e m  p oker t o urn am en t a t a  c am pus d in in g f a cility . I t w ill c o st 2 0$ t o  e n te r t h e t o urn am en t w ith  a  $ 15 b uy­in  in  f e e.  P riz es in clu de $ 300,  $ 150,  a n d $ 50 g if t  c ertif ic ate s to  a  la rg e d ep artm en t  s to re .  G if t c ertif ic ate s  p urc h ase d  fro m  e n tr y  fe es.  A ll  p la y ers   w ill  b e e lig ib le  to  w in  tw o d onate d  tic k ets   to  M en  a n d W om en  b ask etb all g am es. F unds r a is e d  w ill g o t o  l o cal c o unty  f o od s h elte r.

P R O JE C T P R O PO SA L 6 : B U IL D  Y O UR O W N B O X T he p urp ose  o f  th is   p ro je ct  is   to  ra is e  a w are n ess  o f  p lig ht  o f  h om ele ss.  S tu d en ts   w ill  d onate  te n  d olla rs   to p artic ip ate  in  b uild in g a n d liv in g in  a  c ard board  c ity  o n th e u niv ers ity  q uad  fo r  o ne n ig ht.  B uild in g m ate ria ls w ill  b e p ro vid ed  b y lo cal  re cy clin g c en te rs   a n d h ard w are  sto re s.  H ot  so up w ill  b e p ro vid ed  b y th e te am  a t m id nig ht t o  a ll p artic ip an ts . P ro ceed s f o r g o t o  t h e l o cal h om ele ss s h elte r.

P ro je ct P rio rit y  E valu atio n  F orm 7 /1 5/2 017 U niv ers ity  o f P hoenix : P ro je ct M anagem ent: T he M anageria l P ro cess h ttp s://p hoenix .v ita ls ourc e.c om /# /b ooks/1 259822338/c fi/6 /2 6!/4 /3 42/1 02/2 /4 @ 0:0 4 9/5 2 7 /1 5/2 017 U niv ers ity  o f P hoenix : P ro je ct M anagem ent: T he M anageria l P ro cess h ttp s://p hoenix .v ita ls ourc e.c om /# /b ooks/1 259822338/c fi/6 /2 6!/4 /3 42/1 02/2 /4 @ 0:0 5 0/5 2 P ag e 6 3 P R IN TED  B Y: lttle m nta te @ em ail.p hoen ix .e d u. P rin tin g is  f o r p erso nal, p riv ate  u se  o nly . N o p art o f th is  b ook m ay  b e   r e p ro duced  o r tr a n sm itte d  w ith out p ublis h er's  p rio r p erm is sio n. V io la to rs w ill b e p ro se cu te d .   A ppen dix  2 .1 R eq uest f o r P ro posa l ( R FP) O nce  an   org an iz atio n  se le cts   a  pro je ct,  th e  cu sto m er  or  pro je ct  m an ag er  is   fre q uen tly   re sp onsib le   fo r d ev elo pin g a  r e q uest f o r p ro posa l ( R FP) f o r t h e p ro je ct o r s e ctio ns o f t h e p ro je ct. T he re sp onsib le  p ro je ct  m an ag er  w ill  re q uir e  in put  d ata  fro m  a ll  sta k eh old ers   c o nnecte d  to  th e a ctiv itie s c o vere d  in  th e R FP.  T he R FP w ill  b e a n nounced  to  e x te rn al  c o ntr a cto rs /v en dors  w ith  a d eq uate  e x perie n ce to i m ple m en t  th e p ro je ct.  F or e x am ple ,  g overn m en t  p ro je cts  f re q uen tly  a d vertis e  w ith  a  “ re q uest  f o r p ro posa l”  to o uts id e c o ntr a cto rs  fo r  ro ad s,  b uild in gs,  a ir p orts ,  m ilita ry  h ard w are ,  s p ace v eh ic le s.  S im ila rly ,  b usin esse s u se R FPs t o  s o lic it b id s f o r b uild in g a  c le an  r o om , d ev elo pin g a  n ew  m an ufa ctu rin g p ro cess, d eliv erin g s o ftw are  f o r i n su ra n ce b illin g,  c o nductin g a  m ark et  s u rv ey.  I n  a ll  o f th ese  e x am ple s,  r e q uir e m en ts  a n d f e atu re s m ust  b e in e n ough d eta il  th at  c o ntr a cto rs  h av e a  c le ar  d esc rip tio n o f  th e fin al  d eliv era b le  th at  w ill  m eet  th e c u sto m er's n eed s.  In  m ost  case s  th e  R FP als o  sp ecif ie s  an  ex pecte d  fo rm at  fo r  th e  co ntr a cto r's   b id  p ro posa l  so  th e r e sp onse s o f  d if f e re n t  c o ntr a cto rs  c an  b e fa ir ly  e v alu ate d .  A lth ough w e ty pic a lly  th in k o f  R FPs fo r  e x te rn al c o ntr a cto rs ,  in  so m e o rg an iz atio ns  R FPs  a re  u se d  in te rn ally ;  th at  is ,  th e o rg an iz atio n se n ds  o ut  a n  R FP to d if f e re n t d iv is io ns o r d ep artm en ts . T he c o nte n t  o f th e R FP is  e x tr e m ely  im porta n t.  I n  p ra ctic e,  th e m ost  c o m mon e rro r is  to  o ff e r a n  R FP th at l a ck s  su ff ic ie n t  d eta il.  T his   la ck  o f  d eta il  ty pic ally  re su lts   in  c o nflic t  is su es,  m is u nders ta n din gs,  o fte n  le g al c la im s b etw een  th e c o ntr a cto r a n d o w ner,  a n d,  in  a d ditio n,  a n  u nsa tis fie d  c u sto m er.  A ll  R FPs a re  d if f e re n t,  b ut t h e o utlin e in   F ig ure  A 2.1   is  a  g ood s ta rtin g p oin t  f o r th e d ev elo pm en t  o f a  d eta ile d  R FP.  E ach  s te p  is  b rie fly d esc rib ed  n ex t. 1 .  S u m mary  o f n eed s a n d r e q uest f o r a ctio n .   T he b ack gro und a n d a  s im ple  d esc rip tio n o f th e f in al  p ro je ct d eliv era b le  a re  g iv en  fir s t.  F or  e x am ple ,  th ro ugh s im ula te d  w ar  g am es,  th e U .S .  N av y h as fo und th eir   g ia n t w ars h ip s  o f  th e  p ast  are   to o v uln era b le   ag ain st  to day 's   te ch nolo gy (a n  ex am ple   is   th e  S ilk w orm  an tis h ip m is sile s).  I n  a d ditio n,  th e N av y's  m is sio n h as s h if te d  to  s u pportin g g ro und f o rc es a n d p eacek eep in g m is sio ns, w hic h  r e q uir e  g ettin g c lo se r to  s h ore .  A s a  r e su lt,  th e N av y is  r e v am pin g s h ip s f o r n ear­ s h ore  d uty .  T he N av y w ill  s e le ct  th re e d esig ns f o r f u rth er r e fin em en t  f ro m  th e r e sp onse s to  its  R FP.  I n  g en era l,  it  is  e x pecte d  th at  th e n ew  s h ip  w ill  b e c ap ab le  o f  a t  le ast  5 5 k nots ,  m easu re  b etw een  8 0 a n d 2 50 fe et  in  le n gth ,  a n d b e fitte d  w ith r a d ar a b so rb in g p an els  t o  t h w art g uid ed  m is sile s.

F IG URE A 2.1   R eq uest f o r P ro p osa l 7 /1 5/2 017 U niv ers ity  o f P hoenix : P ro je ct M anagem ent: T he M anageria l P ro cess h ttp s://p hoenix .v ita ls ourc e.c om /# /b ooks/1 259822338/c fi/6 /2 6!/4 /3 42/1 02/2 /4 @ 0:0 5 1/5 2 P ag e 6 4 P R IN TED  B Y: lttle m nta te @ em ail.p hoen ix .e d u. P rin tin g is  f o r p erso nal, p riv ate  u se  o nly . N o p art o f th is  b ook m ay  b e   r e p ro duced  o r tr a n sm itte d  w ith out p ublis h er's  p rio r p erm is sio n. V io la to rs w ill b e p ro se cu te d . 2 .  S ta te m en t o f w ork  ( S O W ) d eta ilin g t h e s c o p e a n d m ajo r d eliv era b le s.   F or e x am ple ,  if  th e p ro je ct  in volv es a  m ark et  r e se arc h  s u rv ey,  th e m ajo r d eliv era b le s c o uld  b e d esig n,  d ata  c o lle ctio n, d ata  a n aly sis ,  a n d p ro vid in g re co m men datio ns  b y F eb ru ary  2 1,  2 014,  fo r  a  c o st  n ot  to  e x ceed $ 300,0 00. 3 .  D eliv era b le  s p ecif ic a tio n s/r e q uir e m en ts ,  f e a tu re s,  a n d t a sk s.   T his  s te p  s h ould  b e v ery  c o m pre h en siv e s o  b id  p ro posa ls   fro m  c o ntr a cto rs   c an  b e v alid ate d  a n d la te r  u se d  fo r  c o ntr o l.  T ypic al  sp ecif ic atio ns  c o ver p hysic al  f e atu re s s u ch  a s s iz e,  q uan tity ,  m ate ria ls ,  s p eed ,  a n d c o lo r.  F or e x am ple ,  a n  I T  p ro je ct  m ig ht  s p ecif y r e q uir e m en ts  f o r h ard w are ,  s o ftw are ,  a n d tr a in in g in  g re at  d eta il.  T ask s r e q uir e d  to  c o m ple te  d eliv era b le s c an b e i n clu ded  i f  t h ey  a re  k now n. 4 .  R esp on sib ilit ie s— ven dor  a n d cu sto m er.   F ailin g to  sp ell  o u t  th e  re sp onsib ilitie s  fo r  b oth  p artie s  is n oto rio us f o r le ad in g to  s e rio us p ro ble m s w hen  th e c o ntr a cto r im ple m en ts  th e p ro je ct.  F or e x am ple ,  w ho p ay s f o r w hat?  ( If t h e c o ntr a cto r i s  t o  b e o n s ite , w ill t h e c o ntr a cto r b e r e q uir e d  t o  p ay  f o r o ff ic e s p ace?) W hat a re  t h e l im its  a n d e x clu sio n s f o r t h e c o ntr a cto r?  ( F or e x am ple ,  w ho w ill s u pply  t e st e q u ip m en t? ) W hat c o m munic atio n p la n  w ill  b e u se d  b y th e c o ntr a cto r a n d o w ner?  I f e sc ala tio n o f a n  is su e b eco m es n ecessa ry ,  w hat  p ro cess w ill b e u se d ? H ow  w ill  p ro gre ss b e e v alu ate d ? W ell­ d efin ed  r e sp onsib ilitie s w ill  a v oid  m an y u nfo re se en  p ro ble m s l a te r. 5 . P ro je ct s c h ed ule .   T his  s te p  i s  c o ncern ed  w ith  g ettin g a  “ h ard ” s c h ed ule  w hic h  c an  b e u se d  f o r c o ntr o l a n d e v alu atin g p ro gre ss.  O wners  a re  u su ally  v ery  d em an din g in  m eetin g th e p ro je ct  s c h ed ule .  In  to day 's  b usin ess e n vir o nm en t,  tim e­to ­m ark et  is   a  m ajo r  “h ot  b utto n”  th at  in flu en ces  m ark et  sh are ,  co sts ,  an d p ro fits .  T he s c h ed ule  s h ould  s p ell o ut w hat, w ho, a n d w hen . 6 .  C osts  a n d p aym en t  s c h ed ule .   T he R FP n eed s  to  se t  o ut  v ery  c le arly  h ow ,  w hen ,  a n d th e p ro cess  fo r d ete rm in in g c o sts  a n d c o nditio ns f o r p ro gre ss p ay m en ts . 7 .  T yp e o f  c o n tr a ct.   E sse n tia lly  th ere  a re  tw o ty pes  o f  c o ntr a cts — fix ed ­p ric e a n d c o st­ p lu s.  F ix ed ­p ric e c o ntr a cts  a g re e o n a  p ric e o r lu m p s u m  in  a d van ce,  a n d it  r e m ain s a s lo ng a s th ere  a re  n o c h an ges to  th e s c o pe p ro vis io ns o f th e a g re em en t.  T his  ty pe is  p re fe rre d  in  p ro je cts  th at  a re  w ell  d efin ed  w ith  p re d ic ta b le  c o sts  a n d m in im al  ris k s.  T he c o ntr a cto r  m ust  e x erc is e  c are  e stim atin g c o st  b ecau se  a n y u ndere stim atin g o f  c o sts   w ill c au se  t h e c o ntr a cto r's  p ro fit t o  b e r e d uced .  I n  c o st­ p lu s c o ntr a cts  t h e c o ntr a cto r i s  r e im burs e d  f o r a ll o r s o m e o f t h e  ex pen se s  in cu rr e d  d urin g p erfo rm an ce  o f  th e  co ntr a ct.  T his   fe e  is   n eg otia te d  in  ad van ce  an d u su ally i n volv es a  p erc en t  o f  to ta l  c o sts .  “ T im e a n d m ate ria ls ”  p lu s a  p ro fit  fa cto r  a re  ty pic al  o f  c o st­ p lu s c o ntr a cts .

B oth  ty pes o f  c o ntr a cts  c an  in clu de in cen tiv e c la u se s fo r  s u perio r  p erfo rm an ce in  tim e a n d c o st,  o r  in  s o m e c ase s, p en altie s— fo r e x am ple , m is sin g t h e o pen in g d ate  o f a  n ew  s p orts  s ta d iu m . 8 .  E xp erie n ce a n d s ta ffin g.   T he a b ility  o f th e c o ntr a cto r to  im ple m en t  th e p ro je ct  m ay  d ep en d o n s p ecif ic s k ills ;  th is  n ecessa ry  e x perie n ce s h ould  b e s p ecif ie d ,  a lo ng w ith  a ssu ra n ce s u ch  s ta ff  w ill  b e a v aila b le  f o r th is p ro je ct. 9 . E valu atio n  c rit e ria .   T he c rite ria  f o r e v alu atin g a n d a w ard in g t h e p ro je ct c o ntr a ct s h ould  b e s p ecif ie d .  F or e x am ple ,  se le ctio n c rite ria  fre q uen tly  in clu de m eth odolo gy,  p ric e,  sc h ed ule ,  a n d e x perie n ce;  in  so m e c ase s t h ese  c rite ria  a re  w eig hte d .  U se  o f th e o utlin e in   F ig ure  A 2.1   w ill  h elp  to  e n su re  k ey  ite m s in  th e p ro posa l  a re n ot  o m itte d .  A  w ell­ p re p are d  R FP w ill  p ro vid e c o ntr a cto rs  w ith  s u ff ic ie n t  g uid elin es to  p re p are  a  p ro posa l  th at c le arly  m eets  t h e p ro je ct a n d c u sto m er's  n eed s. 7 /1 5/2 017 U niv ers ity  o f P hoenix : P ro je ct M anagem ent: T he M anageria l P ro cess h ttp s://p hoenix .v ita ls ourc e.c om /# /b ooks/1 259822338/c fi/6 /2 6!/4 /3 42/1 02/2 /4 @ 0:0 5 2/5 2 P ag e 6 5 P R IN TED  B Y: lttle m nta te @ em ail.p hoen ix .e d u. P rin tin g is  f o r p erso nal, p riv ate  u se  o nly . N o p art o f th is  b ook m ay  b e   r e p ro duced  o r tr a n sm itte d  w ith out p ublis h er's  p rio r p erm is sio n. V io la to rs w ill b e p ro se cu te d . S E LEC TIO N O F C O NTR ACTO R F R O M  B ID  P R O PO SA LS I n te re ste d  c o ntr a cto rs  r e sp ond to  p ro je ct  R FPs w ith  a  w ritte n  b id  p ro posa l.  I t  is  lik ely  th at  s e v era l c o ntr a cto rs  w ill s u bm it b id  p ro posa ls  t o  t h e c u sto m er. T he f in al s te p  i n  t h e R FP p ro cess i s  t o  s e le ct t h e c o ntr a cto r w ho b est m eets  t h e r e q uir e m en ts  r e q ueste d  i n  t h e R FP.  T he s e le ctio n c rite ria  g iv en  in  th e R FP a re  u se d  to  e v alu ate  w hic h  c o ntr a cto r is  a w ard ed  th e c o ntr a ct  to i m ple m en t  th e p ro je ct.  L osin g c o ntr a cto rs   sh ould  b e g iv en  a n  e x pla n atio n o f  th e k ey  fa cto rs   th at  le d  to  th e s e le ctio n  of  th e  w in nin g  co ntr a cto r/v en dor;  ap pre cia tio n  fo r  th eir   partic ip atio n  an d  eff o rt  sh ould   be a ck now le d ged . S ee  F ig ure  A 2.2 ,  C ontr a cto r E valu atio n T em pla te , a d ap te d  f ro m  o ne u se d  i n  p ra ctic e. F IG URE A 2.2   C on tr a cto r E valu atio n  T em pla te 1   S hen har, A ., a n d D ov D vie ,  R ein ven tin g P ro je ct M anagem en t ,  H arv ard  B usin ess S ch ool, 2 007, p . 5 . 2   D ora n , G . T ., “ T here 's  a  S m art W ay  to  W rite  M an ag em en t G oals  a n d O bje ctiv es,”   M anagem en t R evie w ,   N ovem ber 1 981, p p. 3 5–36.

3   M acIn ty re , J .,  P M  N etw ork,   v ol. 2 0 ( 1 1 ) N ovem ber 2 006, p p. 3 2–35. 4   F usco , J . C ., “ B ette r P olic ie s P ro vid e th e K ey  to  I m ple m en tin g P ro je ct M an ag em en t,”   P ro je ct M anagem en t J o urn al,   v ol. 2 8 ( 3 ) 1 997, p p. 3 8–41.

5   P M I, “ P M I's  P uls e o f th e P ro fe ssio n,”  M arc h  2 012, P ro je ct M an ag em en t I n stitu te , p . 7 .

6   S m ith , D . K ., a n d R . C . A le x an der,  F um blin g th e F utu re : H ow  X ero x I n ven te d , T hen  I g nore d  th e F ir st P erso nal C om pute r ( N ew  Y ork : M acm illa n , 1 988).

7   M ath eso n, D ., a n d J . M ath eso n,  T he S m art O rg aniz a tio n   ( B osto n: H arv ard  B usin ess S ch ool P re ss, 1 998), p p. 2 03–209.