Project Management, Ch. 4: Exercise 1

7 /1 5/2 017 U niv ers ity  o f P hoenix : P ro je ct M anagem ent: T he M anageria l P ro cess h ttp s://p hoenix .v ita ls ourc e.c om /# /b ooks/1 259822338/c fi/6 /3 0!/4 /2 48/2 /2 @ 0:0 1 /3 5 P ag e 1 00 P R IN TED  B Y: lttle m nta te @ em ail.p hoen ix .e d u. P rin tin g is  f o r p erso nal, p riv ate  u se  o nly . N o p art o f th is  b ook m ay  b e   r e p ro duced  o r tr a n sm itte d  w ith out p ublis h er's  p rio r p erm is sio n. V io la to rs w ill b e p ro se cu te d .

C H APT ER  F O UR D efin in g t h e P ro je ct D efin in g t h e P ro je ct S te p  1 : D efin in g th e P ro je ct S co pe S te p  2 : E sta b lis h in g P ro je ct P rio ritie s S te p  3 : C re atin g th e W ork  B re ak dow n S tr u ctu re S te p  4 : I n te g ra tin g th e W BS w ith  th e O rg an iz atio n S te p  5 : C odin g th e W BS f o r th e I n fo rm atio n S yste m R esp onsib ility  M atr ic es P ro je ct C om munic atio n P la n S um mary 7 /1 5/2 017 U niv ers ity  o f P hoenix : P ro je ct M anagem ent: T he M anageria l P ro cess h ttp s://p hoenix .v ita ls ourc e.c om /# /b ooks/1 259822338/c fi/6 /3 0!/4 /2 48/2 /2 @ 0:0 2 /3 5 P ag e 1 01 P R IN TED  B Y: lttle m nta te @ em ail.p hoen ix .e d u. P rin tin g is  f o r p erso nal, p riv ate  u se  o nly . N o p art o f th is  b ook m ay  b e   r e p ro duced  o r tr a n sm itte d  w ith out p ublis h er's  p rio r p erm is sio n. V io la to rs w ill b e p ro se cu te d .   S e le ct a  d re a m U s e  y o ur d re a m  t o  s e t a  g oal C r e a te  a  p la n C o nsid er r e so urc es E n hance s k ills  a nd a bilitie s S p en d t im e w is e ly S t a rt!  G et o rg aniz e d  a nd g o …  it is  o ne o f th ose  a cro ­w hate vers, s a id  P ooh. * P ro je ct  m an ag ers   in  c h arg e o f  a  sin gle  sm all  p ro je ct  c an  p la n  a n d sc h ed ule  th e p ro je ct  ta sk s  w ith out  m uch f o rm al  p la n nin g a n d  in fo rm atio n.  H ow ev er,  w hen  th e p ro je ct  m an ag er m ust  m an ag e s e v era l  s m all  p ro je cts  o r a l a rg e c o m ple x  p ro je ct,  a  th re sh old  is  q uic k ly  r e ach ed  in  w hic h  th e p ro je ct  m an ag er c an  n o lo nger c o pe w ith  th e d eta il. T his  c h ap te r d esc rib es a  d is c ip lin ed ,  s tr u ctu re d  m eth od f o r s e le ctiv ely  c o lle ctin g in fo rm atio n to  u se  th ro ugh a ll p hase s o f t h e p ro je ct l if e  c y cle ,  t o  m ee t t h e n eed s o f a ll s ta k eh old ers  ( e .g .,  c u sto m er,  p ro je ct m an ag er),  a n d t o m easu re  p erfo rm an ce  a g ain st  th e s tr a te g ic  p la n  o f th e o rg an iz atio n.  T he m eth od s u ggeste d  is  a  s e le ctiv e o utlin e o f th e p ro je ct  c alle d  th e  w ork  b re a kd ow n s tr u ctu re .   T he e arly  s ta g es o f d ev elo pin g th e o utlin e s e rv e to  e n su re t h at a ll t a sk s a re  i d en tif ie d  a n d t h at p artic ip an ts  o f t h e p ro je ct h av e a n  u nders ta n din g o f w hat i s  t o  b e d one. O nce t h e o utlin e a n d its  d eta il  a re  d efin ed ,  a n  in te g ra te d  in fo rm atio n s y ste m  c an  b e d ev elo ped  to  s c h ed ule  w ork  a n d a llo cate  b udgets . T his  b ase lin e i n fo rm atio n i s  l a te r u se d  f o r c o ntr o l. I n  a d ditio n,  th e c h ap te r  p re se n ts  a  v aria n t  o f  th e w ork  b re ak dow n s tr u ctu re  c alle d  th e  p ro cess  b re a kd ow n s tr u ctu re   a s w ell a s r e sp onsib ility  m atr ic es t h at a re  u se d  f o r s m alle r,  l e ss c o m ple x  p ro je cts .  W ith  t h e w ork  o f t h e p ro je ct  d efin ed  th ro ugh th e  w ork  b re a kd ow n s tr u ctu re ,   th e c h ap te r  c o nclu des  w ith  th e p ro cess  o f  c re atin g a c o m munic atio n p la n  u se d  t o  h elp  c o ord in ate  p ro je ct a ctiv itie s a n d f o llo w  p ro gre ss. T he f iv e g en eric  s te p s d esc rib ed  h ere in  p ro vid e a  s tr u ctu re d  a p pro ach  f o r c o lle ctin g th e p ro je ct  in fo rm atio n n ecessa ry  fo r  d ev elo pin g a  w ork  b re ak dow n s tr u ctu re .  T hese  s te p s a n d th e d ev elo pm en t  o f  p ro je ct  n etw ork s f o und in  th e n ex t  c h ap te rs  a ll  ta k e p la ce c o ncu rre n tly ,  a n d s e v era l  ite ra tio ns a re  ty pic ally  re q uir e d  to  d ev elo p d ate s a n d b udgets  th at  c an  b e u se d  to  m an ag e th e p ro je ct.  T he o ld  s a y in g “ W e c an  c o ntr o l  o nly  w hat  w e h av e p la n ned ” i s  t r u e; t h ere fo re , d efin in g t h e p ro je ct i s  t h e f ir s t s te p . 7 /1 5/2 017 U niv ers ity  o f P hoenix : P ro je ct M anagem ent: T he M anageria l P ro cess h ttp s://p hoenix .v ita ls ourc e.c om /# /b ooks/1 259822338/c fi/6 /3 0!/4 /2 48/2 /2 @ 0:0 3 /3 5 P ag e 1 02 P R IN TED  B Y: lttle m nta te @ em ail.p hoen ix .e d u. P rin tin g is  f o r p erso nal, p riv ate  u se  o nly . N o p art o f th is  b ook m ay  b e   r e p ro duced  o r tr a n sm itte d  w ith out p ublis h er's  p rio r p erm is sio n. V io la to rs w ill b e p ro se cu te d .   S te p  1 : D efin in g t h e P ro je ct S co pe D efin in g th e p ro je ct  s c o pe s e ts  th e s ta g e f o r d ev elo pin g a  p ro je ct  p la n .  P ro je ct  s c o pe is  a  d efin itio n o f th e e n d r e su lt  o r  m is sio n o f  y our  p ro je ct— a p ro duct  o r  se rv ic e fo r  y our  c lie n t/c u sto m er.  T he p rim ary  p urp ose  is   to d efin e a s c le arly  a s p ossib le  th e d eliv era b le (s ) f o r th e e n d u se r a n d to  f o cu s p ro je ct  p la n s.  A s f u ndam en ta l  a n d e sse n tia l  a s  sc o pe d efin itio n a p pears ,  it  is   fre q uen tly  o verlo oked  b y p ro je ct  le ad ers   o f  w ell­ m an ag ed ,  la rg e c o rp ora tio ns. R ese arc h  c le arly  s h ow s th at  a  p oorly  d efin ed  s c o pe o r  m is sio n is  th e m ost  fre q uen tly  m en tio ned  b arrie r  to p ro je ct s u cc ess.  I n  a  s tu dy i n volv in g m ore  t h an  1 ,4 00 p ro je ct m an ag ers  i n  t h e U nite d  S ta te s a n d C an ad a,  G obeli a n d L ars o n ( 1 986) f o und th at  a p pro xim ate ly  5 0 p erc en t  o f th e p la n nin g p ro ble m s r e la te  to  u ncle ar d efin itio n o f s c o pe a n d g oals .  T his  a n d o th er  s tu die s s u ggest  a  s tr o ng c o rre la tio n b etw een  p ro je ct  s u ccess a n d c le ar  s c o pe d efin itio n ( c f.,  A sh le y  e t  a l.,  1 987;  P in to  a n d S le v in ,  1 988;  S ta n dis h  G ro up,  2 009).  T he s c o pe d ocu m en t  d ir e cts f o cu s o n t h e p ro je ct p urp ose  t h ro ughout t h e l if e  o f t h e p ro je ct f o r t h e c u sto m er a n d p ro je ct p artic ip an ts . T he s c o pe s h ould  b e d ev elo ped  u nder  th e d ir e ctio n o f  th e p ro je ct  m an ag er,  c u sto m er,  a n d o th er  s ig nif ic an t s ta k eh old ers .  T he p ro je ct  m an ag er  is  re sp onsib le  fo r  s e ein g th at  th ere  is  a g re em en t  w ith  th e o w ner  o n p ro je ct o bje ctiv es,  d eliv era b le s  at  each  sta g e  o f  th e  p ro je ct,  te ch nic al  re q uir e m en ts ,  an d so  fo rth .  F or  ex am ple ,  a d eliv era b le  in  th e e arly  s ta g e m ig ht  b e s p ecif ic atio ns;  f o r th e s e co nd s ta g e,  th re e p ro to ty pes f o r p ro ductio n;  f o r t h e t h ir d , a  s u ff ic ie n t q uan tity  t o  i n tr o duce t o  m ark et; a n d f in ally , m ark etin g p ro m otio n a n d t r a in in g. Y our p ro je ct  s c o pe d efin itio n is  a  d ocu m en t  th at  w ill  b e p ublis h ed  a n d u se d  b y th e p ro je ct  o w ner a n d p ro je ct p artic ip an ts  fo r  p la n nin g a n d m easu rin g p ro je ct  s u ccess.  S co pe   d esc rib es w hat  y ou e x pect  to  d eliv er  to  y our c u sto m er w hen  th e p ro je ct  is  c o m ple te .  Y our p ro je ct  s c o pe s h ould  d efin e th e r e su lts  to  b e a ch ie v ed  in  s p ecif ic , t a n gib le , a n d m easu ra b le  t e rm s.

E m plo yin g a  P ro je ct S co p e C heck lis t C le arly ,  p ro je ct s c o pe i s  t h e k ey sto ne i n te rlo ck in g a ll e le m en ts  o f a  p ro je ct p la n .  T o e n su re  t h at s c o pe d efin itio n i s  c o m ple te , y ou m ay  w is h  t o  u se  t h e f o llo w in g c h eck lis t: 1 .   P ro je ct o b je ctiv e.   T he f ir s t s te p  o f p ro je ct s c o pe d efin itio n i s  t o  d efin e t h e o vera ll o bje ctiv e t o  m eet y our c u sto m er's  n eed (s ). F or e x am ple , a s a  r e su lt o f e x te n siv e m ark et r e se arc h  a  c o m pute r s o ftw are  c o m pan y d ecid es t o  d ev elo p a  p ro gra m  t h at a u to m atic ally  t r a n sla te s v erb al s e n te n ces i n  E nglis h  t o  R ussia n . T he p ro je ct s h ould  b e c o m ple te d  w ith in  t h re e y ears  a t a  c o st n ot t o  e x ceed 7 /1 5/2 017 U niv ers ity  o f P hoenix : P ro je ct M anagem ent: T he M anageria l P ro cess h ttp s://p hoenix .v ita ls ourc e.c om /# /b ooks/1 259822338/c fi/6 /3 0!/4 /2 48/2 /2 @ 0:0 4 /3 5 P ag e 1 03 P R IN TED  B Y: lttle m nta te @ em ail.p hoen ix .e d u. P rin tin g is  f o r p erso nal, p riv ate  u se  o nly . N o p art o f th is  b ook m ay   b e r e p ro duced  o r tr a n sm itte d  w ith out p ublis h er's  p rio r p erm is sio n. V io la to rs w ill b e p ro se cu te d . $ 1.5  m illio n. A noth er e x am ple  i s  t o  d esig n a n d p ro duce a  c o m ple te ly  p orta b le , h azard ous w aste , t h erm al t r e atm en t s y ste m  i n  1 3 m onth s a t a  c o st n ot t o  e x ceed  $ 13 m illio n. T he p ro je ct o bje ctiv e a n sw ers  t h e q uestio ns o f w hat, w hen , a n d h ow  m uch . 2 .   D eliv era b le s.   T he n ex t s te p  i s  t o  d efin e m ajo r d eliv era b le s— th e e x pecte d , m easu ra b le  o utp uts  o ver t h e l if e  o f t h e p ro je ct. F or e x am ple , d eliv era b le s i n  t h e e arly  d esig n p hase  o f a  p ro je ct m ig ht b e a  l is t o f s p ecif ic atio ns. I n  t h e s e co nd p hase  d eliv era b le s c o uld  b e s o ftw are  c o din g a n d a  t e ch nic al m an ual. T he n ex t p hase  c o uld  b e t h e p ro to ty pe. T he f in al p hase  c o uld  b e f in al t e sts  a n d a p pro ved  s o ftw are . N ote :

D eliv era b le s a n d r e q uir e m en ts  a re  o fte n  u se d  i n te rc h an geab ly . 3 .   M ile sto n es.   A  m ile sto ne i s  a  s ig nif ic an t e v en t i n  a  p ro je ct t h at o ccu rs  a t a  p oin t i n  t im e. T he m ile sto ne s c h ed ule  s h ow s o nly  m ajo r s e g m en ts  o f w ork ; i t r e p re se n ts  f ir s t, r o ugh­c u t e stim ate s o f t im e, c o st, a n d r e so urc es f o r t h e p ro je ct. T he m ile sto ne s c h ed ule  i s  b uilt u sin g t h e d eliv era b le s a s a  p la tf o rm  t o  i d en tif y m ajo r s e g m en ts  o f w ork  a n d a n  e n d d ate — fo r e x am ple , t e stin g c o m ple te  a n d f in is h ed  b y J u ly  1  o f t h e s a m e y ear. M ile sto nes s h ould  b e n atu ra l, i m porta n t c o ntr o l p oin ts  i n  t h e p ro je ct. M ile sto nes s h ould  b e e asy  f o r a ll p ro je ct p artic ip an ts  t o  r e co gniz e. 4 .   T ech nic a l r e q uir e m en ts .   M ore  f re q uen tly  t h an  n ot, a  p ro duct o r s e rv ic e w ill h av e t e ch nic al r e q uir e m en ts t o  e n su re  p ro per p erfo rm an ce. T ech nic al r e q uir e m en ts  t y pic ally  c la rif y  e ith er t h e d eliv era b le s o r d efin e t h e p erfo rm an ce s p ecif ic atio ns. F or e x am ple , a  t e ch nic al r e q uir e m en t f o r a  p ers o nal c o m pute r m ig ht b e t h e a b ility  t o  a ccep t 1 20­v olt a lte rn atin g c u rre n t o r 2 40­v olt d ir e ct c u rre n t w ith out a n y a d ap te rs  o r u se r s w itc h es. A noth er w ell­ k now n e x am ple  i s  t h e a b ility  o f 9 11  e m erg en cy  s y ste m s t o  i d en tif y  t h e c alle r's p hone n um ber a n d l o catio n o f t h e p hone. E xam ple s f ro m  i n fo rm atio n s y ste m s p ro je cts  i n clu de s p eed  a n d c ap acity  o f d ata b ase  s y ste m s a n d c o nnectiv ity  w ith  a lte rn ativ e s y ste m s. F or u nders ta n din g t h e i m porta n ce o f k ey  r e q uir e m en ts , s e e S nap sh ot f ro m  P ra ctic e: B ig  B erth a. 5 .   L im it s  a n d e x clu sio n s.   T he l im its  o f s c o pe s h ould  b e d efin ed . F ailu re  t o  d o s o  c an  l e ad  t o  f a ls e e x pecta tio ns a n d t o  e x pen din g r e so urc es a n d t im e o n t h e w ro ng p ro ble m . E xam ple s o f l im its  a re : l o cal a ir t r a n sp orta tio n t o  a n d f ro m  b ase  c am ps w ill b e o uts o urc ed ; s y ste m  m ain te n an ce a n d r e p air  w ill b e d one o nly  u p t o  o ne m onth  a fte r f in al i n sp ectio n; c lie n t w ill b e b ille d  f o r a d ditio nal t r a in in g b ey ond t h at p re sc rib ed  i n  t h e c o ntr a ct. E xclu sio ns f u rth er d efin e t h e b oundary  o f t h e p ro je ct b y s ta tin g w hat i s  n ot i n clu ded . E xam ple s i n clu de: d ata  w ill b e c o lle cte d  b y t h e c lie n t, n ot t h e c o ntr a cto r; a  h ouse  w ill b e b uilt, b ut n o l a n dsc ap in g o r s e cu rity  d ev ic es a d ded ; s o ftw are  w ill b e i n sta lle d , b ut n o t r a in in g g iv en . 6 .   R ev ie w s w it h  c u sto m er.   C om ple tio n o f t h e s c o pe c h eck lis t e n ds w ith  a  r e v ie w  w ith  y our c u sto m er— i n te rn al o r e x te rn al. T he m ain  c o ncern  h ere  i s  t h e u nders ta n din g a n d a g re em en t o f e x pecta tio ns. I s  t h e c u sto m er g ettin g w hat h e o r s h e d esir e s i n  d eliv era b le s?  D oes t h e p ro je ct d efin itio n i d en tif y  k ey a cco m plis h m en ts , b udgets , t im in g, a n d p erfo rm an ce r e q uir e m en ts ?  A re  q uestio ns o f l im its  a n d e x clu sio ns c o vere d ? C le ar c o m munic atio n i n  a ll t h ese  i s su es i s  i m pera tiv e t o  a v oid  c la im s o r m is u nders ta n din g. S co pe d efin itio n s h o uld  b e a s b rie f a s p o ssib le  b ut  c o m ple te ;  o ne o r tw o p ag es a re  ty pic al  f o r s m all  p ro je cts . S ee S nap sh ot f ro m  P ra ctic e: S co pe S ta te m en t o n  p ag e 1 05 . 7 /1 5/2 017 U niv ers ity  o f P hoenix : P ro je ct M anagem ent: T he M anageria l P ro cess h ttp s://p hoenix .v ita ls ourc e.c om /# /b ooks/1 259822338/c fi/6 /3 0!/4 /2 48/2 /2 @ 0:0 5 /3 5 P ag e 1 04 P R IN TED  B Y: lttle m nta te @ em ail.p hoen ix .e d u. P rin tin g is  f o r p erso nal, p riv ate  u se  o nly . N o p art o f th is  b ook m ay  b e   r e p ro duced  o r tr a n sm itte d  w ith out p ublis h er's  p rio r p erm is sio n. V io la to rs w ill b e p ro se cu te d .   S N APSH OT F R O M  P R A CTIC E   B ig  B erth a I I v ers u s t h e U SG A's  C O R R eq uir e m en t * ©  T im e &  L if e  P ic tu re s/G etty  I m ag es I n  1 991 C alla w ay  G olf  E quip m en t  in tr o duced  th eir  B ig  B erth a d riv er a n d r e v olu tio niz ed  th e g olf  e q uip m en t  b usin ess.

B ig  B erth a— nam ed  a fte r th e W orld  W ar I  G erm an  lo ng­d is ta n ce c an non— was m uch  la rg er th an  c o nven tio nal  w oods a n d la c k ed  a  h osel  ( th e s o ck et  in  th e h ead  o f th e c lu b in to  w hic h  th e s h aft  is  in serte d ) s o  th at  th e w eig ht  c o uld  b e b ette r d is tr ib ute d  th ro ughout  th e h ead .  T his  in novativ e d esig n g av e th e c lu bhead  a  la rg er s w eet  s p ot,  w hic h  a llo w ed  a  p la y er t o  str ik e  th e  g olf   b all  o ff ­c en te r  an d n ot  su ff e r  m uch  lo ss  in  d is ta n ce  o r  accu ra cy .  C alla w ay  h as  m ain ta in ed  its p re em in en t  p ositio n in  th e g olf  in dustr y  b y u tiliz in g s p ace­a g e te ch nolo gy to  e x te n d th e a c cu ra cy  a n d d is ta n ce o f g olf e q uip m en t. I n  2 000 C alla w ay  in tr o duced  th e B ig  B erth a E R C I I f o rg ed  tita n iu m  d riv er.  T he d riv er w as te ch nolo gic ally  s u perio r t o  a n y d riv er o n th e m ark et.  H ow ev er,  th ere  w as o ne b ig  p ro ble m .  T he n ew  v ers io n o f B erth a d id  n ot  c o nfo rm  to  th e c o eff ic ie n t  o f r e stitu tio n ( C OR) r e q uir e m en t  e sta b lis h ed  b y th e U nite d  S ta te s G olf  A sso cia tio n ( U SG A).  A s a  r e su lt  it w as b arre d  f ro m  u se b y g olf e rs  in  N orth  A m eric a w ho in te n ded  to  p la y  b y U SG A's  R ule s o f G olf . T he U SG A b elie v ed  th at  th e r a p id  te ch nolo gic al  a d van ces in  g olf  e q uip m en t  m ad e b y C alla w ay  G olf  a n d o th er g olf m an ufa ctu re rs  w ere  th re ate n in g th e in te g rity  o f th e g am e.  P la y ers  w ere  h ittin g b alls  s o  m uch  f a rth er a n d s tr a ig hte r th at g olf  c o urs es a ro und th e w orld  w ere  b ein g r e d esig ned  to  m ak e th em  lo nger a n d m ore  d if f ic u lt. 7 /1 5/2 017 U niv ers ity  o f P hoenix : P ro je ct M anagem ent: T he M anageria l P ro cess h ttp s://p hoenix .v ita ls ourc e.c om /# /b ooks/1 259822338/c fi/6 /3 0!/4 /2 48/2 /2 @ 0:0 6 /3 5 S o  in   1998  th e  U SG A esta b lis h ed   perfo rm an ce  th re sh old s  fo r  all  new  golf   eq uip m en t.  In   ord er  to   pre v en t m an ufa ctu re rs  f ro m  d ev elo pin g m ore  p ow erfu l  c lu bs,  th e U SG A lim ite d  th e C OR o f n ew  g olf  e q uip m en t  to  0 .8 3.  T he C OR w as c alc u la te d  b y f ir in g a  g olf  b all  a t  a  d riv er o ut  o f a  c an non­lik e m ach in e a t  1 09 m ile s p er h our.  T he s p eed  th at t h e b all  r e tu rn ed  to  th e c an non c o uld  n ot  e x ceed  8 3 p erc en t  o f its  in itia l  s p eed  ( 9 0.4 7 m ph).  T he U SG A c alle d  th e r a tio o f in co m in g to  o utg oin g v elo city  th e c o eff ic ie n t  o f r e stitu tio n ( C OR).  T he in te n t  o f th e U SG A C OR th re sh old  w as to l im it  th e d is ta n ce th at  g olf   b alls  c o uld  b e h it  s in ce s tu die s in dic ate d  th at  0 .0 1 in cre ase in  C OR re su lte d  in  tw o e x tr a y ard s o f c arry . T he B ig  B erth a E R C I I's  C OR w as 0 .8 6. A fte r  n um ero us e ff o rts  to  g et  U SG A to  c h an ge its  te ch nic al  re q uir e m en ts ,  C alla w ay 's  e n gin eers  w en t  b ack  to  th e d ra w in g b oard  a n d in  2 002 in tr o duced  G re at B ig  B erth a I I, w hic h  c o nfo rm ed  to  U SG A's  0 .8 3 C OR r e str ic tio n.

*   J o hn E . G am ble . “ C alla w ay G olf C om pany: S usta in in g A dvanta ge i n  a  C hangin g I n dustry ,”  i n  A . A .  T hom pso n, J . E . G am ble , a nd A . J . S tric kla nd,  S tr a te gy: W in nin g i n  t h e M ark etp la ce ,  B osto n: M cG ra w ­H ill/Irw in , 2 004, p p. C 204–C 228. 7 /1 5/2 017 U niv ers ity  o f P hoenix : P ro je ct M anagem ent: T he M anageria l P ro cess h ttp s://p hoenix .v ita ls ourc e.c om /# /b ooks/1 259822338/c fi/6 /3 0!/4 /2 48/2 /2 @ 0:0 7 /3 5 P ag e 1 05 P R IN TED  B Y: lttle m nta te @ em ail.p hoen ix .e d u. P rin tin g is  f o r p erso nal, p riv ate  u se  o nly . N o p art o f th is  b ook m ay  b e   r e p ro duced  o r tr a n sm itte d  w ith out p ublis h er's  p rio r p erm is sio n. V io la to rs w ill b e p ro se cu te d .   S N APSH OT F R O M  P R A CTIC E   S co pe S ta te m en t P R O JE CT O BJE CTIV E T o c o nstr u ct a  h ig h­q uality , c u sto m  h om e w ith in  f iv e m onth s a t c o st n ot to  e x ceed  $ 500,0 00.

D ELIV ERABLES A  2 ,2 00­s q uare ­fo ot, 2 ½ ­b ath , 3 ­b ed ro om , f in is h ed  h om e.

A  f in is h ed  g ara g e, in su la te d  a n d s h eetr o ck ed .

K itc h en  a p plia n ces to  in clu de r a n ge, o ven , m ic ro w av e, a n d d is h w ash er.

H ig h­e ff ic ie n cy  g as f u rn ace w ith  p ro gra m mab le  th erm osta t. M IL EST O NES 1 .   P erm its  a p pro ved — Marc h  5 2 .   F oundatio n p oure d — Marc h  1 4 3 .   D ry w all in . F ra m in g, s h eath in g, p lu m bin g, e le ctr ic al, a n d m ech an ic al in sp ectio ns p assed — May  2 5 4 .   F in al in sp ectio n— Ju ne 7 T ECH NIC AL R EQ UIR EM ENTS 1 .   H om e m ust m eet lo cal b uild in g c o des. 2 .   A ll w in dow s a n d d oors  m ust p ass N FR C c la ss 4 0 e n erg y r a tin gs. 3 .   E xte rio r w all in su la tio n m ust m eet a n  “ R ” f a cto r o f 2 1. 4 .   C eilin g in su la tio n m ust m eet a n  “ R ” f a cto r o f 3 8. 5 .   F lo or in su la tio n m ust m eet a n  “ R ” f a cto r o f 2 5. 6 .   G ara g e w ill a cco m modate  tw o la rg e­s iz e c ars  a n d o ne 2 0­fo ot W in neb ag o. 7 .   S tr u ctu re  m ust p ass s eis m ic  s ta b ility  c o des. L IM IT S A ND E XCLUSIO NS 1 .   T he h om e w ill b e b uilt to  th e s p ecif ic atio ns a n d d esig n o f th e o rig in al b lu ep rin ts  p ro vid ed  b y th e c u sto m er. 2 .   O wner is  r e sp onsib le  f o r la n dscap in g. 3 .   R efrig era to r is  n ot in clu ded  a m ong k itc h en  a p plia n ces. 4 .   A ir  c o nditio nin g is  n ot in clu ded  b ut p re w ir in g is  in clu ded . 5 .   C ontr a cto r r e serv es th e r ig ht to  c o ntr a ct o ut s erv ic es. 6 .   C ontr a cto r is  r e sp onsib le  f o r s u bco ntr a cte d  w ork . 7 .   S ite  w ork  lim ite d  to  M onday  th ro ugh F rid ay , 8 :0 0  A .M .   to  6 :0 0  P .M . C UST O M ER R EVIE W J o hn a n d J o an  S m ith 7 /1 5/2 017 U niv ers ity  o f P hoenix : P ro je ct M anagem ent: T he M anageria l P ro cess h ttp s://p hoenix .v ita ls ourc e.c om /# /b ooks/1 259822338/c fi/6 /3 0!/4 /2 48/2 /2 @ 0:0 8 /3 5 T he c h eck lis t o n  p ag es 1 02 – 1 03   i s  g en eric .  D if f e re n t i n dustr ie s a n d c o m pan ie s w ill d ev elo p u niq ue c h eck lis ts a n d te m pla te s to  fit  th eir   n eed s a n d s p ecif ic  k in ds o f  p ro je cts .  A  fe w  c o m pan ie s e n gag ed  in  c o ntr a cte d  w ork r e fe r  to  sc o pe sta te m en ts   a s  “ sta te m en ts   o f  w ork ” (S O W ).  O th er  o rg an iz atio ns  u se  th e te rm   p ro je ct  c h arte r. H ow ev er, t h e t e rm   p ro je ct c h arte r   h as e m erg ed  t o  h av e a  s p ecia l m ean in g i n  t h e w orld  o f p ro je ct m an ag em en t. A  p ro je ct  c h arte r r e fe rs  to  a  d ocu m en t  th at  a u th oriz es th e p ro je ct  m an ag er to  in itia te  a n d le ad  th e p ro je ct.  T his d ocu m en t  is   is su ed  b y u pper  m an ag em en t  an d p ro vid es  th e  p ro je ct  m an ag er  w ith  w ritte n  au th ority  to  u se o rg an iz atio nal r e so urc es f o r p ro je ct a ctiv itie s.  O fte n  t h e c h arte r w ill i n clu de a  b rie f s c o pe d esc rip tio n a s w ell a s s u ch  i te m s a s r is k  l im its , c u sto m er n eed s, s p en din g l im its , a n d e v en  t e am  c o m positio n. M an y p ro je cts  s u ff e r f ro m   s c o p e c re ep ,   w hic h  is  th e te n den cy  fo r  th e p ro je ct  s c o pe to  e x pan d o ver  tim e— u su ally  b y ch an gin g re q uir e m en ts ,  sp ecif ic atio ns,  an d p rio ritie s.  S co pe  cre ep  can  b e  re d uced  b y care fu lly w ritin g y ou r s c o pe s ta te m en t.  A  s c o pe s ta te m en t  th at  is  to o b ro ad  is  a n  in vita tio n f o r s c o pe c re ep .  S co pe c re ep c an  h av e a  p ositiv e o r  n eg ativ e e ff e ct  o n th e p ro je ct,  b ut  in  m ost  c ase s  sc o p e c re ep  m ean s  a d ded  c o sts   a n d p ossib le  p ro je ct d ela y s.  C han ges i n  r e q u ir e m en ts ,  s p ecif ic atio ns,  a n d p rio ritie s f re q uen tly  r e su lt i n  c o st o verru ns a n d d ela y s.  E xam ple s a re  a b undan t— Den ver  a ir p ort  b ag gag e h an dlin g s y ste m ;  B osto n's  n ew  fre ew ay  s y ste m ( “ T he B ig  D ig ”);  C hin a's  f a st  tr a in  in  S han ghai;  a n d th e lis t  g oes o n.  O n s o ftw are  d ev elo pm en t  p ro je cts ,  s c o pe c re ep  i s  m an if e ste d  i n  b lo ate d  p ro ducts  i n  w hic h  a d ded  f u nctio nality  u nderm in es e ase  o f u se . 7 /1 5/2 017 U niv ers ity  o f P hoenix : P ro je ct M anagem ent: T he M anageria l P ro cess h ttp s://p hoenix .v ita ls ourc e.c om /# /b ooks/1 259822338/c fi/6 /3 0!/4 /2 48/2 /2 @ 0:0 9 /3 5 P ag e 1 06 P R IN TED  B Y: lttle m nta te @ em ail.p hoen ix .e d u. P rin tin g is  f o r p erso nal, p riv ate  u se  o nly . N o p art o f th is  b ook m ay  b e   r e p ro duced  o r tr a n sm itte d  w ith out p ublis h er's  p rio r p erm is sio n. V io la to rs w ill b e p ro se cu te d . I f  th e p ro je ct  sc o pe n eed s  to  c h an ge,  it  is   c ritic al  to  h av e a  so und c h an ge c o ntr o l  p ro cess  in p la ce  th at  re co rd s  th e  ch an ge  an d k eep s  a  lo g o f  all  p ro je ct  ch an ges.  T he  lo g id en tif ie s  th e c h an ge, i m pact, a n d t h ose  r e sp onsib le  f o r a ccep tin g o r r e je ctin g a  p ro pose d  c h an ge. C han ge c o ntr o l i s  o ne o f t h e t o pic s o f  C hap te r 7 .   P ro je ct m an ag ers  i n  t h e f ie ld  c o nsta n tly  s u ggest t h at d ealin g w ith  c h an gin g r e q uir e m en ts  i s  o ne o f t h eir  m ost c h alle n gin g p ro ble m s.

S te p  2 : E sta b lis h in g P ro je ct P rio ritie s Q uality   an d  th e  ultim ate   su ccess  of  a  pro je ct  are   tr a d itio nally   defin ed   as  m eetin g  an d/o r  ex ceed in g  th e e x pecta tio ns  of  th e  cu sto m er  an d/o r  upper  m an ag em en t  in   te rm s  of  co st  (b udget) ,  tim e  (s c h ed ule ),  an d p erfo rm an ce  (s c o pe)  o f  th e  p ro je ct  (s e e  F ig ure  4 .1 ) .  T he  in te rre la tio nsh ip  am ong th ese   crite ria   v arie s.  F or e x am ple ,  s o m etim es it  is  n ecessa ry  to  c o m pro m is e  th e p erfo rm an ce a n d s c o pe o f th e p ro je ct  to  g et  th e p ro je ct d one q uic k ly  o r le ss e x pen siv ely .  O fte n  th e lo nger a  p ro je ct  ta k es,  th e m ore  e x pen siv e it  b eco m es.  H ow ev er,  a p ositiv e c o rre la tio n b etw een  c o st a n d s c h ed ule  m ay  n ot a lw ay s b e t r u e.  O th er t im es p ro je ct c o sts  c an  b e r e d uced b y u sin g c h eap er,  le ss e ff ic ie n t  la b or o r e q uip m en t  th at  e x te n ds th e d ura tio n o f th e p ro je ct.  L ik ew is e ,  a s w ill  b e s e en  in   C hap te r  9 ,   p ro je ct  m an ag ers  a re  o fte n  fo rc ed  to  e x ped ite  o r  “ cra sh ” c erta in  k ey  a ctiv iti e s b y a d din g a d ditio nal l a b or, t h ere b y r a is in g t h e o rig in al c o st o f t h e p ro je ct. O ne o f t h e p rim ary  j o bs o f a  p ro je ct m an ag er i s  t o  m an ag e t h e t r a d e­o ff s  a m ong t im e,  c o st,  a n d p erfo rm an ce. T o d o s o ,  p ro je ct  m an ag ers  m ust  d efin e a n d u nders ta n d th e n atu re  o f th e p rio ritie s o f th e p ro je ct.  T hey  n eed  to h av e a  c an did  d is c u ssio n w ith  th e p ro je c t  c u sto m er a n d u pper m an ag em en t  to  e sta b lis h  th e r e la tiv e im porta n ce o f  e ach  c rite rio n.  F or  e x am ple ,  w hat  h ap pen s w hen  th e c u sto m er  k eep s a d din g re q uir e m en ts ?  O r  if ,  m id w ay t h ro ugh t h e p ro je ct, a  t r a d e­o ff  m ust b e m ad e b etw een  c o st a n d e x ped itin g, w hic h  c rite rio n h as p rio rity ? O ne t e ch niq ue f o und i n  p ra ctic e t h at i s  u se fu l f o r t h is  p urp ose  i s  c o m ple tin g a   p rio rit y  m atr ix   f o r t h e p ro je ct t o  i d en tif y  w hic h  c rite rio n i s  c o nstr a in ed , w hic h  s h ould  b e e n han ced , a n d w hic h  c an  b e a ccep te d : C on str a in .   T he o rig in al p ara m ete r i s  f ix ed . T he p ro je ct m ust m eet t h e c o m ple tio n d ate , s p ecif ic atio ns a n d s c o pe o f t h e p ro je ct, o r b udget.

E nhan ce.   G iv en  t h e s c o pe o f t h e p ro je ct, w hic h  c rite rio n s h ould  b e o ptim iz ed ? I n  t h e c ase  o f t im e a n d c o st, t h is  u su ally  m ean s t a k in g a d van ta g e o f o pportu nitie s t o  e ith er r e d uce c o sts  o r s h orte n  t h e s c h ed ule .

C onvers e ly , w ith  r e g ard  t o  p erfo rm an ce, e n han cin g m ean s a d din g v alu e t o  t h e p ro je ct. F IG URE 4 .1   P ro je ct M an agem en t T ra d e­o ffs 7 /1 5/2 017 U niv ers ity  o f P hoenix : P ro je ct M anagem ent: T he M anageria l P ro cess h ttp s://p hoenix .v ita ls ourc e.c om /# /b ooks/1 259822338/c fi/6 /3 0!/4 /2 48/2 /2 @ 0:0 1 0/3 5 P ag e 1 07 P R IN TED  B Y: lttle m nta te @ em ail.p hoen ix .e d u. P rin tin g is  f o r p erso nal, p riv ate  u se  o nly . N o p art o f th is  b ook m ay  b e   r e p ro duced  o r tr a n sm itte d  w ith out p ublis h er's  p rio r p erm is sio n. V io la to rs w ill b e p ro se cu te d .   F IG URE 4 .2   P ro je ct P rio rit y  M atr ix A ccep t.   F or w hic h  c rite rio n i s  i t t o le ra b le  n ot t o  m eet t h e o rig in al p ara m ete rs ?  W hen  t r a d e­o ff s  h av e t o  b e m ad e, i s  i t p erm is sib le  f o r t h e s c h ed ule  t o  s lip , t o  r e d uce t h e s c o pe a n d p erfo rm an ce o f t h e p ro je ct, o r t o  g o o ver b udget? F ig ure  4 .2   d is p la y s t h e p rio rity  m atr ix  f o r t h e d ev elo pm en t o f a  n ew  w ir e le ss m odem .  B ecau se   t im e   t o  m ark et i s i m porta n t  to   sa le s,  th e  pro je ct  m an ag er  is   in str u cte d   to   ta k e  ad van ta g e  of  ev ery   opportu nity   to   re d uce c o m ple tio n tim e.  In  d oin g so ,  g oin g o ver  b udget   is   a ccep ta b le  th oug h n ot  d esir a b le .  A t  th e sa m e tim e,  th e o rig in al  p erfo rm ance   s p ecif ic atio ns f o r t h e m odem  a s w ell a s r e lia b ility  s ta n dard s c an not b e c o m pro m is e d . P rio ritie s v ary  f ro m  p ro je ct t o  p ro je ct.  F or e x am ple ,  f o r m an y s o ftw are  p ro je cts  t im e t o  m ark et i s  c ritic al,  a n d c o m pan ie s lik e M ic ro so ft  m ay  d efe r o rig in al  s c o pe r e q uir e m en ts  to  la te r v ers io ns in  o rd er to  g et  to  th e m ark et f ir s t.  A lte rn ativ ely ,  f o r s p ecia l  e v en t  p ro je cts  ( c o nfe re n ces,  p ara d es,  to urn am en ts ) tim e is  c o nstr a in ed  o nce th e d ate  h as  b een  a n nounced ,  a n d if   th e b u dget  is   tig ht,  th e p ro je ct  m an ag er  w ill  c o m pro m is e  th e sc o pe o f  th e p ro je ct i n  o rd er t o  c o m ple te  t h e p ro je ct o n t im e. S om e w ould  a rg ue t h at a ll t h re e c rite ria  a re  a lw ay s c o nstr a in ed  a n d t h at g ood p ro je ct m an ag ers  s h ould  s e ek  t o o ptim iz e  each   crite rio n.  If  ev ery th in g  goes  w ell  on  a  pro je ct  an d  no  m ajo r  pro ble m s  or  se tb ack s  are e n co unte re d ,  t h eir  a rg um en t m ay  b e v alid .  H ow ev er,  t h is  s itu atio n i s  r a re ,  a n d p ro je ct m an ag ers  a re  o fte n  f o rc ed t o  m ak e to ugh d ecis io ns  th at  b en efit  o ne c rite rio n w hile  c o m pro m is in g th e o th er  tw o.  T he p urp ose  o f  th is e x erc is e  i s  t o  d efin e a n d a g re e o n w hat t h e p rio ritie s a n d c o nstr a in ts  o f t h e p ro je ct a re  s o  t h at w hen  “ p ush  c o m es t o  s h ove,”  t h e r ig ht d ecis io ns c an  b e m ad e. T here   are   lik ely  to  b e  n atu ra l  lim its   to  th e  ex te n t  m an ag ers   can  co nstr a in ,  o ptim iz e,  o r  accep t  an y o ne c rite rio n.  I t  m ay  b e a ccep ta b le  f o r th e p ro je ct  to  s lip  o ne m onth  b eh in d s c h ed ule  b ut  n o f u rth er o r to  e x ceed  th e p la n ned  b u dget b y a s m uch  a s $ 20,0 00.  L ik ew is e ,  i t m ay  b e d esir a b le  t o  f in is h  a  p ro je ct a  m onth  e arly ,  b ut a fte r t h at  c o st  c o nse rv atio n sh ould  b e th e p rim ary  g oal.  S om e p ro je ct  m an ag ers   d ocu m en t  th ese  lim its   a s  p art  o f c re atin g t h e p rio rity  m atr ix . I n  su m mary ,  d ev elo pin g a  p rio rity  m atr ix  fo r  a  p ro je ct  b efo re  th e p ro je ct  b eg in s   is   a  u se fu l  ex erc is e .  It p ro vid es a  f o ru m  f o r c le arly  e sta b lis h in g p rio ritie s w ith  c u sto m ers  a n d to p m an ag em en t  s o  a s to  c re ate  s h are d e x pecta tio ns a n d a v oid  m is u nders ta n din g s.  T he p rio rity  in fo rm atio n is  e sse n tia l  to  th e p la n nin g p ro cess,  w here a d ju stm en ts  c an  b e m ad e i n  t h e s c o pe, s c h ed ule , a n d b udget a llo catio n. 7 /1 5/2 017 U niv ers ity  o f P hoenix : P ro je ct M anagem ent: T he M anageria l P ro cess h ttp s://p hoenix .v ita ls ourc e.c om /# /b ooks/1 259822338/c fi/6 /3 0!/4 /2 48/2 /2 @ 0:0 1 1 /3 5 P ag e 1 08 P R IN TED  B Y: lttle m nta te @ em ail.p hoen ix .e d u. P rin tin g is  f o r p erso nal, p riv ate  u se  o nly . N o p art o f th is  b ook m ay  b e   r e p ro duced  o r tr a n sm itte d  w ith out p ublis h er's  p rio r p erm is sio n. V io la to rs w ill b e p ro se cu te d . F in ally ,  th e  m atr ix  is   u se fu l  m id w ay  in  th e  p ro je ct  fo r  ap pro ach in g a  p ro ble m  th at  m ust  b e s o lv ed . O ne c av eat  m ust  b e m en tio ned ;  d urin g th e c o urs e  o f  a  p ro je ct,  p rio ritie s  m ay  c h an ge.  T he c u sto m er m ay  s u dden ly  n eed  th e p ro je ct  c o m ple te d  o ne m onth  s o oner,  o r n ew  d ir e ctiv es f ro m  to p m an ag em en t m ay  e m phasiz e c o st  sa v in g in itia tiv es.  T he p ro je ct  m an ag er  n eed s  to  b e v ig ila n t  in  o rd er  to  a n tic ip ate  a n d c o nfir m  c h an ges i n  p rio ritie s a n d m ak e a p pro pria te  a d ju stm en ts .

S te p  3 : C re atin g t h e W ork  B re ak dow n S tr u ctu re M ajo r G ro u pin gs F ou nd i n  a  W BS O nce th e s c o pe a n d d eliv era b le s h av e b een  id en tif ie d ,  th e w ork  o f  th e p ro je ct  c an  b e s u ccessiv ely  s u bdiv id ed i n to   sm alle r  an d  sm alle r  w ork   ele m en ts .  T he  outc o m e  of  th is   hie ra rc h ic al  pro cess  is   calle d   th e  w ork b re a k dow n str u ctu re   (W BS).   U se   o f  W BS h elp s  to  assu re   p ro je ct  m an ag ers   th at  all  p ro ducts   an d w ork e le m en ts  a re  i d en tif ie d ,  t o  i n te g ra te  t h e p ro je ct w ith  t h e c u rre n t o rg an iz atio n,  a n d t o  e sta b lis h  a  b asis  f o r c o ntr o l.

B asic ally , t h e W BS i s  a n  o utlin e o f t h e p ro je ct w ith  d if f e re n t l e v els  o f d eta il. F ig ure  4 .3   s h ow s th e m ajo r g ro upin gs c o m monly  u se d  in  th e f ie ld  to  d ev elo p a  h ie ra rc h ic al  W BS.  T he W BS b eg in s w ith  t h e p ro je ct a s t h e f in al d eliv era b le . M ajo r 7 /1 5/2 017 U niv ers ity  o f P hoenix : P ro je ct M anagem ent: T he M anageria l P ro cess h ttp s://p hoenix .v ita ls ourc e.c om /# /b ooks/1 259822338/c fi/6 /3 0!/4 /2 48/2 /2 @ 0:0 1 2/3 5 P ag e 1 09 P R IN TED  B Y: lttle m nta te @ em ail.p hoen ix .e d u. P rin tin g is  f o r p erso nal, p riv ate  u se  o nly . N o p art o f th is  b ook m ay  b e   r e p ro duced  o r tr a n sm itte d  w ith out p ublis h er's  p rio r p erm is sio n. V io la to rs w ill b e p ro se cu te d . p ro je ct  w ork   deliv era b le s/s y ste m s  are   id en tif ie d   fir s t;  th en   th e  su bdeliv era b le s  necessa ry   to a cco m plis h  th e la rg er  d eliv era b le s a re  d efin ed .  T he p ro cess is  re p eate d  u ntil  th e s u bdeliv era b le d eta il  is   sm all  en o ugh  to   be  m an ag ea b le   an d  w here   one  pers o n  can   be  re sp onsib le .  T his s u bdeliv era b le   is   fu rth er  div id ed  in to  w ork  pack ag es.  B ecau se   th e  lo w est  su bdeliv era b le   usu ally  in clu des s e v era l  w ork  p ack ag es,  th e w ork  p ack ag es  a re  g ro uped  b y ty pe o f  w ork — fo r  e x am ple ,  d esig n a n d te stin g.

T hese   gro u pin gs  w ith in   a  su bdeliv era b le   are   calle d   co st  acco unts .  T his   gro upin g  fa cilita te s  a  sy ste m  fo r m onito rin g p ro je ct p ro gre ss b y w ork , c o st, a n d r e sp onsib ility .

F IG URE 4 .3   H ie ra rc h ic a l B re a k dow n o f t h e W BS H ow  W BS H elp s t h e P ro je ct M an ager T he W BS d efin es a ll  th e e le m en ts  o f th e p ro je ct  in  a  h ie ra rc h ic al  f ra m ew ork  a n d e sta b lis h es th eir  r e la tio nsh ip s t o  th e p ro je ct  e n d it e m (s ).  T hin k o f th e p ro je ct  a s a  la rg e w ork  p ack ag e th at  is  s u ccessiv ely  b ro ken  d ow n in to s m alle r  w ork  p ack ag es;  th e to ta l  p ro je ct  is  th e s u m matio n o f  a ll  th e s m alle r  w ork  p ack ag es.  T his  h ie ra rc h ic al s tr u ctu re  f a cilita te s e v alu atio n o f c o st,  tim e,  a n d te ch nic al  p erfo rm an ce a t  a ll  le v els  in  th e o rg an iz atio n o ver th e l if e   o f  th e  p ro je ct.  T he  W BS als o  p ro vid es  m an ag em en t  w ith  in fo rm atio n ap pro pria te   to  each  le v el.  F or e x am ple ,  t o p m an ag em en t d eals  p rim aril y  w ith  m ajo r d eliv era b le s,  w hile  f ir s t­ lin e s u perv is o rs  d eal w ith  s m alle r s u bdeliv era b le s a n d w ork  p ack ag es. 7 /1 5/2 017 U niv ers ity  o f P hoenix : P ro je ct M anagem ent: T he M anageria l P ro cess h ttp s://p hoenix .v ita ls ourc e.c om /# /b ooks/1 259822338/c fi/6 /3 0!/4 /2 48/2 /2 @ 0:0 1 3/3 5 E ach  ite m  in  th e W BS n eed s a  tim e a n d c o st  e stim ate .  W ith  th is  in fo rm atio n it  is  p ossib le  to  p la n ,  s c h ed ule , a n d b udget y our p ro je ct. T he W BS a ls o  s e rv es a s a  f ra m ew ork  f o r t r a ck in g c o st a n d w ork  p erfo rm an ce. A s t h e W BS i s  d ev elo ped ,  o rg an iz atio nal u nits  a n d i n div id uals  a re  a ssig ned  r e sp onsib ility  f o r e x ecu tin g w ork p ack ag es.  T his   in te g ra te s  th e  w ork  an d th e  o rg an iz atio n.  In  p ra ctic e,  th is   p ro cess  is   so m etim es  calle d  th e o rg an iz atio n b re ak dow n s tr u ctu re  ( O BS), w hic h  w ill b e f u rth er d is c u sse d  l a te r i n  t h e c h ap te r. U se  o f th e W BS p ro v id es th e o pportu nity  to  “ ro ll  u p” ( s u m ) th e b udget  a n d a ctu al  c o sts  o f th e s m alle r w ork p ack ag es  in to  la rg er  w ork  e le m en ts   so  th at  p erfo rm an ce c an  b e m easu re d  b y o rg an iz atio nal  u nits   a n d w ork a cco m plis h m en t. T he W BS c an  a ls o  b e u se d  to  d efin e c o m munic atio n c h an nels  a n d a ssis t  in  u nders ta n din g a n d c o ord in atin g m an y p arts   o f  th e p ro je ct.  T he str u ctu re  sh ow s  th e w ork  a n d o rg an iz atio nal  u nits   re sp onsib le  a n d su ggests w here  w ritte n  c o m munic atio n s h ould  b e d ir e cte d .  P ro ble m s c an  b e q uic k ly  a d dre sse d  a n d c o ord in ate d  b ecau se t h e s tr u ctu re  i n te g ra te s w ork  a n d r e sp onsib ility .

A  S im ple  W BS D ev elo p m en t F ig ure  4 .4   s h ow s a  s im plif ie d  W BS t o  d ev elo p a  n ew  p ro to ty pe t a b le t c o m pute r.  A t t h e t o p o f t h e c h art ( le v el 1 ) i s   th e p ro je ct  e n d ite m — th e E ­S lim  T ab le t  x ­1 3 P ro to ty pe.  T he su bdeliv era b le s  le v els   (2 –5)  b elo w  le v el  1 r e p re se n t f u rth er d eco m positio n o f w ork .  T he l e v els  o f t h e s tr u ctu re  c an  a ls o  r e p re se n t i n fo rm atio n f o r d if f e re n t l e v els  o f  m an ag em en t.  F or  e x am ple ,  le v el  1  in fo rm atio n re p re se n ts  th e to ta l  p ro je ct  o bje ctiv e a n d is  u se fu l  to t o p m an ag em en t; l e v els  2 , 3 , a n d 4  a re  s u ita b le  f o r m id dle  m an ag em en t; a n d l e v el 5  i s  f o r f ir s t­ lin e m an ag ers . I n   F ig ure  4 .4   le v el  2  in dic ate s th ere  a re  tw o m ajo r  d eliv era b le s— Hard w are  a n d C PU ,  o r  c en tr a l  p ro cessin g u nit.  (T here  a re  lik ely  to  b e o th er  m ajo r  d eliv era b le s  su ch  a s  so ftw are ,  b ut  fo r  illu str a tiv e p urp ose s  w e a re l im itin g o u r  fo cu s  to  ju st  tw o m ajo r  d eliv era b le s.)   A t  le v el  3 ,  th e C PU  is   c o nnecte d  to  th re e d eliv era b le s— P ow er S upp ly ,  F la sh  R O M ,  a n d I /O  C ontr o lle r.  T he I /O  C ontr o lle r h as th re e s u bdeliv era b le s a t  le v el  4 — USB S lo ts ,  In te rn et,  an d  T ouch   S cre en .  T he  m an y  su bdeliv era b le s  fo r  U SB  S lo ts   an d  In te rn et  hav e  not  been d eco m pose d . T he T ouch  S cre en  ( s h ad ed ) h as b een  d eco m pose d  d ow n t o  l e v el 5  a n d t o  t h e w ork  p ack ag e l e v el. 7 /1 5/2 017 U niv ers ity  o f P hoenix : P ro je ct M anagem ent: T he M anageria l P ro cess h ttp s://p hoenix .v ita ls ourc e.c om /# /b ooks/1 259822338/c fi/6 /3 0!/4 /2 48/2 /2 @ 0:0 1 4/3 5 P ag e 1 1 0 P R IN TED  B Y: lttle m nta te @ em ail.p hoen ix .e d u. P rin tin g is  f o r p erso nal, p riv ate  u se  o nly . N o p art o f th is  b ook m ay  b e   r e p ro duced  o r tr a n sm itte d  w ith out p ublis h er's  p rio r p erm is sio n. V io la to rs w ill b e p ro se cu te d .   F IG URE 4 .4   W ork  B re a k dow n S tr u ctu re 7 /1 5/2 017 U niv ers ity  o f P hoenix : P ro je ct M anagem ent: T he M anageria l P ro cess h ttp s://p hoenix .v ita ls ourc e.c om /# /b ooks/1 259822338/c fi/6 /3 0!/4 /2 48/2 /2 @ 0:0 1 5/3 5 P ag e 1 11 P R IN TED  B Y: lttle m nta te @ em ail.p hoen ix .e d u. P rin tin g is  f o r p erso nal, p riv ate  u se  o nly . N o p art o f th is  b ook m ay  b e   r e p ro duced  o r tr a n sm itte d  w ith out p ublis h er's  p rio r p erm is sio n. V io la to rs w ill b e p ro se cu te d . N ote   th at  le v el  2 ,  H ard w are ,  sk ip s  le v els   3  an d 4  b ecau se   th e  fin al  su bdeliv era b le s  can  b e p ush ed   dow n  to   th e  lo w est  m an ag eab le   le v el  5;  sk ip pin g  le v els   3  an d  4  su ggests   little c o ord in atio n is  n eed ed  a n d s k ille d  te am  m em bers  a re  a lr e ad y fa m ilia r  w ith  th e w ork  n eed ed  to c o m ple te  th e le v el  5  s u bdeliv era b le s.  F or e x am ple ,  H ard w are  r e q uir e s f o ur s u b deliv era b le s a t  le v el  5 — Fra m e, C am era s,  S peak ers ,  a n d A nte n na.  E ach  s u bdeliv era b le  in clu des w ork  p ack ag es th at  w ill  b e c o m ple te d  b y a n a ssig ned  o rg an iz atio nal  u nit.  O bse rv e th at  th e C am era s s u bdeliv era b le  in clu des f o ur w ork  p ack ag es— WP­C 1, 2 ,  3 ,  a n d 4 .  T he B ack  L ig ht,  a  s u bdeliv era b le  o f T ouch  S cre en ,  in clu des th re e w ork  p ack ag es— WP­L  1 ,  2 ,  a n d 3 . T he lo w est  le v el  o f th e W BS is  c alle d  a   w ork  p ack age.   W ork  p ack ag es a re  s h ort­ d ura tio n ta sk s th at  h av e a d efin ite  s ta rt  a n d s to p p oin t,  c o nsu m e re so urc es,  a n d re p re se n t  c o st.  E ach  w ork  p ack ag e is  a  c o ntr o l  p oin t.  A w ork  p ack ag e m an ag er  is   re sp onsib le  fo r  se ein g th at  th e p ack ag e is   c o m ple te d  o n tim e,  w ith in  b udget,  a n d a cco rd in g to  te ch nic al  s p ecif ic atio ns.  P ra ctic e s u ggests  a  w ork  p ack ag e s h ould  n ot  e x ceed  1 0 w ork day s o r o ne r e p ortin g p erio d.  If  a  w ork  p ack ag e h as a  d ura tio n e x ceed in g 1 0 d ay s,  c h eck  o r  m onito rin g p oin ts  s h ould  b e e sta b lis h ed  w ith in  th e d ura tio n,  s a y,  e v ery  th re e to  f iv e d ay s,  s o  p ro gre ss a n d p ro ble m s c an  b e id en tif ie d  b efo re t o o m uch  tim e h as p asse d .  E ach  w ork  p ack ag e o f th e W BS s h ould  b e a s in dep en den t  o f o th er p ack ag es o f th e p ro je ct a s p ossib le . N o w ork  p ack ag e i s  d esc rib ed  i n  m ore  t h an  o ne s u bdeliv era b le  o f t h e W BS. T here  is  a n  im porta n t  d if f e re n ce f ro m  s ta rt  to  f in is h  b etw een  th e la st  w ork  b re ak dow n s u bdeliv era b le  a n d a w ork  p ack ag e.  T ypic ally ,  a  w ork  b re ak dow n su b­d eliv era b le  in clu des  th e o utc o m es  o f  m ore  th an  o ne w ork p ack ag e fro m  p erh ap s tw o o r  th re e d ep artm en ts .  T here fo re ,  th e s u bdeliv era b le  d oes n ot  h av e a  d ura tio n o f  its o w n a n d d oes n ot  c o nsu m e r e so urc es o r c o st  m oney  d ir e ctly .  ( In  a  s e n se ,  o f c o urs e ,  a  d ura tio n f o r a  p artic u la r w ork  b re ak dow n e le m en t  c an  b e d eriv ed  fro m  id en tif y in g w hic h  w ork  p ack ag e m ust  s ta rt  fir s t  [e arlie st]   a n d w hic h  p ack ag e w ill  b e th e la te st  to  fin is h ;  th e d if f e re n ce fro m  sta rt  to  fin is h  b eco m es  th e d ura tio n fo r  th e s u bdeliv era b le .)  T he h ig her e le m en ts  a re  u se d  to  id en tif y  d eliv era b le s a t  d if f e re n t  p hase s in  th e p ro je ct  a n d to d ev elo p s ta tu s r e p orts  d urin g th e e x ecu ti o n s ta g e o f th e p ro je ct  lif e  c y cle .  T hus,  th e w ork  p ack ag e is  th e b asic u nit u se d  f o r p la n nin g, s c h ed ulin g, a n d c o ntr o llin g t h e p ro je ct. T o r e v ie w , e ach  w ork  p ack ag e i n  t h e W BS 1 .   D efin es w ork  ( w hat) . 2 .   I d en tif ie s t im e t o  c o m ple te  a  w ork  p ack ag e ( h ow  l o ng). 3 .   I d en tif ie s a  t im e­p hase d  b udget t o  c o m ple te  a  w ork  p ack ag e ( c o st) . 4 .   I d en tif ie s r e so urc es n eed ed  t o  c o m ple te  a  w ork  p ack ag e ( h ow  m uch ). 5 .   I d en tif ie s a  s in gle  p ers o n r e sp onsib le  f o r u nits  o f w ork  ( w ho). 6 .   I d en tif ie s m onito rin g p oin ts  f o r m easu rin g p ro gre ss ( h ow  w ell) . C re atin g a  W BS fro m  sc ra tc h  c an  b e a  d au ntin g ta sk .  P ro je ct  m an ag ers   sh ould  ta k e a d van ta g e o f  re le v an t e x am ple s f ro m  p re v io us p ro je cts  t o  b eg in  t h e p ro cess. 7 /1 5/2 017 U niv ers ity  o f P hoenix : P ro je ct M anagem ent: T he M anageria l P ro cess h ttp s://p hoenix .v ita ls ourc e.c om /# /b ooks/1 259822338/c fi/6 /3 0!/4 /2 48/2 /2 @ 0:0 1 6/3 5 P ag e 1 1 2 P R IN TED  B Y: lttle m nta te @ em ail.p hoen ix .e d u. P rin tin g is  f o r p erso nal, p riv ate  u se  o nly . N o p art o f th is  b ook m ay  b e   r e p ro duced  o r tr a n sm itte d  w ith out p ublis h er's  p rio r p erm is sio n. V io la to rs w ill b e p ro se cu te d .   S N APSH OT F R O M  P R A CTIC E   C re atin g a  W BS F ig ure  4 .4   r e p re sen ts  th e c la ssic  W BS in  w hic h  th e p ro je ct  is  b ro ken  d ow n to  th e lo w est  m an ag ea b le  d eliv era b le  a n d s u bseq uen t  w ork  p ack ag es.  M an y s itu atio ns d o n ot  r e q uir e  th is  le v el  o f d eta il.  T his  b eg s th e q uestio ns o f h ow  f a r y ou s h ould  b re ak  d ow n th e w ork . T here  is  n o s et a n sw er to  th is  q uestio n. H ow ev er, h ere  a re  s o m e tip s g iv en  b y p ro je ct m an ag ers :

B re ak  d ow n th e w ork  u ntil  y ou c an  d o a n  e stim ate  th at  is  a ccu ra te  e n ough fo r  y our  p urp oses.  If  y ou a re  d oin g a b all­ p ark  e stim ate  to  s ee if  th e p ro je ct  is  w orth y o f s erio us c o nsid era tio n,  y ou p ro bab ly  d o n ot  n eed  to  b re ak  it  d ow n b ey ond m ajo r  d eliv era b le s.  O n th e o th er  h an d,  if   y ou a re  p ric in g a  p ro je ct  to  s u bm it  a  c o m petitiv e b id ,  th en  y ou a re l ik ely  to  g o d ow n to  th e w ork  p ack ag e le v el. T he W BS s h ould  c o nfo rm  to  h ow  y ou a re  g oin g to  s ch ed ule  w ork .  F or e x am ple ,  if  a ssig n m en ts  a re  m ad e in  te rm s o f d ay s,  th en  ta sk s s h ould  b e lim ite d  a s b est  a s p ossib le  to  o ne d ay  o r m ore  to  c o m ple te .  C onvers ely ,  if  h ours  a re  th e s m alle st u nit f o r s ch ed ulin g, th en  w ork  c an  b e b ro ken  d ow n to  o ne­h our in cre m en ts . F in al  activ itie s  sh ould  h av e  cle arly  d efin ed  sta rt/e n d ev en ts .  A void  o pen ­e n ded  ta sk s  lik e  “re searc h ”  o r  “m ark et a n aly sis .”  T ak e it  d ow n to  th e n ex t  le v el  in  w hic h  d eliv era b le s/o utc o m es a re  m ore  c le arly  d efin ed .  In ste ad  o f  e n din g w ith  m ark et a n aly sis  in clu de ite m s s u ch  a s id en tif y  m ark et s h are , lis t u ser r e q uir e m en ts , o r w rite  a  p ro ble m  s ta te m en t. I f a cco unta b ility  a n d c o ntr o l  a re  im porta n t,  th en  b re ak  th e w ork  d ow n s o  th at  o ne in div id ual  is  c le arly  r e sp onsib le f o r  th e  w ork .  F or  ex am ple ,  in ste ad  o f  sto pp in g at  p ro duct  d esig n,  ta k e  it  to  th e  n ex t  le v el  an d id en tif y  sp ecif ic c o m ponen ts  o f th e d es ig n ( i.e .,  e le ctr ic al  s ch em atic s,  p ow er s o urc e,  e tc .)  th at  d if f e re n t  in d iv id uals  w ill  b e r e sp onsib le f o r c re atin g.

©  E rik  L arso n 7 /1 5/2 017 U niv ers ity  o f P hoenix : P ro je ct M anagem ent: T he M anageria l P ro cess h ttp s://p hoenix .v ita ls ourc e.c om /# /b ooks/1 259822338/c fi/6 /3 0!/4 /2 48/2 /2 @ 0:0 1 7/3 5 T he  botto m  lin e  is   th at  th e  W BS sh ould   pro vid e  th e  le v el  of  deta il  need ed   to   m an ag e  th e  sp ecif ic   pro je ct s u ccessfu lly .

W BSs a re  p ro ducts  o f g ro up e ff o rts .  I f th e p ro je ct  is  s m all,  th e e n tir e  p ro je ct  te am  m ay  b e in volv ed  b re ak in g d ow n th e  pro je ct  in to  its   co m ponen ts .  F or  la rg e,  co m ple x  pro je cts ,  th e  peo ple   re sp onsib le   fo r  th e  m ajo r d eliv era b le s a re  lik ely  to  m eet  to  e sta b lis h  th e fir s t  tw o le v els  o f  d eliv era b le s.  In  tu rn ,  fu rth er  d eta il  w ould  b e d ele g ate d  to  th e p eo ple  r e sp onsib le  f o r th e s p ecif ic  w ork .  C olle ctiv ely  th is  in fo rm atio n w ould  b e g ath ere d  a n d i n te g ra te d  in to  a  fo rm al  W BS b y a  p ro je ct  s u pport  p ers o n.  T he fin al  v ers io n w ould  b e re v ie w ed  b y th e in ner e ch elo n o f  th e p ro je ct  te am .  R ele v an t  s ta k eh old ers  (m ost  n ota b ly  c u sto m ers )  w ould  b e c o nsu lte d  to  c o nfir m a g re em en t a n d r e v is e  w hen  a p pro pria te . P ro je ct  te am s  d ev elo pin g th eir   fir s t  W BS fre q uen tly  fo rg et  th at  th e str u ctu re  sh ould  b e e n d­ite m ,  o utp ut o rie n te d .  F ir s t  atte m pts   o fte n  re su lt  in  a  W BS th at  fo llo w s  th e  o rg an iz atio n  str u ctu re — desig n,  m ark etin g, p ro ductio n,  f in an ce.  I f a  W BS f o llo w s th e o rg an iz atio n s tr u ctu re ,  th e f o cu s w ill  b e o n th e o rg an iz atio n f u nctio n a n d p ro ce sse s  ra th er  th an  th e p ro je ct  o utp ut  o r  d eliv era b le s.  In  a d ditio n,  a  W BS w ith  a  p ro cess  fo cu s  w ill b eco m e a n  a cco untin g to ol  th at  re co rd s c o sts  b y fu nctio n ra th er  th an  a  to ol  fo r  “ o utp ut”  m an ag em en t.  E very e ff o rt s h ou ld  b e m ad e t o  d ev elo p a  W BS t h at i s  o utp ut o rie n te d  i n  o rd er t o  c o ncen tr a te  o n c o ncre te  d eliv era b le s.

S ee S nap sh ot f ro m  P ra ctic e: C re atin g a  W BS. 7 /1 5/2 017 U niv ers ity  o f P hoenix : P ro je ct M anagem ent: T he M anageria l P ro cess h ttp s://p hoenix .v ita ls ourc e.c om /# /b ooks/1 259822338/c fi/6 /3 0!/4 /2 48/2 /2 @ 0:0 1 8/3 5 P ag e 1 1 3 P R IN TED  B Y: lttle m nta te @ em ail.p hoen ix .e d u. P rin tin g is  f o r p erso nal, p riv ate  u se  o nly . N o p art o f th is  b ook m ay  b e   r e p ro duced  o r tr a n sm itte d  w ith out p ublis h er's  p rio r p erm is sio n. V io la to rs w ill b e p ro se cu te d .   S te p  4 : I n te g ra tin g t h e W BS w ith  t h e O rg an iz atio n T he W BS is  u se d  to  lin k th e o rg an iz atio nal  u nits  r e sp onsib le  f o r p erfo rm in g th e w ork .  I n  p ra ctic e,  th e o utc o m e o f t h is  p ro cess i s  t h e  o rg an iz a tio n  b re a k dow n s tr u ctu re  ( O BS).   T he O BS d ep ic ts  h ow  th e f ir m  h as o rg an iz ed t o   dis c h arg e  w ork   re sp onsib ility .  T he  purp ose s  of  th e  O BS  are   to   pro vid e  a  fra m ew ork   to   su m mariz e o rg an iz atio n u nit  w ork  p erfo rm an ce,  id en tif y  o rg an iz atio n u nits   re sp onsib le  fo r  w ork  p ack ag es,  a n d tie  th e o rg an iz atio nal  u nit  to  c o st  c o ntr o l  a cco u nts .  R ecall,  c o st  a cco unts  g ro up s im ila r w ork  p ack ag es ( u su ally  u nder t h e p urv ie w  o f  a  d ep artm en t) .  T he O BS d efin es th e o rg an iz atio n s u bdeliv era b le s in  a  h ie ra rc h ic al  p atte rn  in s u ccessiv ely  s m alle r a n d s m alle r u nits .  F re q uen tly ,  t h e t r a d itio nal o rg an iz atio n s tr u ctu re  c an  b e u se d .  E ven  i f  t h e p ro je ct  is   c o m ple te ly  p erfo rm ed  b y a  te am ,  it  is   n ecessa ry  to  b re ak  d ow n th e te am  str u ctu re  fo r  a ssig nin g r e sp onsib ility  f o r b udgets , t im e, a n d t e ch nic al p erfo rm an ce. A s in  th e W BS,  th e O BS a ssig ns th e lo w est  o rg an iz atio nal  u nit  th e r e sp onsib ility  f o r w ork  p ack ag es w ith in  a c o st a cco un t.  H ere in  l ie s o ne m ajo r s tr e n gth  o f u sin g W BS a n d O BS; t h ey  c an  b e  i n te g ra te d   a s s h ow n i n   F ig ure 4 .5 .   T he i n te rs e ctio n o f w ork  p ack ag es a n d  t h e o rg an iz atio nal u nit c re ate s a  p ro je ct c o ntr o l p oin t  ( c o st a cco u nt) t h at  in te g ra te s w ork  a n d re sp onsib ility .  F or  e x am ple ,  a t  le v el  5  T ouch  S en so rs  h as th re e w ork  p ack ag es th at h av e b een  a ssig ned  to  th e D esig n,  Q uality  C ontr o l  T est,  a n d P ro ductio n d ep artm en ts .  T he in te rs e ctio n o f  th e W BS  an d   O BS  re p re se n ts   th e  se t  of  w ork   pack ag es  necessa ry   to   co m ple te   th e  su bdeliv era b le   lo cate d i m med ia te ly  a b ove a n d th e o rg an iz atio nal  u nit  o n th e le ft  re sp onsib le  fo r  a cco m plis h in g th e p ack ag es a t  th e i n te rs e ctio n.  N ote   th at  th e  desig n  dep artm en t  is   re sp onsib le   fo r  fiv e  dif f e re n t  w ork   pack ag es  acro ss  th e H ard w are  a n d T ouch  S cre en  d eliv era b le s. L ate r  w e w ill  u se  th e in te rs e ctio n a s a  c o st  a cco unt  fo r  m an ag em en t  c o ntr o l  o f  p ro je cts .  F or  e x am ple ,  th e C am era s e le m en t  r e q uir e s c o m ple tio n o f w ork  p ack ag es w hose  p rim ary  r e sp onsib ility  w ill  in clu de th e d esig n, Q C te st,  p ro ductio n,  a n d o uts o urc in g d ep artm en ts .  C ontr o l  c an  b e c h eck ed  f ro m  tw o d ir e ctio ns— outc o m es a n d r e sp onsib ility .  I n  th e e x ecu tio n p hase  o f th e p ro je ct,  p ro gre ss c an  b e tr a ck ed  v ertic ally  o n d eliv era b le s ( c lie n t's i n te re st)  a n d t r a ck ed  h oriz o nta lly  b y o rg an iz atio n r e sp onsib ility  ( o w ner's  i n te re st) .

S te p  5 : C odin g t h e W BS f o r t h e I n fo rm atio n S yste m G ain in g th e m ax im um  u se fu ln ess o f a  b re ak dow n s tr u ctu re  d ep en ds o n a  c o din g  s y ste m .  T he c o des a re  u se d  to d efin e l e v els  a n d e le m en ts  i n  t h e W BS, o rg an iz atio n e le m en ts , w ork  p ack ag es, a n d b udget a n d c o st i n fo rm atio n.

T he c o des a llo w  re p orts  to  b e c o nso lid ate d  a t  a n y le v el  in  th e s tr u ctu re .  T he m ost  c o m monly  u se d  s c h em e in p ra ctic e i s  n um eric  i n den tio n. A  p ortio n o f t h e E ­S lim  T ab le t x ­1 3 P ro to ty pe p ro je ct i s  p re se n te d  i n   E xhib it 4 .1 . N ote  th e p ro je ct  id en tif ic atio n is  1 .0 .  E ach  s u ccessiv e in den tio n r e p re se n ts  a  lo w er e le m en t  o r w ork  p ack ag e. U ltim ate ly  th e n um eric  sc h em e re ach es  d ow n to  th e w ork  p ack ag e le v el,  a n d  a ll  ta sk s  a n d e le m en ts   in  th e s tr u ctu re   hav e  an   id en tif ic atio n  co de.  T he  “co st  acco unt”   is   th e  fo cal  poin t  becau se   all  budgets ,  w ork a ssig nm en ts , t im e, c o st, a n d t e ch nic al p erfo rm an ce c o m e t o geth er a t t h is  p oin t. 7 /1 5/2 017 U niv ers ity  o f P hoenix : P ro je ct M anagem ent: T he M anageria l P ro cess h ttp s://p hoenix .v ita ls ourc e.c om /# /b ooks/1 259822338/c fi/6 /3 0!/4 /2 48/2 /2 @ 0:0 1 9/3 5 P ag e 1 1 4 P R IN TED  B Y: lttle m nta te @ em ail.p hoen ix .e d u. P rin tin g is  f o r p erso nal, p riv ate  u se  o nly . N o p art o f th is  b ook m ay  b e   r e p ro duced  o r tr a n sm itte d  w ith out p ublis h er's  p rio r p erm is sio n. V io la to rs w ill b e p ro se cu te d .   F IG URE 4 .5   I n te g ra tio n  o f W BS a n d O BS 7 /1 5/2 017 U niv ers ity  o f P hoenix : P ro je ct M anagem ent: T he M anageria l P ro cess h ttp s://p hoenix .v ita ls ourc e.c om /# /b ooks/1 259822338/c fi/6 /3 0!/4 /2 48/2 /2 @ 0:0 2 0/3 5 P ag e 1 1 5 P R IN TED  B Y: lttle m nta te @ em ail.p hoen ix .e d u. P rin tin g is  f o r p erso nal, p riv ate  u se  o nly . N o p art o f th is  b ook m ay  b e   r e p ro duced  o r tr a n sm itte d  w ith out p ublis h er's  p rio r p erm is sio n. V io la to rs w ill b e p ro se cu te d .   E X H IB IT  4 .1   C odin g t h e W BS T his  c o din g s y ste m  c an  b e e x te n ded  to  c o ver  la rg e p ro je cts .  A dditio nal  s c h em es c an  b e a d ded  fo r  s p ecia l r e p orts .  F or  e x am ple ,  a d din g a  “ 2 3” a fte r  th e c o de c o uld  in dic ate  a  site  lo catio n,  a n  e le v atio n,  o r  a  sp ecia l a cco unt  su ch  a s  la b or.  S om e le tte rs   c an  b e u se d  a s  sp ecia l  id en tif ie rs   su ch  a s  “ M ” fo r  m ate ria ls   o r  “ E ” fo r e n gin eers .  Y ou a re  n ot  lim ite d  to  o nly  1 0 s u bdiv is io ns ( 0 –9);  y ou c an  e x te n d e ac h  s u bdiv is io n to  la rg e n um bers — fo r e x am ple , .1 –.9 9 o r .1 –.9 999. I f t h e p ro je ct i s  s m all, y ou c an  u se  w hole  n um bers . T he f o llo w in g e x am ple  i s f ro m  a  l a rg e, c o m ple x  p ro je ct:

w here  3 R  i d en tif ie s t h e f a cility ,  2 37A  r e p re se n ts  e le v atio n a n d t h e a re a,  P 2 r e p re se n ts  p ip e t w o i n ch es w id e,  a n d 3 3.6  r e p re se n ts  th e w ork  p ack ag e n um ber.  I n  p ra ctic e m ost  o rg an iz atio ns a re  c re ativ e in  c o m bin in g le tte rs  a n d 7 /1 5/2 017 U niv ers ity  o f P hoenix : P ro je ct M anagem ent: T he M anageria l P ro cess h ttp s://p hoenix .v ita ls ourc e.c om /# /b ooks/1 259822338/c fi/6 /3 0!/4 /2 48/2 /2 @ 0:0 2 1/3 5 n um bers  t o  m in im iz e t h e l e n gth  o f W BS c o des. 7 /1 5/2 017 U niv ers ity  o f P hoenix : P ro je ct M anagem ent: T he M anageria l P ro cess h ttp s://p hoenix .v ita ls ourc e.c om /# /b ooks/1 259822338/c fi/6 /3 0!/4 /2 48/2 /2 @ 0:0 2 2/3 5 P ag e 1 1 6 P R IN TED  B Y: lttle m nta te @ em ail.p hoen ix .e d u. P rin tin g is  f o r p erso nal, p riv ate  u se  o nly . N o p art o f th is  b ook m ay  b e   r e p ro duced  o r tr a n sm itte d  w ith out p ublis h er's  p rio r p erm is sio n. V io la to rs w ill b e p ro se cu te d . O n la rg er p ro je cts ,  th e W BS is  f u rth er s u pporte d  w ith  a   W BS d ic tio n ary   th at  p ro vid es d eta ile d i n fo rm atio n a b out  e ach  e le m en t  in  th e W BS.  T he d ic tio nary  ty pic ally  in clu des th e w ork  p ack ag e l e v el  (c o de),  n am e,  a n d fu nctio nal  d esc rip tio n.  In  s o m e c ase s th e d esc rip tio n is  s u pporte d  w ith s p ecif ic atio ns. T he a v aila b ility  o f d eta ile d  d esc rip tio ns h as a n  a d ded  b en efit o f d am pen in g s c o pe c re ep .

P ro cess B re a k dow n S tr u ctu re T he W BS is  b est  s u ite d  f o r d esig n a n d b uild  p ro je cts  th at  h av e ta n gib le  o utc o m es s u ch  a s a n  o ff s h ore  m in in g f a cility  o r  a  n ew  car  p ro to ty pe.  T he  p ro je ct  can  b e  d eco m pose d  o r  b ro ken  d ow n in to  m ajo r  d eliv era b le s, s u bdeliv era b le s,  f u rth er s u bdeliv era b le s,  a n d u ltim ate ly  to  w ork  p ack ag es.  I t  is  m ore  d if f ic u lt  to  a p ply  W BS to l e ss ta n gib le ,  p ro cess­o rie n te d   p ro je cts  in  w hic h  th e fin al  o utc o m e is  a  p ro duct  o f  a  s e rie s o f  s te p s o r  p hase s. H ere ,  th e  big   dif f e re n ce  is   th at  th e  pro je ct  ev olv es  over  tim e  w ith   each   phase   aff e ctin g  th e  nex t  phase .

I n fo rm atio n s y ste m s p ro je cts  ty pic ally  fa ll  in  th is  c ate g ory — fo r  e x am ple ,  c re atin g a n  e x tr a n et  w eb site  o r  a n i n te rn al  so ftw are   data b ase   sy ste m .  Pro cess  pro je cts   are   driv en   by  perfo rm an ce  re q uir e m en ts ,  not  by p la n s/b lu ep rin ts .  S om e p ra ctitio ners   c h oose  to  u tiliz e w hat  w e re fe r  to  a s  a   p ro cess  b re a k dow n str u ctu re ( P B S)   i n ste ad  o f t h e c la ssic  W BS. F ig ure  4 .6   p ro vid es a n  e x am ple  o f  a  P B S fo r  a  s o ftw are  d ev elo pm en t  p ro je ct.  In ste ad  o f  b ein g o rg an iz ed a ro und d eliv era b le s,  th e p ro je ct  is  o rg an iz ed  a ro und p hase s.  E ach  o f th e f iv e m ajo r p hase s c an  b e b ro ken  d ow n i n to  m ore  s p ecif ic  a c tiv itie s u ntil  a  s u ff ic ie n t  le v el  o f d eta il  is  a ch ie v ed  to  c o m munic ate  w hat  n eed s to  b e d one t o  c o m ple te  th at  p hase .  P eo ple  c an  b e a ssig ned  to  s p ecif ic  a ctiv itie s,  a n d a  c o m ple m en ta ry  O BS c an  b e c re ate d j u st a s i s  d o ne f o r t h e W BS.  D eliv era b le s a re  n ot i g nore d  b ut a re  d efin ed  a s o utp uts  r e q uir e d  t o  m ove t o  t h e n ex t p hase .  T he so ftw are  in dustr y  o fte n  re fe rs   to  P B S a s  th e “ w ate rfa ll  m eth od” sin ce p ro gre ss  flo w s  d ow nw ard t h ro ugh e ach  p hase . 1 C heck lis ts   th at  co nta in   th e  phase   ex it   re q uir e m en ts   are   dev elo ped   to   m an ag e  pro je ct  pro gre ss.  T hese c h eck lis ts  p ro vid e th e m ean s to  s u pport  p hase  w alk ­th ro ughs a n d r e v ie w s.  C heck lis ts  v ary  d ep en din g u pon th e p ro je ct a n d a ctiv itie s i n volv ed  b ut t y pic ally  i n clu de t h e f o llo w in g d eta ils : D eliv era b le s n eed ed  t o  e x it a  p hase  a n d b eg in  a  n ew  o ne.

Q uality  c h eck poin ts  t o  e n su re  t h at d eliv era b le s a re  c o m ple te  a n d a ccu ra te .

S ig n­o ff s  b y a ll r e sp onsib le  s ta k eh old ers  t o  i n dic ate  t h at t h e p hase  h as b een  s u ccessfu lly  c o m ple te d  a n d t h at t h e p ro je ct s h ould  m ove o n t o  t h e n ex t p hase . A s lo ng a s e x it  r e q u ir e m en ts  a re  f ir m ly  e sta b lis h ed  a n d d eliv era b le s f o r e ach  p hase  a re  w ell  d efin ed ,  th e P B S p ro vid es a  s u ita b le  a lte rn ativ e t o  t h e s ta n dard  W BS f o r p ro je cts  t h at i n volv e e x te n siv e d ev elo pm en t w ork . 7 /1 5/2 017 U niv ers ity  o f P hoenix : P ro je ct M anagem ent: T he M anageria l P ro cess h ttp s://p hoenix .v ita ls ourc e.c om /# /b ooks/1 259822338/c fi/6 /3 0!/4 /2 48/2 /2 @ 0:0 2 3/3 5 P ag e 1 1 7 P R IN TED  B Y: lttle m nta te @ em ail.p hoen ix .e d u. P rin tin g is  f o r p erso nal, p riv ate  u se  o nly . N o p art o f th is  b ook m ay  b e   r e p ro duced  o r tr a n sm itte d  w ith out p ublis h er's  p rio r p erm is sio n. V io la to rs w ill b e p ro se cu te d .   F IG URE 4 .6   P B S f o r S oftw are  D ev elo p m en t P ro je ct R esp onsib ility  M atr ic es I n  m an y c ase s,  th e s iz e a n d s c o pe o f  th e p ro je ct  d o n ot  w arra n t  a n  e la b ora te  W BS o r  O BS.  O ne to ol  th at  is w id ely  u se d  b y p ro je ct  m an ag ers  a n d ta sk  fo rc e le ad ers  o f  s m all  p ro je cts  is  th e  r e sp on sib ilit y  m atr ix   (R M ). T he R M  ( s o m etim es c alle d  a  lin ear r e sp onsib ility  c h art)  s u m mariz es th e ta sk s to  b e a cco m plis h ed  a n d w ho is r e sp onsib le  f o r w hat  o n a  p ro je ct.  I n  its  s im ple st  f o rm  a n  R M  c o nsis ts  o f a  c h art  lis tin g a ll  th e p ro je ct  a ctiv itie s a n d th e  p artic ip an ts   re sp onsib le   fo r  ea ch  activ ity .  F or  ex am ple ,  F ig ure  4 .7   ill u str a te s  an  R M  fo r  a  m ark et r e se arc h   stu dy.  In   th is   m atr ix   th e  R  is   use d   to   id en tif y   th e  co m mitte e  m em ber  w ho  is   re sp onsib le   fo r c o ord in atin g t h e e ff o rts  o f o th er t e am  m em bers  a ssig ned  t o  t h e t a sk  a n d m ak in g s u re  t h at t h e t a sk  i s  c o m ple te d .

T he  S  is   u se d  to  id en tif y  m em bers   o f  th e  fiv e­p ers o n te am  w ho w ill  su pport  an d/o r  assis t  th e  in div id ual r e sp onsib le .  S im ple  R M s l ik e t h is  o ne a re  u se fu l n ot o nly  f o r o rg an iz in g a n d a ssig nin g r e sp onsib ilitie s f o r s m all p ro je cts  b ut a ls o  f o r s u bpro je cts  o f l a rg e, m ore  c o m ple x  p ro je cts . M ore  c o m ple x  R M s n ot  o nly  id en tif y  in div id ual  re sp onsib ilitie s b ut  a ls o  c la rif y  c ritic al  in te rfa ces b etw een u nits  a n d in div id uals  th at  re q uir e  c o ord in atio n.  F or  e x am ple ,  F ig ure  4 .8   is  a n  R M  fo r  a  la rg er,  m ore  c o m ple x p ro je ct  to  d ev elo p a  n ew  p ie ce o f a u to m ate d  e q uip m en t.  N otic e th at  w ith in  e ac h  c ell  a  n um eric  c o din g s c h em e i s   u se d  to  d efin e th e n atu re  o f  in volv em en t  o n th at  sp ecif ic  ta sk .  S uch  a n  R M  e x te n ds  th e W BS/O BS a n d p ro vid es a  c le ar a n d c o ncis e  m eth od f o r d ep ic tin g r e sp onsib ility , a u th ority , a n d c o m munic atio n c h an nels . 7 /1 5/2 017 U niv ers ity  o f P hoenix : P ro je ct M anagem ent: T he M anageria l P ro cess h ttp s://p hoenix .v ita ls ourc e.c om /# /b ooks/1 259822338/c fi/6 /3 0!/4 /2 48/2 /2 @ 0:0 2 4/3 5 P ag e 1 1 8 P R IN TED  B Y: lttle m nta te @ em ail.p hoen ix .e d u. P rin tin g is  f o r p erso nal, p riv ate  u se  o nly . N o p art o f th is  b ook m ay  b e   r e p ro duced  o r tr a n sm itte d  w ith out p ublis h er's  p rio r p erm is sio n. V io la to rs w ill b e p ro se cu te d .   F IG URE 4 .7   R esp on sib ilit y  M atr ix  f o r a  M ark et R ese a rc h  P ro je ct R esp onsib ility  m atr ic es  p ro vid e a  m ean s  fo r  a ll  p artic ip an ts   in  a  p ro je ct  to  v ie w  th eir   re sp onsib ilitie s  a n d a g re e o n t h eir  a ssig nm en ts . T hey  a ls o  h elp  c la rif y  t h e e x te n t o r t y pe o f a u th ority  e x erc is e d  b y e ach  p artic ip an t i n p erfo rm in g a n  a ctiv ity  in  w hic h  tw o o r  m ore  p artie s h av e o verla p pin g in volv em en t.  B y u sin g a n  R M  a n d b y d efin in g a u th ority ,  r e sp onsib ility ,  a n d c o m munic atio ns w ith in  its  f ra m ew ork ,  th e r e la tio nsh ip  b etw een  d if f e re n t o rg an iz atio nal u nits  a n d t h e w ork  c o nte n t o f t h e p ro je ct i s  m ad e c le ar.

P ro je ct C om munic atio n P la n O nce t h e p ro je ct d eliv era b le s a n d w ork  a re  c le arly  i d en tif ie d ,  f o llo w in g u p w ith  a n  i n te rn al c o m munic atio n p la n i s   v ita l.  S to rie s  ab ound o f  p oor  co m munic atio n as  a  m ajo r  co ntr ib uto r  to  p ro je ct  fa ilu re .  H av in g a  ro bust c o m munic atio ns p la n  c an  g o a  lo ng w ay  to w ard  m itig atin g p ro je ct  p ro ble m s a n d c an  e n su re  th at  c u sto m ers , t e am  m em bers , a n d o th er s ta k eh old ers  h av e t h e i n fo rm atio n t o  d o t h eir  j o bs. T he c o m m unic atio n p la n  is  u su ally  c re ate d  b y th e p ro je ct  m an ag er a n d/o r th e p ro je ct  te am  in  th e e arly  s ta g e o f p ro je ct p la n nin g. C om munic atio n is  a  k ey  c o m ponen t  in  c o ord in atin g a n d tr a ck in g p ro je ct  s c h ed ule s,  is su es,  a n d a ctio n ite m s. T he p la n  m ap s o ut  th e f lo w  o f in fo rm atio n to  d if f e re n t  s ta k eh old ers  a n d b eco m es a n  in te g ra l  p art  o f th e o vera ll p ro je ct p la n .  T he p urp ose  o f a  p ro je ct c o m munic atio n p la n  i s  t o  e x pre ss w hat,  w ho,  h ow ,  a n d w hen  i n fo rm atio n w ill b e t r a n sm itte d  t o  p ro je ct s ta k eh old ers  s o  s c h ed ule s, i s su es, a n d a ctio n i te m s c an  b e t r a ck ed . 7 /1 5/2 017 U niv ers ity  o f P hoenix : P ro je ct M anagem ent: T he M anageria l P ro cess h ttp s://p hoenix .v ita ls ourc e.c om /# /b ooks/1 259822338/c fi/6 /3 0!/4 /2 48/2 /2 @ 0:0 2 5/3 5 P ag e 1 1 9 P R IN TED  B Y: lttle m nta te @ em ail.p hoen ix .e d u. P rin tin g is  f o r p erso nal, p riv ate  u se  o nly . N o p art o f th is  b ook m ay  b e   r e p ro duced  o r tr a n sm itte d  w ith out p ublis h er's  p rio r p erm is sio n. V io la to rs w ill b e p ro se cu te d .   F IG URE 4 .8   R esp on sib ilit y  M atr ix  f o r t h e C on vey or B elt  P ro je ct 7 /1 5/2 017 U niv ers ity  o f P hoenix : P ro je ct M anagem ent: T he M anageria l P ro cess h ttp s://p hoenix .v ita ls ourc e.c om /# /b ooks/1 259822338/c fi/6 /3 0!/4 /2 48/2 /2 @ 0:0 2 6/3 5 P ag e 1 20 P R IN TED  B Y: lttle m nta te @ em ail.p hoen ix .e d u. P rin tin g is  f o r p erso nal, p riv ate  u se  o nly . N o p art o f th is  b ook m ay  b e   r e p ro duced  o r tr a n sm itte d  w ith out p ublis h er's  p rio r p erm is sio n. V io la to rs w ill b e p ro se cu te d .   F IG URE 4 .9   S ta k eh old er C om munic a tio n s P ro je ct c o m munic atio n p la n s a d dre ss t h e f o llo w in g c o re  q uestio ns: W hat i n fo rm atio n n eed s t o  b e c o lle cte d  a n d w hen ?

W ho w ill r e ceiv e t h e i n fo rm atio n?

W hat m eth ods w ill b e u se d  t o  g ath er a n d s to re  i n fo rm atio n?

W hat a re  t h e l im its , i f  a n y, o n w ho h as a ccess t o  c erta in  k in ds o f i n fo rm atio n?

W hen  w ill t h e i n fo rm atio n b e c o m munic ate d ?

H ow  w ill i t b e c o m munic ate d ? D ev elo pin g a  c o m munic atio n p la n  t h at a n sw ers  t h ese  q uestio ns u su ally  e n ta ils  t h e f o llo w in g b asic  s te p s: 1 .   S ta k eh old er a n aly sis .   I d en tif y  t h e t a rg et g ro ups. T ypic al g ro ups c o uld  b e t h e c u sto m er, s p onso r, p ro je ct t e am , p ro je ct o ff ic e, o r a n yone w ho n eed s p ro je ct i n fo rm atio n t o  m ak e d ecis io ns a n d/o r c o ntr ib ute  t o p ro je ct p ro gre ss. A  c o m mon t o ol f o und i n  p ra ctic e t o  i n itia lly  i d en tif y  a n d a n aly ze m ajo r p ro je ct s ta k eh old ers '  c o m munic atio n n eed s i s  p re se n te d  i n   F ig ure  4 .9 .

2   H ow  a n d w hat i s  c o m munic ate d  i s i n flu en ced  b y t h e s ta k eh old er i n te re st a n d p ow er. S om e o f t h ese  s ta k eh old ers  m ay  h av e t h e p ow er e ith er t o b lo ck  o r e n han ce y our p ro je ct. B y i d en tif y in g s ta k eh old ers  a n d p rio ritiz in g t h em  o n t h e “ P ow er/I n te re st” m ap , y ou c an  p la n  t h e t y pe a n d f re q uen cy  o f c o m munic atio ns n eed ed . ( M ore  o n s ta k eh old ers  w ill b e d is c u sse d  i n   C hap te r 1 0 . ) F or e x am ple ,  o n a  ty pic al  p ro je ct  y ou w an t  to  m an ag e c lo se ly  th e p ro fe ssio nals  d oin g th e w ork ,  w hile y ou w an t t o  s a tis fy  s e n io r m an ag em en t a n d p ro je ct 7 /1 5/2 017 U niv ers ity  o f P hoenix : P ro je ct M anagem ent: T he M anageria l P ro cess h ttp s://p hoenix .v ita ls ourc e.c om /# /b ooks/1 259822338/c fi/6 /3 0!/4 /2 48/2 /2 @ 0:0 2 7/3 5 P ag e 1 21 P R IN TED  B Y: lttle m nta te @ em ail.p hoen ix .e d u. P rin tin g is  f o r p erso nal, p riv ate  u se  o nly . N o p art o f th is  b ook   m ay  b e r e p ro duced  o r tr a n sm itte d  w ith out p ublis h er's  p rio r p erm is sio n. V io la to rs w ill b e p ro se cu te d . s p onso r  w ith   perio dic   update s.  U nio ns  an d  opera tio n  m an ag ers   in te re ste d   in   cap acity w ould  b e  so m eo ne  y ou w ould  w an t  to  k eep  in fo rm ed ,  w hile   y ou w ould  o nly  n eed  to p ro vid e g en era l i n fo rm atio n t o  t h e l e g al, p ublic  r e la tio ns, a n d o th er d ep artm en ts . 2 .   I n fo rm atio n  n eed s.   W hat i n fo rm atio n i s  p ertin en t t o  s ta k eh old ers  w ho c o ntr ib ute  t o  t h e p ro je ct's p ro gre ss?  T he s im ple st a n sw er t o  t h is  q uestio n c an  b e o bta in ed  b y a sk in g t h e d if f e re n t p eo ple  w hat i n fo rm atio n t h ey  n eed  a n d w hen  t h ey  n eed  i t. F or e x am ple , t o p m an ag em en t n eed s t o  k now  h ow  t h e p ro je ct i s  p ro gre ssin g, w heth er i t i s  e n co unte rin g c ritic al p ro ble m s, a n d t h e e x te n t t o  w hic h  p ro je ct g oals a re  b ein g r e aliz ed . T his  i n fo rm atio n i s  r e q uir e d  s o  t h at t h ey  c an  m ak e s tr a te g ic  d ecis io ns a n d m an ag e t h e p ortf o lio  o f p ro je cts . P ro je ct t e am  m em bers  n eed  t o  s e e s c h ed ule s, t a sk  l is ts , s p ecif ic atio ns, a n d t h e l ik e, s o  t h ey  k now  w hat n eed s t o  b e d one n ex t. E xte rn al g ro ups n eed  t o  k now  a n y c h an ges i n  t h e s c h ed ule  a n d p erfo rm an ce r e q uir e m en ts  o f t h e c o m ponen ts  t h ey  a re  p ro vid in g. F re q uen t i n fo rm atio n n eed s f o und i n c o m munic atio n p la n s a re : P ro je ct s ta tu s r e p orts D eliv era b le  i s su es C han ges i n  s c o pe T eam  s ta tu s m eetin gs G atin g d ecis io ns A ccep te d  r e q uest c h an ges A ctio n i te m s M ile sto ne r e p orts 3 .   S ou rc es o f i n fo rm atio n .   W hen  t h e i n fo rm atio n n eed s a re  i d en tif ie d , t h e n ex t s te p  i s  t o  d ete rm in e t h e s o urc es o f i n fo rm atio n. T hat i s , w here  d oes t h e i n fo rm atio n r e sid e? H ow  w ill i t b e c o lle cte d ? F or e x am ple , i n fo rm atio n r e la tin g t o  t h e m ile sto ne r e p ort, t e am  m eetin gs, a n d p ro je ct s ta tu s m eetin gs w ould  b e f o und i n t h e m in ute s a n d r e p orts  o f v ario us g ro ups. 4 .   D is se m in atio n  m od es.   I n  t o day 's  w orld , t r a d itio nal s ta tu s r e p ort m eetin gs a re  b ein g s u pple m en te d  b y e ­ m ail, t e le co nfe re n cin g, S hare P oin t, a n d a  v arie ty  o f d ata b ase  s h arin g p ro gra m s t o  c ir c u la te  i n fo rm atio n. I n p artic u la r, m an y c o m pan ie s a re  u sin g t h e W eb  t o  c re ate  a  “ v ir tu al p ro je ct o ff ic e” t o  s to re  p ro je ct i n fo rm atio n. P ro je ct m an ag em en t s o ftw are  f e ed s i n fo rm atio n d ir e ctly  t o  t h e W eb  s ite  s o  t h at d if f e re n t p eo ple  h av e i m med ia te  a ccess t o  r e le v an t p ro je ct i n fo rm atio n. I n  s o m e c ase s, a p pro pria te  i n fo rm atio n i s r o ute d  a u to m atic ally  t o  k ey  s ta k eh old ers . B ack up p ap er h ard co py t o  s p ecif ic  s ta k eh old ers  i s  s till c ritic al f o r m an y p ro je ct c h an ges a n d a ctio n i te m s. 5 .   R esp on sib ilit y  a n d t im in g.   D ete rm in e w ho w ill s e n d o ut t h e i n fo rm atio n. F or e x am ple , a  c o m mon p ra ctic e i s  t o  h av e s e cre ta rie s o f m eetin gs f o rw ard  t h e m in ute s o r s p ecif ic  i n fo rm atio n t o  t h e a p pro pria te s ta k eh old ers . I n  s o m e c ase s t h e r e sp onsib ility  l ie s w ith  t h e p ro je ct m an ag er o r p ro je ct o ff ic e. T im in g a n d f re q uen cy  o f d is tr ib utio n a p pro pria te  t o  t h e i n fo rm atio n n eed  t o  b e e sta b lis h ed . T he a d van ta g e o f  e sta b lis h in g a  c o m munic atio n p la n  is  th at  in ste ad  o f  re sp ondin g to  in fo rm atio n re q uests , y ou a re  c o ntr o llin g th e flo w  o f  in fo rm atio n.  T his  re d uces c o nfu sio n a n d u nnecessa ry  in te rru ptio ns,  a n d it  c an p ro vid e p ro je ct  m an ag ers  g re ate r  a u to nom y.  W hy? B y re p ortin g o n a  re g ula r  b asis  h ow  th in gs a re  g oin g a n d w hat  is  h ap pen in g,  y ou a llo w  s e n io r m an ag em en t  to  f e el  m ore  c o m fo rta b le  a b out  le ttin g th e te am  c o m ple te  th e p ro je ct w ith out i n te rfe re n ce. S ee  F ig ure  4 .1 0   f o r a  s a m ple  S hale  O il R ese arc h  P ro je ct C om munic atio n P la n . 7 /1 5/2 017 U niv ers ity  o f P hoenix : P ro je ct M anagem ent: T he M anageria l P ro cess h ttp s://p hoenix .v ita ls ourc e.c om /# /b ooks/1 259822338/c fi/6 /3 0!/4 /2 48/2 /2 @ 0:0 2 8/3 5 P ag e 1 22 P R IN TED  B Y: lttle m nta te @ em ail.p hoen ix .e d u. P rin tin g is  f o r p erso nal, p riv ate  u se  o nly . N o p art o f th is  b ook m ay  b e   r e p ro duced  o r tr a n sm itte d  w ith out p ublis h er's  p rio r p erm is sio n. V io la to rs w ill b e p ro se cu te d .   F IG URE 4 .1 0   S hale  O il R ese a rc h  P ro je ct C om munic a tio n  P la n T he im porta n ce o f  e sta b lis h in g u p­fro n t  a  p la n  fo r  c o m munic atin g im porta n t  p ro je ct  in fo rm atio n c an not  b e o vers ta te d .  M an y o f  th e p ro ble m s  th at  p la g ue a  p ro je ct  c an  b e tr a ced  b ack  to  in su ff ic ie n t  tim e d ev ote d  to e sta b lis h in g a  w ell­ g ro unded  i n te rn al c o m munic atio n p la n .

S um mary T he  pro je ct  sc o pe  defin itio n,  prio ritie s,  an d  bre ak dow n  str u ctu re   are   th e  key s  to   nearly   ev ery   asp ect  of m an ag in g th e p ro je ct.  T he sc o pe d efin itio n p ro vid es  fo cu s  a n d e m phasis   o n th e e n d ite m (s )  o f  th e p ro je ct.

E sta b lis h in g p ro je ct  p rio ritie s  a llo w s  m an ag ers   to  m ak e a p pro pria te  tr a d e­o ff   d ecis io ns.  T he str u ctu re  h elp s e n su re  a ll t a sk s o f t h e p ro je ct a re  i d en tif ie d  a n d p ro vid es t w o v ie w s o f t h e p ro je ct— one o n d eliv era b le s a n d o ne o n o rg an iz atio n re sp onsib ility .  T he W BS a v oid s  h av in g th e p ro je ct  d riv en  b y o rg an iz atio n fu nctio n o r  b y a f in an ce s y ste m . T he s tr u ctu re  f o rc es a tte n tio n t o  r e alis tic  r e q uir e m en ts  o f p ers o nnel, h ard w are , a n d b udgets . U se o f t h e s tr u ctu re  p ro vid es a  p ow erfu l f ra m ew ork  f o r p ro je ct c o ntr o l t h at i d en tif ie s d ev ia tio ns f ro m  p la n , i d en tif ie s r e sp onsib ility ,  a n d s p ots  a re as f o r im pro ved  p erfo rm an ce.  N o w ell­ d ev elo ped  p ro je ct  p la n  o r c o ntr o l  s y ste m  is p ossib le   w ith out  a  d is c ip lin ed ,  str u ctu re d  ap pro ach .  T he  W BS,  O BS,  an d co st  acco unt  co des  p ro vid e  th is d is c ip lin e.  T he W BS w ill s e rv e a s t h e d ata b ase  f o r d ev elo pin g t h e p ro je ct n etw ork  w hic h  e sta b lis h es t h e t im in g o f w ork , p eo ple , e q uip m en t, a n d c o sts . 7 /1 5/2 017 U niv ers ity  o f P hoenix : P ro je ct M anagem ent: T he M anageria l P ro cess h ttp s://p hoenix .v ita ls ourc e.c om /# /b ooks/1 259822338/c fi/6 /3 0!/4 /2 48/2 /2 @ 0:0 2 9/3 5 P ag e 1 23 P R IN TED  B Y: lttle m nta te @ em ail.p hoen ix .e d u. P rin tin g is  f o r p erso nal, p riv ate  u se  o nly . N o p art o f th is  b ook m ay  b e   r e p ro duced  o r tr a n sm itte d  w ith out p ublis h er's  p rio r p erm is sio n. V io la to rs w ill b e p ro se cu te d . P B S is   o fte n  u se d  fo r  p ro cess­b ase d  p ro je cts   w ith  ill­ d efin ed  d eliv era b le s.  In  sm all  p ro je cts r e sp onsib ility  m atr ic es m ay  b e u se d  t o  c la rif y  i n div id ual r e sp onsib ility . C le arly  d efin in g y our p ro je ct i s  t h e f ir s t a n d m ost i m porta n t s te p  i n  p la n nin g.  T he a b se n ce o f a c le arly  d efin ed  p ro je ct  p la n  c o nsis te n tly  s h ow s u p a s th e m ajo r r e aso n f o r p ro je ct  f a ilu re s.  W heth er y ou u se  a W BS,  P B S,  o r  re sp onsib ility  m atr ix  w ill  d ep en d p rim arily  o n th e s iz e a n d n atu re  o f  y our  p ro je ct.  W hate v er m eth od y ou u se ,  d efin itio n o f y our p ro je ct  s h ould  b e a d eq uate  to  a llo w  f o r g ood c o ntr o l  a s th e p ro je ct  is  b ein g i m ple m en te d .  F ollo w ­u p w ith  a  c le ar  c o m munic atio n p la n  fo r  c o ord in atin g a n d  tr a ck in g p ro je ct  p ro gre ss w ill h elp  k eep  i m porta n t s ta k eh old ers  i n fo rm ed  a n d a v oid  s o m e p ote n tia l p ro ble m s. K ey  T erm s C ost a cco unt,  1 1 3 M ile sto ne,  1 03 O rg an iz atio n b re ak dow n s tr u ctu re  ( O BS),  1 1 3 P rio rity  m atr ix ,  1 06 P ro cess b re ak dow n s tr u ctu re  ( P B S),  1 1 6 P ro je ct c h arte r,  1 05 R esp onsib ility  m atr ix ,  1 1 7 S co pe c re ep ,  1 05 S co pe s ta te m en t,  1 05 W BS d ic tio nary ,  1 1 6 W ork  b re ak dow n s tr u ctu re  ( W BS),  1 08 W ork  p ack ag e,  1 11 R ev ie w  Q uestio n s 1 .   W hat a re  t h e s ix  e le m en ts  o f a  t y pic al s c o pe s ta te m en t? 2 .   W hat q uestio ns d oes a  p ro je ct o bje ctiv e a n sw er?  W hat w ould  b e a n  e x am ple  o f a  g ood p ro je ct o bje ctiv e? 3 .   W hat d oes i t m ean  i f  t h e p rio ritie s o f a  p ro je ct i n clu de: T im e­c o nstr a in , S co pe­a ccep t, a n d C ost­ e n han ce? 4 .   W hat k in ds o f i n fo rm atio n a re  i n clu ded  i n  a  w ork  p ack ag e? 5 .   W hen  w ould  i t b e a p pro pria te  t o  c re ate  a  r e sp onsib ility  m atr ix  r a th er t h an  a  f u ll­ b lo w n W BS? 6 .   H ow  d oes a  c o m munic atio n p la n  b en efit m an ag em en t o f p ro je cts ? E xerc is e s 1 .   Y ou a re  i n  c h arg e o f o rg an iz in g a  d in ner­ d an ce c o ncert f o r a  l o cal c h arity . Y ou h av e r e se rv ed  a  h all t h at w ill s e at 3 0 c o uple s a n d h av e h ir e d  a  j a zz c o m bo. a .   D ev elo p a  s c o pe s ta te m en t f o r t h is  p ro je ct t h at c o nta in s e x am ple s o f a ll t h e e le m en ts .

A ssu m e t h at t h e e v en t w ill o ccu r i n  4  w eek s a n d p ro vid e y our b est g uess e stim ate  o f t h e d ate s f o r m ile sto nes. b .   W hat w ould  t h e p rio ritie s l ik ely  b e f o r t h is  p ro je ct? 2 .   I n  s m all g ro ups, i d en tif y  r e al l if e  e x am ple s o f a  p ro je ct t h at w ould  f it e ach  o f t h e f o llo w in g p rio rity  s c en ario s: 7 /1 5/2 017 U niv ers ity  o f P hoenix : P ro je ct M anagem ent: T he M anageria l P ro cess h ttp s://p hoenix .v ita ls ourc e.c om /# /b ooks/1 259822338/c fi/6 /3 0!/4 /2 48/2 /2 @ 0:0 3 0/3 5 a .   T im e­c o nstr a in , S co pe­e n han ce, C ost­ a ccep t b .   T im e­a ccep t, S co pe­c o nstr a in , C ost­ a ccep t c .   T im e­c o nstr a in , S co pe­a ccep t, C ost­ e n han ce 3 .   D ev elo p a  W BS f o r a  p ro je ct i n  w hic h  y ou a re  g oin g t o  b uild  a  b ic y cle . T ry  t o  i d en tif y  a ll o f t h e m ajo r c o m ponen ts  a n d p ro vid e t h re e l e v els  o f d eta il. 4 .   Y ou a re  t h e f a th er o r m oth er o f a  f a m ily  o f f o ur ( k id s a g es 1 3 a n d 1 5) p la n nin g a  w eek en d c am pin g t r ip . D ev elo p a  r e sp onsib ility  m atr ix  f o r t h e w ork  t h at n eed s t o  b e d one p rio r t o  s ta rtin g y our t r ip . 7 /1 5/2 017 U niv ers ity  o f P hoenix : P ro je ct M anagem ent: T he M anageria l P ro cess h ttp s://p hoenix .v ita ls ourc e.c om /# /b ooks/1 259822338/c fi/6 /3 0!/4 /2 48/2 /2 @ 0:0 3 1/3 5 P ag e 1 24 5 .   P R IN TED  B Y: lttle m nta te @ em ail.p hoen ix .e d u. P rin tin g is  f o r p erso nal, p riv ate  u se  o nly . N o p art o f th is   b ook m ay  b e r e p ro duced  o r tr a n sm itte d  w ith out p ublis h er's  p rio r p erm is sio n. V io la to rs w ill b e p ro se cu te d . D ev elo p a  W BS f o r a  l o cal s ta g e p la y. B e s u re  t o  i d en tif y  t h e d eliv era b le s a n d o rg an iz atio nal u nits  ( p eo ple ) r e sp onsib le . H ow  w ould  y ou c o de y our s y ste m ? G iv e a n  e x am ple  o f t h e w ork  p ack ag es i n  o ne o f y our c o st a cco unts . D ev elo p a c o rre sp ondin g O BS w hic h  i d en tif ie s w ho i s  r e sp onsib le  f o r w hat. 6 .   U se  a n  e x am ple  o f a  p ro je ct y ou a re  f a m ilia r w ith  o r a re  i n te re ste d  i n . I d en tif y  t h e d eliv era b le s a n d o rg an iz atio nal u nits  ( p eo ple ) r e sp onsib le . H ow  w ould  y ou c o de y our s y ste m ? G iv e a n  e x am ple  o f t h e w ork  p ack ag es i n  o ne o f y our c o st a cco unts . 7 .   D ev elo p a  c o m munic atio n p la n  f o r a n  a ir p ort s e cu rity  p ro je ct. T he p ro je ct e n ta ils  i n sta llin g t h e h ard w are  a n d s o ftw are  s y ste m  t h at ( 1 ) s c an s a  p asse n ger's  e y es, ( 2 ) f in gerp rin ts  t h e p asse n ger, a n d ( 3 ) t r a n sm its  t h e i n fo rm atio n t o  a  c en tr a l l o catio n f o r e v alu atio n. 8 .   G o t o  a n  I n te rn et s e arc h  e n gin e ( e .g ., G oogle ) a n d t y pe i n  “ p ro je ct c o m munic atio n p la n .”  C heck t h re e o r f o ur t h at h av e “ .g ov” a s t h eir  s o urc e. H ow  a re  t h ey  s im ila r o r d is sim ila r?  W hat w ould  b e y our c o nclu sio n c o ncern in g t h e i m porta n ce o f a n  i n te rn al c o m munic atio n p la n ? 9 .   Y our r o om mate  i s  a b out t o  s u bm it a  s c o pe s ta te m en t f o r a  s p rin g c o ncert s p onso re d  b y t h e e n te rta in m en t c o uncil a t W este rn  E verg re en  S ta te  U niv ers ity  ( W ESU ). W ESU  i s  a  r e sid en tia l u niv ers ity  w ith  o ver 2 2,0 00 s tu den ts . T his  w ill b e t h e f ir s t t im e i n  s ix  y ears  s in ce W ESU s p onso re d  a  s p rin g c o ncert. T he e n te rta in m en t c o uncil h as b udgete d  $ 40,0 00 f o r t h e p ro je ct. T he e v en t i s  t o  o ccu r o n J u ne 5 th . S in ce y our r o om mate  k now s y ou a re  t a k in g a  c la ss o n p ro je ct m an ag em en t s h e h as a sk ed  y ou t o  r e v ie w  h er s c o pe s ta te m en t a n d m ak e s u ggestio ns f o r i m pro vem en t. S he c o nsid ers  t h e c o ncert a  r e su m e­b uild in g e x perie n ce a n d w an ts  t o  b e a s p ro fe ssio nal a s p ossib le . B elo w  i s  a  d ra ft o f h er s c o pe s ta te m en t. W hat s u ggestio ns w ould  y ou m ak e a n d w hy?

W ESU  S prin g M usic  C on cert P ro je ct O bje ctiv e T o o rg an iz e a n d d eliv er a  6 ­h our m usic  c o ncert D eliv era b le s C oncert s e cu rity C onta ct l o cal n ew sp ap ers  a n d r a d io  s ta tio ns S ep ara te  b eer g ard en S ix  h ours  o f m usic al e n te rta in m en t D esig n a  c o m mem ora tiv e c o ncert t ­ s h ir t L ocal s p onso rs F ood v en ues E ven t i n su ra n ce S afe  e n vir o nm en t M ile sto n es 1 .   S ecu re  a ll p erm is sio ns a n d a p pro vals 2 .   S ig n b ig ­n am e a rtis t 3 .   C onta ct s e co ndary  a rtis ts 4 .   S ecu re  v en dor c o ntr a cts 5 .   A dvertis in g c am paig n 6 .   P la n  s e t­ u p 7 .   C oncert 8 .   C le an ­u p 7 /1 5/2 017 U niv ers ity  o f P hoenix : P ro je ct M anagem ent: T he M anageria l P ro cess h ttp s://p hoenix .v ita ls ourc e.c om /# /b ooks/1 259822338/c fi/6 /3 0!/4 /2 48/2 /2 @ 0:0 3 2/3 5 P ag e 1 25 P R IN TED  B Y: lttle m nta te @ em ail.p hoen ix .e d u. P rin tin g is  f o r p erso nal, p riv ate  u se  o nly . N o p art o f th is   b ook m ay  b e r e p ro duced  o r tr a n sm itte d  w ith out p ublis h er's  p rio r p erm is sio n. V io la to rs w ill b e p ro se cu te d . T ech nic a l R eq uir e m en ts 1 .   P ro fe ssio nal s o und s ta g e a n d s y ste m 2 .   A t l e ast f iv e p erfo rm in g a cts 3 .   R estr o om  f a cilitie s 4 .   P ark in g 5 .   C om plia n ce w ith  W ESU  a n d c ity  r e q uir e m en ts /o rd in an ces L im it s  a n d E xclu sio n s S eatin g c ap acity  f o r 8 ,0 00 s tu den ts .

P erfo rm ers  a re  r e sp onsib le  f o r t r a v el a rra n gem en t t o  a n d f ro m  W ESU .

P erfo rm ers  m ust p ro vid e o w n l ia b ility  i n su ra n ce.

P erfo rm ers  a n d s e cu rity  p ers o nnel w ill b e p ro vid ed  l u nch  a n d d in ner o n t h e d ay  o f t h e c o ncert.

V en dors  c o ntr ib ute  2 5 p erc en t o f s a le s t o  c o ncert f u nd.

C oncert m ust b e o ver a t 1 2:1 5  A .M . C usto m er R ev ie w : W ESU R efe re n ces A sh le y, D . B ., e t a l., “ D ete rm in an ts  o f C onstr u ctio n P ro je ct S uccess,”   P ro je ct M anagem en t J o urn al ,  1 8 ( 2 ) J u ne 1 987, p . 7 2.

C hilm era n , A . H ., “ K eep in g C osts  o n T ra ck ,”   P M  N etw ork ,  1 9 ( 2 ) 2 004, p p. 4 5–51. G ary , L . “ W ill P ro je ct S co pe C ost Y ou— Or C re ate  V alu e?”  H arv a rd  M anagem en t U pdate ,  J a n uary 2 005.

G obeli, D . H ., a n d E . W . L ars o n, “ P ro je ct M an ag em en t P ro ble m s,”   E ngin eerin g M anagem en t J o urn al , 2 , 1 990, p p. 3 1–36.

I n geb re ts e n , M ., “ T am in g t h e B east,”   P M  N etw ork ,  J u ly  2 003, p p. 3 0–35. K atz , D . M ., “ C ase  S tu dy: B ew are  ‘ S co pe C re ep ’ o n E R P P ro je cts ,”   C FO .c o m ,  M arc h  2 7, 2 001. K erz n er, H .,  P ro je ct M anagem en t:  A  S yste m s A ppro ach  t o  P la nnin g ,  8 th  e d . ( N ew  Y ork : V an  N ostr a n d R ein hold , 2 003).

L ew is , J . P .,  P ro je ct P la nnin g, S ch ed ulin g a nd C ontr o llin g ,  3 rd  e d . ( B urr R id ge, I L : M cG ra w ­H ill, 2 000).

L uby, R . E ., D . P eel, a n d W . S w ah l, “ C om ponen t­ B ase d  W ork  B re ak dow n S tr u ctu re ,”   P ro je ct M anagem en t J o urn al ,  2 6 ( 2 ) D ecem ber 1 995, p p. 3 8–44. M urc h , R .,  P ro je ct M anagem en t:  B est P ra ctic es f o r I T  P ro fe ssio nals   ( U pper D arb y, N J: P re n tic e H all, 2 001).

P in to , J . K ., a n d D . P . S le v in , “ C ritic al S uccess F acto rs  A cro ss t h e P ro je ct L if e  C ycle ,”   P ro je ct M anagem en t J o urn al ,  1 9 ( 3 ) J u ne 1 988, p . 7 2. P ita g ors k y, G ., “ R ealis tic  P ro je ct P la n nin g P ro m ote s S uccess,”   E ngin eer's  D ig est ,  2 9 ( 1 ) 2 001. P M I S ta n dard s C om mitte e,  G uid e t o  t h e P ro je ct M anagem en t B ody o f K now le d ge   ( N ew to n S quare , P A : P ro je ct M an ag em en t I n stitu te , 2 000). 7 /1 5/2 017 U niv ers ity  o f P hoenix : P ro je ct M anagem ent: T he M anageria l P ro cess h ttp s://p hoenix .v ita ls ourc e.c om /# /b ooks/1 259822338/c fi/6 /3 0!/4 /2 48/2 /2 @ 0:0 3 3/3 5 P osn er, B . Z ., “ W hat I t T ak es t o  B e a  G ood P ro je ct M an ag er,”   P ro je ct M anagem en t J o urn al ,  1 8 ( 1 ) M arc h  1 987, p . 5 2.

R az, T ., a n d S . G lo bers o n, “ E ff e ctiv e S iz in g a n d C onte n t D efin itio n o f W ork  P ack ag es,”   P ro je ct M anagem en t J o urn al ,  2 9 ( 4 ) 1 998, p p. 1 7–23. T he S ta n dis h  G ro up,  C H AO S S um mary  2 009 ,  p p. 1 –4. T ate , K ., a n d K . H en drix , “ C harte rin g I T  P ro je cts ,”   P ro ceed in gs, 3 0th  A nnual, P ro je ct M anagem en t I n stitu te   ( P hila d elp hia , P A . 1 999), C D . 7 /1 5/2 017 U niv ers ity  o f P hoenix : P ro je ct M anagem ent: T he M anageria l P ro cess h ttp s://p hoenix .v ita ls ourc e.c om /# /b ooks/1 259822338/c fi/6 /3 0!/4 /2 48/2 /2 @ 0:0 3 4/3 5 P ag e 1 26 P R IN TED  B Y: lttle m nta te @ em ail.p hoen ix .e d u. P rin tin g is  f o r p erso nal, p riv ate  u se  o nly . N o p art o f th is  b ook m ay  b e   r e p ro duced  o r tr a n sm itte d  w ith out p ublis h er's  p rio r p erm is sio n. V io la to rs w ill b e p ro se cu te d .     C ase M an ch este r U nit e d  S occer C lu b N ic o le tte  L ars o n w as lo ad in g th e d is h w ash er w ith  h er h usb an d,  K ev in ,  a n d te llin g h im  a b out  th e f ir s t  m eetin g o f  th e M an ch este r  U nite d  T ourn am en t  O rg an iz in g C om mitte e.  N ic o le tte ,  a  s e lf ­c o nfe sse d  “ so ccer  m om ,”  h ad b een  e le cte d  t o urn am en t d ir e cto r a n d w as r e sp onsib le  f o r o rg an iz in g t h e c lu b's  f ir s t s u m mer t o urn am en t. M an ch este r U nite d  S occer C lu b ( M USC ) lo cate d  in  M an ch este r,  N ew  H am psh ir e ,  w as f o rm ed  in  1 992 a s a w ay  o f b rin gin g r e cre atio nal  p la y ers  to  a  h ig her le v el  o f c o m petitio n a n d p re p arin g th em  f o r th e S ta te  O ly m pic D ev elo pm en t P ro gra m  a n d/o r h ig h s c h oo l t e am s.  T he c lu b c u rre n tly  h as 2 4 b oys a n d g ir ls  ( ra n gin g i n  a g e f ro m u nder  9  to  1 6)  o n te am s a ff ilia te d  w ith  th e H am psh ir e  S occer  A sso cia tio n a n d th e G ra n ite  S ta te  G ir ls  S occer L eag ue.  T he c lu b's  b o ard  o f d ir e cto rs  d ecid ed  i n  t h e f a ll t o  s p onso r a  s u m mer i n vita tio nal s o ccer t o urn am en t t o g en era te  r e v en ue.  G iv en  t h e b oom  i n  y ou th  s o ccer,  h ostin g s u m mer t o urn am en ts  h as b eco m e a  p opula r m eth od f o r r a is in g f u nds.  M USC  t e am s r e g ula rly  c o m pete  i n  t h re e t o  f o ur t o urn am en ts  e ach  s u m mer a t d if f e re n t l o cale s i n  N ew  E ngla n d.  T hese  to urn am en ts  h av e b een  r e p orte d  to  g en era te  b etw een  $ 50,0 00 a n d $ 70,0 00 f o r th e h ost c lu b. M USC  n eed s a d ditio nal  r e v en ue to  r e fu rb is h  a n d e x pan d th e n um ber o f s o ccer f ie ld s a t  th e R ock  R im mon s o ccer c o m ple x .  F unds w ould  a ls o  b e u se d  t o  a u gm en t t h e c lu b's  s c h ola rs h ip  p ro gra m ,  w hic h  p ro vid es f in an cia l a id  t o  p la y ers  w ho c an not a ff o rd  t h e $ 450 a n nual c lu b d ues. N ic o le tte   gav e  her  husb an d  a  blo w ­b y­b lo w  acco unt  of  w hat  tr a n sp ir e d   durin g  th e  fir s t  to urn am en t c o m mitte e  m eetin g th at  n ig ht.  S he  sta rte d  th e  m eetin g b y h av in g ev ery one  in tr o duce  th em se lv es  an d b y p ro cla im in g h ow  e x cite d  s h e w as th at  th e c lu b w as g oin g to  s p onso r its  o w n to urn am en t.  S he th en  s u ggeste d t h at  th e c o m mitte e b ra in sto rm  w hat  n eed ed  to  b e d one to  p ull  o ff  th e e v en t;  s h e w ould  r e co rd  th eir  id eas o n a f lip ch art. W hat e m erg ed  w as a  f re e­fo r­ a ll o f i d eas a n d s u ggestio ns.  O ne m em ber i m med ia te ly  s tr e sse d  t h e i m porta n ce o f h av in g q ualif ie d  r e fe re es a n d s p en t  s e v era l  m in ute s d esc rib in g in  d eta il  h ow  h is  s o n's  te am  w as r o bbed  in  a p oorly  o ff ic ia te d  ch am pio nsh ip  g am e.  T his   w as  fo llo w ed  b y o th er  sto rie s  o f  in ju stic e  o n th e  so ccer  fie ld .

A noth er m em ber s u ggeste d  th at  th ey  n eed ed  to  q uic k ly  c o nta ct  th e lo cal  c o lle g es to  s e e if  th ey  c o uld  u se  th eir f ie ld s.  T he c o m mitte e s p en t  m ore  th an  3 0 m in ute s ta lk in g a b out  h ow  th ey  s h ould  s c re en  te am s a n d h ow  m uch t h ey  s h ould  c h arg e a s a n  e n tr y  f e e.  A n a rg um en t b ro ke o ut o ver w heth er t h ey  s h ould  r e w ard  t h e w in nin g t e am s i n  e a ch  a g e b ra ck et  w ith  m ed als   o r  tr o phie s.  M an y m em bers   fe lt  th at  m ed als   w ere  to o c h eap ,  w hile  o th ers t h ought  th e tr o phie s w ould  b e to o e x pen siv e.  S om eo ne s u ggeste d  th at  th ey  s e ek  lo cal  c o rp ora te  s p onso rs  to h elp  f u nd th e to urn am en t.  T he p ro pose d  s a le  o f to urn am en t  T ­s h ir ts  a n d s w eats h ir ts  w as f o llo w ed  b y a  g en era l c ritiq ue o f th e d if f e re n t  s h ir ts  p are n ts  h ad  a cq uir e d  a t  d if f e re n t  to urn am en ts .  O ne m em ber a d vocate d  th at  th ey r e cru it  a n  a rtis t  h e k new  to  d ev elo p a  u n iq ue s ilk ­s c re en  d esig n f o r th e to urn am en t.  T he m eetin g a d jo urn ed  3 0 m in ute s l a te  w ith  o nly  h alf  o f t h e m em bers  r e m ain in g u ntil t h e e n d.  N ic o le tte  d ro ve h om e w ith  s e v en  s h eets  o f i d eas a n d a  h ead ach e. 7 /1 5/2 017 U niv ers ity  o f P hoenix : P ro je ct M anagem ent: T he M anageria l P ro cess h ttp s://p hoenix .v ita ls ourc e.c om /# /b ooks/1 259822338/c fi/6 /3 0!/4 /2 48/2 /2 @ 0:0 3 5/3 5 P ag e 1 27 P R IN TED  B Y: lttle m nta te @ em ail.p hoen ix .e d u. P rin tin g is  f o r p erso nal, p riv ate  u se  o nly . N o p art o f th is  b ook m ay  b e   r e p ro duced  o r tr a n sm itte d  w ith out p ublis h er's  p rio r p erm is sio n. V io la to rs w ill b e p ro se cu te d .