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Las 8 herramientas imprescindibles de Project Management que todo directivo debe dominar MBAs online reconocidos por Financial Times entre los mejores del mundo en 2012 y 2013.

Mejor business school online del mundo según el Ranking Iberoamericano de Escuelas de Negocio en español 2012 y 2013 Descubre cuales existen y mejora la gestión de tus proyectos. 2 ÍNDICE Las 8 herramientas imprescindibles de Pro\fect Management q\be todo directivo debe dominar. . . . . . . . . . . . . . . . . . .\g . . . . . . . . . . . . . . . . . .\g . .3 1. Work Breakdown Str\bct\bre (WBS) . . . . . . . . . . . . . . . . . . .\g . . . . . . . . . . . . . . . ..3 2. El diagrama de Gantt. . . . . . . . . . . . . . . . . . .\g . . . . . . . . . . . . . . . . . .\g . . . . . . . . . . . . .4 3. PERT. . . . . . . . . . . . . . . . . . .\g . . . . . . . . . . . . . . . . . .\g . . . . . . . . . . . . . . . . . .\g . . . . . . . . . . . .5 4. PDCA (Plan, Do, Check, Act) . . . . . . . . . . . . . . . . . . .\g . . . . . . . . . . . . . . . . . .\g . . . . . .6 5. Responsability Assignment Matrix. . . . . . . . . . . . . . . . . . .\g . . . . . . . . . . . . . . . .7 6. Cadena crítica. . . . . . . . . . . . . . . . . . .\g . . . . . . . . . . . . . . . . . .\g . . . . . . . . . . . . . . . . . .\g . .8 7. Pro\fect Dashboard. . . . . . . . . . . . . . . . . . .\g . . . . . . . . . . . . . . . . . .\g . . . . . . . . . . . . . . . .8 8. Pro\fect Management Triangle . . . . . . . . . . . . . . . . . . .\g . . . . . . . . . . . . . . . . . .\g . . .9 Síguenos en:

\f \b 3 Utilizar.un.gr\ffico. \bDT,.WBS. o.de. estructura. de.des- glose. de.trabajo. para.gestionar. un.proyecto,. conse- guir\f. aumentar. el.control. que.el.Project. Manager.

tiene. sobre. él,.minimizando. los.errores. y.garanti- zando.una.mayor.eficacia ..

El diagrama EDT tiene forma de árbol. En él, se va desglosando cada actividad necesaria para el pro- yecto, empezando por el ob\fetivo en el q\be sería el primer nivel, el “tronco” del árbol. •.. Presentan.toda.la.información.de.forma.estructurada.y.sencilla .

•..Su.manejo.es.intuitivo.y.asequible .

•..Permiten.la.actualización.de.contenidos .

•..Aumentan.la.capacidad.de.compartir.la.información.de.proyecto .

•..Facilitan.la.comunicación.entre.los.grupos.de.interés . Las 8 herramientas imprescindibles de Pro\fect Management q\be todo directivo debe dominar El éxito en la gestión de \bn proyecto depende directamente de escoger las herramientas más adec\badas para s\b planificación para, de este modo, prever los res\bltados y optimi- zar el rendimiento, minimizando los rec\brsos temporales y económicos.

Las. nuevas. condiciones. de.mercado. han.cambiado. el.modo. de.competir. y.hacen. que,.para. ser.un.experto. en.

Project. Management. y.gestión. de.proyectos. complejos,. sea.necesario. innovar.en.el.modo. de.afrontar. las.res- ponsabilidades.apoy\fndose.en.la.tecnología ..

Las. herramientas. m\fs.adecuadas. para.el.Project. Management. son.aquéllas. que.permiten. adquirir.un.mayor.

control.sobre.el.proyecto ..Se.pueden.reconocer.por.los.siguientes.rasgos:

\bstas. herramientas,. tanto.si.se. trata. de.software. como.de.técnicas. o.metodologías,. tienen.que.ofrecer. una.vi- sión. global. del.proyecto. que.incluya,. tanto.las.actividades. en.las. que. se.basa. y.su. duración,. como.los.costes. y.

posibles.sobrecostes,.los.eventos.m\fs.destacables.y.los.recursos.humanos.necesarios .

1. Work Breakdown Str\bct\bre (WBS) Síguenos en:

\f \b 4 Síguenos en:

Las.diferentes. actividades. necesarias.para.llegar. a.la.

consecución. de.este. objetivo. se.van. definiendo. en.

subdivisiones. dependientes.unas.de.otras,. las.”ra- mas” ..De. esta. forma. es.m\fs. sencillo. detallar. tareas.y.

costes,. así.como. predecir. resultados .. Los.entregables.

del. proyecto. quedan.plasmados. de.forma. sencilla. y.

f\fcil.de.controlar .

Una. buena. \bstructura. de.Desglose. de.Trabajo. no.es.

una. lista. de.tareas,. ni.un. plan .. de.hecho,. junto.con.

esta. herramienta. siempre.habr\f.que.utilizar. un.

calendario. o.un. plan. de.proyecto ..Trabajar. con.ella.

requiere. un.control. sobre.las.actualizaciones. que.se.

tengan.que.practicar ... Las.

principales. razones.para.usar.esta.herramienta.

son:

El diagrama de Gantt es la metodología de gestión de proyectos por excelencia.. \bn.él.se. reflejan. las.

actividades. en.las. que. el.plan. de.proyecto. se.basa,.

adscritas. siempre.a.una. variable. tiempo.para.una.

consecución. ordenada ..\bn.el.diagrama. de.Gantt. se.

establece. una.línea. de.tiempo. eficiente. que.repre- senta:

2. El diagrama de Gantt •.. Se. obtiene. una.mayor. precisión. a.la. hora. de.

definir.el.alcance.del.proyecto ..

•..Resulta. m\fs.sencillo. definir.las.responsabili- dades .

•.. Se. pueden. controlar. los.recursos. necesarios.

con. una. mayor. precisión. y,.por. tanto,. los.cos- tes,.riesgos.y.plazos ..

•.. \bje. vertical:. actividades. que.hay.que. llevar.

a.cabo .

•..\bje. horizontal:. unidades.de.tiempo. en.las.

que.se.desarrollar\f.el.proyecto .

\f \b 5 Síguenos en:

\bl.éxito. al.trabajar. con.el.diagrama. de.Gantt. reside.

en. la.preparación. previa ..\bste.trabajo. ha.de.facilitar.

una. previsión. realista.del.tiempo. y.los. recursos .. Los.

detalles. aumentan. las.posibilidades. de.la.función.

de. an\flisis. aunque,. sin.embargo,. no.conviene. exce- derse. a.riesgo. de.perder. manejabilidad. en.la.herra- mienta.y.alejarla.de.su.propósito .

\bl. seguimiento. también.es.importante. cuando.se.

trabaja. sobre.el.diagrama. de.Gantt .. \bsta.técnica. re- quiere. de.actualización. continua.para.planear. posi- bles. ajustes. y.puede. completarse. con.la.previsión. de.

recursos. para.conseguir. un.an\flisis. con.mucho. m\fs.

alcance ..

\bntre. las.ventajas. del.diagrama. de.Gantt. para.la.ges- tión.de.proyectos.destacan:

A.medida. que.el.proyecto. se.hace. m\fs.complejo.

puede. ser.necesario. complementar. esta.técnica. con.

otras;. no.obstante,. elegir.el.diagrama. de.Gantt. como.

punto.de.partida.es.muy.buena.opción .

PERT es otra metodología de planificación de pro- yectos q\be res\blta m\by útil c\bando el proyecto cons- ta de m\bchas actividades q\be disc\brren en paralelo y de forma sec\bencial. \bste.método. trabaja.con.dis- tintas.probabilidades.asociadas.a.la.variable.tiempo ..

Para. una.correcta. utilización. de.P\bRT. hace.falta.un.

conocimiento.previo.de:

PERT es el complemento perfecto de otras técnicas y sirve para determinar el tiempo de e\fec\bción del proyecto. Traba\fa asociando \bna f\bnción probabi- lística q\be hace q\be se interprete el factor tempo- ral de tres modos: optimista, normal y pesimista; de c\byo cálc\blo se obtiene \bna media q\be es el tiempo estimado para cada actividad.

3. PERT Créditos.fotogr\fficos:.Gschmitt •.. Aporta. una.visión. global. de.todo. el.proyecto,.

libre. de.detalles,. pero.que.condensa. mucha.in- formación .

•.. Su. configuración. es.sencilla,. algo.que.aumenta.

su.eficacia .

•.. Supera. a.otras. técnicas. y.métodos. de.gestión. de.

proyectos. por.su.fuerza. visual,. que.la.hace. un.

importante. instrumento. de.comunicación. al.fa- cilitar. la.colaboración. entre.las.personas. impli- cadas.en.el.proyecto ..

•..Fomenta. la.detección. prematura. de.faltas. de.

alineación. al.sentar. las.bases. de.un. entorno. co- laborativo.efectivo ..

•..Actividades.que.se.realizar\fn.en.el.proyecto .

•..Dependencias.entre.ellas .

•..Duración. estimada. de.cada. una.de.estas. acti- vidades .

\f \b 6 1. Planificar (Plan): se buscan las activi- dades susceptibles de mej\frar y se esta- blecen l\fs \fbjetiv\fs a c\fnseguir\b Este pr\fces\f puede ser partici- pativ\f, implicand\f a grup\fs de trabaj\f u \fpini\fnes\b 4. Act\bar (Act): si l\fs resul- tad\fs s\fn satisfact\fri\fs, se pr\fcede a implantar la me- j\fra definitivamente\b De n\f ser así, se descar\jtan l\fs cambi\fs y se pr\fp\fnen nuevas acci\fnes\b 2. Hacer (Do): implica el llevar a cab\f l\fs cambi\fs \fp\frtun\fs para c\fnseguir el \fbjetiv\f de mej\fra\b 3. Verificar (Check): tras un peri\fd\f de prueba, se c\fmprueba que l\fs cambi\fs intr\fducid\fs cumplen las expectativas deseadas\b En est\je punt\f se pueden practicar ajustes\b Con. estos. datos,. se.diseña. una.red.formada. por.

nodos.que.hace.posible.el.c\flculo.de:

\bntre.las.venta\fas.de.P\bRT.se.encuentran:

PDCA es \bna herramienta de gestión de proyectos de \bso m\by extendido q\be se artic\bla en torno a c\batro pasos, q\be deben ser aplicados de forma cíclica, es decir, al acabar el último se deberá volver al primero, para conseg\bir los res\bltados deseados. De.esta. forma. todas.las.actividades. se.re-evalúan. de.forma. periódica. y.se .

consigue.mejorar ..

Los c\batro pasos a seg\bir s\oon:

4. PDCA (Plan, Do, Check, Act) •.. La.ruta.crítica .

•..La.varianza.para.cada.actividad .

•..La.desviación.est\fndar.de.la.ruta.crítica .

•..La. facilidad. con.la.que. permite. efectuar. modifi- caciones.y.actualizar.la.información .

•.. La. sencillez. que.implica. a.la. hora. de.detectar.

desviaciones.de.tiempo.asociadas.a.cada.tarea ..

•.. Su. potencial,. que.garantiza. la.obtención. del.co- nocimiento. necesario.para.no.fallar. al.determi- nar. con. exactitud. la.probabilidad. de.alcanzar. la.

consecución. del.proyecto. en.un. determinado.

plazo.de.tiempo .

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\f \b 7 Créditos.fotogr\fficos:.David M\frris \bsta. herramienta. se.utiliza. junto.con.la.estructura .

de. desglose. de.trabajo. y.sirve para definir el de- partamento y la persona responsables de alcan- zar \bnos res\bltados determinados en f\bnción de la información contenida en \bna matriz ..

Llevar. a.cabo. un.proyecto. implica.trabajar. con.un.

importante. número.de.individuos .. A.la. comple- jidad. del.trabajo. con.personas. hay.que. sumar. la.

dificultad. de.gestionar. la.interacción. de.departa- mentos. diferentes,. con.funciones. y.divisiones. de.

negocio. muy.diversas .. \bl.Project. Manager. es.el.

responsable. final.pero.conviene. definir.a.las. per- sonas. responsables. de.cada. elemento. del.proyecto .

y.de.los.resultados.o.entregas ..

Con. esta. matriz. se.consigue. identificar. a.las. per- sonas. que.participar\fn. en.el.proyecto. y.definir .

una.lista.de.resultados.a.obtener.y.para.ello: Sus.venta\fas son:

PDCA.

es.una. estrategia. de.mejora. continua. aplica- da. a.los. proyectos. complejos .. \bste.método. es.muy.

eficaz.para: 5. Responsability Assignment Matrix •.. Aumentar.la.competitividad .

•..Incrementar.los.niveles.de.productividad .

•..Reducir.costes .

•..Optimizar.los.recursos .

•.. \bn. el.e\fe vertical:. se.incluye. un.listado. de.tareas. o.

entregables,.en.función.de.los.resultados.de.\bDT .

•..\bn. el.e\fe horizontal:. se.definen. los.roles. respon- sables .

•.. Aumenta. la.transparencia. en.la.función. de.ma- nagement .

•.. Permite. gestionar. mejor.la.disponibilidad. de.los.

recursos. y.evitar. solapamientos. o.sobrecargas.

de.trabajo .

•..Facilita. la.comprensión. de.la.responsabilidad.

atribuida,. al.incluir. datos.como. la.autoridad.

frente. a.la. que. se.debe. reportar,. los.expertos. en.

la. materia. o.equipos. de.apoyo. y.las. necesidades.

de.actualización .

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\f \b 8 6. Cadena crítica 7. Pro\fect Dashboard \bl.método. de.la.cadena. crítica.es.muy. útil.para .

simplificar. la.gestión. de.proyectos. complejos .. Con esta técnica se diseña \bn diagrama de red en el q\be se refle\fan todas las actividades q\be se lleva- rán a cabo en la consec\bción del proyecto, esta- bleciendo prioridades y determinando el estado de las dependencias.

Cada. actividad. se.asocia. a.un. límite. temporal. y.se .

fijan. los.recursos. necesarios. para.la.ejecución. de.

cada. tarea .. Partiendo. de.estos. datos,. se.diseña. una.

ruta. crítica. con.las.tareas. cuya.holgura,. calculada .

en. base. al.inicio. y.fin. de.cada. tarea,. sea.igual. a.0 ..

La. actualización. resulta.fundamental. en.el.uso. de.

esta. metodología .. Un.proyecto. puede.tener.una.o.

varias.rutas.críticas .

Las. principales. venta\fas.del.uso. del.método. de.la.

cadena.crítica.son:

\bl. mayor. inconveniente. de.esta. técnica. es.que. no contempla la incertid\bmbre. y,.para. calcular. esce- narios. simulados,. requiere.del.apoyo. de.otras. he- rramientas,.como.P\bRT .

\bsta. herramienta. es.útil,. principalmente,. para.optimizar. el.factor. tiempo ..\bl. Project. Manager. tiene.que.

conocer. en.todo. momento. el.estado. del.proyecto,. sin.embargo,. estar.al.tanto. de.tantas. variables,. sobre.

todo. cuando. se.trata. de.proyectos. complejos. o.de. gran. magnitud,. es.de. gran. magnitud. no.resulta. sencillo .

e.implica.una.importante.inversión.en.tiempo .

\bl.project.dashboard.utiliza.tres.colores.para.definir.el.estado.de.cada.actividad.concreta: •. . Permite. prever.el.plazo. m\fximo. de.finalización .

de.un.proyecto .

•..

Muestra. las.tareas. que.tienen. prioridad. de.forma .

muy.clara .

•. .

\bl. planteamiento. resulta.muy.gr\ffico,. lo.que .

ayuda. a.facilitar. la.comprensión. del.proyecto. por.

parte.de.todos.los.participantes .

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\f \b 9 La.eficacia. de.esta. herramienta. depende.de.que. el.

proyecto. ya.esté. encauzado. y.discurriendo. de.ma- nera. normal. y.de. que. la.clasificación. esté.siendo .

evaluada.y.actualizada.de.forma.correcta ..

Sus.venta\fas.son:

•. . Verde:.todo.va.correctamente .

•..

Amarillo:. la.actividad. requiere.una.especial .

atención .

•. .

Ro\fo:. la.situación. es.crítica. y.requiere. una.in- tervención.inmediata ..

•. .

Su. gran. aporte. a.la. inmediatez. en.el.conoci- miento.de.la.marcha.de.las.actividades .

•. .

Su.fuerza.gr\ffica .

•..

La. ausencia. total.de.dificultad. para.su.inter- pretación . 8. Pro\fect Management Triangle El Pro\fect Management Triangle refle\fa desde el principio del proyecto s\b alcance, el tiempo re- q\berido para llevarlo a cabo y el pres\bp\besto (re- c\brsos) necesarios para completarlo.. Representa.

el. equilibrio. que.debe. existir. para.que.el.proyecto .

sea. un.éxito. y.para. ello.se.basa. en.los. siguientes .

par\fmetros:

Hay. que.tener. en.cuenta. que,.para. optimizar. el.

proyecto,. no.se.puede. modificar. uno.de.los. ele- mentos.sin.alterar.uno.o.todos.los.factores . Los.

beneficios de.esta. herramienta. para.el.Project .

Manager.son: • Ayuda.a.tomar.mejores.decisiones .

• Facilita.el.establecimiento.de.prioridades .

• Representa. claramente. y.con. sencillez. la.esen- cia.de.las.metas.a.alcanzar . • Alcance:. recursos.necesarios. para.llevar. a.

cabo. el.proyecto. consiguiendo. los.objetivos.

del. plan. y.cumpliendo. con.todas. las.tareas.

que.sean.necesarias ..

• Coste:. viene.definido,. generalmente,. en.el.

presupuesto. pero.hay.que. entenderlo. tam- bién. como. el.gasto. en.otro. tipo.de.recursos.

no.propiamente.económicos ..

• Tiempo:. la.fecha. límite. en.la.que. el.proyecto.

o. las. diferentes. actividades. tiene.que.quedar.

entregadas ..

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